Jak księgować towar handlowy nie mając dokumentu zakupu?

Nie zawsze brak dokumentu zakupu oznacza brak obowiązku księgowania do PKPiR. W rozporządzeniu w sprawie prowadzenia PKPiR zostało to szczegółowo uregulowane. W dzisiejszej publikacji odpowiemy na pytanie, jak księgować towar handlowy nie mając dokumentu zakupu.

Co się mieści pod pojęciem towar handlowy?

Towary handlowe zostały zdefiniowane w rozporządzeniu, jako wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym. Za towary handlowe uważa się również produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej. Będą to więc towary, którymi dokonuje się obrotu przy prowadzeniu działalności handlowej.

Kiedy powinien być zaksięgowany towar do PKPiR?

Zgodnie z tym samym rozporządzeniem, na które się powołujemy zakup towarów handlowych jest wpisywany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Wyjątkiem jest sytuacja, w której prowadzenie PKPiR zostało powierzone do biura rachunkowego, to wówczas wpis jest dokonywany nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Jak księgować towar handlowy nie mając dokumentu zakupu?

W takim przypadku jeżeli towar handlowy został dostarczony do firmy lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego towaru. W opisie należy podać:

• imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy,
• ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową,
• wartość towaru handlowego.

Na tej podstawie można dokonać księgowania w PKPiR w kol. 10 – zakup towarów handlowych. Tak sporządzony opis jest przechowywany łącznie z dostarczoną w późniejszym terminie fakturą. Jeżeli z otrzymanej faktury wynikałyby ewentualne różnice w kwotach, to powinny być wpisane do PKPiR w dacie otrzymania faktury. Jeżeli przedsiębiorca otrzyma fakturę za towar w tym samym miesiącu co towar, to wpisu do PKPiR może dokonać na podstawie faktury.

Nie trzeba dokonywać opisu towaru jeżeli zakup jest udokumentowany specyfikacją dostawcy pod warunkiem, że znajdą się na niej wszystkie te informacje, które są wymagane przez rozporządzenie.

Jak widać przepisy przewidują również tryb postępowania w przypadku braku dokumentu zakupu na towar handlowy. Wskazują wprost, w jaki sposób i na podstawie, jakich dokumentów należy księgować towar handlowy do PKPiR. Jednak w sytuacji, gdy w ogóle nie otrzymamy dokumentu zakupu, organy podatkowe niekiedy podają w wątpliwość prawo przedsiębiorcy do uznania kosztu podatkowego. To samo dotyczy ujmowania w remanencie na koniec roku. W takim przypadku należałoby skontaktować się ze swoim urzędem skarbowym lub zasięgnąć opinii doradcy podatkowego, jak właściwie postąpić.