Blog

Czy poniesiony wydatek bez dokumentu zakupu może być kosztem?

W jaki sposób powinny być udokumentowane wydatki w PKPiR jest wprost i szczegółowo zapisane w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia PKPiR. Z tych przepisów wynika również, że niekiedy do kosztów można zaksięgować zakupy bez posiadania dokumentu zakupu. Dzisiaj na podstawie tych przepisów odpowiemy na pytanie, jakie to wydatki mogą być nieudokumnetowane.

Jak najczęściej dokumentowane są koszty?

Zgodnie z przepisami koszty mogą być udokumentowane m.in.:

fakturami, fakturami VAT RR,
dokumentami celnymi,
dowodami opłat pocztowych i bankowych,
dowodami wewnętrznymi.

Dzisiaj skupimy się dokumentowaniu wydatku na podstawie dowodu wewnętrznego bez dokumentu zakupu.

Jakie wydatki bez dokumentu można ująć na dowodzie wewnętrznym?

Pamiętajmy, że wykaz wydatków, które można zaliczyć do kosztów podatkowych na podstawie dowodu wewnętrznego stanowi katalog zamknięty. To oznacza, że tylko i wyłącznie takie wydatki, jakie tam zostały wymienione mogą się znaleźć na dowodzie wewnętrznym, jeżeli nie posiadamy dokumentu zakupu, a należą do nich:

zakup, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzetworzonych sposobem przemysłowym,
zakup od ludności surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych,
wartość produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez przedsiębiorcę,
zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych,
koszty diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników i właściciela,
zakup surowców wtórnych od ludności.

Szczegółowy opis wymienionych powyżej wydatków znajduje się w rozporządzeniu. Księgowania dowodu wewnętrznego do PKPiR wymienionych wydatków dokonuje się do kol. 13 – pozostałe wydatki.

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą PKPiR nie zawsze muszą więc posiadać dokument zakupu, aby zaksięgować poniesiony wydatek do kosztów. Pamiętajmy jednak, że w takich sytuacjach na dowodzie wewnętrznym powinno się znaleźć jak najwięcej szczegółowych informacji w opisie na temat przeprowadzonej transakcji, aby zakup nie budził wątpliwości ze strony fikusa.

Jeżeli przedsiębiorca nie posiada typowego dokumentu zakupu takiego jak: faktura, rachunek, i nie można również sporządzić dowodu wewnętrznego, ponieważ nie pozwalają na to przepisy, to wówczas jest jeszcze jedna ewentualność.

Posiadany dokument można uznać, jako inny dowód księgowy, który potwierdza fakt poniesienia wydatku, musi on jednak zawierać niezbędne dane, o których jest mowa w rozporządzeniu (§ 11 ust. 3). W innych przypadkach wydatek nie może być zaliczony do kosztów podatkowych.

Małgorzata Jagusiak

Księgowa, specjalista do spraw rozliczeń podatkowych z wieloletnim doświadczeniem pracy w organach podatkowych. Przez kilka lat prowadziła własne biuro rachunkowe. Praca w sektorze prywatnym pozwoliła na zmianę perspektywy postrzegania obowiązujących przepisów podatkowych. Zdobyte doświadczenia pozwalają na łączenie wiedzy teoretycznej z wieloletnią praktyką w zawodzie.

Chętnie dzieli się posiadaną wiedzą z innymi, stara się ją przekazywać w dostępnej dla każdego formie. Z pasja poświęca się pisaniu artykułów o tematyce podatkowej. Częste zmiany przepisów wymagają otwartej głowy, kreatywności i dużej elastyczności, co jest dodatkowym atutem tej pracy, nie ma miejsca na nudę. Większość jej publikacji dotyczy rozliczeń z zakresu podatku dochodowego i podatku VAT, ale nie unika wyzwań z obszarów o innej tematyce.

Dodatkowo jest wykładowcą i szkoleniowcem z zakresu zagadnień o tematyce podatkowej. Ciągle podnosi swoje kwalifikacje, śledzi na bieżąco zmieniające się przepisy podatkowe, żeby przekazywać zawsze aktualne i sprawdzone informacje.