Kasy fiskalne 2027 – koniec faktur z kasy i nowe obowiązki przedsiębiorców od 1 stycznia

×

Od 1 stycznia 2027 roku planowane jest wejście w życie nowelizacji rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Zmiany są konsekwencją wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i mają dostosować przepisy dotyczące kas fiskalnych do nowego modelu dokumentowania sprzedaży KSeF. Drugi rodzaj zmian to nowe obowiązki formalne dla użytkowników kas fiskalnych – procedowane zmianą ustawy o VAT. Sprawdź zmiany w kasach fiskalnych 2027.

Koniec faktur z kas fiskalnych

Obowiązujące rozporządzenie dotyczące kas rejestrujących zawiera przepisy odnoszące się do wystawiania i ewidencjonowania faktur, które utraciły aktualność w związku z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz likwidacją możliwości wystawiania faktur przy użyciu kas rejestrujących od 2027 roku.

W związku z powyższym, jedną ze zmian w kasach rejestrujących 2027 jest rozdzielenie funkcji kas fiskalnych od procesu fakturowania.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca dokonujący sprzedaży detalicznej – na rzecz konsumentów B2C będzie wystawiał paragon fiskalny przy użyciu kasy, natomiast fakturę B2B będzie musiał wysłać do Krajowego Systemu e-Faktur.

Zmiana obejmie również faktury uproszczone, czyli paragony z NIP do 450 zł. Od 1 stycznia 2027 roku nie będą one już uznawane za faktury uproszczone .

W praktyce oznacza to, że taki paragon będzie wyłącznie potwierdzeniem sprzedaży, a w przypadku konieczności udokumentowania transakcji fakturą, przedsiębiorca będzie musiał wystawić odrębny dokument poza kasą fiskalną – i wysłać go do KSeF – jeśli nabywcą będzie inny przedsiębiorca (podmiot z NIP).

Jest to konsekwencja odejścia od fakturowania przy użyciu kas rejestrujących oraz przejścia na docelowy model dokumentowania sprzedaży B2B oparty na KSeF.

Powyższe oznacza także, że od 1 stycznia 2027, paragon z NIP do 450 zł nie będzie już dokumentem uprawniającym do odliczenia VAT.

Zmiany w raportach fiskalnych

W następstwie odejścia od wystawiania faktur za pomocą kas fiskalnych zmieni się również zakres danych w raportach fiskalnych – nie będą już zawierać informacji o liczbie i wartości wystawionych oraz anulowanych faktur. Obejmą wyłącznie dane dotyczące ewidencji sprzedaży prowadzonej przez kasę.

Doprecyzowane zostaną także zasady postępowania przy zakończeniu działalności – raport fiskalny rozliczeniowy (lub łączny) w formie elektronicznej będzie trzeba złożyć w terminie 5 dni od sporządzenia protokołu, wraz z wnioskiem o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas rejestrujących.

Zmiany formalne dotyczące kas fiskalnych 2027

Równolegle z nowelizacją Rozporządzenia w sprawie kas fiskalnych toczą się prace nad zmianami VAT 2026/2027. Nowa ustawa VAT na rok 2027 nakłada następujące wymogi dla przedsiębiorców korzystających z kas fiskalnych.

• Obowiązek wyrejestrowania kasy – po zakończeniu użytkowania kasy fiskalnej, przedsiębiorca będzie musiał złożyć wniosek o jej wyrejestrowanie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie określonym w przepisach. Niewywiązanie się z tego obowiązku będzie skutkować karą w wysokości 300 zł.
• Zasady serwisu kas wirtualnych – Minister Finansów i Gospodarki będzie mógł określić szczegółowe wymagania dotyczące serwisowania kas wirtualnych, w tym zasad wsparcia technicznego i funkcjonowania oprogramowania.
• Koniec wymiany pamięci w starszych kasach – w kasach z elektronicznym zapisem kopii nie będzie można wymieniać pamięci fiskalnej. Po jej zapełnieniu lub awarii konieczny będzie zakup nowej kasy, najczęściej online.

Najważniejsze zmiany: kasy fiskalne od 1 stycznia 2027 r.

Podsumowując, planowane zmiany dotyczące kas fiskalnych 2027 to przede wszystkim:

• całkowite usunięcie z rozporządzenia przepisów dotyczących wystawiania faktur przy użyciu kas rejestrujących;
• likwidacja obowiązków ewidencyjnych i raportowych odnoszących się do faktur oraz faktur anulowanych;
• jednoznaczne wskazanie, że kasa fiskalna służy do wystawiania paragonów fiskalnych, a nie faktur;
• ograniczenie zakresu danych gromadzonych przez kasy wyłącznie do sprzedaży dokumentowanej paragonami;
• dostosowanie raportów fiskalnych do nowych funkcji kas;
• wprowadzenie elektronicznej postaci części raportów fiskalnych;
• doprecyzowanie zasad wyrejestrowania kasy po zakończeniu działalności;
• dostosowanie zasad dokumentowania zakupu kas do funkcjonowania KSeF.

Kiedy nowe przepisy zaczną obowiązywać?

Nowe regulacje w zakresie kas rejestrujących mają wejść w życie 1 stycznia 2027 roku, z wyjątkiem przepisów dotyczących zakazu wymiany pamięci fiskalnej w kasach, które mają zacząć obowiązywać od 1 lipca 2027 roku.

Do tego czasu przedsiębiorcy powinni przygotować swoje procedury oraz systemy sprzedażowe do funkcjonowania w modelu, w którym kasy rejestrujące będą służyły wyłącznie do ewidencjonowania sprzedaży detalicznej, a wystawianie faktur zostanie przeniesione do Krajowego Systemu e-Faktur.

Przebieg prac nad zmianą Rozporządzenia w sprawie kas fiskalnych znajduje się tutaj, a nad ustawą VAT, która określa wymogi formalne (nowe obowiązki) co do kas rejestrujących tutaj.