W jaki sposób rozliczyć szczepienia pracowników przeciwko grypie?

Systematycznie od kilkunastu lat Główny Inspektor Sanitarny zachęca jesienią do zaszczepienia się na grypę. Szczepionka jest odpłatna (wyjątkiem są kobiety w ciąży i osoby 75+) i niektórzy pracodawcy decydują się ją sfinansować chętnym pracownikom. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak rozliczyć koszt szczepionki.

Rozliczenie szczepionki przeciw grypie a epidemia COVID-19

W grudniu 2020 r. Minister Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej wydał rozporządzenie w sprawie zaniechania poboru podatku dochodowego od osób fizycznych od wartości nieodpłatnych świadczeń z tytułu szczepień ochronnych przeciw grypie (Dz.U. z 2020 r. poz. 2174). Zgodnie z tym przepisem – pracodawcy, którzy zdecydowali się na sfinansowanie swoim pracownikom szczepienia przeciwko grypie, nie zapłacą z tego tytułu PIT.

Zaprzestanie pobierania zaliczki dotyczyło zarówno kosztu samej szczepionki, jak i przeprowadzenia szczepienia, a także kosztu badania kwalifikacyjnego i konsultacji specjalistycznej. Rozporządzenie obowiązywało do końca miesiąca, w którym odwołano ogłoszony na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stan epidemii w związku z COVID-19 (§ 3 rozporządzenia).

Szczepienia na grypę jako świadczenie nieodpłatne

Wraz z odwołaniem stanu epidemii wirusa Sars-CoV-2 w dniu 16 maja 2022 r., od czerwca 2022 r. powrócono do zasad rozliczania szczepionki obowiązujących przed wprowadzeniem rozporządzenia. Szczepienie przeciw grypie traktowane jest jako świadczenie nieodpłatne, które zalicza się do przychodów ze stosunku pracy.

Jak rozliczyć szczepienie pracowników na grypę?

W przypadku szczepień finansowanych przez pracodawcę część przychodu ze świadczenia nieodpłatnego jest podstawą do naliczenia składek ZUS oraz składek zdrowotnych.

Przykład 1

We wrześniu 2022 r. pracodawca sfinansował panu Szymonowi szczepionkę przeciw grypie. Wartość świadczenia nieodpłatnego wyniosła 150 zł. Pan Szymon ma więcej niż 26 lat, więc nie dotyczy go tzw. ulga dla młodych. Wynagrodzenie brutto pana Szymona to 6 000 zł a koszty uzyskania przychodu – 250 zł.

Wynagrodzenie zasadnicze – 6 000 zł
Wartość szczepionki – 150 zł
Podstawa wymiaru składek ZUS (6 000 + 150) – 6 150 zł
Składki ZUS (6 150 * 13,71%) – 843,17 zł
Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (6 150 – 843,17) – 5 306,83 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania (5 306,83 * 9%) – 477,61 zł
Ulga podatkowa – 300 zł
Koszty uzyskania przychodu – 250 zł
Podstawa obliczenia zaliczki po zaokrągleniu (6 150 – 843,17 – 250) – 5 057 zł
Podatek naliczony (5 057 * 12% – 300) – 306,84 zł
Zaliczka na podatek dochodowy po zaokrągleniu – 307 zł,
Do wypłaty dla pracownika (6 150 – 843,17 – 477,61 – 307) – 4 522,22 zł

Uwaga – przy wyliczeniu wzięto pod uwagę 12% zaliczkę na PIT, która obowiązuje od 1 lipca 2022 r. w ramach przepisów Polskiego Ładu 2.0. Więcej o tej i innych zmianach podatkowych przeczytasz tutaj.

Szczepienie na grypę w ramach obowiązku BHP

Szczepienie na grypę jest zwolnione z opodatkowania i wyłączone z podstawy wymiaru składek ZUS, gdy pracodawca ma obowiązek zapewnić je pracownikowi na podstawie obowiązujących przepisów z zakresu BHP. Potwierdziła to interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora KIS w dniu 21 października 2020 r. (sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.484.2019.1.GG).

Przykładem przepisu z zakresu BHP jest np. Rozporządzenie Ministra Zdrowia z 22 kwietnia 2005 r. w sprawie szkodliwych czynników biologicznych dla zdrowia w środowisku pracy oraz ochrony zdrowia pracowników zawodowo narażonych na te czynniki. W Załączniku nr 1 do rozporządzenia wymienia się wirus grypy jako szkodliwy czynnik biologiczny, a w Załączniku nr 2 znajduje się wykaz prac, w których zatrudnione osoby narażone są na działanie szkodliwych czynników. Wśród nich są m.in. pracę w jednostkach ochrony zdrowia, laboratoriach klinicznych i diagnostycznych.

Podsumowanie

Pracownicy, którym pracodawca z własnej woli zdecydował się sfinansować szczepienie, zapłacą od niego w wynagrodzeniu ZUS i PIT. Natomiast nie nalicza się żadnych składek i zaliczki na podatek w sytuacji, gdy to przepisy BHP narzucają pracodawcy obowiązek zapewnienia pracownikom dostępu do szczepienia.