Umowa najmu w coworkingu – czym się charakteryzuje i co powinna zawierać?

Jednakże należy pamiętać, że umowa coworkingowa nie zawsze jest klasyczną umową najmu. W zależności od oferowanego modelu może łączyć w sobie elementy najmu, świadczenia usług, dostępu do infrastruktury czy obsługi administracyjnej. Ma to istotne znaczenie dla praw i obowiązków obu stron. Dlatego przed podpisaniem umowy warto dokładnie sprawdzić, co właściwie wynajmujesz, za co płacisz i jakie zasady obowiązują w korzystaniu z przestrzeni. Szczególnej uwagi wymagają m.in. czas trwania umowy, okres wypowiedzenia, opłaty dodatkowe, zasady korzystania z biura, odpowiedzialność za mienie oraz możliwość zmiany lub zakończenia współpracy.

Więcej na temat umowy najmu coworkingu oraz jej elementów, przeczytasz w poniższym artykule!

Czym jest przestrzeń coworkingowa i jak działa?

Coworking to model organizacji pracy, w którym z jednej, profesjonalnie przygotowanej powierzchni biurowej korzysta wielu niezależnych przedsiębiorców, freelancerów czy zespołów projektowych.

W przeciwieństwie do tradycyjnego wynajmu, użytkownik nie zawsze otrzymuje nieruchomość do wyłącznego korzystania. Zakres jego uprawnień zależy bezpośrednio od wybranego pakietu. Standardowa przestrzeń coworkingowa mieści w sobie m.in.:

• wspólne strefy open space (hot-desk),
• dedykowane biurka,
• zamykane, prywatne gabinety,
• sale konferencyjne i budki do rozmów (phone boothes),
• zaplecze socjalne (kuchnia, strefy chillout),
• recepcję oraz infrastrukturę biurową (przetworniki, drukarki, niszczarki).

Często operatorzy oferują też świadczenia towarzyszące, np. obsługę korespondencji czy użyczenie adresu do rejestracji firmy (usługa wirtualnego biura).

Więcej na temat: Czym jest przestrzeń coworkingowa i kto może z niej skorzystać?

Umowa coworkingowa – najem czy świadczenie usług?

Przed podpisaniem umowy z operatorem coworkingu warto ustalić, jaki jest jej rzeczywisty charakter prawny. Ma to znaczenie nie tylko dla nazwy umowy, ale przede wszystkim dla praw i obowiązków przedsiębiorcy oraz operatora.

Kiedy umowa coworkingowa jest umową najmu?

Z klasycznym najmem mamy do czynienia przede wszystkim wtedy, gdy przedsiębiorca otrzymuje konkretną, oznaczoną przestrzeń do wyłącznego korzystania, przykładowo zamykany gabinet lub samodzielne pomieszczenie biurowe. Zgodnie z przepisem art. 659 § 1 Kodeksu cywilnego przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz.

W takim przypadku istotą umowy jest przede wszystkim udostępnienie określonej przestrzeni do używania. Dodatkowe świadczenia operatora, takie jak dostęp do Internetu, mediów czy części wspólnych, mogą mieć charakter dodatkowy wobec podstawowego przedmiotu umowy.

Kiedy umowa coworkingowa jest umową o świadczenie usług?

Inaczej wygląda sytuacja, gdy przedsiębiorca nie otrzymuje wyłącznego prawa do konkretnego pomieszczenia, lecz przede wszystkim korzysta z określonego pakietu usług oferowanych przez operatora coworkingu.

Może to obejmować m.in.:

• dostęp do przestrzeni open space,
• możliwość korzystania z biurek w określonych dniach lub godzinach,
• dostęp do sal konferencyjnych,
• obsługę recepcyjną,
• odbiór i obsługę korespondencji,
• dostęp do urządzeń biurowych,
• Internet i inne elementy infrastruktury.

W takim modelu przedmiotem umowy jest nie tyle samo oddanie konkretnego lokalu do używania, ile zapewnienie dostępu do przestrzeni wraz z określonym zestawem usług. W zależności od treści umowy może ona mieć charakter umowy o świadczenie usług, do której na podstawie art. 750 Kodeksu cywilnego stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu.

Najem a świadczenie usług – jaka jest różnica?

Najważniejsza różnica sprowadza się do tego, co jest głównym świadczeniem operatora.

Nie zawsze jednak możliwe jest jednoznaczne zakwalifikowanie umowy jako najmu albo umowy o świadczenie usług. Umowa coworkingowa może mieć charakter mieszany i łączyć elementy obu tych stosunków prawnych. O jej kwalifikacji decyduje przede wszystkim rzeczywista treść umowy, sposób korzystania z przestrzeni oraz zakres obowiązków operatora, a nie samo określenie dokumentu jako „umowy najmu”, „umowy coworkingowej” czy „umowy o świadczenie usług”.

Umowa najmu coworking – co powinna zawierać? Checklista przed podpisaniem

Dobrze przygotowana umowa coworkingowa pozwala uniknąć nieporozumień dotyczących korzystania z biura, dostępu do przestrzeni czy dodatkowych opłat. Przed podpisaniem umowy warto dokładnie sprawdzić, jakie prawa i obowiązki ma przedsiębiorca oraz co dokładnie zapewnia operator coworkingu.

Na co zatem zwrócić uwagę? Przede wszystkim na:

• STRONY I PRZEDMIOT UMOWY – sprawdź, czy umowa dotyczy konkretnego biurka, zamykanego gabinetu czy jedynie prawa do korzystania ze wspólnej przestrzeni coworkingowej
• CZAS TRWANIA UMOWY I OKRES WYPOWIEDZENIA – zwróć uwagę na możliwość wcześniejszego rozwiązania umowy oraz ewentualne opłaty z tym związane
• ZAKRES USŁUG W CENIE – umowa powinna jasno określać, czy w ramach abonamentu dostępne są m.in. Wi-Fi, sale konferencyjne, adres korespondencyjny, urządzenia biurowe czy przestrzeń wspólna
• ZASADY KORZYSTANIA Z NIEWYKORZYSTANEGO PAKIETU – jeżeli umowa przewiduje określoną liczbę dni korzystania z biura lub godzin w salach konferencyjnych, warto sprawdzić, czy niewykorzystany limit przechodzi na kolejny okres
• GODZINY DOSTĘPU DO COWORKINGU – jeżeli operator oferuje dostęp 24/7, należy sprawdzić, czy rzeczywiście obejmuje on całą przestrzeń oraz wszystkie dni tygodnia
• ADRES DLA FIRMY – samo korzystanie z przestrzeni coworkingowej nie musi oznaczać prawa do posługiwania się adresem coworkingu jako adresem firmy. Jeżeli przedsiębiorca chce korzystać z usługi wirtualnego biura, powinno to wynikać z umowy
• ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA MIENIE – warto ustalić, kto odpowiada za sprzęt, dokumenty i inne rzeczy pozostawione w przestrzeni coworkingowej
• POUFNOŚĆ I BEZPIECZEŃSTWO DANYCH – szczególne znaczenie ma to w przypadku przedsiębiorców, którzy w coworkingu przetwarzają dane klientów lub przechowują poufne dokumenty
• DODATKOWE OPŁATY – umowa powinna jasno wskazywać, które usługi są objęte podstawową opłatą, a za które przedsiębiorca zapłaci dodatkowo

Przed podpisaniem umowy najmu coworking warto więc nie tylko sprawdzić wysokość miesięcznego abonamentu, ale przede wszystkim dokładnie przeanalizować zakres świadczeń operatora, zasady korzystania z przestrzeni oraz warunki zakończenia współpracy.

Regulamin coworkingu – na co zwrócić uwagę i co powinien zawierać?

Choć główna umowa określa ramy finansowe i czas trwania współpracy, to regulamin przestrzeni coworkingowej ustala zasady codziennego funkcjonowania w biurze. W praktyce to właśnie zapisy regulaminu decydują o tym, jak komfortowo i bezpiecznie pracuje się w danej przestrzeni oraz czy na koniec miesiąca nie zaskoczą Cię dodatkowe opłaty. Regulamin jest zazwyczaj integralną częścią umowy najmu coworkingu (załącznikiem), co oznacza, że podpisując umowę, zobowiązujesz się do przestrzegania wszystkich jego zapisów.

Kluczowe elementy regulaminu coworkingu – co powinien określać?

Dobrze skonstruowany regulamin powinien przejrzyście i bez niedomówień regulować najważniejsze obszary wspólnego korzystania z biura:

ZASADY DOSTĘPU DO BUDYNKU I STREF

• godziny otwarcia – czy przestrzeń jest dostępna 24/7 dla każdego pakietu, czy tylko dla wybranych (np. dedykowanych biurek i gabinetów)
• karty dostępu i aplikacje – zasady wydawania, używania oraz procedury w przypadku zgubienia karty lub awarii zamków elektronicznych (wraz z ewentualną opłatą za wydanie nowej karty)
• wstęp poza godzinami pracy recepcji – procedury bezpieczeństwa obowiązujące wieczorami, w weekendy i dni wolne od pracy

KORZYSTANIE ZE STANOWISK PRACY I CZĘŚCI WSPÓLNYCH

• rezerwacja biurek (hot-desk) – czy wymóg rezerwacji stanowiska obowiązuje z wyprzedzeniem w aplikacji, czy obowiązuje zasada „kto pierwszy, ten lepszy”
• czystość i kultura pracy (clean desk policy) – obowiązek pozostawiania czystego biurka po zakończeniu pracy (szczególnie w strefie open space) oraz zasady korzystania ze strefy kuchennej czy chilloutu
• rozmowy telefoniczne i videocalle – wyznaczenie stref cichej pracy oraz zasady korzystania z budek telefonicznych, np. limity czasu trwania pojedynczej rozmowy

REZERWACJA I KORZYSTANIE Z SAL KONFERENCYJNYCH

• system rezerwacyjny: zasady rezerwacji sal, dopuszczalne wyprzedzenie oraz limity antywstrząsowe (np. możliwość odwołania rezerwacji bez utraty godzin na 24h przed spotkaniem)
• sposób rozliczania: czy godziny z abonamentu przepadają z końcem miesiąca, czy przechodzą na kolejny okres

KORZYSTANIE Z INFRASTRUKTURY IT I SPRZĘTU BIUROWEGO

• bezpieczeństwo sieci: zasady korzystania z firmowego wi-fi oraz zakaz podejmowania działań mogących obciążać lub zagrażać bezpieczeństwu sieci operatora
• limity wydruków i skanów: jak rozliczane są nadmiarowe strony i czy druk kolorowy zużywa więcej punktów z pakietu niż czarno-biały

Podsumowanie

Wynajem biura w coworkingu to elastyczna alternatywa dla tradycyjnego najmu, szczególnie dla przedsiębiorców, którzy chcą ograniczyć koszty i formalności związane z prowadzeniem własnego biura. Przed podpisaniem umowy warto jednak dokładnie sprawdzić, co obejmuje oferta, jakie są dodatkowe opłaty oraz na jakich zasadach można korzystać z przestrzeni i usług coworkingowych. Kluczowe znaczenie ma również właściwe określenie charakteru umowy, może ona stanowić najem, umowę o świadczenie usług albo łączyć elementy obu tych stosunków. Dlatego przed podpisaniem dokumentu warto przeanalizować nie tylko cenę abonamentu, ale przede wszystkim zakres świadczeń, zasady wypowiedzenia, odpowiedzialność stron oraz dodatkowe koszty. Dobrze skonstruowana umowa coworkingowa pozwala uniknąć nieporozumień i jasno określa zasady współpracy z operatorem.