Rezerwy finansowe w małej firmie – jak i dlaczego warto je gromadzić?

Posiadanie zyskownego biznesu prowokuje niektórych do szybkiego wypłacania nadmiaru gotówki z firmowego konta. Tymczasem można wymienić wiele sytuacji, w których posiadanie odpowiedniego marginesu wolnych środków jest wręcz niezbędne. Początkujący przedsiębiorcy bardzo się cieszą, kiedy firma zaczyna przynosić pierwsze zyski. Oznacza to, że nasz pomysł na biznes się sprawdza i nie tylko pokrywamy koszty, ale również generujemy nadwyżki, którymi możemy dowolnie rozporządzać.

Rezerwy finansowe

Wiele osób, w tym również ja, ma tendencję do szybkiego wypłacania sobie wypracowanych zysków. Przecież liczne potrzeby nasze oraz naszych bliskich muszą zostać zaspokojone. Niekiedy w grę wchodzi mechanizm nagrody, kiedy to chcemy podnieść poziom życia, wykorzystując do tego zyski wypracowane przez nasz biznes. Również bardziej doświadczeni przedsiębiorcy mają tendencję do zbyt łatwego wypłacania pieniędzy z firmowego konta. Może się to wiązać z rozmaitymi potrzebami w życiu prywatnym, ale może tez wynikać z poczucia, że pieniądze leżące na koncie zwyczajnie się marnują. Tymczasem podobne rezerwy finansowe mogą okazać się w pewnym momencie bardzo potrzebne. I o ile komfortowa jest sytuacja, w której możemy dowolnie wspierać prywatne finanse gotówką z działalności, o tyle nie zawsze jesteśmy w stanie wysupłać niemałą sumę pieniędzy na wsparcie pilnych firmowych wydatków. Utrzymywanie odpowiedniej poduszki finansowej, podobnie jak w życiu prywatnym, jest niezbędne z punktu widzenia prowadzonej działalności gospodarczej.

Nieprzyjemne sytuacje w firmie

Wyobraźmy sobie sytuację, w której wykonaliśmy duże zlecenie na rzecz naszego klienta. Cała firma przez kilka miesięcy pracowała, aby zrealizować dany projekt. Tymczasem klient odmawia zaakceptowania całości oraz twierdzi, że nie ureguluje wystawionej faktury. Nie jest ważne, z jakich względów tak się stało. W każdym razie jesteśmy postawieni w sytuacji, w której nie otrzymujemy spodziewanej zapłaty. Co więcej, nasze decyzje finansowe oparliśmy na założeniu, że płatność ta wpłynie w zakładanym terminie. Brak odpowiedniej rezerwy płynnościowej sprawia, że firma z dnia na dzień może popaść w kłopoty. Przecież koszty są stałe, a przychody nieregularne. Co więcej, żeby odzyskać nasze pieniądze, musimy naszego byłego już klienta pozwać do sądu. Kontrakt był duży, a więc opłata od pozwu również będzie spora, wynosząca 5% wartości przedmiotu sporu. Być może kiedyś te środki odzyskamy, ale na razie musimy pieniądze wyłożyć. Niemało wydamy również na honoraria prawników, którzy w naszym imieniu wniosą powództwo i przeprowadzą całą sprawę. To również wymagało będzie poniesienia określonych kosztów. Innym przykładem niech będzie niekorzystne dla nas rozstrzygnięcie któregoś z organów administracyjnych, czy to urzędu skarbowego, czy też ZUSu. Stoimy przed wyborem, czy narazić się na ryzyko egzekucji administracyjnej, paraliżującej działanie całej firmy, czy też opłacić żądane zobowiązanie, a dopiero później dochodzić jego zwrotu przed odpowiednimi instytucjami. Być może korzystniejszym rozwiązaniem jest druga opcja, ale tu znów w grę wchodzi wyłożenie z własnej kieszeni określonej sumy pieniędzy. W zasadzie opisane powyżej sytuacje mogą dotyczyć każdego przedsiębiorcy. Niezależnie od branży, w której działamy, nieotrzymanie należnej płatności lub konieczność poniesienia nagłego wydatku mogą doprowadzić do popadnięcia w długi. Utrzymywanie finansowego marginesu bezpieczeństwa jest niezbędne.

Wspomaganie bieżącej płynności i inwestycje

Opisane powyżej sytuacje są nieprzyjemne, ale nie zdarzają się, miejmy nadzieję, zbyt często. Jednak również bieżące działanie firmy wymaga odpowiedniej płynności finansowej, gdyż każdego dnia spotykamy się z sytuacjami, w których dodatkowa gotówka w kasie może być potrzebna. Przykładem niech będzie chociażby końcówka roku i planowana przez nas optymalizacja podatkowa mająca na celu obniżenie podstawy opodatkowania. Chcielibyśmy dokonać większych zakupów, które przełożą się wprost na niższy podatek, który będziemy musieli uiścić. W takim wypadku może okazać się, że zmobilizowanie odpowiednich środków stanie się trudnością. Owszem, na co dzień nie mamy z tym problemu, kupując niezbędne produkty i usługi na bieżąco. Ale jeśli chcielibyśmy zrobić zapasy zabezpieczające nam półroczną produkcję, będzie to już znacząca pozycja po stronie kosztów. Nie posiadając odpowiedniej rezerwy płynnościowej, nie będziemy w stanie zmaksymalizować naszych korzyści. Jeszcze jaskrawiej pozycja ta przejawia się na przykładzie inwestycji, Wyobraźmy sobie, że przychodzi do nas potencjalny klient, proponując zawarcie bardzo dużego i korzystnego dla nas kontraktu. Od lat realizowaliśmy małe zlecenia, a tymczasem trafia się okazja, która z przychodowego punktu widzenia przebije wiele poprzednich miesięcy funkcjonowania firmy. Jednak aby sprostać zadaniu, zmuszeni będziemy do dokonania określonych inwestycji w bardzo krótkim czasie. Może to być modernizacja parku maszynowego, zatrudnienie nowych osób czy też wdrożenie kosztownych innowacji. Na każde z tych działań potrzebne będą środki finansowe. Nie każdy przedsiębiorca ma możliwość łatwego zaciągnięcia kredytu obrotowego czy też innej formy pożyczenia pieniędzy od banku. Niekiedy najlepszym, najszybszym i najtańszym rozwiązaniem jest właśnie skorzystanie z wcześniej zgromadzonych oszczędności. Jeśli ich nie posiadamy, albo poniesiemy dodatkowe koszty, albo nie będziemy w stanie podjąć się realizacji proponowanego kontraktu. Okazja życia być może przejdzie nam koło nosa.

Jak duże rezerwy utrzymywać?

Odpowiedzieć na to pytanie jest dość trudno, gdyż wszystko zależy od charakteru działalności prowadzonej przez danego przedsiębiorcę. Zupełnie inne rezerwy będą niezbędne podmiotom świadczącym usługi oparte na wiedzy, a inne dużemu zakładowi produkcyjnemu. Wydaje się, że optymalnym poziomem jest utrzymywanie poduszki finansowej na poziomie 10% rocznych przychodów. Może się to wydawać znaczną wartością z punktu widzenia odłożenia takiej gotówki w krótkim okresie, ale w przypadku większych problemów finansowych będziemy sobie wdzięczni za taką przezorność. Patrząc przecież z nieco innego punktu widzenia, jest to zaledwie nieco więcej niż równowartość miesięcznych przychodów. A przecież w finansach osobistych zaleca się, aby poduszka bezpieczeństwa zabezpieczała przychody półroczne lub nawet roczne. Nie jest to więc aż tak wielka kwota i być może niektórzy uznają, że w ich przypadku rezerwy finansowe powinny być wyższe. Oczywiście środki te muszą być dostępne przedsiębiorcy w bardzo krótkim czasie. Wyklucza to więc zainwestowanie ich w niepłynne aktywa. Prym powinny tu wieść lokaty terminowe lub konta oszczędnościowe. Przypomnijmy, że zadaniem tych pieniędzy nie jest wypracowywanie wysokiej stopy zwrotu, ale oczekiwanie w bezpiecznym miejscu na czas, w którym będą potrzebne.

Jak zbudować poduszkę finansową?

Pewnym problemem może być zgromadzenie odpowiednio dużej kwoty. Nie zrobimy tego jednego dnia, więc proces ten należy odpowiednio rozłożyć w czasie. Dużo zależy również od specyfiki naszych przychodów i tego, czy wpływają one systematycznie na rachunek, czy też raz na jakiś czas, ale w większej wysokości. Pierwszym krokiem jest wyznaczenie sobie kwoty, którą chcemy zgromadzić oraz czasu, który powinno nam to zająć. Kolejnym etapem jest odpowiednie przygotowanie tego procesu. Należy oszacować koszty, które będziemy przez ten czas ponosili oraz sprawdzić, czy nie uda się tych kosztów nieco zmniejszyć. Być może dobrym rozwiązaniem jest przestawienie firmy w pewnego rodzaju “tryb oszczędny”, w którym to zrezygnujemy ze zbędnych wydatków przez określony czas. Ważne, aby informacja ta została w odpowiedni sposób przekazana pracownikom, gdyż podobne zmiany raczej nie ujdą niczyjej uwadze. O ile zmniejszenie kosztów jest działaniem mogącym przynieść tylko określone oszczędności, o tyle zwiększenie przychodów odbywa się w myśl zasady “the sky is the limit”. Oczywiście istnieją pewne rozsądne granice, ale w rzeczywistości to właśnie na tym obszarze można uzyskać najwięcej. Może się to odbywać poprzez wytężoną pracę całej firmy, łącznie ze wszystkimi pracownikami, ale zależy w szczególności od nas, jako właściciela. Dobrym przykładem jest tu zwiększenie aktywności w obszarze poszukiwania kluczowych klientów. Niekiedy jeden kolejny krok i zapukanie do następnych drzwi, mogą w znaczący sposób wpłynąć na nasze przyszłe przychody. O ile więc każdy przedsiębiorca na co dzień troszczy się o ograniczanie kosztów i zwiększanie przychodów, o tyle budowanie podstawowych oszczędności powinno być traktowane szczególnie poważnie. Warto przez kilka miesięcy zacisnąć pasa, aby następnie mieć zapewniony spokojny sen, bez obaw o zabezpieczenie przyszłości.

Podsumowanie

Finanse przedsiębiorstwa przypominają nieco finanse osobiste. Niezbędne jest utrzymywanie odpowiedniej ilości środków w rezerwie, aby nie zostać przypartym do muru w sytuacji, gdy pojawi się potrzeba poniesienia wyższych wydatków. Różnica jest tylko taka, że w wypadku firm wydatki te bywają zazwyczaj wielokrotnie większe, a ich konsekwencją może być nawet całkowita utrata płynności finansowej i konieczność zlikwidowania firmy.