Szkolenie pracowników po godzinach pracy – czy jest zgodne z prawem?

Szkolenie pracowników po godzinach pracy – omówione zagadnienia:

Pokaż więcej ↓

Czas pracy pracownika a szkolenia – kiedy udział w szkoleniu jest czasem pracy?

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w przepisie art. 128, reguluje kwestie związane z czasem pracy pracownika. Zgodnie z § 1 tego przepisu, czasem pracy jest okres, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Oznacza to, że czas pracy nie obejmuje wyłącznie faktycznego wykonywania obowiązków służbowych, lecz każdy okres, w którym pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy.

Z przytoczonej definicji wynika kilka podstawowych i praktycznie istotnych wniosków:

Po pierwsze – czas pracy ma charakter funkcjonalny, a nie wyłącznie zadaniowy o jego istnieniu nie decyduje faktyczne wykonywanie czynności zawodowych ani ich intensywność, lecz pozostawanie w dyspozycji pracodawcy, a więc gotowość do wykonywania pracy w miejscu i czasie przez niego wyznaczony.
Przykład: pracownik IT musi być dostępny w określonych godzinach na wypadek awarii systemu. Nawet jeśli w tym czasie nie wykonuje aktywnie żadnych zadań, pozostaje w dyspozycji pracodawcy, więc czas ten wlicza się do czasu pracy.
Po drugie – do czasu pracy mogą zostać zaliczone także okresy „bierne”, w których pracownik nie wykonuje realnie pracy, ale nie ma swobody w dysponowaniu swoim czasem (np. oczekiwanie na polecenia, udział w obowiązkowych szkoleniach, przerwy technologiczne, dyżury pełnione w zakładzie pracy).

Przykład – pracownik uczestniczy w obowiązkowym szkoleniu z BHP w sali szkoleniowej. Nie wykonuje przy tym bieżących obowiązków, ale nie może swobodnie opuścić szkolenia, to czas ten wlicza się do czasu pracy.
Po trzecie – o tym, czy dany okres jest czasem pracy, decydują faktyczne okoliczności, a nie nazwa czynności ani subiektywna ocena pracownika czy pracodawcy. Jeżeli pracownik musi pozostawać do dyspozycji pracodawcy, dany okres co do zasady podlega wliczeniu do czasu pracy.

Przykład – pracownik zostaje wysłany na wyjazdowe szkolenie przez pracodawcę w godzinach popołudniowych. Pomimo że formalnie są to godziny „po pracy”, fakt pozostawania w dyspozycji pracodawcy w określonym czasie i miejscu sprawia, że czas ten zalicza się do czasu pracy.

W konsekwencji taka konstrukcja definicji czasu pracy powoduje, że wszelkie aktywności wykonywane na polecenie lub z inicjatywy pracodawcy, realizowane w określonym miejscu i czasie, mogą rodzić skutki w zakresie rozliczania czasu pracy, wynagrodzenia, pracy w godzinach nadliczbowych oraz prawa do odpoczynku.

W kontekście szkoleń oznacza to, że udział pracownika w szkoleniu może stanowić czas pracy, jeżeli szkolenie jest organizowane lub wymagane przez pracodawcę, odbywa się w określonym przez niego czasie i miejscu oraz pracownik pozostaje w jego dyspozycji. Dotyczy to także szkoleń realizowanych poza standardowymi godzinami pracy. Natomiast szkolenia dobrowolne, podejmowane z inicjatywy pracownika i poza rozkładem czasu pracy, co do zasady nie są wliczane do czasu pracy, ponieważ pracownik nie pozostaje w dyspozycji pracodawcy.

Szkolenia obowiązkowe i nieobowiązkowe pracowników – prawa i obowiązki stron

SZKOLENIA OBOWIĄZKOWE

Szkolenia obowiązkowe to te, które pracownik musi odbyć na polecenie pracodawcy lub wynikają z przepisów prawa (np. BHP, ochrona przeciwpożarowa, szkolenia branżowe wymagane przepisami). Udział w takich szkoleniach zalicza się do czasu pracy, ponieważ pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy i nie może samodzielnie decydować o czasie ani o miejscu szkolenia.

Obowiązki pracodawcy:

organizować szkolenia wymagane przepisami prawa lub niezbędne do wykonywania pracy;
zapewnić pracownikowi możliwość u;działu w szkoleniu w czasie pracy lub wliczyć czas szkolenia do czasu pracy;
pokryć koszty szkolenia, jeśli tak wynika z przepisów lub regulaminu pracy.

Prawa pracownika:

otrzymać wynagrodzenie za czas szkolenia (zaliczany do czasu pracy);
uzyskać niezbędne warunki i materiały do odbycia szkolenia.

Więcej na temat szkoleń BHP przeczytasz w tym artykule.

SZKOLENIA NIEOBOWIĄZKOWE

Szkolenia nieobowiązkowe mają charakter dobrowolny i najczęściej wynikają z inicjatywy pracownika. Pracodawca nie wymaga ich odbycia, a pracownik decyduje, czy w nich uczestniczyć. W takim przypadku czas poświęcony na szkolenie nie jest wliczany do czasu pracy, chyba że pracodawca ustali inaczej (np. szkolenie w godzinach pracy).

Obowiązki pracodawcy:

umożliwiać dostęp do szkoleń, jeśli oferuje je jako dodatkowe wsparcie rozwoju pracowników
może dofinansować szkolenia, choć nie jest to obowiązkowe

Prawa pracownika:

uczestniczyć w szkoleniu dobrowolnie;
w niektórych przypadkach może domagać się zaliczenia czasu szkolenia do czasu pracy, jeśli odbywa się w godzinach pracy.

PODNOSZENIE KWALIFIKACJI ZAWODOWYCH

Zgodnie z przepisem art. 17 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Może to obejmować zarówno szkolenia obowiązkowe, jak i nieobowiązkowe, poprzez np. dofinansowanie kursów, zapewnienie czasu pracy na naukę, udostępnienie materiałów szkoleniowych czy organizację wewnętrznych szkoleń. Celem jest rozwój kompetencji pracownika, co przynosi korzyść zarówno pracownikowi, jak i pracodawcy.

Obowiązki pracodawcy:

ułatwiać podnoszenie kwalifikacji, np. poprzez dofinansowanie kursów, studiów podyplomowych, zapewnienie materiałów, organizację szkoleń wewnętrznych, czas pracy na naukę;
nie może ograniczać możliwości uczestnictwa w szkoleniach podnoszących kompetencje zawodowe.

Prawa pracownika:

korzystać ze wsparcia pracodawcy w zakresie podnoszenia kwalifikacji;
rozwijać swoje kompetencje zawodowe, korzystając z oferowanych szkoleń.

Więcej na temat podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracownika przeczytasz w tym artykule.

Szkolenia obowiązkowe a podnoszenie kwalifikacji zawodowych

Szkolenia obowiązkowe oraz podnoszenie kwalifikacji zawodowych są w praktyce często mylone, mimo że stanowią odrębne instytucje prawa pracy, wywołujące różne skutki w zakresie czasu pracy, wynagrodzenia i uprawnień pracownika.

KRYTERIUM	SZKOLENIE OBOWIĄZKOWE	PODNOSZENIE KWALIFIKACJI
OBOWIĄZEK UDZIAŁU	tak	nie
PODSTAWA	przepisy prawa / polecenie pracodawcy	zgoda lub inicjatywa pracodawcy
CZAS SZKOLENIA	czas pracy	zasadniczo poza czasem pracy
WYNAGRODZENIE	100%	za urlop szkoleniowy / zwolnienie
KOSZTY	pracodawca	zależnie od ustaleń
URLOP SZKOLENIOWY	nie dotyczy	tak
UMOWA SZKOLENIOWA	nie	możliwa (tzw. lojalnościowa)

Szkolenie pracowników po godzinach pracy a prawo pracy – obowiązki i prawa stron

Przepis art. 94(13) Kodeksu pracy reguluje kwestie związaną z czasem odbywania i pokrywania przez pracodawcę kosztów obowiązkowych szkoleń pracowników. Zgodnie z tym przepisem „Jeżeli obowiązek pracodawcy przeprowadzenia szkoleń pracowników niezbędnych do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku wynika z postanowień układu zbiorowego pracy lub innego porozumienia zbiorowego, lub z regulaminu, lub przepisów prawa, lub umowy o pracę oraz w przypadku szkoleń odbywanych przez pracownika na podstawie polecenia przełożonego, szkolenia takie odbywają się na koszt pracodawcy oraz, w miarę możliwości, w godzinach pracy pracownika. Czas szkolenia odbywanego poza normalnymi godzinami pracy pracownika wlicza się do czasu pracy”.

Z powyższej regulacji wynika kilka kluczowych wniosków dotyczących szkoleń obowiązkowych i obowiązków pracodawcy:

OBOWIĄZEK ORGANIZACJI SZKOLENIA SPOCZYWA NA PRACODAWCY
Jeśli szkolenie jest niezbędne do wykonywania określonego rodzaju pracy lub stanowiska i wynika z prawa, regulaminu, układu zbiorowego, umowy o pracę lub polecenia przełożonego, to pracodawca musi je zapewnić
KOSZTY SZKOLENIA PONOSI PRACODAWCA
Szkolenia obowiązkowe odbywają się na koszt pracodawcy, pracownik nie ponosi wydatków związanych z jego uczestnictwem.
PREFEROWANE SĄ GODZINY PRACY
Pracodawca powinien organizować szkolenia w godzinach pracy, jeśli jest to możliwe, co zmniejsza konieczność zaangażowania pracownika poza jego normalnym czasem pracy.
SZKOLENIE POZA GODZINAMI PRACY WLICZA SIĘ DO CZASU PRACY
Jeśli szkolenie odbywa się po godzinach pracy, czas jego trwania zalicza się do czasu pracy, co ma znaczenie dla wynagrodzenia i ewentualnego rozliczenia nadgodzin.

Obowiązki i prawa pracodawcy

Obowiązki pracodawcy:

organizować szkolenia niezbędne do wykonywania pracy lub wymagane przepisami prawa, regulaminem, układem zbiorowym lub umową o pracę;
pokrywać wszystkie koszty szkolenia;
zapewnić możliwość odbycia szkolenia w godzinach pracy, jeśli jest to możliwe. jeśli szkolenie odbywa się poza godzinami pracy, czas jego trwania należy wliczyć do czasu pracy pracownika i odpowiednio wynagrodzić (wpływa to też na nadgodziny);
zapewnić pracownikowi niezbędne materiały i odpowiednie warunki do udziału w szkoleniu;
informować pracowników o prawie do szkoleń i ogólnych zasadach polityki szkoleniowej. nie jest wymagane ujawnianie całej polityki, ale każda zmiana ogólnych zasad musi być przekazana pracownikom;
ułatwiać pracownikom zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności, zarówno z inicjatywy pracodawcy, jak i pracownika.;
Ważne: niepokrycie kosztów obowiązkowego szkolenia przez pracodawcę stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł (art. 281 pkt 5d Kodeksu pracy).

Prawa pracodawcy:

kontrolować organizację szkoleń w firmie zgodnie z przepisami prawa i regulaminem;
wydawać polecenia dotyczące obowiązkowych szkoleń, które pracownik ma obowiązek wykonać.

Obowiązki i prawa pracownika

Obowiązki pracownika:

uczestniczyć w obowiązkowych szkoleniach wynikających z przepisów prawa, regulaminu, układu zbiorowego, umowy o pracę lub polecenia przełożonego;
stosować się do zasad i harmonogramu szkolenia, jeśli odbywa się w godzinach pracy lub na polecenie pracodawcy.

Prawa pracownika:

otrzymać wynagrodzenie za czas szkolenia (zaliczany do czasu pracy), również jeśli odbywa się poza normalnymi godzinami pracy;
pracownik powinien być poinformowany o prawie do szkoleń i ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy;
korzystać z materiałów i warunków zapewnionych przez pracodawcę do odbycia szkolenia
nie ponosić kosztów obowiązkowego szkolenia;

szkolenie po godzinach pracy jest traktowane jak czas pracy, co wpływa na wynagrodzenie i ewentualne nadgodziny.

Czy szkolenie pracowników po godzinach pracy jest płatne?

Co do zasady szkolenie pracowników po godzinach pracy jest płatne, jeśli jest obowiązkowe, zatem czas jego trwania wlicza się do czasu pracy, a pracownik otrzymuje wynagrodzenie (również ewentualne nadgodziny). Z kolei dobrowolne szkolenie po godzinach pracy zazwyczaj nie jest płatne, chyba że pracodawca postanowi inaczej.

Urlop szkoleniowy – kiedy pracownik może z niego skorzystać?

Pracownik może skorzystać z urlopu szkoleniowego, jeśli uczestniczy w szkoleniu lub kursie związanym z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych. Czas urlopu szkoleniowego zalicza się do czasu pracy, a pracownik zachowuje wynagrodzenie. Pracodawca ma obowiązek ułatwiać udział w szkoleniu, np. poprzez zgodę na urlop lub pokrycie kosztów, jeśli szkolenie jest obowiązkowe lub związane z podnoszeniem kwalifikacji.

W przepisach art. 103(1) i art. 103(2) Kodeksu pracy wynikają istotne kwestie dotyczące urlopu szkoleniowego w ramach podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Zgodnie z art. 103(1) § 1, przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych należy rozumieć zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, zarówno z inicjatywy pracodawcy, jak i za jego zgodą.

Pracownikowi uczestniczącemu w podnoszeniu kwalifikacji przysługują dwa podstawowe uprawnienia:

urlop szkoleniowy
zwolnienie z całości lub części dnia pracy, umożliwiające punktualne uczestnictwo w obowiązkowych zajęciach oraz przebywanie na nich przez wymagany czas.

Za czas zarówno urlopu szkoleniowego, jak i zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do pełnego wynagrodzenia, co oznacza, że nie traci on żadnych świadczeń z tytułu nieobecności w pracy.

Zgodnie z przepisem art. 103(2)§ 1 Kodeksu pracy urlop szkoleniowy przysługuje w określonym wymiarze, zależnie od rodzaju egzaminu lub etapu kształcenia:

6 DNI – dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych;
6 DNI – dla pracownika przystępującego do egzaminu maturalnego;
6 DNI – dla pracownika przystępującego do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie lub egzaminu zawodowego.
21 DNI W OSTATNIM ROKU STUDIÓW – na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

Urlopu szkoleniowego udziela się tylko w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z jego obowiązującym rozkładem czasu pracy. Oznacza to, że urlop szkoleniowy nie wpływa na czas wolny czy dni ustawowo wolne od pracy.

Dodatkowo należy wskazać, że poza regulacją zawartą w Kodeksie pracy istnieją również przepisy szczególne, które odrębnie przewidują możliwość skorzystania przez pracownika ze zwolnienia od pracy lub urlopu w określonym wymiarze, niezależnie od instytucji urlopu szkoleniowego. Przykładem są przepisy ustawy – Prawo o adwokaturze, które przyznają pracownikowi prawo do zwolnienia od pracy w związku z przystąpieniem do egzaminu wstępnego oraz egzaminu adwokackiego, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

Przykład: urlop szkoleniowy na przygotowanie do egzaminu adwokackiego w ramach podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Zgodnie z przepisem art. 78c ustawy z dnia 26 maja 1982 r. – Prawo o adwokaturze:

„Pracownikowi przysługuje prawo do urlopu płatnego w wysokości 80% wynagrodzenia, w wymiarze 30 dni kalendarzowych, na przygotowanie się do egzaminu adwokackiego. Z uprawnienia tego można skorzystać tylko raz [por. ustęp 1]”.
„Pracownikowi przysługuje zwolnienie od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia w celu uczestniczenia w egzaminie wstępnym i adwokackim [por. ustęp 2]”.

Wniosek praktyczny:

urlop szkoleniowy w tym przypadku traktowany jest jako czas pracy (zatem jest płatny), ale wynagrodzenie to wynosi 80% podstawy;
pracownikowi przysługuje prawo do urlopu płatnego w wymiarze 30 dni;
pracodawca nie może odmówić pracownikowi tego urlopu, ponieważ jest on prawnie zagwarantowany;
w przypadku przystąpienia przez pracownika do egzaminu trwającego cztery dni, pracownikowi przysługuje zwolnienie od pracy z zachowaniem prawa do 100% wynagrodzenia.

Przykład zastosowania w pracy:

Tomasz Nowak, prawnik zatrudniony w kancelarii, rozpoczyna przygotowania do egzaminu adwokackiego. W tym czasie może skorzystać z 30-dniowego urlopu szkoleniowego płatnego w 80% wynagrodzenia, a w dni egzaminu otrzymuje pełne zwolnienie od pracy z zachowaniem 100% wynagrodzenia.

Podsumowanie

Szkolenia po godzinach pracy są zgodne z prawem. Jeśli są obowiązkowe, czas szkolenia wlicza się do pracy, a pracownik otrzymuje wynagrodzenie. Szkolenia dobrowolne zwykle nie są płatne. Pracownik może też korzystać z urlopu szkoleniowego, np. na przygotowanie do egzaminu zawodowego, z zachowaniem częściowego wynagrodzenia. Kluczowe jest, aby pracodawca organizował, finansował i ułatwiał udział w szkoleniach, a pracownik wiedział, jakie ma prawa.