Składanie dodatkowych plików JPK – kluczowe informacje

Przedsiębiorcy mają szereg obowiązków wobec urzędu skarbowego. Jednym z nich są jednolite pliki kontrolne, które są najbardziej znane jeśli chodzi o podatek VAT, ponieważ czynny podatnik VAT wysyła je co miesiąc. Ale czy każdy przedsiębiorca zdaje sobie sprawę, że niekiedy ma obowiązek składania również dodatkowych plików JPK? Jeśli nie, to w dzisiejszej publikacji uzyska wszystkie niezbędne informacje na temat składania dodatkowych plików JPK.

Czym jest jednolity plik kontrolny?

Przyzwyczailiśmy się do dokumentów papierowych, ponieważ przez wiele lat tak wyglądało prowadzenie działalności gospodarczej. Nie ma co się oszukiwać, nadal tak jest, z tym że dąży się do wyeliminowania lub chociaż ograniczenia ilości papierowych dokumentów. Chyba każdy słyszał o dokumentach w formie elektronicznej. Jednak tak naprawdę nie o tym chcemy mówić, ponieważ tematem naszych rozważań są pliki JPK, które poniekąd mają coś wspólnego z elektronicznym przesyłem. JPK nie doczekało się jakieś szczególnej definicji ustawowej, ale na stronach Ministerstwa Finansów (MF) czy w broszurach informacyjnych można przeczytać na ten temat informację, którą zamieszczamy poniżej.

Jakie mamy dodatkowe pliki JPK?

Jeżeli osoba, która prowadzi działalność jeszcze o tym nie wie, to przypominamy, że od 1 lipca 2018 r., jeżeli księgi podatkowe i dowody księgowe są prowadzone w formie elektronicznej, to przedsiębiorca ma obowiązek przesyłania na żądanie organu podatkowego JPK również w zakresie innych podatków i dokumentów. Poniżej zostały wymienione, jakie struktury plików muszą być przesłane na żądanie.

Poniżej opiszemy jakie podstawowe elementy zawiera każdy z wymienionych JPK. Przedstawione informacje zostały opracowane w oparciu o broszury Ministerstwa Finansów.

JPK_PKPIR – podatkowa księga przychodów i rozchodów

Każdy plik JPK ma określoną strukturę logiczną, według której są generowane pliki. Zgodnie z tym co można przeczytać w broszurze informacyjnej MF struktura główna JPK_PKPIR zawiera:

Pamiętajmy, że jeszcze nie ma obowiązku prowadzenie PKPiR w formie elektronicznej, wersja papierowa jest dopuszczalna. W związku z powyższym nie każdy przedsiębiorca będzie miał obowiązek przesyłania JPK_PKPIR. Jednak to ma się zmienić, ponieważ MF planuje przesyłanie ksiąg podatkowych również w formie plików JPK cyklicznie w trakcie roku podatkowego.

JPK_EWP – ewidencja przychodów na ryczałcie

JPK_EWP są zobowiązani przekazywać na żądanie przedsiębiorcy, którzy wybrali opodatkowanie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Ewidencja prowadzona na potrzeby ryczałtu jest uproszczona i nie zawiera tak wielu informacji co PKPiR, znajdą się w niej tylko informacje na temat przychodów osiągniętych w roku podatkowym. Struktura JPK_EWP składa się z następujących sekcji danych:

Podobnie jak w przypadku PKPiR do końca 2024 roku nie ma obowiązku prowadzenia Ewidencji przychodów elektronicznie. Po tym terminie przedsiębiorcy będą musieli składać JPK_EWP miesięcznie lub kwartalnie.

JPK_FA – faktura VAT

Jeżeli przedsiębiorca wystawia faktury ręcznie i mają one postać papierową, to nie ma obowiązku przesyłania JPK_FA na żądanie organu podatkowego. Jednak trzeba pamiętać, że czynny podatnik VAT i tak musi przesyłać JPK_V7 co miesiąc, a więc faktury wystawiane ręcznie muszą być przenoszone do ewidencji elektronicznych, które pozwalają na wygenerowanie JPK_V7. Każda faktura musi zawierać niezbędne elementy, o których jest mowa w ustawie o VAT. Struktura JPK_FA zawiera dane, które pozwalają na filtrowanie i sortowanie faktur w polu RodzajFaktury na: VAT-podstawowa, KOREKTA-korygująca, ZAL-faktura zaliczkowa oraz faktury końcowe. Plik JPK_FA, to składa się z następujących sekcji danych:

JPK_FA_RR – faktura dla rolnika ryczałtowego

Od 1 września 2019 r. faktura VAT_RR może być wystawiana również w formie elektronicznej. Specyfika rozliczania i wystawiania faktury VAT_RR polega na tym, że to nabywca produktów rolnych lub usług rolniczych, czynny podatnik VAT, wystawia taką fakturę. Pamiętajmy jednak, że struktura JPK_FA_RR nie obejmie tych faktur VAT_RR, które zostały wystawione w sposób tradycyjny w formie papierowej.

JPK_MAG – gospodarka magazynowa

Od 1 lipca 2018 r. wszyscy przedsiębiorcy, którzy prowadzą księgi podatkowe i dowody księgowe w formie elektronicznej, mają obowiązek na żądanie organu podatkowego przekazać JKP_MAG. Jeżeli przedsiębiorca prowadzi kilka magazynów, to JKP_MAG przekazuje odrębnie dla każdego magazynu. Zobaczmy w wersji bardzo skróconej, jakie informacje znajdą się w przekazywanych plikach.

Informacje na temat przekazywania JPK_MAG zostały opisane w sposób bardzo syntetyczny. Przedsiębiorca, który chce poznać szczegóły musi zajrzeć do broszury informacyjnej, w której szczegółowo zostały scharakteryzowane poszczególne pola JPK_MAG.

JPK_WB – wyciąg bankowy

Żądanie przygotowania JPK_WB jest kierowane zarówno do przedsiębiorcy, jak i do banku, w którym posiada rachunki. Przedsiębiorca powinien więc zwrócić się do banku/banków, w których posiada rachunki z prośbą o przygotowanie pliku. W tym przypadku za przygotowanie pliku odpowiedzialny jest bank. Przedsiębiorcy – osoby fizyczne, które nie posiadają rachunków firmowych tylko ROR muszą wiedzieć, że plik będzie zawierał zestawienie wszystkich operacji z danego okresu, również prywatnych.

Rachunki bankowe, które podlegają raportowaniu w ramach JPK_WB, to w szczególności:

• rachunki rozliczeniowe, w tym bieżące i pomocnicze oraz prowadzone dla nich rachunki VAT,
• rachunki lokat terminowych,
• rachunki oszczędnościowe, rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe, w tym rachunki rodzinne, oraz rachunki terminowych lokat oszczędnościowych,
• rachunki powiernicze.

JPK_KR – księgi rachunkowe

Prowadzenie ksiąg rachunkowych kojarzy nam się z osobami prawnymi, ale jak się okazuje również osoby fizyczne, które prowadzą działalność gospodarczą mogą lub muszą prowadzić pełną księgowość. Przepisy mówią o przychodach netto ze sprzedaży za poprzedni rok podatkowy na poziomie 2.000.000 euro, które nakazują prowadzenie ksiąg rachunkowych. Przedsiębiorca, jako osoba fizyczna może również poniżej tego limitu przejść na pełną księgowość. W związku z powyższym opiszemy również, na dużym poziomie ogólności, co znajdzie się w JPK_KR.

Przekazywanie plików JPK na żądanie

Obowiązek przekazywania JPK na żądanie wynika z ustawy Ordynacja podatkowa. Techniczne przygotowanie plików zależy od tego, jakim zapleczem dysponujemy. Poniżej opisujemy kanały dystrybucji plików JPK na żądanie.

Pliki JPK – podsumowanie

W dzisiejszej publikacji opisane zostały jednolite pliki kontrolne, poza JPK_V7, które mogą być przekazywane na żądanie organów podatkowych w toku postępowania podatkowego, czynności sprawdzających czy kontroli podatkowej. Jeżeli przedsiębiorca w dalszym ciągu prowadzi księgi papierowo a w przypadku osób fizycznych przepisy tego nie zabraniają, to nie ma obowiązku przekazywania ksiąg elektronicznie, tylko papierowo. Struktury plików zostały szczegółowo opisane w broszurach informacyjnych MF. Wszystkie dane pobierane są z programu, w którym przedsiębiorca prowadzi księgi w postaci elektronicznej. Możliwości przekazania JPK na żądanie jest kilka, o czym napisaliśmy, jednak trzeba pamiętać, że nie można tego zrobić pocztą elektroniczną. Struktury JPK mogą się zmieniać, dlatego warto zaglądać na stronę internetową Ministerstwa Finansów, gdzie zamieszczane są wszystkie informacje i komunikaty na ten temat. Jeżeli ktoś wystawia dobrowolnie faktury ustrukturyzowane, to nie ma obowiązku przekazywania JPK_FA.