Co zrobić w razie awarii systemu KSeF lub braku Internetu?

×

Tryb online to wystawianie faktur polegające na wysyłce pliku faktury w czasie rzeczywistym do KSeF. W razie braku lub słabej jakości internetu oraz awarii systemu KSeF, przewidziane są rozwiązania tzw. tryb offline24, tryb offline, awaria systemu. Skorzystanie z konkretnego trybu zależy od przyczyny braku połączenia z KSeF.

Zasadniczo, tryby pozaonline sprowadzają się do wystawienia faktury poza KSeF i dosłaniu jej później do systemu w określonym ustawowo terminie.

Tryb offline24: brak internetu

Tryb offline24 to rozwiązanie, z którego będzie można skorzystać między innymi w razie trudności w wystawianiu i przesyłaniu e-faktur do KSeF wynikających z jakości sieci transmisyjnej lub braku połączenia z Internetem. Z tego trybu można korzystać np. wtedy, gdy nie ma dostępu do internetu, czy są problemy z siecią.

Wystawiona fakturę w trybie offline24 należy przesłać do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) najpóźniej następnego dnia roboczego po jej wystawieniu, by system nadał jej numer KSeF i umożliwił przekazanie jej nabywcy (jeśli jest to firma z Polski posługująca się NIP-em). Jeżeli jednak po wystawieniu faktury a przed jej przesłaniem do KSeF:

• wystąpi awaria KSeF (ogłoszona w BIP MF i oprogramowaniu interfejsowym) – wtedy fakturę należy przesłać do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii;
• wystąpi tzw. całkowita awaria KSeF (ogłoszona w środkach społecznego przekazu) – wówczas faktury nie będzie dosyłać się do KSeF.

Tryb offline24 jest dobrowolny – można go użyć wtedy, gdy nie da się wystawić faktury online lub faktura jest wystawiana na rzecz podmiotów niemających obowiązku korzystania z KSeF.

Datą wystawienia faktury w trybie offline24 będzie data wskazana przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej e-faktury.

Datą otrzymania faktury wystawionej w trybie offline24 dla faktur:

• udostępnianych w KseF jest dzień nadania numeru KseF w systemie;
• dla faktur udostępnianych poza KSeF (czyli dla podmiotów niemających obowiązku korzystania z KSeF, jak np. dla konsumenta czy firmy zagranicznej) – jest dzień, kiedy nabywca faktycznie ją otrzyma (w uzgodniony sposób, np. e-mailem).

Faktura wystawiona w trybie offline24 na rzecz przedsiębiorców krajowych posługujących się numerem NIP musi być przekazana im w KSeF.

W trybie offline24 można także wystawić fakturę korygującą, jednak należy ją przesłać do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym.

Jeśli korekta dotyczy faktury pierwotnej wystawionej trybie offline24, najpierw trzeba przesłać fakturę pierwotną do KSeF, a następnie wystawić fakturę korygującą. W fakturze korygującej należy podać numer KSeF faktury korygowanej.

Tryb offline: niedostępność systemu KSeF

Każdy podatnik wystawiający fakturę w okresie ogłoszonej w BIP MF niedostępności KSeF będzie mógł wystawić fakturę w trybie offline. Będzie musiał jednak ją przesłać do KSeF najpóźniej w kolejnym dniu po zakończeniu niedostępności systemu KSeF. Przy czym, jeśli w tym czasie nastąpi awaria systemu KseF, czas na przesłanie faktury do systemu to 7 dni po zakończeniu awarii, a gdy wystąpi w tym czasie awaria całkowita – faktury nie będzie się dosyłać do KSeF.

Do daty wystawienia oraz daty otrzymania faktury wystawionej w trybie offline zastosowanie mają takie same terminy jak dla tych wystawionych w trybie offline24. Czyli, datą wystawienia faktury w trybie offline będzie data podana przez podatnika w polu P_1 e-faktury. A data otrzymania faktury zależeć będzie od jej udostępnienia: dla faktur w KSeF będzie to dzień nadania numeru w systemie, natomiast dla faktur udostępnianych poza KSeF (np. dla konsumentów lub firm zagranicznych) – dzień faktycznego otrzymania przez nabywcę.

Także fakturę korygujące można wystawić w trybie offline. Pamiętając, że jeżeli korekta dotyczy faktury pierwotnej wystawionej w trybie offline, to wystawia się ją dopiero po przydzieleniu fakturze pierwotnej numeru KSeF.

Tryb awaryjny: komunikat o awarii KseF

Tryb awaryjny będzie dotyczył sytuacji, gdy w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów (BIP MF) zostanie ogłoszona awaria systemu.

Każdy podatnik wystawiający fakturę w okresie ogłoszonej awarii KSeF będzie mógł wystawić fakturę w trybie awaryjnym. Komunikaty o pracach serwisowych będą publikowane w BIP MF oraz w oprogramowaniu interfejsowym.

Jeśli podatnik musi wystawić fakturę w trybie awaryjnym, powinien użyć aktualnego wzoru e-faktury – od 1 lutego 2026 roku będzie to struktura FA(3). Taka faktura musi być wysłana w formie elektronicznej, a następnie przesłana do KSeF najpóźniej w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii, żeby system mógł nadać jej numer. Następnie zwizualizowaną fakturę (np. w postaci PDF) z oznaczeniem dwoma kodami QR należy przesłać kontrahentowi, w sposób z nim uzgodniony.

Jeśli jednak w ciągu tych 7 dni pojawi się nowy komunikat o kolejnej awarii, wtedy termin na wysłanie faktury liczony jest od zakończenia tej nowej awarii. Natomiast w przypadku ogłoszenia tzw. awarii całkowitej – faktury nie trzeba już przesyłać do KSeF.

Datą wystawienia faktury w trybie awaryjnym będzie data wskazana na tej fakturze przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej e-faktury.

Data otrzymania faktury w trybie awaryjnym to:

• data jej faktycznego otrzymania przez nabywcę,
• data przydzielenia numeru KSeF – jeżeli data faktycznego otrzymania faktury będzie późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF.

Dwa kody QR na fakturach wystawionych w trybie innym niż online

Faktury wystawione w trybie offline24, offline oraz awarii udostępnione nabywcy w sposób z nim uzgodniony (poza KSeF) powinny mieć dwa kody QR:

• pierwszy kod QR: który zapewni dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze (posiada oznaczenie „OFFLINE”),
• drugi kod QR: który umożliwi potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu tej faktury (posiada oznaczenie „CERTYFIKAT”). Aby wygenerować ten kod QR konieczne będzie pobranie certyfikatu KSeF.

Certyfikat KSeF

Certyfikat KSeF będzie wymagany do oznaczenia faktury kodem umożliwiającym potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych: offline24, offline (niedostępność systemu) oraz awaryjnym.

Uwierzytelnienie certyfikatem KSeF oraz jego wykorzystanie przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych będzie możliwe od 1 lutego 2026 r.

Natomiast o wydanie certyfikatu można będzie występować w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU) od 1 listopada 2025 r. Certyfikaty KSeF wydawane będą na okres do 2 lat.

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że “tryb online, offline24, offline (niedostępność systemu) i tryb awaryjny to tryby biznesowe i prawne. Od strony technicznej i systemowej tryb offline24, offline (niedostępność systemu) i tryb awaryjny – to w istocie jeden tryb offline. Z tego względu przyjęto jedno, wspólne oznaczenie „OFFLINE” pod kodem QR”.

Awaria całkowita: krajowe sytuacje nadzwyczajne

Awaria całkowita będzie dotyczyć sytuacji nadzwyczajnych jak np.zagrożenie kraju lub jego infrastruktury wynikających z ogólnej sytuacji geopolitycznej Polski.

Komunikaty o awarii KSeF w takiej sytuacji zostaną zamieszczone np. w telewizji, radiu, prasie czy w Internecie. Komunikaty w środkach społecznego przekazu wystąpią gdy nie będzie możliwe zamieszczenie komunikatów o awarii KSeF w BIP MF i w oprogramowaniu interfejsowym.

W razie awarii całkowitej wystawia się faktury w postaci papierowej lub faktury elektroniczne, czyli “po staremu”, bez obowiązku przesyłania jej do KSeF i stosowania wzoru faktury ustrukturyzowanej. Taką fakturę można będzie przesłać nabywcy w dowolny sposób, jak np. e-mailem, osobiście itp.

Przepisy ustawy o VAT nie wprowadzają specjalnych zasad dotyczących daty wystawienia i otrzymania faktury podczas wystąpienia awarii całkowitej. Oznacza to, że w takiej sytuacji datą wystawienia faktura będzie ta wpisana przez przedsiębiorcę na dokumencie, a datą otrzymania – data faktycznego otrzymania przez nabywcę.

Przepisy ustawy o VAT nie wprowadzają specjalnych zasad dotyczących daty wystawienia i otrzymania faktury podczas wystąpienia awarii całkowitej. Oznacza to, że w takiej sytuacji datą wystawienia faktura będzie ta wpisana przez przedsiębiorcę na dokumencie, a datą otrzymania – data faktycznego otrzymania przez nabywcę.

Duplikaty faktur w trybach szczególnych

Faktury wystawione bezpośrednio w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) nie wymagają wystawiania duplikatów. Wynika to z faktu, że są one przechowywane w systemie centralnym, co eliminuje ryzyko ich zagubienia lub zniszczenia.

Inaczej jednak wygląda sytuacja w przypadku faktur wystawionych w trybach szczególnych (offline, offline24, awaryjnym). Dokumenty te są tworzone i przekazywane poza KSeF, więc mogą ulec zniszczeniu lub zagubieniu.

W trybach szczególnych offline24 oraz offline, fakturę można przekazać wyłącznie nabywcom, którzy nie korzystają z KSeF. Jeśli taka faktura zostanie zagubiona lub zniszczona, sposób postępowania zależy od tego, czy została już wysłana do KSeF:

• jeżeli została już przesłana, należy ją ponownie udostępnić nabywcy;
• jeśli nie została jeszcze przesłana, należy wystawić duplikat faktury.

W trybie awaryjnym (niedostępność KSeF z powodu prac serwisowych ogłoszona w BIP MF), faktura wystawiona poza systemem może być przekazana każdemu nabywcy, niezależnie od tego, czy korzysta z KSeF. Jeśli taka faktura zaginie lub ulegnie zniszczeniu, to:

• dla nabywców, którzy nie korzystają z KSeF, w przypadku zaginięcia lub zniszczenia faktury, wystawca ma obowiązek ponownie ją udostępnić.
• dla nabywców korzystających z KSeF, sytuacja jest zależna od momentu zaginięcia/zniszczeniu dokumentu. Jeśli nastąpiło to po przesłaniu faktury do KSeF, wystawca powinien wystawić jej duplikat. Natomiast jeżeli faktura zaginęła, zanim trafiła do systemu, wystawca musi ponownie ją udostępnić

Kary za błędne stosowanie trybów offline

Zgodnie z przepisami, naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę pieniężną, jeśli przedsiębiorca:

• nie wystawił faktury ustrukturyzowanej za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur,
• wystawił fakturę w trybie awaryjnym niezgodnie ze wzorem e-faktury;
• nie przesłał w terminie do KSeF faktury wystawionych w trybach offline

Kara ta może wynieść do 100% kwoty podatku VAT z faktury, a w przypadku faktur bez wykazanego podatku – do 18,7% kwoty należności ogółem.

Przepisy w zakresie tych kar wchodzą w życie od 1 stycznia 2027 roku.