Księgowanie pewnych składników wyposażenia firmy może nam niekiedy przysparzać problemów lub chociażby nie jest aż tak oczywiste, jakby się wydawało na pierwszy rzut oka. Tak się ma sprawa właśnie z księgowaniem monitora, o czym będziemy pisali w publikacji.

Czym jest zestaw komputerowy?

Nie ma definicji zestawu komputerowego w przepisach. Jednak wiadomo, że sam komputer stacjonarny nie nadaje się do użytku bez monitora, klawiatury i myszy, które są niezbędne do jego uruchomienia i pracy. Ponadto w ustawie o PIT pojawia się informacja, że do środków trwałych zalicza się przedmioty kompletne i zdatne do użytku. Dlatego w przypadku takich zakupów w pierwszej kolejności należy ustalić:

• czy zestaw komputerowy będzie miał wartość do czy powyżej 10.000 zł,
• czy jeżeli będzie to zestaw do 10.000 zł zostanie wprowadzony do ewidencji środków trwałych.

Sposób ujęcia w kosztach uzyskania przychodów będzie zależał od odpowiedzi na te kluczowe pytania, które pojawiły się powyżej.

Zestaw komputerowy powyżej 10.000 zł

Jeżeli już się zdecydujemy na zakup zestawu komputerowego powyżej 10.000 zł, pamiętajmy, że w takim przypadku będzie on ujęty w ewidencji środków trwałych. W wartości początkowej środka trwałego znajdzie się wartość: komputera, monitora, klawiatury i myszki. Ustawa o PIT pozwala na dokonywanie odpisów amortyzacyjnych:

• jednorazowo dla fabrycznie nowych środków trwałych,
• według metody liniowej,
• według metody degresywnej.

W zależności od wybranej metody amortyzacji monitor w zestawie komputerowym zostanie zaksięgowany w kosztach podatkowych poprzez odpis jednorazowy lub rozłożony w czasie.

Zestaw komputerowy do 10.000 zł

W takiej sytuacji przedsiębiorca ma dwa wyjścia:

• może dokonać księgowania bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów lub
• dokonywać odpisów amortyzacyjnych j.w., jeżeli zdecyduje się na ujęcie zestawu w ewidencji środków trwałych.

Jeżeli dany zakup spełnia definicję środka trwałego, jego okres użytkowania będzie przekraczał rok, jest kompletny i zdatny do użytku, to bez względu na jego wartość może się znaleźć w ewidencji środków trwałych i wówczas są od niego dokonywane odpisy amortyzacyjne.

Jak zaksięgować zakup monitora?

Jeżeli już ustalimy, że zestaw komputerowy, którego częścią jest monitor, znajdzie się w ewidencji środków trwałych, to wówczas jego koszt będzie księgowany w formie odpisów amortyzacyjnych, które znajdą się w kol. 13 PKPiR.

Natomiast jeżeli przedsiębiorca podejmie decyzję, a przepisy mu na to pozwolą, żeby zestaw komputerowy od razu się znalazł w kosztach uzyskania przychodów w PKPiR, to wówczas nie ma przeciwwskazań, aby monitor, jednostka komputera, klawiatura i myszka były zaksięgowane odrębnie na podstawie dokumentów zakupu (faktura, rachunek) bezpośrednio do kol. 13 PKPiR.

Jeżeli firma posiada kilka zestawów komputerowych i dokona zakupu tylko monitora, którego nie można przypisać do konkretnej jednostki, to w takiej sytuacji monitor należałoby potraktować, jako samodzielny składnik majątku. Księgowania dokonujemy na podstawie dokumentu zakupu, na zasadach opisanych powyżej z uwzględnieniem wartości początkowej zakupu.