Analityka HR. Jakie metryki powinien mierzyć specjalista HR?

×

Rezultaty codziennej pracy firm wyraźnie wskazują, że przedsiębiorstwa zorientowane na dane osiągają lepsze efekty swojej pracy, ponieważ m.in. wychwytują wcześniej problemy, kontrolują proces dążenia do osiągnięcia wyznaczonych przez siebie celów, czy w lepszy sposób optymalizują ponoszone koszty.

Pojawia się jednak pytanie – co powinna obejmować analityka HR? Lista czynników powiązanych z zasobami ludzkimi, które można mierzyć w organizacji, stanowi katalog otwarty, który powinien być dopasowywany do potrzeb firmy. Można jednak wskazać kilka kluczowych metryk HR-owych.

Czym jest analityka HR?

Analityka HR (HR Analytics), nazywana również People Analytics, to proces gromadzenia, analizowania i interpretowania danych dotyczących pracowników oraz procesów personalnych. Jej celem jest wspieranie decyzji związanych z rekrutacją, rozwojem pracowników, zarządzaniem talentami, zaangażowaniem zespołu czy planowaniem zatrudnienia na podstawie rzetelnych danych, a nie wyłącznie intuicji.

W praktyce analityka HR pozwala odpowiedzieć na pytania, które mają bezpośredni wpływ na funkcjonowanie organizacji. Przykładowo, pomaga określić, które źródła rekrutacji przynoszą najlepszych kandydatów, dlaczego pracownicy odchodzą z firmy, jakie kompetencje będą potrzebne w przyszłości oraz które działania rozwojowe przynoszą najlepsze rezultaty. Dzięki temu działy HR mogą skuteczniej wspierać realizację celów biznesowych i szybciej reagować na zmieniające się potrzeby organizacji.

Podstawę analityki HR stanowi wykorzystanie danych pochodzących z różnych źródeł, takich jak systemy HRIS i ATS, platformy szkoleniowe, ankiety satysfakcji pracowników, oceny okresowe czy ewidencja czasu pracy. Połączenie tych informacji umożliwia uzyskanie pełniejszego obrazu sytuacji w organizacji oraz identyfikowanie trendów, które mogą nie być widoczne podczas analizy pojedynczych wskaźników.

Współczesna analityka HR nie ogranicza się do tworzenia raportów i zestawień. Coraz częściej wykorzystuje zaawansowane narzędzia analityczne oraz sztuczną inteligencję, które pomagają wykrywać zależności, prognozować przyszłe potrzeby kadrowe i automatyzować analizę dużych zbiorów danych. Przykładowo, system może wskazać pracowników najbardziej narażonych na odejście, zidentyfikować luki kompetencyjne w zespole lub ocenić skuteczność poszczególnych kanałów rekrutacji.

Analityka HR znajduje zastosowanie na każdym etapie cyklu życia pracownika – od planowania zatrudnienia i pozyskiwania kandydatów, przez onboarding, rozwój kompetencji i ocenę wyników, aż po analizę rotacji oraz planowanie sukcesji. Dzięki temu organizacje mogą lepiej zarządzać kapitałem ludzkim, optymalizować koszty i podejmować decyzje oparte na wiarygodnych danych.

Wraz z rozwojem AI i automatyzacji rośnie również znaczenie jakości danych. Nawet najbardziej zaawansowane narzędzia analityczne nie zapewnią trafnych wniosków, jeśli dane są niekompletne, nieaktualne lub niespójne. Dlatego skuteczna analityka HR ,oprócz odpowiednich technologii, wymaga także jasno określonych procesów gromadzenia, aktualizowania i ochrony danych.

Rodzaje analityki HR

Analitykę HR można podzielić na kilka rodzajów w zależności od celu analizy oraz rodzaju uzyskiwanych informacji. Każdy z nich odpowiada na inne pytania i wspiera organizację na różnych etapach podejmowania decyzji – od monitorowania bieżących wskaźników po planowanie przyszłych działań. W praktyce firmy najczęściej wykorzystują wszystkie typy analityki, ponieważ wzajemnie się uzupełniają.

Analityka opisowa (Descriptive Analytics)

Analityka opisowa odpowiada na pytanie: „Co się wydarzyło?”. Jej zadaniem jest zbieranie, porządkowanie i prezentowanie danych dotyczących procesów HR. To podstawowy poziom analityki, który pozwala monitorować kondycję organizacji i śledzić najważniejsze wskaźniki.

Przykładowe dane analizowane w ramach analityki opisowej obejmują:

• liczbę zatrudnionych pracowników,
• poziom rotacji,
• liczbę nowych rekrutacji,
• czas potrzebny na obsadzenie wakatu,
• frekwencję i absencję,
• strukturę zatrudnienia według działów lub lokalizacji.

Dzięki regularnym raportom HR może szybko zauważyć zmiany zachodzące w organizacji i podejmować działania na podstawie aktualnych danych.

Analityka diagnostyczna (Diagnostic Analytics)

Analityka diagnostyczna odpowiada na pytanie: „Dlaczego to się wydarzyło?”. Jej celem jest znalezienie przyczyn określonych zjawisk oraz identyfikacja zależności między różnymi danymi.

Przykładowo analiza może wykazać, że zwiększona rotacja dotyczy wyłącznie jednego działu, a jej przyczyną są ograniczone możliwości rozwoju lub zmiana stylu zarządzania. Podobnie można analizować powody wydłużającego się procesu rekrutacji, spadku zaangażowania pracowników czy wzrostu absencji.

Tego typu analizy pomagają organizacjom nie tylko identyfikować problemy, ale również lepiej zrozumieć ich źródła i zaplanować skuteczne działania naprawcze.

Analityka predykcyjna (Predictive Analytics)

Analityka predykcyjna odpowiada na pytanie: „Co prawdopodobnie wydarzy się w przyszłości?”. Wykorzystuje dane historyczne, modele statystyczne oraz coraz częściej sztuczną inteligencję do prognozowania przyszłych zdarzeń.

Przykładowe zastosowania obejmują:

• przewidywanie rotacji pracowników,
• prognozowanie zapotrzebowania na nowe kompetencje,
• identyfikowanie pracowników zagrożonych odejściem,
• planowanie przyszłych rekrutacji,
• ocenę prawdopodobieństwa sukcesu kandydatów w procesie rekrutacji.

Dzięki analityce predykcyjnej organizacje mogą wcześniej przygotować się na zmiany i ograniczać ryzyko związane z brakami kadrowymi lub utratą kluczowych pracowników.

Analityka preskrypcyjna (Prescriptive Analytics)

Najbardziej zaawansowanym rodzajem jest analityka preskrypcyjna, która odpowiada na pytanie: „Jakie działania warto podjąć?”. Łączy wyniki analiz opisowych, diagnostycznych i predykcyjnych, aby rekomendować najlepsze rozwiązania.

Przykładowo system może zasugerować zwiększenie działań employer brandingowych, uruchomienie programu rozwojowego dla konkretnego zespołu lub rozpoczęcie rekrutacji na określone stanowiska jeszcze przed pojawieniem się braków kadrowych. Coraz częściej tego typu rekomendacje są wspierane przez narzędzia AI analizujące duże zbiory danych i różne scenariusze działania.

Choć ostateczne decyzje nadal należą do specjalistów HR i menedżerów, analityka preskrypcyjna pomaga szybciej ocenić możliwe rozwiązania i wybrać te, które najlepiej odpowiadają celom organizacji.

Który rodzaj analityki HR jest najważniejszy?

Nie istnieje jeden rodzaj analityki, który sprawdzi się w każdej sytuacji. Organizacje najczęściej rozpoczynają od analityki opisowej i diagnostycznej, aby monitorować wskaźniki oraz identyfikować przyczyny problemów. Wraz z rozwojem procesów HR i wdrażaniem nowoczesnych narzędzi coraz większego znaczenia nabierają analityka predykcyjna i preskrypcyjna, które pozwalają przewidywać przyszłe potrzeby kadrowe oraz podejmować bardziej świadome decyzje biznesowe.

Połączenie wszystkich czterech rodzajów analityki daje pełniejszy obraz sytuacji w organizacji i umożliwia przejście od raportowania przeszłości do aktywnego planowania przyszłości.

Porównanie rodzajów analityki HR

Najważniejsze wskaźniki HR

Skuteczna analityka HR opiera się na monitorowaniu wskaźników (KPI), które pokazują efektywność procesów personalnych i pomagają podejmować trafniejsze decyzje biznesowe. Odpowiednio dobrane mierniki pozwalają ocenić skuteczność rekrutacji, poziom zaangażowania pracowników, rotację czy efektywność działań rozwojowych. Regularna analiza tych danych ułatwia identyfikowanie obszarów wymagających poprawy oraz planowanie przyszłych działań.

Czas do zatrudnienia

Czas do zatrudnienia określa, ile średnio trwa w firmie pozyskanie nowego pracownika. Obejmuje on okres od publikacji ogłoszenia o pracę (na stronie internetowej firmy, w social media czy na branżowym portalu rekrutacyjnym) aż po podjęcie przez kandydata decyzji o przyjęciu złożonej oferty (nie podpisania umowy, ponieważ często w firmach umowa jest podpisana zaraz przed rozpoczęciem pracy, a czekanie na pracownika może trwać nawet kilka miesięcy). O czym świadczy ta metryka? Jakie wnioski pozwoli wyciągnąć ta analityka HR? Przede wszystkim pozwala zbadać, czy oferta jest atrakcyjna i czy na rynku dostępni są kandydaci spełniający wskazane w ogłoszeniu o pracę wymagania. Pokazuje również, jak efektywna jest praca zespołu rekrutującego.

Wskaźnik przyjęcia oferty

Wskaźnik przyjęcia oferty wyraża udział osób nowozatrudnionych (w ciągu np. roku) wśród wszystkich pracowników (lub średniej z wyznaczonego okresu). Niekiedy stosuje się go również do sprawdzenia odsetku przyjętych ofert w otwartych ogłoszeniach o pracę. W taki sposób bada się, czy oferta firmy spotyka się z zainteresowaniem. W konsekwencji można – traktując ten wskaźnik HR-owy jako jeden z elementów służących do badania – wysuwać wnioski związane z poszczególnymi elementami oferty (wynagrodzenie, benefity itd.), sposobem prowadzenia rekrutacji czy zewnętrznym wizerunkiem firmy.

Niekiedy warto również zbadać tzw. new-hire turnover, który określa, ile osób ze wszystkich przyjętych w danym okresie odeszło z pracy w ciągu pierwszego roku zatrudnienia. Z racji tego, że koszt pozyskania nowego pracownika (czasowy oraz finansowy) jest zwykle dla firm stosunkowo wysoki, warto się zastanowić nad przyczynami szybkich odejść z pracy (zwłaszcza w zakresie tego, czy przyczyny są wewnętrzne czy zewnętrzne). Taka rozszerzona analityka HR pozwoli zrównoważyć działania mające na celu utrzymanie zatrudnionych pracowników, by zwrócił się koszt ich rekrutacji.

Koszt zatrudnienia

Chcąc policzyć koszt zatrudnienia jednego pracownika, należy zsumować ze sobą wszystkie wydatki poniesione w związku z rekrutacją (od kosztu reklamy ogłoszenia, aż po procesu onboardingu czy wypłaconych bonusów za polecenia), a następnie podzielić przez liczbę osób zatrudnionych w danym okresie. Wysokie koszty zatrudnienia na osobę mogą świadczyć o tym, że konieczna jest optymalizacja procesu pozyskiwania nowych pracowników. Poniesione wydatki można na bieżąco kontrolować dzięki narzędziom do zarządzania projektami i zespołami, takim jak Firmbee. Poniesione koszta oraz uzyskane przychody można powiązać z konkretnym projektem, i w ten sposób śledzić czy założony budżet nie został przekroczony.

Rotacja na stanowiskach

Aby sprawdzić rotację na stanowiskach, należy zsumować ze sobą liczbę osób, które odeszły z firmy w określonym czasie (np. kwartał czy pół roku), a następnie podzielić przez średnią liczbę pracowników w danym okresie i pomnożyć razy 100%.

Uzyskanie wysokiego wyniku procentowego powinno być wiadomością alarmującą dla pracowników działu HR, ponieważ może wskazywać na istnienie głębszego problemu w firmie (np. konflikty, nieodpowiednia kultura organizacyjna, ogólne niezadowolenie z warunków zatrudnienia itp.). W tym zakresie warto pamiętać o tym, by osobno badać wynik procentowy w obszarze odejść dobrowolnych, a osobno w przypadku zwolnień – inaczej wynik nie będzie miarodajny. W tym przypadku analityka HR pozwoli sprawdzić, o jakie elementy należy zadać w kontekście zmniejszenia rotacji pracowników.

Retencja na stanowiskach

Jest to przeciwny wskaźnik do przedstawionej powyżej rotacji na stanowiskach – retencja na stanowiskach bada, ile osób zostaje w firmie na dłużej. Jego poziom sprawdza się poprzez podzielenie tej liczby przez średnią liczbę wszystkich pracowników. Firmy dążą do tego, by retencja była jak najwyższa – zwłaszcza w przypadku osób o ponadprzeciętnych umiejętnościach (tzw. talentów).

Wydajność pracownika

Tę HR-ową metrykę dużo trudniej zbadać niż przedstawione powyżej, ponieważ w zależności od firmy, stanowiska czy branży „wydajność” może być rozumiana inaczej. Warto jednak podjąć kroki w celu wyznaczenia tego wskaźnika, ponieważ wysoka produktywność przekłada się na osiąganie przez firmę oczekiwanych wyników. Proces mierzenia wydajności pracownika wymaga zwykle przeprowadzenia oceny zgodnie z ustaloną przez pracodawcę skalą.

Wzrost z inwestycji w przeliczeniu na pracownika

Analityka HR to również dane oparte o finanse. Ten wskaźnik mierzy się, dzieląc dochód netto uzyskany przez firmę przez liczbę osób zatrudnionych (np. po roku kalendarzowym). W ten sposób można zbadać, jak bardzo wydajna jest firma dzięki swoim pracownikom. Im mniejsza będzie rotacja na stanowiskach, tym lepsze ROI (wskaźnik rentowności) firma będzie osiągać.

Analityka HR – podsumowanie

Analityka HR jest kluczowa w osiąganiu przez firmy i działy HR oczekiwanych rezultatów. W dzisiejszych czasach ciągłe badania, analiza otrzymanych wyników i wyciąganie na ich podstawie wniosków (a w konsekwencji podjęcie odpowiednich działań) to codzienność biznesowa. Powinna być wdrażana w każdej firmie, bez względu na wielkość, liczbę zatrudnionych pracowników czy branżę, w której działa. Regularny pomiar danych, takich jak np. kluczowe metryki HR-owe wskazane powyżej, pozwala organizacjom sprawdzić, które elementy procesów zarządzania zasobami ludzkimi są prowadzone w odpowiedni sposób, a które wymagają poprawy. Odpowiednie zmierzenie i wyciągnięcie wniosków stanowi niezbędny krok do tego, by firma osiągnęła oczekiwany sukces.