Blog

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej – wyjaśnienia ZUS

Z rocznym rozliczanie składki zdrowotnej mierzymy się po raz pierwszy. Nic więc dziwnego, że im bliżej terminu rozliczania, tym więcej pojawia się pytań i wątpliwości. W kwietniu powstał webinar poprowadzony przez pracowników ZUS, w którym omówiono niektóre zasady związane z tym rozliczeniem. W dzisiejszej publikacji zaprezentujemy stanowisko ZUS w temacie rocznego rozliczenia składki zdrowotnej.

Ustalanie dochodu rocznego – nowe wyjaśnienia ZUS

Na temat ustalania rocznej podstawy składki zdrowotnej pisaliśmy już niejednokrotnie na łamach naszych publikacji, więc nie będziemy powielać tych treści. Odsyłamy do zapoznania m.in. z podlinkowaną publikacją, w której zostało opisane na przykładach, w jaki sposób taki dochód ustalać. Ciekawostką natomiast są informacje, jakie się pojawiły w materiałach ZUS, o których piszemy poniżej:

Przy ustalaniu dochodu za 2022 rok w kosztach uzyskania przychodów można uwzględnić koszty powstałe przed 2022 rokiem, które odnoszą się do przychodów 2022 roku

Jeżeli doszło do zwrócenia wierzytelności, która przed 2022 rokiem znalazła się w kosztach uzyskania przychodów jako nieściągalna, to przychód z tego tytułu nie znajdzie się w podstawie do naliczenia składki zdrowotnej, ponieważ w tamtym okresie obowiązywały inne zasady rozliczania składki zdrowotnej

W przypadku przedsiębiorców stosujących wspólne rozliczenie dochodów z małżonkiem lub jako osoba samotnie wychowująca dziecko przez kwotę należnego podatku, do której obniża się roczną składkę zdrowotną należy rozumieć, kwotę odpowiadającą 50% kwoty należnego podatku wynikającego z zeznania rocznego PIT-36

Roczna składka zdrowotna powinna być porównywana z podatkiem należnym wykazanych w zeznaniu podatkowym bez względu na wystąpienie dochodów z innych źródeł. W przepisach podatkowych nie występuje kategoria należnego podatku w odniesieniu do poszczególnych źródeł dochodów – podatek ustalany jest od dochodów ze wszystkich źródeł przychodów i ta sama zasada dotyczy składki zdrowotnej

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej będzie weryfikowane i porównywane z danymi przekazanymi przez przedsiębiorcę w rozliczeniach podatkowych, które znalazły się w urzędzie skarbowym. W przypadku wystąpienia rozbieżności ZUS będzie prowadził postępowanie wyjaśniające.

Termin na złożenie rocznego rozliczenia składki zdrowotnej za 2022 rok mija 22 maja 2023 roku
Roczna korekta składki zdrowotnej może być złożona maksymalnie w terminie do 30 czerwca
Złożenie korekty po tym terminie wiąże się z koniecznością wszczęcia postępowania wyjaśniającego z Krajową Administracją Skarbową (KAS)
W przypadku osób fizycznych roczna składka zdrowotna jest rozliczana na jednym druku, bez względu na ilość prowadzonych działalności gospodarczych (indywidualnie czy w spółkach osobowych). Na ten temat pisaliśmy w podlinkowanej publikacji
Jeżeli w rozliczeniu rocznym z jednej formy opodatkowania wyjdzie nadpłata a z drugiej zaległość, to będą one kompensowane. Oznacza to, że nadpłata pomniejszy kwotę do zapłaty a ewentualna różnica będzie podlegała zwrotowi
Jeżeli nastąpi zgon przedsiębiorcy, to: roczne rozliczenie składki zdrowotnej sporządza zarządca sukcesyjny, jeśli został powołanym, w innych przypadkach takie rozliczenie będzie dokonane z urzędu przez ZUS
Zawieszenie lub zakończenie prowadzenia działalności gospodarczej w trakcie 2022 roku lub już w 2023 roku nie zwalnia przedsiębiorcy z rocznego rozliczenia składki zdrowotnej
Jeżeli działalność gospodarcza była zawieszona przez cały 2022 rok, to przedsiębiorca nie musi składać rocznego rozliczenia składki zdrowotnej
Roczne rozliczenie składki zdrowotnej jest wymagane, jeżeli przedsiębiorca prowadził działalność gospodarczą chociaż 1 miesiąc w roku kalendarzowym 2022
Jeżeli przedsiębiorca rozpoczął prowadzenie działalności gospodarczej od 1 stycznia 2023 roku i wybrał opodatkowanie na zasadach ogólnych – skala podatkowa lub podatek liniowy, to ma również obowiązek złożenia rocznego rozliczenia “jednomiesięcznego roku składkowego” od 01.01-31.01.2023 r., co zostało opisane poniżej w przykładzie nr 5

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej na przykładach

Poniżej przedstawiliśmy kilka przykładów, które pozwolą zrozumieć, w jaki sposób powinno być dokonane roczne rozliczenie w niektórych sytuacjach.

Przykład 1

Zmiana formy opodatkowania z ryczałtu na skalę podatkową (wstecznie) za cały rok. W takim przypadku do rozliczenia składki zdrowotnej przyjmuje się okres roku składkowego od lutego 2022 roku do stycznia 2023 roku pod warunkiem, że w styczniu 2023 roku przedsiębiorca też jest na skali podatkowej. Złożone dokumenty rozliczeniowe za styczeń 2022 roku według zasad na ryczałcie nie podlegają korekcie a składka zdrowotna nie jest uwzględniona w rozliczeniu rocznym za 2022 rok. Jeżeli jednak od 1 stycznia 2023 roku jest znowu na ryczałcie, to do rocznego rozliczenia składki zdrowotnej brane są pod uwagę składki należne za okres od 01.02.2022 r. do 31.12.2022 r., jednak to nie zmienia faktu, że w podstawie do naliczania rocznej składki zdrowotnej znajdzie się dochód za cały 2022 rok obliczony według zasad dla skali podatkowej. A to oznacza, że wielu przedsiębiorców będzie miało do dopłaty składkę zdrowotną należną od dochodu za miesiąc 12/2022.

Przykład 2

Pan Jan w 2022 roku był na ryczałcie a od 1 stycznia 2023 roku zmienił formę opodatkowania na zasady ogólne podatek liniowy. W takim przypadku wykaże roczne rozliczenie składki zdrowotnej na ryczałcie za okres 01.01-31.12.2022 r. i dodatkowo wykaże rozliczenie roczne składki zdrowotnej za styczeń 2023 r. według opodatkowania na liniówce, ponieważ przy tej formie opodatkowania rok składkowy dotyczy okresu od 01.02.2022 r do 31.01.2023 r. Przy czym styczeń 2023 roku jest traktowany przez ZUS jako: “jednomiesięczny rok składkowy – 01.01-31.01.2023 r.”. Składka zdrowotna za ten miesiąc w rozliczeniu rocznym będzie wynosiła 0 zł i będzie naliczona od dochodu za miesiąc grudzień 2022 r. Jednak pan Jan był wtedy na ryczałcie, więc nie ma mowy o dochodzie. W podstawie do składki zdrowotnej znajdzie się kwota minimalnego wynagrodzenia z dnia 01.02.2022 r., czyli kwota 3.010 zł a 9% składki zdrowotnej wynosi 270,90 zł. Zgodnie z informacjami, jakie znajdują się na prezentacji ZUS takie rozliczenie powinno wyglądać następująco:

Przykład 3

Pan Dominik w 2022 roku był na podatku liniowym od stycznia 2023 roku wybrał ryczałt. W tym przypadku roczne rozliczenie składki zdrowotnej będzie obejmowało okres od 01.02-31.12.2022 r. Styczeń 2023 roku będzie uwzględniony w rozliczeniu rocznym za 2023 rok na ryczałcie składanym za 2023 rok w maju 2024 roku. Przy czym należy pamiętać, że w takim przypadku w rozliczeniu rocznym składki zdrowotnej za 2022 rok pojawi się dochód za miesiąc grudzień 2022 r., od którego będzie należna składka zdrowotna do dopłaty w terminie 22 maja 2023 r.

Przykład 4

Pan Maciej zmienił wstecznie formę opodatkowania za 2022 rok z podatku liniowego na skalę podatkową, ale w 2023 roku jest dalej na podatku liniowym, to w takim przypadku w rocznym rozliczeniu składki zdrowotnej wykaże, że w okresie 01.02-31.12.2022 r. rozlicza składkę zdrowotną według skali podatkowej a za styczeń 2023 r. na podatku liniowym.

Przykład 5

Pani Iza rozpoczęła prowadzenie działalności gospodarczej od 1 stycznia 2023 roku i wybrała opodatkowanie podatkiem liniowym. W takim przypadku będzie musiała również złożyć roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2022 rok, z takich samych powodów jak to napisaliśmy powyżej, ponieważ rok składkowy kończy się 31 stycznia 2023 r. W tym przypadku będzie to rozliczenie “jednomiesięcznego roku składkowego”, za który składka zdrowotna będzie wynosiła 0 zł. Składka zdrowotna za styczeń będzie naliczona od dochodu za miesiąc grudzień 2022 r., jednak pani Iza nie prowadziła wtedy działalności gospodarczej a więc w podstawie do składki zdrowotnej znajdzie się kwota minimalnego wynagrodzenia z dnia 01.02.2022 r., czyli kwota 3.010 zł a 9% składki zdrowotnej wynosi 270,90 zł, jest to minimalna składka zdrowotna. Rozliczenie będzie wyglądało identycznie, jak w przykładzie nr 2.

Ważne!

Jeżeli przedsiębiorca w 2022 roku był opodatkowany na skali podatkowej lub podatkiem liniowym a od 1 stycznia 2023 roku zmienił formę opodatkowania na ryczałt, to do rocznego rozliczenia składki zdrowotnej przyjmuje okres od 01.02-31.12.2022 roku. Za miesiąc styczeń 2023 r. roczna składka zdrowotna zostanie już rozliczona na ryczałcie w 2024 r.

Zwrot nadpłaty z rozliczenia rocznego składki zdrowotnej

Poniżej zostanie opisane kilka istotnych kwestii związanych ze zwrotem nadpłaty składki zdrowotnej.

Zwrot nadpłaty odbywa się wyłącznie na wniosek przedsiębiorcy złożony w formie elektronicznej na PUE ZUS

Wniosek RZS-R o zwrot nadpłaty będzie przygotowany przez ZUS na koncie płatnika składek i musi być zatwierdzony i przesłany najpóźniej do dnia 1 czerwca 2023 roku

W przypadku, gdy na koncie płatnika składek będą figurowały zaległości ZUS zaliczy nadpłatę na te zaległości i poinformuje o tym fakcie przedsiębiorcę w postaci decyzji, od której będzie przysługiwało odwołanie

W pozostałych przypadkach zwrot nastąpi w terminie do 1 sierpnia 2023 r. na rachunek bankowy wskazany przez płatnika składek

Jeżeli na koncie płatnika składek nie będzie kompletu dokumentów rozliczeniowych za 2022 rok przedsiębiorca nie otrzyma zwrotu nadpłaty z rocznego rozliczenia składki zdrowotnej do czasu wyjaśnienia i skompletowania dokumentów

Zaliczenie nadpłaty składki zdrowotnej na bieżące zobowiązania składkowe

Jeżeli przedsiębiorca nie złoży wniosku o zwrot nadpłaty i będzie chciał skorzystać z możliwości zaliczenia nadpłaty na poczet bieżących lub przyszłych składek, to musi pamiętać, że nie zawsze będzie to możliwe. Jak poinformował ZUS w przeprowadzonym webinarze na temat rozliczania składki zdrowotnej należy wziąć pod uwagę co następuje:

Po przekazaniu deklaracji rozliczeniowej za kwiecień 2023 roku ZUS DRA przedsiębiorca jest zobowiązany do zapłaty składek za ten okres
Ustawodawca nie przewidział możliwości równoczesnego rozliczenia nadpłaty, która wynika z rocznego rozliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne, w poczet należności wykazanych w deklaracji rozliczeniowej za kwiecień
Nadpłata taka może zostać zwrócona a to oznacza, że może to nastąpić w terminie do 1 sierpnia 2023 r. Jeżeli na koncie płatnika składek będzie figurowała zaległość (np. z rozliczenia za kwiecień), to ZUS zaliczy z urzędu nadpłatę na poczet tej zaległości, brak wiedzy z jaką datą nastąpi to zaliczenie. Ważne! Taka forma rozliczenia jest możliwa pod warunkiem złożenia wniosku o zwrot nadpłaty w terminie do 1 czerwca 2023 r.
Jeżeli płatnik nie przekaże wniosku o zwrot nadpłaty do 1 czerwca 2023 r., wówczas zostanie ona rozliczona na koncie płatnika w terminie do 31 grudnia 2023 roku pod warunkiem, że nie wystąpią rozbieżności pomiędzy tym co wykazał przedsiębiorca w rocznym rozliczeniu składki zdrowotnej a tym co zostało odnotowane w urzędzie skarbowym. Nie wiadomo jednak czy przy zaliczeniu nadpłaty nie będą pobrane odsetki za zwłokę – brak informacji, w którym momencie powstanie nadpłata z tytułu rozliczenia składki zdrowotnej
Jeżeli wystąpią rozbieżności w rozliczeniu rocznej składki zdrowotnej pomiędzy ZUS a KAS zostanie wszczęte postępowanie wyjaśniające
W przypadku zwrotu w terminie do 31 grudnia, to również będzie on możliwy pod warunkiem, że płatnik nie posiada zaległości składkowych

Brak rocznego rozliczenia składki zdrowotnej

W przypadku kiedy przedsiębiorca nie dokonana rocznego rozliczenia składki zdrowotnej ZUS wyśle do niego zawiadomienie w tej sprawie za pośrednictwem PUE ZUS lub listem. Przedsiębiorca będzie miał obowiązek przygotowania i złożenia takiego rozliczenia niezwłocznie. Jak czytamy w materiałach ZUS zawiadomienie do płatnika składek będzie wysyłane również z innych powodów, takich jak:

Systemowego skorygowania rozliczenia rocznego (przez ZUS)

Sporządzenia przez ZUS z urzędu dokumentu miesięcznego z ustaloną podstawą na ubezpieczenie zdrowotne

Sporządzenia przez ZUS z urzędu korekty rocznego rozliczenia (w związku ze sporządzeniem dokumentów miesięcznych z urzędu)

Podsumowanie

Jak widać pojawia się coraz więcej informacji na temat rocznego rozliczenia składki zdrowotnej. Zasady rozliczania, o których mówił ZUS na szkoleniu w niektórych przypadkach wydają się dosyć zawiłe. W szczególności dotyczy to rozliczania rocznej składki zdrowotnej po zmianie formy opodatkowania czy to wstecznie, czy to od 1 stycznia 2023 roku. Temat jest na tyle zawiły, że nawet ZUS zmienia zdanie w przekazywanych materiałach na temat rozliczania rocznej składki zdrowotnej w takich przypadkach. Nic więc dziwnego, że wielu przedsiębiorców i księgowych ma obawy co do prawidłowości dokonania tego rozliczenia. Weryfikacja rozliczeń z urzędem skarbowym na pewno wykaże rozbieżności, ponieważ nie zawsze dochód podatkowy będzie taki sam, jak dochód brany pod uwagę do obliczenia składki zdrowotnej. Należy więc uzbroić się w cierpliwość, ale także brać pod uwagę, że ZUS może wysłać pismo w celu weryfikacji przesłanego rocznego rozliczenia składki zdrowotnej. W tym temacie nie padło jeszcze ostatnie słowo, pewnie kolejne wątpliwości pojawią się po złożeniu rocznych rozliczeń składki zdrowotnej. Szkoda tylko, że cały czas pojawiają się jedynie wyjaśnienia ZUS a nie został przygotowany dokument o mocy objaśnień podatkowych (składkowych), który byłby wiążący zarówno dla ZUS, jak i przedsiębiorcy. Wydaje się, że na chwile obecną brakuje jeszcze konkretnych przepisów, które regulowałyby wątpliwe kwestie a ze stanowiskiem ZUS nie zawsze można się zgodzić. Jak widać cały czas jest pewien niedosyt informacji w tym temacie.

Małgorzata Jagusiak

Księgowa, specjalista do spraw rozliczeń podatkowych z wieloletnim doświadczeniem pracy w organach podatkowych. Przez kilka lat prowadziła własne biuro rachunkowe. Praca w sektorze prywatnym pozwoliła na zmianę perspektywy postrzegania obowiązujących przepisów podatkowych. Zdobyte doświadczenia pozwalają na łączenie wiedzy teoretycznej z wieloletnią praktyką w zawodzie.

Chętnie dzieli się posiadaną wiedzą z innymi, stara się ją przekazywać w dostępnej dla każdego formie. Z pasja poświęca się pisaniu artykułów o tematyce podatkowej. Częste zmiany przepisów wymagają otwartej głowy, kreatywności i dużej elastyczności, co jest dodatkowym atutem tej pracy, nie ma miejsca na nudę. Większość jej publikacji dotyczy rozliczeń z zakresu podatku dochodowego i podatku VAT, ale nie unika wyzwań z obszarów o innej tematyce.

Dodatkowo jest wykładowcą i szkoleniowcem z zakresu zagadnień o tematyce podatkowej. Ciągle podnosi swoje kwalifikacje, śledzi na bieżąco zmieniające się przepisy podatkowe, żeby przekazywać zawsze aktualne i sprawdzone informacje.