Zatrudnienie pracowników w firmie będzie się dla przedsiębiorcy wiązać z niezbędnymi rozliczeniami, jak listy płac lub diety. Aby odpowiednio udokumentować sprawy kadrowe, powinniśmy posługiwać się właściwymi dowodami wewnętrznymi.

Dowody wewnętrzne a wynagrodzenia

Chociaż listy płac nie zostały wymienione wprost w przepisach o podatkowej księdze przychodów i rozchodów, to należą one do najpopularniejszych kadrowych dowodów wewnętrznych. Zatrudniając pracownika, pracodawca jest zobowiązany do sporządzenia listy płac, na podstawie której oblicza się pensję netto zatrudnionego, opodatkowanie PIT bądź składki ZUS.

Lista płac służy następnie do ujęcia w KPiR kosztów zatrudnienia – czyli wartości wypłacanych wynagrodzeń oraz składek ZUS w tej części, w której leżą one po stronie pracodawcy.

Na pasku powinno być wykazane wynagrodzenia brutto, składki, podatek, wynagrodzenie netto i ewentualne dodatkowe składniki (np. premie, potrącenia). Jeśli pracodawca nie zdecyduje się przekazywać pasków przy comiesięcznej wypłacie, omawiane dane powinien przedstawić pracownikowi na zakończenie roku.

Przy wynagrodzeniach mogą pojawić się także dodatkowe dowody wewnętrzne – dokumenty kasowe. Jeśli pracownik nie wyraziłby zgody na przelewanie jego wynagrodzenia na konto, powinniśmy wypłacić mu je w gotówce. Pokwitowaniem będzie wtedy indywidualna lista wynagrodzeń z podpisem pracownika. Gdyby przedsiębiorca stosował w firmie dokumenty kasowe, pokwitowanie stanowić może dowód KW, czyli kasa wypłaci. Ewentualne zwroty środków przez pracowników dokumentujemy analogicznie KP, czyli kasa przyjmie.

Dowody wewnętrzne a delegacje pracowników

Kiedy pracownik wyjeżdża w delegację, rozliczenia kosztów dokonuje się na rozliczeniu , czyli specyficznej odmianie dowodu wewnętrznego. Ujmiemy tu przede wszystkim koszty diet (za wyżywienie oraz noclegi), za które nie ma możliwości uzyskać innych dowodów, a także rozliczenie dojazdów. Jeśli pracownik posiada np. bilety parkingowe albo bilety za komunikację, które nie spełniają warunków uznania ich za fakturę, co do zasady powinniśmy je ująć w KPiR właśnie na podstawie dowodu wewnętrznego.

Uwaga!

Inne wydatki w delegacji, na które można uzyskać faktury (np. wstęp na szkolenia, zakup materiałów etc.) powinny być już udokumentowane fakturą.