Składanie dodatkowych plików JPK – kluczowe informacje

×

W dobie galopującej informatyzacji wprowadzane są przepisy nakładające na przedsiębiorców dodatkowe obowiązki. Jednym z nich jest przekazywanie jednolitych plików kontrolnych, jak do tej pory obowiązkowe były tylko z podatku VAT a od 2025 roku również w podatku CIT. W niedługim czasie takim obowiązkiem zostaną również objęci przedsiębiorcy w podatku dochodowym od osób fizycznych. W dalszym ciągu pozostaje jeszcze kwestia składania dodatkowych plików JPK i ten ostatni wątek będzie tematem przewodnim naszej dzisiejszej publikacji.

Jednolite pliki kontrolne co to?

Jak można przeczytać na stronie internetowej podatki.gov.pl jednolity plik kontrolny, który będziemy w skrócie określali JPK, to zbiór danych generowany z systemów informatycznych podmiotu gospodarczego, mowa jest o bezpośrednim eksporcie danych. Taki zbiór zawiera informacje o operacjach gospodarczych za dany okres. JPK posiada układ i format (schemat XML), który umożliwia jego łatwe przetwarzanie przez organy podatkowe.

W ustawie Ordynacja podatkowa zamieszczone zostały przepisy dotyczące przekazywania ksiąg podatkowych i dowodów księgowych w formie elektronicznej, mówi o tym art. 193a OP.

JPK na żądanie

Jednolite pliki kontrolne na żądanie obejmują 7 struktur i przedsiębiorcy, którzy prowadzą księgi podatkowe i wytwarzają dowody księgowe w formie elektronicznej, mają obowiązek ich przesłania. Przepisy w tym zakresie zostały wprowadzone od 1 lipca 2018 roku.

^{*) JPK_PKPIR i JPK_EWP będą obowiązkowe, zmiana przepisów zacznie obowiązywać od 2026 roku.}

Przekazanie JPK na żądanie organ podatkowy może wymagać szczególnie w następujących sytuacjach:

• kontroli podatkowej,
• czynności sprawdzających,
• kontroli celno-skarbowej,
• postępowania podatkowego.

Jak można przeczytać na stronach rządowych przedsiębiorca może przekazać JPK na żądanie na kilka sposobów:

• z wykorzystanie bezpłatnej aplikacji Klient JPK WEB,
• z wykorzystaniem aplikacji e-mikrofirma, dotyczy tylko JPK_FA,
• na pendrive, karcie pamięci, płycie CD/DVD lub innym nośniku danych, lub za pomocą określonych środków komunikacji elektronicznej,
• przy wykorzystaniu programu księgowego lub aplikacji on-line.

JPK_PKPIR i JPK_EWP

Pierwsze broszury informacyjne dotyczące struktur JPK zostały opracowane przez Ministerstwo Finansów w 2018 roku i są modyfikowane w przypadku zmiany przepisów lub z innych powodów. Z uwagi na obowiązek przesyłania JPK_PKPIR i JPK_EWP począwszy od 2026 roku, zmienią się Rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej książki przychodów i rozchodów i ewidencji przychodów.

Na stronie Ministerstwa Finansów zamieszczona została informacja, że przygotowywane są nowe broszury informacyjne, które będą opisywać zawartość struktur logicznych oraz wyjaśniać treść poszczególnych elementów zawartych w strukturze logicznej. Punktem wyjścia do ich opracowania będą struktury obowiązujące do JPK na żądanie, jednak na pewno zostaną wprowadzone istotne zmiany, chociażby z uwagi na zmianę wzoru PKPIR i ewidencji przychodów. Mając powyższe na uwadze odstępuje się od prezentowania struktury JPK_PKPIR i JPK_EWP.

JPK_FA – faktura VAT

Przedsiębiorcy, którzy są czynnymi podatnikami VAT, mają obowiązek dokumentowania sprzedaży fakturami. Zakres informacji, jakie powinny się znaleźć na fakturze, został szczegółowo określony w ustawie o podatku VAT. Jeśli przedsiębiorca wystawia faktury w systemie informatycznym, to w takim przypadku organ podatkowy może żądać przekazania JPK_FA.

Sekcje składające się na JPK_FA zostały opisane szczegółowo w broszurze informacyjnej MF. Poniżej skrótowo opisujemy, jaka kategoria informacji trafia do organu podatkowego.

JPK_FA_RR – faktura dla rolnika ryczałtowego

Rolnik ryczałtowy dokonuje dostawy produktów rolnych pochodzących z własnej działalności rolniczej lub świadczy usługi rolnicze. Najczęściej korzysta ze zwolnienia od podatku VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy, chyba że jest zobowiązany do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Rolnikowi ryczałtowemu przysługuje zwrot podatku VAT w wysokości 7%. Kwota zwrotu jest wypłacana rolnikowi ryczałtowemu przez nabywcę produktów rolnych.

Faktura VAT_RR jest wystawiana przez nabywcę towarów i usług od rolnika ryczałtowego w dwóch egzemplarzach, oryginał jest przekazywany rolnikowi. Przepisy pozwalają na wystawianie i wysyłanie faktur VAT_RR w formie elektronicznej, o ile:

• odbywa się to za zgodą rolnika ryczałtowego,
• faktura zostanie podpisana z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego przez dostawcę i nabywcę.

Poniżej prezentujemy krótki, syntetyczny opis sekcji będących elementem JPK_FA_RR na podstawie broszury MF, szczegółowe informacje dostępne są w przedmiotowej publikacji.

JPK_MAG – gospodarka magazynowa

Obrót magazynowy pozwala przedsiębiorcy sprawować kontrolę nad obszarem towarów i materiałów wykorzystywanych w prowadzonej działalności gospodarczej. Odzwierciedla wszystkie ruchy, takie jak: zwiększenia, zmniejszenia, przesunięcia.

Struktura JPK_MAG zawiera zestawienie następujących dowodów wewnętrznych:

• PZ – przychód zewnętrzny – zwiększa stany magazynowe,
• RW – rozchód wewnętrzny – zmniejsza stany magazynowe,
• WZ – wydanie na zewnątrz – zmniejsza stany magazynowe,
• MM – dokument potwierdzający zwiększenie i zmniejszenie stanu magazynowego związane z przesunięciami między magazynami jednostki.

Szczegółowy schemat i struktury JPK_MAG zostały opisane w broszurze MF, poniżej krótkie streszczenie.

JPK_WB – wyciąg bankowy

Organ podatkowy może żądać przygotowania JPK_WB od przedsiębiorcy, jak i od banku, w którym posiada on rachunki. Za przygotowanie JPK_WB odpowiada bank.

Jeśli organ podatkowy skieruje żądanie przygotowania JPK_WB do podmiotu prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą a przedsiębiorca – osoba fizyczna nie posiada rachunków firmowych tylko ROR, to musi mieć świadomość, że plik będzie zawierał zestawienie wszystkich operacji z danego okresu i znajdą się na nim również przeprowadzane operacje prywatne.

Rachunki bankowe, które podlegają raportowaniu w ramach JPK_WB, to w szczególności:

• rachunki rozliczeniowe, w tym bieżące i pomocnicze oraz prowadzone dla nich rachunki VAT,
• rachunki lokat terminowych,
• rachunki oszczędnościowe, rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe, w tym rachunki rodzinne, oraz rachunki terminowych lokat oszczędnościowych,
• rachunki powiernicze.

Ministerstwo Finansów opracowało również broszę, w której wyjaśnia, jaki zakres informacji znajdzie się w JPK_WB, poniżej krótkie podsumowanie.

JPK_KR – księgi rachunkowe

Do prowadzenia ksiąg rachunkowych zobowiązane są między innymi podmioty:

• spółki prawa handlowego, osobowe i kapitałowe,
• osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2.500.000 euro. Na 2025 rok limit ten wynosi 10.711.500 zł.

Przepisy ustawy o rachunkowości (art. 2) określa zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, z których wynika, że zapisy księgowe są gromadzone w postaci:

• dziennika,
• konta księgi głównej,
• konta ksiąg pomocniczych,
• zestawienia obrotów i sald księgi głównej,
• zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych,
• wykazu składników aktywów i pasywów.

Na podstawie broszury informacyjnej MF przedstawimy ogólne informacje na temat JPK_KR.

Podsumowanie

W dzisiejszej publikacji omówiony został temat składania dodatkowych plików JPK i zmian, jakie zostaną wprowadzone w 2026 roku i kolejnych latach.

Przedsiębiorcy mają obowiązek comiesięcznego składania JPK_V7. Począwszy od 2025 roku część podatników podatku CIT również złoży obowiązkowy JPK_CIT. Pierwszy plik zostanie przekazany do organu podatkowego w 2026 roku i będzie zawierał dane za rok 2025.

Kolejne obowiązkowe pliki JPK będą przesyłane przez podatników podatku dochodowego od osób fizycznych. Jednolite pliki kontrolne począwszy od danych za 2026 rok obejmą również PKPIR i ewidencję przychodów na ryczałcie. Z tym że w tym przypadku JPK_PKPIR i JPK_EWP będą składane po zakończonym roku podatkowym, w terminie do składania zeznań rocznych przez osoby fizyczne. Ta sama zasada będzie dotyczyła JPK_ST, który obejmuje środki trwałe i wartości niematerialne i prawne.

Poza obowiązkowymi plikami JPK przedsiębiorcy, którzy prowadzą księgi podatkowe przy wykorzystaniu systemów informatycznych mają w dalszym ciągu obowiązek przesyłania na żądanie organu podatkowe dodatkowych plików JPK takich jak:

• JPK_FA,
• JPK_FA_RR,
• JPK_MAG,
• JPK_WB,
• JPK_KR.

Ministerstwo Finansów opracowało broszury informacyjne, w których szczegółowo opisany został zakres danych, jakie powinny się znaleźć w plikach. Broszury jest cykliczne aktualizowane z uwagi na zmianę przepisów.

Obowiązkowe jednolite pliki kontrolne zaczynają obejmować coraz większy zakres informacji przekazywanych do organów podatkowych. Przedsiębiorcy powinni zdawać sobie sprawę, że już w niedalekiej przyszłości wszyscy będą musieli prowadzić księgi podatkowe w systemach informatycznych i powinni się do tego stosownie wcześniej przygotować.

Stan prawny na dzień: 08.09.2025 r.