W jaki sposób powinny być udokumentowane wydatki w PKPiR jest wprost i szczegółowo zapisane w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia PKPiR. Z tych przepisów wynika również, że niekiedy do kosztów można zaksięgować zakupy bez posiadania dokumentu zakupu. Dzisiaj na podstawie tych przepisów odpowiemy na pytanie, jakie to wydatki mogą być nieudokumnetowane.

Jak najczęściej dokumentowane są koszty?

Zgodnie z przepisami koszty mogą być udokumentowane m.in.:

• fakturami, fakturami VAT RR,
• dokumentami celnymi,
• dowodami opłat pocztowych i bankowych,
• dowodami wewnętrznymi.

Dzisiaj skupimy się dokumentowaniu wydatku na podstawie dowodu wewnętrznego bez dokumentu zakupu.

Jakie wydatki bez dokumentu można ująć na dowodzie wewnętrznym?

Pamiętajmy, że wykaz wydatków, które można zaliczyć do kosztów podatkowych na podstawie dowodu wewnętrznego stanowi katalog zamknięty. To oznacza, że tylko i wyłącznie takie wydatki, jakie tam zostały wymienione mogą się znaleźć na dowodzie wewnętrznym, jeżeli nie posiadamy dokumentu zakupu, a należą do nich:

• zakup, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzetworzonych sposobem przemysłowym,
• zakup od ludności surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych,
• wartość produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez przedsiębiorcę,
• zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych,
• koszty diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników i właściciela,
• zakup surowców wtórnych od ludności.

Szczegółowy opis wymienionych powyżej wydatków znajduje się w rozporządzeniu. Księgowania dowodu wewnętrznego do PKPiR wymienionych wydatków dokonuje się do kol. 13 – pozostałe wydatki.

Jeżeli przedsiębiorca nie posiada typowego dokumentu zakupu takiego jak: faktura, rachunek, i nie można również sporządzić dowodu wewnętrznego, ponieważ nie pozwalają na to przepisy, to wówczas jest jeszcze jedna ewentualność.

Posiadany dokument można uznać, jako inny dowód księgowy, który potwierdza fakt poniesienia wydatku, musi on jednak zawierać niezbędne dane, o których jest mowa w rozporządzeniu (§ 11 ust. 3). W innych przypadkach wydatek nie może być zaliczony do kosztów podatkowych.