W jakim terminie trzeba wykorzystać zaległy urlop na żądanie?

Pracownik ma prawo do 4 dni urlopu na żądanie w każdym roku kalendarzowym. O zamiarze wzięcia tego rodzaju urlopu pracownik może poinformować nawet w tym samym dniu, w którym chce go wziąć. Czy pracodawca może odmówić urlopu i czy niewykorzystany urlop na żądanie przechodzi na kolejny rok? Przeczytaj artykuł i dowiedz się wszystkiego.

Ile przysługuje dni urlopu na żądanie?

Co roku z puli urlopu wypoczynkowego wydzielane są 4 dni urlopu na żądanie. Nie ma znaczenia, czy pracownikowi przysługuje 20, czy 26 dni urlopu wypoczynkowego – liczba dni urlopu na żądanie jest stała. Z uwagi na specyfikę tego urlopu nie uwzględnia się go w planach urlopowych.

Urlop na żądanie – czy pracodawca może go odmówić?

Pracownik ma prawo zgłosić żądanie udzielenia urlopu na żądanie najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia, a pracodawca może odmówić tylko w wyjątkowych sytuacjach.

Prawo do odmowy potwierdza orzecznictwo sądów – np. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 28 października 2009 r. (sygn. akt II PK 123/09). Sąd orzekł, że skoro przepisy mówią dosłownie, że pracodawca “udziela urlopu”, uprawnia to do stwierdzenia, że mogą zdarzyć się sytuacje, w których pracodawca może odmówić uwzględnienia żądania pracownika (czyli nie udzielić urlopu).

Pracodawca ma prawo do odmowy, jeżeli mają miejsce szczególne okoliczności, wymagające obecności pracownika w miejscu pracy. Obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie ma zatem charakteru bezwzględnego.

Odmowa urlopu na żądanie a niestawienie się w pracy

Z orzecznictwa sądowego wynika, że w pewnych sytuacjach pracodawca ma prawo nie udzielić urlopu na żądanie. Pracownikowi, który mimo braku zgody na skorzystanie z wolnego, nie przyszedł do pracy, grożą sankcje wynikające z art. 100 § 2 pkt 2 mówiącego, że pracownik jest zobowiązany przestrzegać czasu pracy ustalonego w przedsiębiorstwie.

Brak obecności w pracy i brak uzasadnienia tej nieobecności (lub uzasadnienie niewystarczające) może być uznany za złamanie przytoczonego przepisu i zakwalifikowanie nieobecności jako nieobecności nieusprawiedliwionej.

Za nieobecność nieusprawiedliwioną pracownik traci prawo do wynagrodzenia i co więcej – pracodawca może nałożyć karę pieniężną w wysokości nieprzekraczającej wysokości jednodniowego wynagrodzenia pracownika (art. 108. § 1 pkt 2 i 3).

W skrajnych przypadkach nieusprawiedliwiona nieobecność może zostać zakwalifikowana jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. To z kolei jest uzasadnieniem do zwolnienia dyscyplinarnego (art. 52 § 1 pkt 1 kp).

Przyjmuje się, że nawet jednorazowa nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy może zostać uznana za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, o czym informuje także wyrok Sądu Najwyższego z dnia 14 grudnia 2000 r. (sygn. akt I PKN 150/00).

Pracownik, któremu odmówiono urlopu na żądanie, ma obowiązek stawić się w pracy. Brak obecności może skutkować konsekwencjami opisanymi wyżej.

Przykład 1

Marek nie otrzymał zgody na skorzystanie z urlopu na żądanie, a mimo to nie przyszedł do pracy. Pracodawca zakwalifikował jego nieobecność jako nieobecność nieusprawiedliwioną i nie wypłacił Markowi wynagrodzenia za ten dzień. Marek uważa, że nie wystąpiły szczególne okoliczności, które wymagały jego obecności w pracy, tym samym pracodawca nie miał prawa do odmowy. Marek może złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy lub pozew do Sądu Pracy, jeżeli, w jego opinii, doszło do złamania praw pracowniczych.

Czy niewykorzystany urlop na żądanie przechodzi na kolejny rok?

Urlop na żądanie wlicza się do puli urlopu wypoczynkowego. Niewykorzystany urlop wypoczynkowy przechodzi na kolejny rok. Pracodawca jest zobowiązany udzielić niewykorzystane dni urlopu (za poprzedni rok) do końca września. Powyższe nie dotyczy urlopu na żądanie. Mówią o tym wprost zarówno art. 168 kodeksu pracy, jak i stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy. PIP na swojej stronie internetowej potwierdza, że urlop zaległy przychodzi na rok kolejny i pracodawca ma obowiązek go udzielić (do 30 września), ale jednocześnie powinność ta nie dotyczy 4 dni urlopu na żądanie. PIP podkreśla także, że niewykorzystane dni urlopu na żądanie nie przepadają całkowicie, lecz są przenoszone na następny rok w charakterze “normalnych” dni urlopu wypoczynkowego.

Przykład 2

Ani w 2023 r. przysługiwało 26 dni urlopu wypoczynkowego (z czego 4 dni to urlop na żądanie). Ania wykorzystała 15 dni urlopu wypoczynkowego (ze “zwykłej” puli) i 2 dni urlopu na żądanie – razem 17 dni. Tym samym 9 dni urlopu przeszło na 2024 r., ale są to dni do wykorzystania w ramach “zwykłego” urlopu wypoczynkowego. Ponadto z bieżącego urlopu (naliczonego pracownicy na 2024 r.) wyodrębnione są 4 dni na żądanie (do wykorzystania w 2024 r.).

Zaległy urlop na żądanie – podsumowanie

Niewykorzystane dni urlopu na żądanie przechodzą na kolejny rok kalendarzowy, ale nie w formie “na żądanie”, tylko jako część “zwykłego” urlopu wypoczynkowego (do wykorzystania do 30 września za rok poprzedni).

Zaległy urlop wypoczynkowy rozliczany jest w pierwszej kolejności – tzn. najpierw zdejmowane są dni z niewykorzystanego urlopu za rok poprzedni, a dopiero gdy ten zostanie wykorzystany – z urlopu za rok bieżący.