Metoda time boxing – dlaczego warto z niej korzystać

Czym jest time boxing?

Time boxing jest techniką wywodzącą się z działu IT, która w założeniu ma pomóc w lepszym zarządzaniu swoim czasem, a co za tym idzie – zwiększeniu własnej efektywności w pracy. Jeśli masz zatem problem z gospodarowaniem nim, może się okazać bardzo przydatna.

Metoda time boxing polega na tym, aby zrobić jak najwięcej w określonym przez nas przedziale czasowym – możliwie jak najkrótszym, aby produktywność była na wysokim poziomie.

Jak działa time boxing?

Przede wszystkim chodzi o ustalenie konkretnej daty końca trwania projektu i zamknięcie go w tym przedziale. Jeśli się to nie uda, nie kontynuujemy zadania, tylko przechodzimy do następnego. Pracę nad niedokończonym wcześniej projektem rozpoczynamy innego dnia lub późniejszą porą, analogicznie ustalając na niego odpowiedni przedział czasowy.

Przykładowo jeśli mamy 3 zadania do zrobienia w pracy, szacujemy ile czasu potrzeba nam na ich wykonanie i na tej podstawie ustalamy przedziały czasowe. Jeśli nie uda nam się wyrobić z zadaniem A w danym przedziale, to nie wydłużamy pracy nad nim, tylko zgodnie z założeniem przechodzimy do zadania B. Zadanie A trafia do pudełka “do wykonania” i wracamy do niego po zakończonym cyklu.

Koncentracja to podstawa

W jaki sposób usprawnia to pracę?

Najważniejszym aspektem jest nierozpraszanie się podczas wykonywanych zadań. Kiedy mamy z góry określony czas, nie wykorzystujemy go na drobne czynności takie jak sprawdzenie maila, odpisanie koledze z pokoju obok czy też zerknięcie co dzieje się aktualnie na mediach społecznościowych. Każda taka drobnostka odciąga od głównego zadania, natomiast tworzenie sobie boxów czasowych pozwala na unikanie rozpraszaczy i skutecznie niweluje dekoncentrację.

Nie warto tracić czasu

Kolejną zaletą jest niemarnowanie zbyt dużej ilości czasu nad danym zadaniem. Bywają dni, kiedy nie jesteśmy w szczycie swojej formy, kreatywności, czy po prostu mamy gorszy dzień. Często wtedy spędzamy na przykład godzinę nad czymś, co zwykle zajęłoby nam 15 minut. Jest to nieefektywne i rzadko kiedy rezultaty takiej pracy nas zadowalają. Wtedy z pomocą przychodzi time boxing.

Nie wyrobiłeś się z zadaniem w zakładane wcześniej 40 minut? Nie ma problemu, tyle samo czasu (albo mniej, jeśli jednak ruszyłeś z projektem) poświęcisz na to następnego dnia – najprawdopodobniej będziesz wtedy też w lepszej formie i problem, z którym borykałeś się dziś, jutro będzie dla Ciebie pestką.

Odzyskaj kontrolę

Dzięki metodzie time boxing jesteś w stanie lepiej kontrolować większe projekty. Zapewne znasz uczucie, kiedy pracujesz nad obszernym zleceniem i zaczynasz skupiać się na detalach, możliwe, że nawet za bardzo. Wchodząc tak głęboko w dany projekt jednocześnie oddalasz się od szerszej wizji projektu, tracąc ogólne spojrzenie na swoje zadanie.

Nie ma z tym problemu, jeśli wykonujesz coś, co sam planowałeś – masz prawo zmieniać swoje i odbiegać od pierwotnego planu. Problemy natomiast pojawiają się, kiedy przykładowo przygotowujesz coś na zlecenie dla klienta, który ma konkretne wyobrażenie danego projektu. Istnieje wtedy prawdopodobieństwo, że stworzysz coś, co Twój zleceniodawca odrzuci.

Po co marnować czas na robienie czegoś podwójnie, skoro możesz tego uniknąć? Pracując zgodnie z techniką time boxing, na każdym etapie projektu wdrażamy się w niego od początku, co powoduje, że trzymamy się początkowych założeń i zachowujemy ogólny ogląd na dane zadanie.

Samodyscyplina – można się tego nauczyć

Ta technika poza wcześniej wymienionymi zaletami ma jeszcze jedną, która może nam się przydać również w życiu codziennym. Nie tylko bowiem poprawia to naszą wydajność, ale uczy też samodyscypliny oraz odpowiedniego gospodarowania czasem, nie marnując go na rzeczy zbędne lub nieistotne w danym momencie.

Kiedy najlepiej korzystać z tej metody?

Z time boxingu opłaca się korzystać jeśli mamy do wykonania wieloetapowe projekty lub zadania, które zajmują niewiele czasu i można je zmieścić w tym samym przedziale. Warto również wdrożyć go przy obowiązkach, na które wiemy ile czasu mniej więcej musimy poświęcić.

Jednak należy pamiętać, że sama znajomość techniki to nie wszystko. Z doświadczenia zdobytego na potrzeby artykułu mogę napisać, że bez odpowiedniego skupienia nie dotrzymamy założeń time boxingu. Trzeba zadbać o odpowiedni poziom koncentracji i nie pozwalać rozpraszać się czynnikom zewnętrznym, takim jak powiadomienie na telefonie, zaproszenie na kawę od współpracownika czy szybkie sprawdzenie maila. Przyjemności i inne drobnostki możemy wykonać po ukończeniu danego przedziału czasowego – satysfakcja gwarantowana (oraz potwierdzona empirycznie przez autorkę tekstu)!