Automatyzacja
procesów
Automatyczne akcje i zadania, które eliminują powtarzalne czynności, przyspieszając sprzedaż i obsługę klienta. Przyspiesz działania, ogranicz błędy, przesyłaj faktury do KSeF.
- Automatyczna wysyłka faktur do KSeF
- Scenariusze księgowania
- Automatyzacja obsługi zamówień e-commerce
- Automatyczna weryfikacja VAT UE (VIES)
- Masowe działania kilkoma kliknięciami
- Maksymalna oszczędność czasu i brak błędów
-
Automatyzacja na Twoich zasadach
Księgowość, która dopasowuje się do Twojego biznesu. Skonfiguruj Scenariusze Księgowania, określając własne warunki dla rynków, walut, statusów VAT UE czy rodzajów produktów. Od tej chwili IFIRMA będzie samodzielnie filtrować spływające zamówienia i uzupełniać idealnie dopasowane dokumenty sprzedaży. Zautomatyzuj decyzje podatkowe i odzyskaj swój czas.
-
Bezbłędne faktury w ułamku sekundy
Nie trać czasu na weryfikację danych. Scenariusze ksiegowania automatycznie pobierają aktualne dane kontrahenta z GUS i pilnują detali istotnych dla KSeF, takich jak kody GTU, procedury VAT czy daty sprzedaży. System dba o to, by każda faktura była prawidłowa, eliminując ryzyko odrzuceń i uciążliwych korekt.
-
Automatyczne zmiany statusów
Nie musisz już ręcznie monitorować każdego zamówienia. Nasze innowacyjne narzędzie przejmuje ten obowiązek i dba o to, by każdy krok był odzwierciedlony w systemie księgowym i informacyjnym. To mniej pomyłek, szybsza obsługa klientów i pełna synchronizacja z innymi procesami – fakturowaniem, wysyłką czy generowaniem dokumentów.
-
Monitoring paczek: śledzenie paczki przez kupującego i sprzedawcę
Wysyłaj wygodnie przez system e-maile lub SMSy z numerem przesyłki i linkiem do jej śledzenia. Klient ma też dostęp do stale aktualizowanej strony zamówienia, gdzie może w każdej chwili sprawdzić, na jakim etapie znajduje się jego paczka. Dodatkowo system samodzielnie pobiera informacje od przewoźnika i zapisuje status przesyłki w panelu, dzięki czemu Ty możesz śledzić postęp bez wchodzenia na stronę kuriera.
-
Asystent Zbierania i Pakowania
Wzmocnij sprzedaż o błyskawiczną realizację zamówień i perfekcyjną kompletację. To innowacyjne narzędzie, które automatyzuje pracę magazynu i przyspiesza proces zbierania oraz pakowania produktów. Dzięki integracji ze skanerem kodów kreskowych pracownicy wykonują mniej czynności ręcznie, co znacząco redukuje ryzyko pomyłek. Asystent na bieżąco weryfikuje poprawność realizacji zamówienia i natychmiast alarmuje w przypadku błędów.
-
Masowe nadawanie paczek
Pożegnaj czasochłonne logowanie się do paneli kurierów i ręczne wpisywanie danych. Dzięki integracji z wieloma firmami kurierskimi w jednym miejscu, zyskujesz kontrolę nad całym procesem logistycznym. System sam przejmie inicjatywę – automatycznie nada paczki, wybierze odpowiedniego przewoźnika, wygeneruje etykiety i przygotuje protokół odbioru. Wszystko dzieje się błyskawicznie, bez Twojego udziału.
-
Wysyłka faktur i paragonów bezpośrednio do kupującego
Zautomatyzuj proces księgowy i oszczędzaj czas. System sam dopasowuje odpowiedni dokument sprzedaży (fakturę lub paragon) do złożonego zamówienia. Gdy tylko faktura zostanie wystawiona, system automatycznie przesyła ją na e-mail kupującego lub przekazuje do serwisów zewnętrznych takich jak Allegro czy IdoSell.
-
Mapowanie statusów zamówień
Sprawny przepływ informacji - zmiana statusu w IFIRMA automatycznie zmieni status zamówienia w sklepie. Dodatkowo statusy płynnnie się ustawiają po wybranych zdarzeniach, jak na przykład anulowanie zamówienia czy wygenerowanie etykiety.
Scenariusze księgowania - automatyzacja wystawiania dokumentów sprzedaży do zamówień
W pełni zautomatyzowane akcje księgowe
Zdefiniuj, jak system ma zareagować na konkretne zamówienie. Scenariusze samodzielnie dobiorą i uzupełnią odpowiedni dokument sprzedaży (np. paragon, faktura OSS, WDT czy eksportowa), a także wyślą go do KSeF całkowicie bez Twojego udziału.
Automatyczna weryfikacja VAT UE (VIES)
System samodzielnie sprawdza status podatkowy Twoich zagranicznych kontrahentów (B2B) w europejskiej bazie VIES. Zabezpiecza Cię to przed wystawieniem błędnego dokumentu i gwarantuje bezpieczne zastosowanie mechanizmu odwrotnego obciążenia (stawka NP).
Dopasowanie do zawartości zamówienia
System automatycznie skanuje zawartość każdego zamówienia. Określ reguły dla konkretnych kategorii, typów asortymentu lub pojedynczych produktów, a IFIRMA uzupełni procedury podatkowe i dokumenty do tego, co właśnie sprzedałeś
Gotowe szablony i elastyczne reguły
Skorzystaj z przygotowanych przez nas sprawdzonych schematów lub zbuduj własne warunki od podstaw. Skonfiguruj zautomatyzowaną księgowość pod specyfikę swojego biznesu, precyzyjnie określając reguły dla konkretnych krajów, walut czy kanałów sprzedaży.
Bezpieczne testowanie na własnych danych
Zanim uruchomisz automatyzację na stałe, przetestuj stworzone reguły na swoich najnowszych, rzeczywistych zamówieniach. Zrobisz to całkowicie bezstresowo, upewniając się, że system księguje sprzedaż dokładnie tak, jak tego oczekujesz.
Pełna kontrola i historia przetwarzania
Miej wszystko pod kontrolą dzięki przejrzystej historii operacji. Przy każdym zamówieniu dokładnie sprawdzisz, który scenariusz został zastosowany, a który odrzucony (i dlaczego). Zawsze masz pełny wgląd w to, jak system podejmuje decyzje, oraz możliwość ręcznej interwencji.
Funkcje integratora e-commerce
Manager zamówień
Cała sprzedaż w jednym panelu. Manager zamówień automatyzuje zadania i pilnuje statusów, dzięki czemu Ty możesz skupić się na kliencie. To inteligentny asystent, który usprawnia obsługę zamówień ze wszystkich kanałów.
Obsługa zwrotów
Personalizowany moduł pozwala ustalić własne zasady, automatycznie pobiera zwroty z Allegro i od razu zwraca płatności klientom. Rozwijaj sprzedaż dzięki łatwej identyfikacji, spójnej komunikacji i integracji z księgowością.
Automatyzacja procesów i KSeF
Postaw na księgowość, która robi się sama. Scenariusze IFIRMA na podstawie spływających zamówień automatycznie uzupełniają odpowiedni dokument sprzedaży. System sam weryfikuje dane w GUS i VAT UE (VIES) oraz dba o natychmiastową, bezobsługową wysyłkę faktur do KSeF. Zyskaj pewność i czas na rozwój biznesu!
Zarządzanie produktami
Centralny panel pozwala błyskawicznie importować, edytować i synchronizować produkty ze sklepem, dając Ci pełną kontrolę nad ofertą. To narzędzie, które porządkuje katalog, usprawnia sprzedaż i ułatwia codzienną pracę.
Manager sprzedaży marketplace
Zarządzaj ofertami na wielu platformach - szybsze wystawianie produktów i sprawniejsza realizacja zamówień. Dzięki pełnej historii ofert, klientów i transakcji zyskujesz kontrolę i łatwość, jakiej potrzebuje nowoczesna sprzedaż online.
Asystent zbierania i pakowania
Pomocne wsparcie magazynu. Automatyzacja ze skanerem eliminuje błędy i przyspiesza przygotowanie dokumentów. Efekt? Mniej zwrotów, niższe koszty logistyki i więcej czasu na rozwój sprzedaży.
Zarządzanie wysyłką
W jednym panelu nadasz paczki, wydrukujesz etykiety i zamówisz kuriera, a integracja z największymi przewoźnikami to gwarancja wygody. Wszystko masz pod kontrolą – od momentu nadania po pełny podgląd statusu przesyłki.
Fakturowanie
Inteligentne centrum finansów Twojej firmy – wystawiasz dokumenty w kilka sekund, a system dba o porządek i rozliczenia. Wszystko jest bezpiecznie przechowywane, a automatyzacja działań sprawia, że księgowość staje się prostsza.
Raportowanie
Prowadź firmę w stronę większej produktywności i pewnych korzyści. Aktualne statystyki masz zawsze pod ręką. W kilka chwil zobaczysz, co naprawdę napędza sprzedaż, gdzie uciekają zyski i jakie decyzje pozwolą Ci szybciej rosnąć.
Pobierz nasz e-book o KSeF!
Aktualne informacje dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur zebrane w jednym miejscu!
- Terminy, których nie możesz przegapić
- Wskazówki, jak wystawić faktury w KSeF bez dostępu do Internetu
- Obowiązi przedsiębiorcy w transakcjach B2B i B2C.
- Fakturowanie zgodne z KSeF w e-commerce
- Dlaczego odpowiedni program do KSeF jest tak ważny?
Zacznij obsługiwać zamówienia e‑commerce i fakturowanie w jednym systemie
Damian Wizert
Oliwia Józefowiak
Adrianna GlapiakAutomatyzacja procesów w e-commerce - najczęściej zadawane pytania
-
Na czym polega automatyzacja statusów zamówień w IFIRMA?
Dzięki funkcji automatycznych zmian statusów nie musisz już ręcznie monitorować postępu realizacji zamówień. System sam aktualizuje statusy w systemie księgowym oraz informacyjnym, eliminując ryzyko błędów i przyspieszając obsługę klienta. Każdy etap – od przyjęcia zamówienia, przez fakturowanie, po wysyłkę – jest w pełni zsynchronizowany. -
Jak działa monitoring paczek po stronie sprzedawcy?
System automatycznie pobiera dane od przewoźnika i aktualizuje status przesyłki w panelu, co pozwala Ci na bieżąco śledzić jej przebieg bez potrzeby logowania się do strony kuriera. -
Jak działa automatyczna wysyłka faktur i paragonów do klienta?
Po złożeniu zamówienia system automatycznie wysyła odpowiedni dokument sprzedaży (paragon lub fakturę VAT) bezpośrednio na e-mail klienta. Dzięki temu unikasz opóźnień w dostarczaniu dokumentów i odciążasz dział księgowości. -
Co daje mapowanie statusów zamówień?
Zmiana statusu zamówienia w systemie IFIRMA automatycznie aktualizuje status w Twoim sklepie internetowym. Dzięki temu masz pełną spójność informacji pomiędzy systemami. Przykładowo, anulowanie zamówienia lub wygenerowanie etykiety może automatycznie ustawić odpowiedni status bez Twojej ingerencji. -
Na czym polegają scenariusze księgowania oraz jak je ustawić?
Scenariusze księgowania to funkcja, która umożliwia automatyczne przypisywanie parametrów i ustawień księgowych do zamówień e-commerce. Samodzielnie możesz dobrać odpowiednie akcje i dokumenty, do najczęściej realizowanych typów zamówień. Co znacząco ułatwia prace, ogranicza błędy i skraca czas realizacji. Więcej o scenariuszach, oraz ich ustawieniach znajdziesz tutaj. -
Jak mogę korzystać z gotowych szablonów scenariuszy?
Możesz wybrać przygotowane przez nas szablony z uzupełnionymi danymi lub stworzyć własny scenariusz od podstaw, ustalając warunki jakie muszą spełniać zamówienia oraz w jaki sposób mają być księgowane wraz z wystawianym do nich dokumentem sprzedaży. Więcej o scenariuszach, oraz ich ustawieniach znajdziesz tutaj. -
Czy mogę określić, dla których pozycji zamówienia będzie działać scenariusz ?
Jak najbardziej, zaawansowana automatyzacja pozwala wskazać dla jakich marek, kategorii czy produktów stosować wybrany scenariusz. Po wyborze rodzaju dokumentu możesz również dodać odpowiednie uwagi. -
Czy jeden scenariusz może wykonywać wiele działań?
Tak. Możesz precyzyjnie określić parametry zamówień objętych scenariuszem oraz zdecydować, w jaki sposób system ma je księgować lub jakie akcje wykonać. -
Czy mogę przetestować scenariusz przed jego uruchomieniem?
Oczywiście. Wybierasz integrację oraz zakres zamówień (np. najnowsze lub konkretne), a system pokaże, które zamówienia spełniają warunki scenariusza, a które zostały odrzucone - wraz z uzasadnieniem co na to wpłynęło. Bez stresu możesz przetestować stworzone przez siebie lub wybrane scenariusze, sprawdzając, jak zadziałałyby na Twoich zamówieniach. Dzięki temu łatwo zobaczysz, czy ustawiłeś dobre parametry funkcjonujące zgodnie z oczekiwaniami. -
Czy mogę zarządzać wieloma scenariuszami jednocześnie?
Możesz tworzyć wiele scenariuszy dopasowanych do różnych potrzeb. Dostępne są opcje edycji, kopiowania, usuwania, włączania i wyłączania scenariuszy oraz zmiany ich kolejności metodą przeciągania. -
Gdzie sprawdzę, jaki scenariusz został zastosowany?
Informację znajdziesz na liście zamówień oraz w historii przetwarzania w szczegółach zamówienia. Zobaczysz, który scenariusz został użyty, który odrzucony i z jakiego powodu. Dla jednego zamówienia może zostać zastosowany tylko jeden scenariusz. W razie potrzeby możesz też ponownie uruchomić przetwarzanie.
