Zerwana umowa a zatrzymana zaliczka – jak ją rozliczyć?

Kontrahenci mogą ustalić, że przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi, nabywca wpłaci zaliczkę. W takiej umowie może znaleźć się także zapis, zgodnie z którym, gdy dana transakcja nie dojdzie do skutku, sprzedawca zachowa otrzymaną zaliczkę w ramach kary umownej lub odszkodowania. W jaki sposób należy rozliczyć taką zatrzymaną zaliczkę na gruncie PIT i VAT?

Zatrzymana zaliczka a PIT

Zgodnie z ustawą o PIT, sam fakt otrzymania zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów lub świadczenia usług nie powoduje powstania przychodu. Powstanie on dopiero w momencie zakończenia transakcji, nie później jednak niż w momencie wystawienia faktury końcowej lub uregulowania należności (w zależności od tego, co wystąpi pierwsze). Przychód powstanie również w sytuacji, gdy transakcja, na poczet której została wpłacona zaliczka, nie dojdzie do skutku (gdy np. kontrahent odstąpi od umowy), a z zapisów porozumienia wynika, że sprzedawca ma wówczas prawo zatrzymać otrzymane pieniądze jako np. karę umowną. Przez wzgląd na fakt, że wcześniejsza wpłata zmienia charakter, konieczne jest wykazanie przychodu w dniu jej zatrzymania. Podstawą księgowania będzie dowód księgowy (np. nota obciążeniowa) sporządzony na podstawie zgromadzonej dokumentacji.

Zatrzymana zaliczka a VAT

Inaczej wygląda kwestia rozliczenia VAT od zaliczki wpłaconej na poczet przyszłych dostaw. Przedsiębiorca, który otrzymał taką wpłatę zobowiązany jest wystawić fakturę zaliczkową i rozliczyć VAT. Jeżeli klient wycofa się z transakcji, a otrzymane pieniądze zostają przekształcone na karę umowną lub odszkodowanie, sprzedawca powinien w bieżącym okresie wystawić fakturę korygującą i skorygować w ten sposób naliczony podatek (w deklaracji VAT korygujemy VAT dopiero po uzyskaniu potwierdzenia otrzymania korekty przez nabywcę). W takiej sytuacji nie dochodzi bowiem do żadnej dostawy powodującej obowiązek podatkowy.

Zatrzymana zaliczka – przykład rozliczenia

Pan Michał świadczy usługi informatyczne. Zawarł umowę z firmą X na uruchomienie serwerów. 10.08.2017 r. otrzymał zaliczkę w kwocie 1 000 PLN netto plus 230 PLN VAT, do której 11.08 wystawił fakturę zaliczkową. W porozumieniu zawarto zapis, że w przypadku wycofania się klienta z transakcji, Pan Michał zatrzyma otrzymaną zaliczkę. W dniu 1 września otrzymał z XXX informację, że jest ona zmuszona zerwać umowę. Jakie obowiązki ma Pan Michał?

01.09.2017 – korekta faktury zaliczkowej do zera (korekta VAT naliczonego dopiero po otrzymaniu potwierdzenia)
01.09.2017 – ujęcie przychodu (wystawienie noty księgowej)

Sprawdź, jak zaksięgować fakturę zaliczkową i końcową!