Dorota Łesak 
Autoryzacja użytkownika w KSeF wymagana jest niezależnie czy wykorzystuje się narzędzia komercyjne, czy aplikację udostępnioną przez Ministerstwo Finansów.
KSeF w pigułce – kluczowe informacje o KSeF w formie video:
Jakie są sposoby uwierzytelnienia w KSeF?
Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwe za pomocą uwierzytelnienia:
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
- kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (odpowiednik pieczątki firmowej),
- podpisem zaufanym,
- wygenerowanym przez System, po uwierzytelnieniu się w jeden z powyższych sposobów – tokenem (ciągiem znaków alfanumerycznych, z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych) przypisanym do danej osoby.
– oraz weryfikacji posiadanych uprawnień.
Po poświadczeniu w systemie, można używać KSeF m.in. w zakresie przeglądania, wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Poza danym przedsiębiorcą, w Systemie może działać podmiot przez niego uprawniony, np. biuro rachunkowe.
Poświadczenia osób fizycznych
W przypadku osób fizycznych, np. jednoosobowej działalności gospodarczej, autoryzacja może być dokonana za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego (Profilu Zaufanego) lub za pośrednictwem API i wygenerowano wcześniej tokenu.
Jeśli podpis elektroniczny nie zawiera NIP oraz PESEL, uwierzytelnienie (oraz weryfikacja posiadanych uprawnień) jest możliwe po zgłoszeniu danych unikalnych identyfikujących ten podpis (tzw. odcisk palca) w zawiadomieniu ZAW-FA , które należy wysłać do urzędu skarbowego.
Uwierzytelnienie podmiotów niebędących osobami fizycznymi
Podmiot niebędący osobą fizyczną może uwierzytelnić się w systemie za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub składając w urzędzie zawiadomienie ZAW-FA, w którym powinien wyznaczyć określoną osobę fizyczną (w ramach swojej struktury) do korzystania z KSeF, np. do nadawania i odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu, dostępu do faktur.
Sposoby uwierzytelnienia w KSEF
| Osoba fizyczna (dotyczy także osób w ramach podmiotu, np. pracownik w spółce, prezes itp.) | Podmiot niebędący osobą fizyczną (np. spółka) | |
|---|---|---|
| Kwalifikowany podpis elektroniczny | TAK | NIE DOTYCZY |
| Kwalifikowana pieczęć elektroniczna | NIE DOTYCZY | TAK |
| Podpis Zaufany (integralna część Profilu Zaufanego) | TAK | NIE DOTYCZY |
| Token wygenerowany przez KSeF przypisany do konkretnej osoby | TAK — po uwierzytelnieniu się w jeden z powyższych sposobów | NIE DOTYCZY |
| Złożenie zawiadomienia ZAW-FA w urzędzie skarbowym | TAK | TAK |
Ministerstwo Finansów wydało instrukcję uwierzytelnienia w Aplikacji Podatnika KSeF.
Anonimowy dostęp do faktury – bez uwierzytelniania
Krajowy System e-Faktur przewiduje również opcję anonimowego dostępu do pojedynczej e-faktury (bez uprzedniego uwierzytelniania się w systemie). W tym celu na dedykowanej stronie należy podać następujące dane:
- numer identyfikujący daną fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur,
- numer faktury,
- numer NIP lub innego identyfikatora nabywcy albo informacji o jego braku
- imię i nazwisko lub nazwę nabywcy albo informacji o braku tych danych;
- kwotę należności ogółem.
Marta Matylda Kania
Małgorzata Jagusiak
Adam Sawicki
