Zgubienie faktury i otrzymanie duplikatu – jak zaksięgować koszt?

Otrzymałeś duplikat faktury? Sprawdź, jak prawidłowo zaksięgować go w kosztach.

Biuro rachunkowe - ifirma.pl

Przepisy podatkowe nie zabraniają wystawiania duplikatów faktury. Jednocześnie nie wprowadzają również odrębnych regulacji dotyczących ich księgowania. Najczęściej duplikat jest wystawiany wówczas, kiedy dojdzie do zgubienia lub zniszczenia faktury pierwotnej. Rodzi się w takim razie pytanie, kiedy zaksięgować koszt z duplikatu faktury. I to będzie przedmiotem naszych rozważań w dzisiejszej publikacji.

Okoliczności wystawiania duplikatów faktur

Do wystawienia duplikatu faktury może dojść w przypadku następujących sytuacji:

  1. Faktura dotarła do kontrahenta, ale uległa zniszczeniu lub zagubieniu.
  2. Faktura nie trafiła do nabywcy, ponieważ zaginęła lub została zniszczona.

W jednym, jak i w drugim przypadku będzie można wystawić duplikat faktury. Jednak ujęcie kosztu uzyskania przychodu będzie zależało jeszcze od pewnych okoliczności.

Rozliczenie kosztu z duplikatu, który wcześniej trafił do kontrahenta

Jeżeli faktura pierwotna dotarła do przedsiębiorcy, jednak wskutek różnych zdarzeń uległa zniszczeniu lub zgubieniu, to należy jeszcze ustalić, czy:

  • została zaksięgowana w PKPiR,
  • nie została ujęta w PKPiR.

W pierwszym przypadku nie będzie potrzeby księgowania duplikatu faktury.

W drugim przypadku, gdzie faktura nie została zaksięgowana, powinno się ją ująć w PKPiR w dacie wystawienia i wpływu faktury pierwotnej.

Rozliczenie kosztu z duplikatu, który wcześniej nie trafił do kontrahenta

Jeżeli się tak zdarzy, że faktura pierwotna nie trafiła do przedsiębiorcy, ponieważ zaginęła lub uległa zniszczeniu, to w takim przypadku powinno się ją zaksięgować w kosztach z datą otrzymania duplikatu faktury.

Podsumowanie

Za dzień poniesienia kosztu w podatku PIT uważa się dzień wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu, nie mówi się nic o duplikatach takich dokumentów. Stanowisko opisane w artykule zostało oparte na dotychczasowej praktyce w tym zakresie i powinno posłużyć jedynie pomocniczo przy ocenie, w którym okresie rozliczeniowym w PKPiR ująć duplikat faktury.

Istnieje pewien istotny wyjątek od sytuacji opisanych powyżej. Mianowicie, jeżeli zakup jest towarem handlowym, materiałem podstawowym lub pomocniczym, to wówczas po jego otrzymaniu, w przypadku braku faktury lub innego dokumentu zakupu, sporządzamy szczegółowy opis i wpisujemy do PKPiR na podstawie tego opisu i podpinamy pod niego duplikat. Czynny podatnik VAT powinien zapoznać się z podlinkowaną publikacją na temat rozliczania duplikatu faktury w ewidencjach VAT.

Podziel się z innymi

Biuro rachunkowe - ifirma.pl
Dodaj komentarz

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA S.A dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu ifirma.pl.

Klauzula/ zastrzeżenie prawne na ifirma.pl
PowrótBlog – strona główna
Blog Księgowość bliżej Własny biznes
Twój znajomy zakłada firmę Blog banner

Z biurem rachunkowym IFIRMA masz i czas, i firmę

Już za 149 zł

miesięcznie

  • Pomagamy w przeniesieniu dokumentów i formalnościach
  • Przydzielamy dedykowaną księgową
  • Wygodnie dostarczasz dokumenty,
a księgowa rozlicza miesiąc i wysyła deklaracje
Myślisz o zmianie księgowego?

Zostaw swój numer telefonu, a my znajdziemy księgowego dla Ciebie.

    Mobilnie. Wszędzie

    Z ifirma.pl masz księgowość w swoim telefonie. Wysyłaj dokumenty, sprawdzaj salda i terminy online, gdziekolwiek jesteś. Aplikację znajdziesz na najpopularniejszych platformach.

    Mobilnie

    Ułatwienia dla e‑commerce

    Wygodne integracje
    Wygodne integracje

    Program do faktur IFIRMA w prosty sposób zintegrujesz z Allegro i popularnymi platformami e‑commerce jak Shoper, WooCommerce czy PrestaShop.

    Sprawdź wszystkie integracje →

    Wygodne integracje
    Płatności w jednym miejscu

    ifirma.pl łączy się z urządzeniami fiskalnymi, pozwala na eksport przelewów do banku i zatwierdzanie ich jednym kodem, co znacznie usprawnia codzienną pracę i samodzielne księgowanie.

    Wygodne integracje
    Łatwe generowanie faktur

    Dzięki integracji z bazą GUS ułatwiamy też wystawianie faktur – wystarczy, że wpiszesz NIP kontrahenta, a reszta danych uzupełni się automatycznie.

    allegro integracja ecommerce
    woocommerce integracja ecommerce
    shoper integracja ecommerce
    prestashop integracja ecommerce
    shoplo integracja ecommerce
    magento integracja ecommerce