Płatność przelewem a zwolnienie z kasy fiskalnej

Płatność przelewem a kasa fiskalna - omówione zagadnienia:

Pokaż więcej ↓

Wiele firm szuka w przepisach takich rozwiązań, które pozwolą na usprawnienie prowadzenia działalności gospodarczej. Obowiązek posiadania kasy fiskalnej nie jest przyjmowany z entuzjazmem, nic więc dziwnego, że przedsiębiorcy, o ile to możliwe, chętnie korzystają ze zwolnienia z kasy. W dzisiejszej publikacji napiszemy, kiedy przy płatności przelewem można korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej.

Kto ma obowiązek posiadać kasę fiskalną?

Co do zasady podmioty prowadzące działalność gospodarczą po przekroczeniu limitu sprzedaży w kwocie 20.000 zł na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności i rolników ryczałtowych, mają obowiązek posiadania kasy fiskalnej.

Na szczęście istnieją pewne wyjątki od tej reguły, a mowa jest o nich w Rozporządzeniu w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Wymienione w nim zostały kategorie towarów i usług, które mogą korzystać ze zwolnienia z ewidencjonowania, ale pod pewnymi warunkami. Jednym z takich warunków jest płatność przelewem za przeprowadzoną transakcję.

Zwolnienie z kasy fiskalnej a płatność przelewem

W załączniku do Rozporządzenia znajdziemy czynności zwolnione z ewidencjonowania między innymi z uwagi na formę zapłaty a konkretnie przy płatności przelewem.

Poz. 29 załącznika

Wynajem i usługi zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi może korzystać ze zwolnienia pod warunkiem, że:

Świadczenie usług zostało w całości udokumentowane fakturą lub
Świadczący usługę:
- otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej odpowiednio na rachunek bankowy i
- z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności ta płatność dotyczyła.

Pozycja 41 załącznika

Dostawy towarów w systemie wysyłkowym (sprzedaż internetowa):

Dostawa towarów w systemie wysyłkowym pocztą lub przesyłkami kurierskimi.
Zapłata za towar jest dokonywana w całości za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej.
Prowadzenie ewidencji i gromadzenie dowodów, z których jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana płatność. W dokumentach muszą się znaleźć m.in. dane nabywcy, w tym jego adres.

Pozycja 42 załącznika

Świadczenia usług:

Zapłata za usługę jest dokonywana w całości za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej.
Prowadzenie ewidencji i gromadzenie dowodów, z których jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana płatność.

Przykład 1

Pan Jakub prowadzi sprzedaż internetową artykułów biurowych i korzysta z aplikacji ifirma.pl z modułu E-commerce. Z uwagi na fakt, że towary są wysyłane przesyłkami kurierskimi, a zapłata za towar wpływa na jego rachunek bankowy, jak również posiada ewidencję, z której jednoznacznie wynika, na rzecz jakiej dostawy została dokonana płatność, może korzystać ze zwolnienia z ewidencji na kasie fiskalnej.

Przykład 2

Pani Ilona zajmuje się tworzeniem stron internetowych. Kontrahenci korzystający z jej usług dokonują zapłaty w całości za pośrednictwem banku. Pani Ilona prowadzi szczegółową ewidencję z danymi klientów, którą można łatwo powiązać z otrzymywanymi płatnościami. Również w tym przypadku spełnione są przesłanki uprawniające do korzystania ze zwolnienia z kasy fiskalnej.

Faktura na przelew dla osoby fizycznej a kasa fiskalna

W świetle obowiązujących przepisów przedsiębiorcy nie mają obowiązku wystawiania faktur dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Taka faktura może być wystawiona jedynie na żądanie nabywcy towarów czy usług złożone w terminie 3 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym dokonano dostawy towarów lub wykonano usługę. Jednak niektóre firmy, które prowadzą sprzedaż wysyłkową i korzystają ze zwolnienia z ewidencji na kasie fiskalnej, wystawiają również faktury sprzedaży dla osób fizycznych, przepisy tego nie zabraniają. W takim przypadku wystawiona faktura będzie mogła być opłacona przelewem, a przedsiębiorca nie będzie miał obowiązku posiadania kasy fiskalnej.

W interpretacjach podatkowych opisywane są sytuacje wystawiania faktur przy sprzedaży internetowej i to nie budzi sprzeciwu fiskusa. W jednej z nich z dnia 18.07.2024 r. sygn. 0112-KDIL3.4012.350.2024.1.EW napisane jest, że przedsiębiorca przesyła klientowi wygenerowaną automatycznie przez system księgowy fakturę VAT e-mailem a wszystkie płatności są regulowane przelewem lub kartą.

W innej interpretacji sygn. 0114-KDIP1-3.4012.61.2021.1.JG z dnia 23.02.2021 r. spółka korzysta ze zwolnienia ewidencjonowania na kasie fiskalnej i wystawia konsumentom faktury do każdej sprzedaży towarów. Płatności wpływają na rachunek bankowy spółki jedynie w formie bezgotówkowej. Dostawa towarów będzie odbywała się w systemie wysyłkowym – przesyłkami kurierskimi lub za pośrednictwem poczty, nie można zapominać o tym warunku uprawniającym do zwolnienia z kasy fiskalnej.

Jak widać, wystawianie faktur do każdej sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej jest stosowane i nie ma przeciwwskazań, żeby w takim przypadku przedsiębiorca mógł korzystać ze zwolnienia ewidencjonowania na kasie, pod warunkiem że płatności są realizowane przelewem lub z wykorzystaniem innych bezgotówkowych form płatności.

Przykład 3

Pan Ignacy prowadzi sprzedaż towarów w formule online. Dostawa towarów na rzecz osób fizycznych przekroczyła limit 20.000 zł w miesiącu marcu 2024 r., ale pan Ignacy wybrał zwolnienie z ewidencjonowania na kasie fiskalnej i spełnia warunki, żeby z niego korzystać, więc nie ma obowiązku posiadania kasy. W miesiącu wrześniu 2024 r. doszło do transakcji sprzedaży towaru, który klient odebrał osobiście. Oznacza to, że w stosunku do tej transakcji nie ma już zastosowanie zwolnienie z ewidencji. W tej sytuacji pan Ignacy powinien sprzedaż wrześniową nabić na kasę fiskalną, a to oznacza, że powinien być w jej posiadaniu przed dokonaniem tej sprzedaży.

Limit do kasy fiskalnej a płatność przelewem i gotówką

W wielu firmach płatności za przeprowadzane transakcje są realizowane gotówkowo i bezgotówkowo. Powstaje pytanie, jak w takiej sytuacji liczyć limit 20.000 zł, który obowiązuje przy zwolnieniu ewidencji na kasie fiskalnej? Czy mają być brane pod uwagę jedynie wpłaty gotówkowe, czy również bezgotówkowe?

Zapisy Rozporządzenia w sprawie zwolnienia z ewidencjonowania nie pozostawiają wątpliwości, że do wyliczenia takiego limitu brana jest pod uwagę wartość sprzedaży, a nie forma zapłaty.

Przy obliczaniu limitu 20.000 zł, który obowiązuje przy zwolnieniu z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej sumuje się sprzedaż bez względu na formę zapłaty

Z taką wątpliwością zwrócił się jeden z przedsiębiorców w interpretacji z dnia 24.08.2018 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.315.2018.2.MT. Przedsiębiorca zadał pytanie “Czy do limitu zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej wlicza się tylko wpłaty gotówkowe od klientów, czy też należy wliczyć zarówno wpłaty gotówkowe, jak i wpłaty przelewem? Dyrektor KIS zaznaczył, że każda sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych ma wpływ na wielkość obrotu wyznaczającego obowiązek ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Kwotę obrotu uprawniającą do zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kas rejestrujących określa się sumując całą sprzedaż na rzecz konsumentów i rolników ryczałtowych.

Zapłata przelewem a kasa fiskalna

Obecnie dostępnych jest wiele form realizacji płatności nie tylko przelewem tradycyjnym. Powszechne są platformy płatnicze typu: Przelewy24, PayU, Tpay, Autopay, imoje, z których chętnie korzystają sprzedawcy internetowi. Nie mniej popularne są płatności z wykorzystaniem karty płatniczej czy aplikacji BLIK. Pomimo że w momencie realizacji przelewu nie widzimy danych sprzedawcy ani jego numeru rachunku bankowego, to utrwalił się już pogląd, że takie płatności spełniają definicję płatności bezgotówkowej i są akceptowane przez organy podatkowe pod kątem spełnienia warunków do korzystania ze zwolnienia ewidencjonowania na kasie fiskalnej.

W interpretacji sygn. 0114-KDIP1-3.4012.682.2023.2.KP z dnia 14.03.2024 r. Dyrektor KIS potwierdził, że przy takich formach płatności jak np. płatność:

kartą płatniczą, która pozwala płacić zbliżeniowo lub po podaniu kodu PIN (do przyjęcia takiej płatności konieczny jest terminal),
kartą płatniczą online, która pozwala dokonać płatności przez wpisanie 16-cyfrowego numeru karty płatniczej i 3-cyfrowego kodu z odwrotu karty,
BLIK, która pozwala płacić aplikacją mobilną banku (aplikacja na telefon),
z portfela elektronicznego,
zlecenie przelewu bankowego (przelew na rachunek).

Przedsiębiorca będzie dostawać środki pieniężne na rachunek bankowy, tym samym nie ma przeszkód do korzystania ze zwolnienia ewidencji na kasie.

Podsumowanie

W dzisiejszej publikacji omówiony został temat zwolnienia z kasy fiskalnej przy płatności przelewem.

Co do zasady przedsiębiorcy mają obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej dla osób fizycznych nieprowadzących działalności i rolników ryczałtowych po przekroczeniu limitu sprzedaży 20.000 zł. Jednak obowiązujące przepisy Rozporządzenia w sprawie zwolnienia z ewidencji na kasie wprowadzają pewne wyjątki od tej reguły.

Przy płatnościach przelewem ze zwolnienia z ewidencji mogą korzystać przedsiębiorcy zajmujący się sprzedażą internetową, świadczący usługi, w tym usługi wynajmu i zarządzania nieruchomościami. Pod warunkiem, że zgromadzą odpowiednią dokumentację, o której jest mowa w przepisach.

Za płatność zrealizowaną za pośrednictwem banku uważa się poza przelewem tradycyjnym również zapłatę kartą płatniczą, karta płatniczą online, szybki przelew przez platformy płatniczej wykorzystanie aplikacji BLIK.

Przy obliczaniu limitu sprzedaży 20.000 zł przedsiębiorca musi brać pod uwagę wszystkie płatności zarówno te realizowane gotówkowo, jak i bezgotówkowo.

Stan prawny na dzień: 09.01.2025 r.