Umorzenie należności z tytułu składek ZUS

Przedsiębiorca, który znalazł się w ciężkiej sytuacji finansowej i ma trudności z utrzymaniem płynności finansowej, co w konsekwencji powoduje problemy z regulowaniem zobowiązań wobec ZUS-u ma prawo ubiegać się o umorzenie należności z tytułu składek ZUS.

Umorzenie jest jedną z możliwości rozwiązania problemów związanych z niestabilnością finansową. Pozostałe sposoby na poradzenie sobie z długiem wobec ZUS-u zostały opisane na naszym blogu.

1. Definicja umorzenia

Umorzenie jest wyrazem definitywnej rezygnacji z możliwości wyegzekwowania należności z tytułu nieopłaconych składek od podmiotów zobowiązanych do ich uregulowania. Należy zaznaczyć, że z uwagi na publicznoprawny charakter należności z tytułu składek umorzenie jest rozwiązaniem o charakterze wyjątkowym, bowiem terminowe opłacanie należnych składek jest obowiązkiem płatników.

2. Podstawa prawna

Umorzenie należności z tytułu składek może nastąpić po spełnieniu przesłanek określonych w takich aktach prawnych, jak:

• Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1778, z późn. zm.).
• Ustawa z dnia 18 grudnia 2002 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2002 r. nr 241, poz. 2074, z późn. zm.).
• Rozporządzenie Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 31 lipca 2003 r. w sprawie szczegółowych zasad umarzania należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne (Dz.U. nr 141, poz. 1365).

Z uwagi na obowiązujące przepisy umorzenie może nastąpić w przypadku stwierdzenia całkowitej nieściągalności należności publicznych lub ze względu na ważny interes osoby zobowiązanej.

3. Stwierdzenie całkowitej nieściągalności należności publicznoprawnych

Całkowita nieściągalność należności zachodzi, gdy:

• dłużnik zmarł nie pozostawiając żadnego majątku lub pozostawił ruchomości niepodlegające egzekucji na podstawie odrębnych przepisów, albo pozostawił przedmioty codziennego użytku domowego, których łączna wartość nie przekracza kwoty stanowiącej trzykrotność przeciętnego wynagrodzenia i jednocześnie brak jest następców prawnych oraz nie ma możliwości przeniesienia odpowiedzialności na osoby trzecie,
• sąd oddalił wniosek o ogłoszenie upadłości dłużnika lub umorzył postępowanie upadłościowe z przyczyn, o których mowa w prawie upadłościowym (art. 13 i art. 361 pkt 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe i naprawcze),
• nastąpiło zaprzestanie prowadzenia działalności przy jednoczesnym braku: majątku, z którego można egzekwować należności, małżonka, następców prawnych, możliwości przeniesienia odpowiedzialności na osoby trzecie w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa,
• nie nastąpiło zaspokojenie należności w zakończonym postępowaniu likwidacyjnym,
• wysokość nieopłaconej składki nie przekracza kwoty kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym,
• naczelnik urzędu skarbowego lub komornik sądowy stwierdził brak majątku, z którego można prowadzić egzekucję,
• jest oczywiste, że w postępowaniu egzekucyjnym nie uzyska się kwot przekraczających wydatki egzekucyjne.

4. Ważny interes osoby zobowiązanej

Przez ważny interes osoby zobowiązanej do opłacenia składek należy rozumieć wystąpienie okoliczności, które uniemożliwiają spłatę zadłużenia, a w szczególności:

• ubóstwo zobowiązanego, zagrażające jego dalszej egzystencji, wynikające z niezapewnienia minimum socjalnego oraz sytuacja, gdy po uiszczeniu należności z tytułu składek dłużnik nie będzie dysponował środkami finansowymi pozwalającymi na zapewnienie podstawowych potrzeb życiowych,
• zdarzenia losowe i klęski żywiołowe,
• choroba zobowiązanego lub członków jego najbliższej rodziny (np. małżonka, dzieci, rodziców), nad którymi zobowiązany do spłaty należności sprawuje bezpośrednią opiekę – uniemożliwiająca pozyskiwanie dochodów niezbędnych do podjęcia spłaty zadłużenia.

Rozstrzygnięcie, czy w konkretnej sprawie zachodzą okoliczności przemawiające za umorzeniem należności jest uzależnione od udowodnienia przez zobowiązanego, że ze względu na jego sytuację materialną i rodzinną uregulowanie zaległości spowodowałoby zbyt ciężkie skutki dla niego i jego rodziny.

5. Co podlega umorzeniu?

Rodzaj oraz zakres należności z tytułu składek mogących podlegać umorzeniu uzależnione są od podstawy prawnej mającej zastosowanie w danej sprawie. Generalnie umorzeniu mogą podlegać składki ZUS w sytuacji :

1. przedsiębiorca opłaca składki wyłącznie za siebie (bez zatrudnienia pracowników):
   • składki na ubezpieczenia społeczne,
   • składki na ubezpieczenie zdrowotne,
   • składki na Fundusz Pracy,
   • składki na Fundusz Emerytur Pomostowych.
2. przedsiębiorca opłacający składki za siebie oraz ubezpieczonych (zatrudniający pracowników):
   • składki na ubezpieczenia społeczne – z wyłączeniem kwot finansowanych przez ubezpieczonych niebędących płatnikami składek na własne ubezpieczenia,
   • składki na ubezpieczenie zdrowotne – z wyłączeniem kwot finansowanych przez ubezpieczonych niebędących płatnikami składek na własne ubezpieczenia,
   • składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
   • składki na Fundusz Emerytur Pomostowych,

wraz z odsetkami za zwłokę naliczonymi do dnia złożenia wniosku, ewentualnie wymierzoną dodatkową opłatą oraz kosztami upomnienia. W przypadku płatników opłacających składkę wyłącznie na własne ubezpieczenia umorzeniem może zostać objęta pełna kwota należności z tytułu składek.

6. Kto może ubiegać się o umorzenie należności?

O umorzenie należności może ubiegać się każda osoba odpowiedzialna za zadłużenie z tytułu składek, która nie ma środków finansowych na jego spłatę. Osobami uprawnionymi do złożenia wniosku o umorzenie są między innymi:

• płatnicy składek oraz byli płatnicy składek (tj. osoby, które mają zadłużenie z tytułu nieopłaconych składek w związku z prowadzoną w przeszłości działalnością gospodarczą),
• osoby, na które – stosowną decyzją – przeniesiono odpowiedzialność za zobowiązania z tytułu nieopłaconych składek (np. spadkobierca, wspólnik, następca prawny),
• małżonkowie odpowiadający – z majątku wspólnego – za zadłużenie z tytułu składek współmałżonka.
• pełnomocnik dłużnika.

Uprawnienie do ubiegania się o umorzenie w trybie art. 28 ust. 3a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych posiadają:

• osoby aktualnie prowadzące działalność (będące jednocześnie osobami ubezpieczonymi i płatnikami składek),
• osoby, które już zaprzestały prowadzenia działalności, ale nadal ciąży na nich obowiązek uregulowania zaległych zobowiązań z tytułu jej prowadzenia,
• następcy prawni lub osoby trzecie, którym Zakład wydał decyzję o zakresie odpowiedzialności za zobowiązania płatnika z tytułu składek.

Przepis art. 28 ust. 3a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych pod względem podmiotowym nie dotyczy zatem płatników będących osobami prawnymi, a tym samym nie będzie miał zastosowania do osób trzecich, na które, decyzją Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, przeniesiona została odpowiedzialność za zobowiązania płatnika składek m.in. spółki kapitałowej.

7. Umorzenie należności – wymagane dokumenty

Podstawowym dokumentem niezbędnym do rozpatrzenia sprawy o umorzenie należności jest wniosek dłużnika. Wniosek taki musi być wyczerpująco umotywowany i wskazywać, że zastosowanie rozwiązania o charakterze wyjątkowym jest uzasadnione szczególnymi okolicznościami, z powodu których dłużnik nie jest w stanie uregulować należności z tytułu składek (odpowiedni druk można otrzymać w każdej terenowej jednostce organizacyjnej ZUS lub pobrać go ze strony internetowej ZUS-u. Do wniosku należy załączyć dokumenty potwierdzające zasadność umorzenia oraz dokumenty obrazujące kondycję finansową i możliwości płatnicze. Rodzaj oraz zakres dokumentacji, na podstawie której dokonywana będzie analiza możliwości płatniczych osoby ubiegającej się o umorzenie należności, są dostosowywane do indywidualnej sytuacji wnioskodawcy oraz uzależnione od podstawy prawnej umorzenia, formy prawnej zobowiązanego, jak również od rodzaju prowadzonej ewidencji finansowej.

Dokumentami przedstawiającymi możliwości płatnicze są:

• w przypadku płatników prowadzących pełną księgowość – m.in. sprawozdania finansowe za ostatnie 3 lata obrotowe i dokumenty obrazujące sytuację majątkową,
• w przypadku płatników prowadzących niepełną księgowość – m.in. zeznania podatkowe, wyciąg z książki przychodów i rozchodów lub ryczałt ewidencjonowany bądź karta podatkowa, oświadczenie dotyczące terminowości uiszczania opłat przez nabywców, szacunkowej wartości majątku firmowego i zobowiązań firmowych, oświadczenie o stanie majątkowym w zakresie posiadania zobowiązań względem innych wierzycieli z określeniem ich rodzaju, wysokości i terminów spłat, dokumenty obrazujące sytuację majątkową,
• w przypadku pozostałej grupy dłużników – m.in. oświadczenie o stanie majątkowym w zakresie uzyskiwanych dochodów i ponoszonych kosztów, zeznania podatkowe, dokumenty dotyczące sytuacji rodzinnej, zdrowotnej oraz majątkowej.

Płatnicy prowadzący działalność gospodarczą zobowiązani są do wniosku dołączyć dodatkowo dokumenty wymagane przepisami z zakresu pomocy publicznej.

W zależności od rodzaju wnioskowanej pomocy publicznej mogą to być:

• informacje dotyczące wnioskodawcy i prowadzonej przez niego działalności gospodarczej,
• wszystkie zaświadczenia o pomocy de minimis otrzymane w roku, w którym płatnik ubiega się o pomoc oraz w ciągu dwóch poprzedzających ten rok lat (w przypadku pomocy de minimis w rolnictwie będą to lata obrotowe), albo oświadczenie o wielkości pomocy de minimis otrzymanej w tym okresie, albo oświadczenie o nieotrzymaniu takiej pomocy w tym okresie,
• informacje o otrzymanej pomocy publicznej innej niż de minimis, albo oświadczenie o nieotrzymaniu takiej pomocy (na formularzu określonym przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 20 marca 2007 r. w sprawie informacji o otrzymanej pomocy publicznej oraz informacji o nieotrzymaniu pomocy, opublikowanego w Dzienniku Ustaw nr 61 z 2007 r., pod pozycją 413),
• w przypadku, gdy przeznaczeniem pomocy innej niż de minimis będzie restrukturyzacja – plan restrukturyzacyjny,
• w przypadku, gdy przeznaczeniem pomocy innej niż de minimis będzie naprawa szkód spowodowanych klęskami żywiołowymi lub innymi nadzwyczajnymi zdarzeniami – dokumenty umożliwiające dokonanie oceny, czy ogólna wartość pomocy nie przekroczy wartości poniesionych strat, pomniejszonych o ewentualne kwoty wypłacone z tytułu ubezpieczenia.

Szczegółowy wykaz dokumentów dostępny jest na stronie ZUS-u lub w terenowej jednostce organizacyjnej ZUS prowadzącej postępowanie w sprawie wniosku o umorzenie należności z tytułu składek.

8. Jak i gdzie złożyć wniosek?

Wniosek o umorzenie należności z tytułu składek można złożyć:

• osobiście lub przez pełnomocnika podczas spotkania z doradcą ds. ulg i umorzeń,
• w formie pisemnej, w terenowej jednostce organizacyjnej ZUS właściwej dla siedziby lub miejsca zamieszkania dłużnika, bądź za pośrednictwem poczty,
• w formie elektronicznej na Platformie Usług Elektronicznych PUE, według wzoru określonego na stronie internetowej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
• ustnie podczas rozmowy z pracownikiem ZUS-u, który spisze protokół.

Po podjęciu przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych decyzji dłużnik informowany jest o umorzeniu bądź odmowie umorzenia należności z tytułu składek w formie decyzji administracyjnej.

9. Termin rozpatrzenia wniosku

Zakład Ubezpieczeń Społecznych na podstawie dostarczonej przez przedsiębiorcę dokumentacji ustala, czy istnieją ustawowe przesłanki do umorzenia należności. Termin rozpatrzenia podania przez ZUS wynosi do 2 miesięcy od dnia ich złożenia.

W przypadku negatywnego rozpatrzenia wniosku przez ZUS, przedsiębiorca ma 14 dni od dnia w którym otrzymał decyzję na złożenie odwołania w placówce ZUS.

10. O czym należy pamiętać?

Złożenie wniosku o umorzenie należności z tytułu składek nie gwarantuje, że należności te zostaną umorzone i nie stanowi ustawowej przesłanki do zawieszenia postępowania egzekucyjnego. W sytuacji odmowy umorzenia dłużnik zobowiązany jest do uregulowania zadłużenia wraz z odsetkami za zwłokę, naliczonymi do dnia zapłaty włącznie. W przypadku umorzenia należności osobie opłacającej składki na własne ubezpieczenie fakt ten może mieć wpływ na zakres oraz wysokość przyszłych świadczeń, jakie będą przysługiwać tej osobie z ubezpieczeń społecznych. Zgodnie bowiem z przepisami ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty dla płatników zobowiązanych do opłacania składek na własne ubezpieczenia emerytalne i rentowe, nie uwzględnia się okresu, za który nie zostały uiszczone składki. Umorzenie należności z tytułu składek powoduje umorzenie postępowania egzekucyjnego prowadzonego w odniesieniu do przedmiotowych należności.

W szczególnych przypadkach, takich jak np. pandemia wirusa mogą zostać wprowadzone dodatkowe przepisy, które będą umożliwiały przedsiębiorcom ubieganie się o zwolnienie z opłacenia składek za wskazany w przepisach okres oraz zastosowanie uproszczonych procedur oraz formularzy w tym zakresie. Więcej informacji na temat obecnej sytuacji znajduje się w naszym kompendium wiedzy.

Chcesz wiedzieć czy można zlikwidować działalność mając zatrudnionych pracowników? Sprawdź.