Przedsiębiorca prowadzący własną działalność gospodarczą bywa czasem zobowiązany do wykonania zadania w miejscu znacznie oddalonym od swojego miejsca zamieszkania. Długotrwałe zlecenia sprawiają, że bardziej opłacalne jest wynajęcie mieszkania niż korzystanie z hotelu. Jak rozliczyć w kosztach wynajem mieszkania dla przedsiębiorcy w delegacji?

Delegacja przedsiębiorcy – wynajem mieszkania w kosztach

Zasadniczo wynajem mieszkania dla przedsiębiorcy w delegacji nie jest regulowany szczegółowymi przepisami. Zatem, jeśli koszt najmu jest ponoszony w celu uzyskania przychodu, a dodatkowo nie jest wymieniony w art. 23 ustawy o PIT (katalog wydatków niemogących stanowić kosztu), możliwe jest zaliczenie go do kosztów firmowych. Na takim stanowisku stoją również organy skarbowe (np. interpretacje Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 7 marca 2012 r. lub Izby Skarbowej w Katowicach z 14 listopada 2014 r.).

Mieszkanie w delegacji – wymogi

Jednocześnie w związku z faktem, że mieszkanie wynajmuje dla siebie przedsiębiorca, konieczne jest dołożenie wszelkich starań, aby wydatek nie został zakwestionowany przez organy skarbowe. Zatem należy:

• Zawrzeć umowę najmu na firmę (nie na przedsiębiorcę jako osobę prywatną)
• Posiadać miejsce zamieszkania daleko od miejsca wykonywania zlecenia
• W miejscu wynajmu wykonywać wyłącznie zlecenie (a nie np. dodatkowo studiować)
• Wykazać podróż służbową – wyjazd do odległej miejscowości powinien być związany z konkretnym kontraktem lub kontrahentem, czyli jedynym celem podróży (po zakończeniu kontraktu powinno się zakończyć wynajem i pobyt w danej miejscowości, pozostawanie w niej bez uzasadnionej przyczyny jest niedopuszczalne)
• Zgromadzić dokumenty potwierdzające wykonywanie zlecenia w miejscu, w którym wynajmowane jest mieszkanie
• Wykazać ekonomiczny sens wynajmu mieszkania (np. koszt niższy niż codzienny dojazd lub hotel)
• Jeśli to możliwe – zgłosić do CEIDG wynajmowany lokal jako dodatkowe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.

Jeśli wynajem mieszkania nosi choćby drobne znamiona najmu na cele prywatne bądź przedsiębiorca ma problem z uzyskaniem wymaganej dokumentacji, zaliczenie wydatku na najem do kosztów powinno zostać poważnie przemyślane. Ewentualne wątpliwości warto rozwiać poprzez uzyskanie interpretacji indywidualnej.