Zakup telefonu na firmę - jak go ująć w kosztach?

Telefon służbowy w kosztach - omówione zagadnienia:

Pokaż więcej ↓

Nie trzeba chyba nikomu udowadniać, że telefon jest niezbędnym narzędziem wykorzystywanym w prowadzonej działalności gospodarczej. Jest to jedno z podstawowych urządzeń służących do kontaktu na odległość. Prowadzenie firmy bez telefonu byłoby wręcz niemożliwe. W dzisiejszej publikacji napiszemy jak zaksięgować zakup telefonu w jednoosobowej działalności gospodarczej i odpowiemy na inne pytania.

Telefon na firmę jednoosobową

Zakup telefonu na firmę nie stanowi najmniejszego problemu. Wystarczy udać się do jednego z operatorów sieci komórkowej czy dostawcy usług stacjonarnych i podpisać umowę. Kluczowe będzie zawarcie umowy na firmę, a więc znajdą się na niej dane podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą wraz z podaniem numeru NIP. Jest to ważny element, ponieważ chodzi o poprawne wystawienie dokumentu sprzedaży.

Przedsiębiorcy najczęściej korzystają z opcji telefonu komórkowego, ale w dalszym ciągu nie brakuje chętnych na korzystanie z telefonów stacjonarnych. W jednym jak i w drugim przypadku przedsiębiorca podpisuje umowę i opłaca abonament w stałej miesięcznej wysokości.

Innym rozwiązaniem będzie zakup telefonu na kartę prepaid. Jest to karta przedpłacona, a to oznacza, że można z niej korzystać pod warunkiem, że wcześniej zostanie zasilona odpowiednią kwotą. W takim przypadku nie musi być zawierana umowa abonamentowa, ale wymagana jest rejestracja u operatora lub przez internet. Telefon będzie aktywny, dopóki nie zostanie wyczerpany limit wpłaconych środków. W każdej chwili można doładować konto. Decyzja o wyborze opcji korzystania z telefonu w firmie należy do przedsiębiorcy, który najlepiej wie jakie rozwiązanie jest dla niego optymalne.

Telefon firmowy a koszty uzyskania przychodów

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej prawo do rozliczania kosztów uzyskania przychodów mają jedynie przedsiębiorcy, którzy wybrali opodatkowanie na zasadach ogólnych – skala podatkowa/podatek liniowy i prowadzą PKPiR. Tylko w takim przypadku zakup telefonu będzie mógł znaleźć się w kosztach uzyskania przychodów. Przedsiębiorcy, którzy wybrali ryczałt ewidencjonowany, nie rozliczą kosztów.

Kosztami uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Koszty nieuznawane podatkowo zostały wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT). Koszt powinien mieć związek przyczynowo-skutkowy z prowadzoną działalnością i być właściwie udokumentowany. W przypadku zakupu telefonu podstawowymi dokumentami na potwierdzenie poniesienia wydatku będą faktura, faktura VAT marża czy rachunek.

Telefon można kupić:

za gotówkę,
na raty,
w leasingu operacyjnym czy finansowym.

W zależności od sposobu nabycia i wartości telefonu zostanie on ujęty w kosztach uzyskania przychodu w całości lub w częściach.

Amortyzacja telefonu

Jeśli przedsiębiorca zakupi telefon o wartości początkowej do kwoty 10.000 zł, to nie ma obowiązku dokonywania odpisów amortyzacyjnych. Z tym że jeśli telefon będzie użytkowany przez okres dłuższy niż rok, to przedsiębiorca może zadecydować o wpisaniu telefonu do ewidencji środków trwałych i dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego lub skorzystać amortyzacji na zasadach ogólnych. W tym ostatnim przypadku kosztem uzyskania przychodów będą cyklicznie dokonywane odpisy amortyzacyjne.

Jeśli wartość telefonu przewyższa kwotę 10.000 zł, to przedsiębiorca ma już obowiązek dokonywania odpisów amortyzacyjnych.

Wartość telefonu	Rodzaj amortyzacji	Rozliczenie jako koszt bezpośredni w PKPiR
Do kwoty 10.000 zł	jednorazowa amortyzacja, amortyzacja na zasadach ogólnych według metody liniowej lub degresywnej.	Tak
Powyżej 10.000 zł	jednorazowa amortyzacja fabrycznie nowego telefonu, w ramach amortyzacji do limitu 100.000 zł, amortyzacja w ramach pomocy de minim w ramach limitu do kwoty 50.000 euro, amortyzacja na zasadach ogólnych według metody liniowej lub degresywnej.	Nie Wyjątek! Okres użytkowania poniżej 12 miesięcy
Koszty związane z zakupem telefonu znajdą się w kosztach uzyskania przychodów w kol. 13 PKPiR.

Telefon w leasingu lub na raty

Kolejna opcja, z której mogą skorzystać przedsiębiorcy, jest zakup telefonu na raty lub w leasingu.

W przypadku zakupu na raty przedsiębiorca powinien otrzymać fakturę wystawioną na firmę w pełnej wysokości i będzie miał prawo na tej podstawie rozliczyć od razu koszty, chyba że wybrał kasowy PIT, gdzie koszty są rozpoznawane dopiero w momencie zapłaty. Jeśli telefon będzie amortyzowany, to mają tutaj zastosowanie zasady opisane w poprzednim akapicie.

W przypadku leasingu operacyjnego i finansowego sprzęt pozostaje własnością firmy leasingującej aż do czasu wykupu z leasingu. Przy czym pomiędzy tymi dwoma leasingami występują pewne różnice.

Rodzaj leasingu	Rozliczanie kosztów uzyskania przychodów
Leasing finansowy	Do kosztów zalicza się odpis amortyzacyjny i odsetki od raty leasingowej. Po spłaceniu wszystkich rat telefon staje się własnością przedsiębiorcy.
Leasing operacyjny	Rata leasingowa, w przypadku czynnego podatnika VAT w kwocie netto, znajdzie się w kosztach uzyskania przychodu. Po zakończeniu umowy leasingu przedsiębiorca ma obowiązek wykupu, który wiąże się z opłatą. Dopiero po spłaceniu wszystkich rat i wykupie przedsiębiorca staje się właścicielem telefonu.

Zakup telefonu na raty lub w leasingu daje przedsiębiorcy kilka dodatkowych korzyści:

Wydatek jest rozłożony w czasie.
Łatwa dostępność i niewiele formalności.
Opcja wykupu.
Dostęp do nowoczesnych technologii.

Pozostałe wydatki a koszty

Poza wydatkami związanymi z zakupem telefonu mogą pojawić się dodatkowe koszty, takie jak przykładowo zakup:

etui,
folii zabezpieczającej wyświetlacz,
wymiana baterii,
wymiana zasilacza,
naprawy.

Takie jak i inne koszty związane z użytkowaniem telefonu firmowego mogą się znaleźć w kosztach uzyskania przychodów. To samo dotyczy kosztów abonamentu czy zakupu karty prepaid. Oczywiście przedsiębiorca powinien zadbać o to, żeby wszystkie wydatki były właściwie udokumentowane, najlepiej fakturą wystawioną na dane firmy.

Co ile można kupić telefon na firmę?

Żadne przepisy ani wytyczne nie odnoszą się do częstotliwości zakupu telefonu do firmy. Jednak przedsiębiorcy powinni pamiętać, że jeśli chcą rozliczać zakup telefonu w kosztach, to taki zakup może być weryfikowany przez organ podatkowy. Każdy wydatek w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą powinien być racjonalny i ekonomicznie uzasadniony. Zbyt częsta wymiana telefonu może budzić podejrzenie, że jest to celowe działanie służące obejściu prawa. Fiskus może zakwestionować takie koszty, argumentując, że noszą one znamiona wydatków o charakterze osobistym, z przeznaczeniem przykładowo dla członków najbliższej rodziny. Przyjmuje się, że taka wymiana telefonu na nowy model nie powinna być częstsza niż raz na rok, najlepiej raz na dwa lat.

Istnieją oczywiście sytuacje, w których do wymiany dojdzie częściej, ale przedsiębiorca powinien być przygotowany na odpowiednią argumentację. Przyczyną może być przykładowo kradzież, uszkodzenie sprzętu czy praca w trudnych warunkach. W takich przypadkach najlepiej dysponować odpowiednim protokołem, na przykład sporządzonym przez policję w przypadku kradzieży.

Dwa telefony w jednoosobowej działalności gospodarczej

Przepisy nie wypowiadają się również na temat ilości telefonów w jednoosobowej firmie. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca bez uzasadnionej potrzeby kupi kilka telefonów i wydatki rozliczy w kosztach. Pamiętajmy, że wydatek musi być celowy i mieć związek z uzyskiwanymi przychodami lub zachowaniem źródła przychodów. Na pewno o tym ile telefonów w firmie jest racjonalnie uzasadnione, na pewno decyduje przykładowo:

rozmiar prowadzonej działalności,
zatrudnianie pracowników,
charakter wykonywanych czynności: stacjonarnie czy w terenie,
częstotliwość kontaktu z klientami.

Z przepisów wynika, że nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa, niezaliczanych zgodnie z odrębnymi przepisami do środków trwałych, w przypadku stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, lecz służą celom osobistym podatnika, pracowników lub innych osób.

Telefon firmowy a zawieszenie działalności gospodarczej

Przedsiębiorcy podpisują umowy z dostawcą usług telekomunikacyjnych najczęściej na dwa lata. Po upływie tego czasu umowy najczęściej są odnawiane lub dochodzi do zmiany operatora.

Jeśli po zawarciu umowy przedsiębiorca zawiesi działalność gospodarczą, to i tak ciąży na nim obowiązek regulowania opłat abonamentowych. Działalność może być zawieszona kilka miesięcy a niekiedy kilka lat. Czy w takiej sytuacji przedsiębiorca może rozliczać tego typu wydatki w kosztach uzyskania przychodów? Rozstrzygnięcia organów podatkowych dopuszczają taką możliwość, z tym że jest to dopiero możliwe po odwieszeniu działalności w rozliczeniu zaliczki za pierwszy miesiąc, w którym działalność została wznowiona. Jeśli działalność nie zostanie odwieszona do końca roku, to w takim przypadku rozliczenia kosztów dokonuje się w zeznaniu rocznym. Warunkiem jest, żeby umowa była zawarta jeszcze przed zawieszeniem działalności gospodarczej.

Jeśli jednak w czasie zawieszenia działalności gospodarczej doszłoby do podpisania nowej umowy na świadczenie usług telekomunikacyjnych, to w takiej sytuacji przedsiębiorca rozliczy koszty dopiero od momentu wznowienia działalności gospodarczej.

Telefon w firmie a VAT

Przedsiębiorcy zarejestrowani, jako podatnicy VAT czynni mają prawo do odliczania podatku VAT naliczonego od zakupów, które mają związek z czynnościami opodatkowanymi. Odliczenie jest możliwe na podstawie faktury VAT lub dokumentu celnego.

Nie ma przeszkód, żeby na podstawie faktur dokumentujących wydatki związane z telefonem odliczać podatek VAT naliczony. Pamiętajmy, że zakup telefonu na fakturę VAT marża nie daje prawa do pomniejszenia podatku należnego o podatek naliczony. Przedsiębiorcy, którzy wybrali kasowy VAT, odliczą podatek naliczony dopiero w momencie zapłaty za fakturę.

Prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego powstaje w okresie rozliczeniowym, w którym powstał obowiązek podatkowy i przedsiębiorca otrzymał fakturę. Jeśli do odliczenia nie dojdzie w pierwszym terminie, to można to zrobić na bieżąco:

w jednym z trzech kolejnych miesięcy – rozliczanie VAT miesięcznie,
w jednym z dwóch kolejnych kwartałów – rozliczanie VAT kwartalnie.

Po upływie tych terminów odliczenia podatku VAT naliczonego można dokonać poprzez złożenie korekty JPK_V7.

Rozliczanie podatku VAT w okresie zawieszenia działalności gospodarczej

Odliczanie podatku VAT w okresie zawieszenia działalności gospodarczej co do zasady jest niedopuszczalne. Jeśli jednak przedsiębiorca będzie regulował zobowiązania, które powstały wskutek umów zawartych przed zawieszeniem działalności, to w takim przypadku ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego. Oznacza to, że w JPK_V7 można wykazać kwoty podatku VAT podlegające odliczeniu z tytułu wydatków związanych z telefonem również w okresie zawieszenia działalności gospodarczej.

Nieco inaczej będzie wyglądała sytuacja, gdy dojdzie do wykreślenia przedsiębiorcy z rejestru czynnych podatników VAT, co jak wiemy jest możliwe jeśli działalność jest zawieszona powyżej 6 miesięcy. W takim przypadku odliczenia podatku VAT naliczonego od wydatków związanych z telefon będzie można dokonać po wznowieniu działalności gospodarczej, w pierwszym składanym JPK_V7.

Informacje na temat odliczania podatku VAT w okresie zawieszenia działalności gospodarczej dostępne są w podlinkowanej publikacji.

Podsumowanie

W dzisiejszej publikacji omówiony został temat rozliczania telefonu w jednoosobowej działalności gospodarczej.

Przedsiębiorca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na zakup telefonu, bez względu na to czy będzie to zakup za gotówkę, na raty czy w leasingu operacyjnym, czy finansowym. Rozliczenia będzie można dokonać jednorazowo w dacie zakupu lub przez odpisy amortyzacyjne czy opłaty leasingowe, których rozliczanie jest rozłożone w czasie.

Z telefonem wiążą się również inne wydatki takie jak: opłata abonamentu, naprawy, zakup etui, zabezpieczenia ekranu, wymiana baterii, zasilacza. Tego typu wydatki mogą również stanowić koszty uzyskania przychodów.

Wszystkie koszty powinny być właściwie udokumentowane, najlepiej fakturą lub rachunkiem. Na dokumencie sprzedaży powinny się znaleźć dane firmy wraz z numerem NIP.

Przedsiębiorca może posiadać więcej niż jeden telefon, o ile jest to uzasadnione i ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Organy podatkowe mogą kwestionować celowość zakupu więcej niż jednego telefonu. Rola przedsiębiorcy sprowadza się do wykazania, że poniesiony wydatek jest niezbędny i nie ma charakteru osobistego. W przeciwnym razie fiskus może nie uznać takiego wydatku i wyłączyć go z kosztów.

W okresie zawieszenia działalności wydatki związane z opłatą abonamentu mogą być rozliczone w kosztach uzyskania przychodów pod warunkiem, że umowa była zawarta w okresie przed zawieszeniem.

Stan prawny na dzień: 24.10.2025 r.