SaaS w e-commerce - jak przygotować regulamin i zabezpieczyć prawnie aplikację

SaaS w e-commerce - omówione zagadnienia:

Pokaż więcej ↓

W tym artykule dowiesz się, czym jest SaaS i co powinien zawierać regulamin, aby Twoja usługa była legalna, bezpieczna i zgodna z RODO oraz ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Czym jest oprogramowanie SaaS? Definicja w ujęciu prawnym

Próżno szukać w aktach prawnych jednoznacznej definicji oprogramowania w modelu Software as a Service (SaaS). W związku z tym, dla prawidłowej kwalifikacji prawnej świadczenia usług w modelu SaaS, konieczne jest odwołanie się do dorobku doktryny i piśmiennictwa prawniczego, w szczególności do opracowań dotyczących usług cyfrowych, świadczenia usług drogą elektroniczną oraz praw konsumenta.

Zgodnie z literaturą przedmiotu, oprogramowanie SaaS (z ang. Software as a Service), to rozwiązanie polegające na udostępnianiu oprogramowania w sposób zdalny, które zainstalowane jest w chmurze obliczeniowej. W przypadku SaaS, odmiennie niż w modelu IaaS, PaaS, a także w rozwiązaniach on-premises, po stronie dostawcy SaaS powstaje obowiązek zapewnienia zasobów: począwszy od infrastruktury, przez oprogramowanie pośredniczące, aż po aplikacje, które są utrzymywane i rozwijane, a także automatycznie aktualizowane przez dostawcę SaaS. W modelu SaaS użytkownik otrzymuje po prostu gotowe narzędzie pracy, bez konieczności inwestowania w infrastrukturę (np. serwery) [tak K. Grochecka-Goljan, A. Wachowska, Oprogramowanie w modelu SaaS – co prawnik wiedzieć powinien?, LEX/el. 2021].

Tym samym, SaaS należy rozumieć jako model świadczenia oprogramowania w formie usługi, w ramach którego aplikacja jest udostępniana użytkownikowi zdalnie, przy wykorzystaniu infrastruktury chmury obliczeniowej. W przeciwieństwie do rozwiązań IaaS, PaaS czy instalacji on-premises, to po stronie dostawcy SaaS spoczywa pełna odpowiedzialność za zapewnienie całej warstwy technologicznej – od infrastruktury serwerowej, przez oprogramowanie pośredniczące, aż po gotową aplikację. Dostawca musi ponadto dbać o utrzymanie, bezpieczeństwo, rozwój oraz automatyczne aktualizacje systemu, dzięki czemu użytkownik otrzymuje w pełni funkcjonalne narzędzie, bez konieczności inwestowania w serwery czy konfigurację środowiska.

Jest to również model świadczenia usług cyfrowych, w którym użytkownik nie kupuje licencji instalacyjnej, lecz otrzymuje dostęp do aplikacji utrzymywanej w chmurze przez dostawcę rozwiązania.

Z prawnego punktu widzenia SaaS jest:

usługą świadczoną drogą elektroniczną,
usługą cyfrową w rozumieniu ustawy o prawach konsumenta,
usługą przetwarzania danych, jeśli dochodzi do przetwarzania danych osobowych,
usługą, która nie przenosi autorskich praw majątkowych, lecz zapewnia ograniczone, czasowe korzystanie z funkcjonalności.

Istotne jest, że użytkownik uzyskuje jedynie prawo do korzystania z usługi, co czyni model SaaS zbliżonym do licencji niewyłącznej lub umowy o świadczenie usług cyfrowych, a nie do tradycyjnej sprzedaży oprogramowania.

Tworzenie oprogramowania SaaS – najważniejsze aspekty prawne

Oferując rozwiązanie w modelu SaaS, twórca musi uwzględnić szereg obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności:

I PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH (RODO)

każdy dostawca SaaS, który przetwarza dane użytkowników (np. klientów sklepów internetowych, dane logowania, dane klientów e-commerce), staje się procesorem lub administratorem, zależnie od modelu usługi
obowiązki obejmują m.in.:
- sporządzenie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych
- wdrożenie środków technicznych i organizacyjnych
- prowadzenie rejestru czynności przetwarzania
- stosowanie zasady privacy by design i privacy by default
- poinformowanie w regulaminie o zakresie i podstawach przetwarzania

II OCHRONA TAJEMNICY PRZEDSIĘBIORSTWA I DANYCH POUFNYCH

SaaS często przetwarza dane firmowe o wysokiej wartości (np. dane klientów sklepów internetowych, statystyki sprzedażowe, know-how)
Twórca oprogramowania powinien zadbać o:
- klauzule poufności
- procedury minimalizujące ryzyko nieautoryzowanego dostępu
- logowanie i rejestrowanie działań
- szyfrowanie danych w spoczynku i transmisji

III BEZPIECZEŃSTWO SYSTEMU INFORMATYCZNEGO

Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną nakłada na dostawcę SaaS obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa korzystania z usługi. W praktyce oznacza to:
- regularne aktualizacje
- testy penetracyjne
- politykę backupów
- kontrolę dostępu
- reagowanie na incydenty bezpieczeństwa

IV ASPEKTY PRAWNOPODATKOWE

dostarczanie oprogramowania SaaS jest traktowane jako:
- usługa elektroniczna, a więc opodatkowana VAT właściwym miejscem świadczenia
- usługa ciągła, co wpływa na terminy fakturowania
- usługa, do której stosuje się zasady rozliczeń transgranicznych (OSS, MOSS)

SaaS w polskim prawie – jak klasyfikować umowę o korzystanie z oprogramowania?

Oprogramowanie w modelu Software as a Service (SaaS) to jeden z najczęściej wybieranych sposobów udostępniania aplikacji w chmurze. Model ten umożliwia jednoczesne użytkowanie programu przez wiele osób, a płatność za usługę jest często uzależniona od rzeczywistego poziomu korzystania, co pozwala dostawcom optymalizować koszty i skalować biznes w oparciu o efektywność wykorzystania aplikacji.

Z punktu widzenia prawa, umowa SaaS zasadniczo nie jest umową licencyjną. Użytkownik nie nabywa prawa własności ani pełnego prawa do programu, lecz jedynie dostęp do funkcjonalności oprogramowania, które pozostaje uruchomione na serwerach dostawcy. W praktyce mogą istnieć nieliczne sytuacje, w których konieczne jest udzielenie licencji, np. dla elementów interfejsu chronionych prawem autorskim lub dla niewielkich dodatków przesyłanych do użytkownika. Jednak w większości przypadków licencja pełni jedynie rolę uzupełniającą, a główna umowa SaaS pozostaje kontraktem o charakterze nienazwanym.

Niektórzy autorzy w literaturze przedmiotu zauważają, że w niektórych aspektach umowę SaaS można porównać do najmu – użytkownik korzysta z zasobu, który wciąż należy do dostawcy. Jednak różnice są istotne: program komputerowy jest dobrem niematerialnym, może być używany równocześnie przez wielu użytkowników i nie ulega zużyciu. W efekcie przepisy kodeksu cywilnego dotyczące najmu, takie jak obowiązek zwrotu przedmiotu najmu po zakończeniu umowy czy rozliczenia ulepszeń, nie znajdują zastosowania. Ponadto użytkownik nie ma prawa samodzielnie modyfikować głównego oprogramowania, ponieważ byłoby to naruszeniem autorskich praw majątkowych dostawcy (art. 74 ust. 4 pkt 2 ustawy o prawach autorskich i prawach pokrewnych).

Prawidłowa kwalifikacja prawna SaaS ma duże znaczenie dla tworzenia regulaminów i umów, które powinny jasno określać prawa i obowiązki obu stron, procedury aktualizacji i wsparcia technicznego, a także zasady odpowiedzialności dostawcy i korzystania z oprogramowania.

Powyższe wnioski opierają się na opracowaniu K. Żok, „Kwalifikacja umowy o korzystanie z programu komputerowego jako usługi (Software as a Service, SaaS) – uwagi na tle prawa polskiego i wybranych zagranicznych systemów prawnych”, ZNUJ. PPWi 2015, nr 3, s. 18-32.

SaaS a ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną

Na podstawie analizy przepisów można stwierdzić, że umowa SaaS jest klasycznym przypadkiem świadczenia usług drogą elektroniczną, bowiem:

SaaS spełnia definicję usług świadczonych na odległość, bez fizycznej obecności stron, za pomocą systemu teleinformatycznego.
Przepisy ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną nakładają obowiązki na dostawcę SaaS dotyczące:
- obowiązków informacyjnych wobec użytkownika,
- sporządzenia i udostępnienia regulaminu,
- bezpieczeństwa systemu,
- ochrony danych osobowych i danych konsumenta.
Umowa SaaS jest więc umową zawieraną na odległość, co oznacza konieczność zapewnienia prawa do odstąpienia od umowy (w przypadku konsumentów) oraz obowiązków wynikających z prawa konsumenckiego i prawa cyfrowego.

W praktyce oznacza to, że regulamin SaaS pełni rolę wzorca umowy, określając prawa i obowiązki obu stron, zakres odpowiedzialności, warunki korzystania z systemu, bezpieczeństwo danych oraz procedury reklamacyjne. Bez tego dokumentu świadczenie SaaS byłoby niezgodne z przepisami ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Więcej na temat świadczenia usług drogą elektroniczną przeczytasz w tym artykule.

Regulamin SaaS

Regulamin SaaS jest podstawą legalnego i bezpiecznego świadczenia usługi, bowiem zawiera wszystkie postanowienia, które określają relację pomiędzy korzystającym a dostawcą. Dla e-commerce to dokument fundamentalny, ponieważ chroni przed sporami, ogranicza odpowiedzialność i stanowi dowód spełnienia obowiązków informacyjnych.

Regulamin SaaS krok po kroku – co musi zawierać?

Na podstawie przepisu art. 8 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną regulamin SaaS powinien zawierać:

POSTANOWIENIA OGÓLNE – nazwa i adres dostawcy, opis usługi, definicje (np. korzystający, konto, dane osobowe, usługodawca, konsument, oprogramowanie, umowa).
ZAKRES USŁUGI SAAS – funkcjonalności, ograniczenia techniczne, minimalne wymagania sprzętowe, okres dostępności usługi, wersje i aktualizacje
ZASADY KORZYSTANIA Z OPROGRAMOWANIA SAAS – zakazy (reverse engineering, nadużycia, wprowadzanie szkodliwego kodu), zasady tworzenia kont, API, integracje
ZASADY PŁATNOŚCI – ceny, modele abonamentowe, terminy płatności, automatyczne odnowienia, zasady zmiany cen
ODPOWIEDZIALNOŚĆ DOSTAWCY SAAS – wyłączenie odpowiedzialności za dane użytkowników, limity odpowiedzialności, przerwy techniczne, siła wyższa
POZIOM USŁUG – dostępność, czasy reakcji na zgłoszenia, odstępstwa od dostępności, rekompensaty za przerwy
DANE OSOBOWE I RODO – wskazanie administratora danych, cele i podstawy przetwarzania, zakres powierzenia danych, prawa użytkownika, podmioty przetwarzające
ZASADY PRZECHOWYWANIA, EKSPORTU I USUWANIA DANYCH – zasady odzyskiwania danych po wypowiedzeniu, format eksportu, terminy trwałego usunięcia danych
WYPOWIEDZENIE I ROZWIĄZANIE UMOWY – tryb zwykły i natychmiastowy, naruszenia regulaminu, brak płatności
REKLAMACJE – forma zgłoszenia, terminy odpowiedzi, rozpatrzenie zgłoszenia
POSTANOWIENIA KOŃCOWE – prawo właściwe, właściwość sądu, procedura zmian regulaminu

SaaS a prawa konsumenta – o czym trzeba pamiętać?

W przypadku kierowania usługi SaaS do konsumentów lub mikroprzedsiębiorców korzystających z praw konsumenckich, stosuje się przepisy:

ustawy o prawach konsumenta
regulacje dotyczące usług cyfrowych
prawo do odstąpienia od umowy
wymogi informacyjne

Oznacza to, że konsument powinien mieć możliwość odstąpienia od umowy w terminie 14 dni, a sama usługa musi być świadczona w sposób zgodny z zawartą umową. Dodatkowo dostawca ponosi odpowiedzialność za sytuacje, w których usługa cyfrowa nie spełnia wymogów określonych w umowie zarówno pod względem funkcjonalnym, jak i jakościowym. W praktyce oznacza to konieczność zapewnienia poprawnego działania aplikacji, zgodności z opisem funkcjonalności, terminowego świadczenia aktualizacji oraz reagowania na zgłoszenia użytkowników w ramach określonych procedur reklamacyjnych. Takie podejście minimalizuje ryzyko sporów prawnych i pozwala utrzymać zaufanie użytkowników.

Podsumowanie

Model SaaS w e-commerce otwiera wiele możliwości biznesowych, jednak jego wdrożenie i utrzymanie wymaga starannego uregulowania prawnego relacji między dostawcą a użytkownikiem. Kluczowe elementy, na które należy zwrócić uwagę, to bezpieczeństwo przetwarzanych danych, zgodność z przepisami RODO, jasny i kompletny regulamin SaaS, procedury dotyczące przetwarzania danych oraz ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa. Ponadto, jeśli usługodawca kieruje ofertę do konsumentów, konieczne jest przestrzeganie przepisów dotyczących usług cyfrowych i prawa konsumenckiego.

Wnioski płynące z ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz regulacji konsumenckich wskazują jednoznacznie, że regulamin i umowa SaaS stanowią fundament całej relacji prawnej. Pamiętaj, że rzetelnie przygotowana dokumentacja prawna nie tylko zabezpiecza dostawcę przed potencjalnymi roszczeniami, ale także buduje zaufanie użytkowników i umożliwia bezpieczne skalowanie projektu, eliminując ryzyko naruszeń prawa i sporów.