Czy będzie zmiana terminu wejścia w życie KSeF?

Podczas spotkania w Biurze Rzecznika zwrócili oni uwagę na ogromne wyzwania organizacyjne, techniczne, prawne i finansowe, jakim będą musiały sprostać firmy, aby odpowiednio wdrożyć KSeF.

Od kiedy KSeF ma wejść w życie?

Zgodnie z obecnymi przepisami, KSeF ma być obowiązkowy:

• od 1.07.2024 – dla podatników czynnych VAT,
• od 1.01.2025 – dla podatników zwolnionych z VAT.

KSeF w pigułce – kluczowe informacje o KSeF w formie video:

Przeczytaj Krajowy System e-Faktur – dla kogo i od kiedy?

Rzecznik MSP apeluje o przesunięcie terminu KSeF

Dnia 18 grudnia 2023, Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców (MSP), Adam Abramowicz skierował pismo do Ministerstwa Finansów, czyli obecnie Andrzeja Domańskiego (nowej osoby na danym stanowisku) z postulatem przesunięcia terminu wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur.

Dokument ten jest odpowiedzią Rzecznika MSP na pismo Ministra Finansów (poprzednika Andrzeja Domańskiego) z dnia 27.11.2023 zawierającego prośbę o przekazanie ewentualnych uwag dotyczących projektu z 23.11.2023 dotyczących Rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF.

W piśmie, Rzecznik MSP proponuje następujące terminy dla obowiązkowego Systemu e-Faktur:

• od 1 lipca 2024 – dla dużych podmiotów,
• od 1 stycznia 2025 – dla średnich podmiotów,
• od 1 lipca 2025 – dla małych podatników,
• od 1 stycznia 2026 – dla mikroprzedsiębiorców.

Definicję mikro-, małych i średnich przedsiębiorców znajdziesz w art. 7 ustawy Prawo Przedsiębiorców.

Argumenty Rzecznika MSP za zmianą terminu KSeF

Rzecznik MSP zebrał uwagi od przedsiębiorców dobrowolnie korzystających obecnie z Krajowego Systemu e-Faktur, którzy wskazują, że:

• wysokość kosztów wprowadzenia KSe-F w przedsiębiorstwie jest na razie trudna do oszacowania, jednak uwzględniać ona musi m.in. koszt samodzielnego zgromadzenia informacji na temat KSe-F, szkolenia pracowników z jego obsługi, opłat naliczanych z tytułu korzystania z zewnętrznego doradztwa czy zakupu i utrzymania sprzętu obsługującego platformę komunikującą się z systemami fakturującymi. Dla wielu mikro- i małych firm koszty te będą znaczące. Eksperci szacują, że w małych i średnich firmach koszty związane z wdrożeniem KSe-F będą wynosiły w granicy od 500 zł do 2000 zł, a w dużych przedsiębiorstwach mogą być znacznie wyższe,
• istnieje wiele szczegółowych wątpliwości praktycznych związanych ze stosowaniem KSe-F, jak również wątpliwości prawnych.

W powyższym piśmie, Rzecznik MSP argumentuje także, że “Podatnicy, także z sektora mikro-, małych i średnich przedsiębiorców nie są przygotowani do obligatoryjnego stosowania KSe-F. Odwołali się do badania przeprowadzonego w III kwartale 2023 r. przez Ogólnopolską Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych, pt.: ,,Biura rachunkowe o wdrożeniu KSeF: są obawy, ale też widać szansę na rozwój ” wynika m.in., że:

• 42,2 % biur rachunkowych nie podjęło jeszcze żadnych przygotowań do wdrożenia KSe-F;
• 35 % biur rachunkowych czuje się niedostatecznie przygotowanych;
• 20,2 % biur rachunkowych deklaruje gotowość z zastrzeżeniem, że wciąż poszukiwane są nowe informacje na temat KSe-F;
• tylko 2,5 % biur deklaruje pełną gotowość do udziału w procedurze fakturowania w ramach KSe-F.”

W dalszej części możemy przeczytać m.in. następujące wnioski Rzecznika MSP oraz przedsiębiorców, którzy wzięli udział w posiedzeniu Zespołu Roboczego ds. Podatków i danin quasi-podatkowych w ramach Rady Przedsiębiorców działającej przy Rzeczniku Małych i Średnich Przedsiębiorców:

• biorąc pod uwagę fakt, że profesjonalne podmioty (biura rachunkowe) w większości nie są przygotowane merytorycznie ani praktycznie do stosowania KSe-F, to tym bardziej oczywiste jest, że nie są gotowi na wdrożenie KSe-F podatnicy z sektora małych i średnich przedsiębiorstw;
• odnośnie sposobów nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSe-F zauważono, że nie przewidziano rozwiązań prawnych w zakresie przypadków losowych np. porzucenie pracy, wypadek, śmierć księgowego, posiadającego uprawnienia;
• nadawanie uprawnień w KSe-F może okazać się dużym wyzwaniem dla podatników. Z jednej strony faktura umieszczona w KSe-F będzie od razu fakturą odebraną. Od daty jej umieszczenia będą zatem biec terminy, a jednocześnie system nie będzie wysyłał automatycznych powiadomień o pojawieniu się faktury w KSe-F. Z drugiej strony należy zadbać o to, żeby nie nadawać zbyt szerokich uprawnień do odbierania faktur w KSe-F celem wykluczenia ryzyka dostępu do danych dla osób nieuprawnionych. Firmy bardzo często mają złożoną strukturę działów sprzedaży. Przynajmniej dwóm pracownikom w każdym dziale sprzedaży należy nadać uprawnienia i zabezpieczyć ich w podpis kwalifikowany (kolejne koszty, które poniesie pracodawca, nie wspominając o szkoleniach tej kadry);
• w przypadku awarii i niedostępności KSe-F (niezależnie czy przyczyna będzie leżała po stronie Ministerstwa Finansów, czy też po stronie przedsiębiorcy), konsekwencją będą ograniczone możliwości wystawienia e-faktury przez podatnika;
• w przypadku długotrwałej przerwy awaryjnej lub gdy podatnik nie będzie mógł czekać z wystawieniem faktury w KSe-F, a po wystawieniu faktury poza KSe-F obowiązkiem podatnika będzie przesłanie faktury do systemu w ściśle wyznaczonym terminie, którego długość zależy od rodzaju awarii / niedostępności. Jeżeli przyczyna awarii / niedostępności będzie „po stronie” podatnika, to zostaje on obowiązany przesłać faktury do KSe-F nie później niż w następnym dniu roboczym. Wyznaczony czas (jednego dnia) jest na tyle krótki, że ryzyko uchybienia temu terminowi można oszacować na 100%, biorąc dodatkowo pod uwagę, że mogą wydarzyć się różne, nieprzewidziane i niezaplanowane przez przedsiębiorcę (podatnika) sytuacje i okoliczności losowe/ życiowe;
• pieczęć elektroniczna służąca do uwierzytelniania podmiotów korzystających z KSe-F, to dla mikrofirmy spory wydatek, bo wynoszący około 2 tys. zł. Koszt taki stanowi duże obciążenie dla przedsiębiorców, ale co ważniejsze zaprzecza komunikatom Ministerstwa Finansów o możliwości „bezpłatnego korzystania z narzędzi KSe-F „.
• brak możliwości wystawiania not korygujących, która ma odnosić się zarówno do faktur ustrukturyzowanych, jak i wystawianych poza KSe-F. Oznacza to, że w przypadku wystąpienia na fakturze pomyłek (również takich, które nie dotyczą danych w postaci m.in. wartości netto faktury i kwoty podatku), które dotychczas można było skorygować za pomocą noty korygującej, konieczne będzie uzyskanie od dostawcy faktury korygującej. Zdaniem przedsiębiorców, jeżeli opisywane zmiany wejdą w życie, w przypadku stwierdzenia wskazanych błędów nabywca będzie musiał skontaktować się z dostawcą w celu uzyskania od niego faktury korygującej oraz przewidują, że takie wymuszenie na wystawcy, aby skorygował fakturę, będzie bardzo trudne;
• ze względu na publikowane przez Ministerstwo Finansów kilka razy w tygodniu komunikaty pt. uwaga oszust w sieci, zdaniem przedsiębiorców żaden dostęp anonimowy do faktury wystawionej w KSe-F nie powinien mieć miejsca. Z uwagi na możliwość kradzieży danych, system winien rejestrować informacje o tym kto i kiedy logował się w systemie oraz jakie dane przeglądał, na wzór Systemu Rejestracji Centralnej (SeRCe) w organach skarbowych;
• wystawiając e-fakturę, przedsiębiorca będzie dysponował trzema różnymi datami na dokumentach. Pierwsza data wskazana zostanie w systemie księgowym podatnika, będzie to data wystawienia. Druga to data faktycznej dostawy oraz sprzedaży (obecnie data powstania obowiązku podatkowego). Trzecią datą jest data przekazania faktury do KSe-F i tylko ona jest istotna do rozliczeń podatkowych. Przedstawiona sytuacja może rodzić ogromne problemy, gdy faktury wystawione pod koniec jednego miesiąca wykazane zostaną w dwóch miesiącach. W konsekwencji sytuacja ta może spowodować trudność w prawidłowym wykazaniu przez podatnika obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług, ustaleniu momentu powstania przychodu w podatku dochodowym, w tym także z obliczaniem kursu walutowego.
• obecnie podatnicy wraz z fakturą przekazują swoim kontrahentom różne załączniki (np. specyfikacje, protokoły, dokumentację potwierdzającą wykonanie usług). Takiej dokumentacji nie będzie można wysłać do KSe-F, a podatnik będzie mógł ewentualnie wykorzystać pola dobrowolne e-faktury z ograniczoną liczbą znaków. Jeżeli powyższy sposób okaże się niewystarczający, wówczas dodatkową dokumentację podatnik będzie musiał dostarczyć osobno, w sposób uzgodniony z kontrahentem, co może spowodować problemy z ich połączeniem w systemie z e-fakturą. W konsekwencji wymusi to zmiany w stosowanych przez podatnika procedurach postępowania, ale także wygeneruje dodatkowe czynności biurowo-administracyjne.

Końcowo, w piśmie czytamy “Mając na uwadze przedstawione argumenty, zasadnym jawi się postulat przedsiębiorców dotyczący rozłożenia w czasie wdrożenia obowiązkowego KSe-F, na wzór wprowadzenia Jednolitego Pliku Kontrolnego, czyli np. wprowadzają KSe-F: od 1 lipca 2024 r. duże podmioty, od 1 stycznia 2025 r. średni podatnicy, od 1 lipca 2025 r. mali podatnicy, a od 1 stycznia 2026 r. mikro-przedsiębiorcy (szczególnie prowadzący działalność jednoosobowo – JDG). Zwracam się do Pana Ministra z uprzejmą prośbą o rozważenie oraz ustosunkowanie się do przedstawionych uwag i wniosków w ramach dalszych prac legislacyjnych nad projektem korzystania z KSe-F oraz nad całym wdrażaniem obligatoryjnego obowiązywania KSe-F.”

Czyli w końcu kiedy KSeF zacznie obowiązywać?

Obecnie Ministerstwo Finansów nie planuje przesuwać ustalonego terminu wdrożenia obowiązkowego KSeF.

Ustawa wprowadzająca KSeF z datami:

• od 1.07.2024 – dla podatników czynnych VAT,
• od 1.01.2025 – dla podatników zwolnionych z VAT

została podpisana przez Prezydenta już w sierpniu 2023 oraz ogłoszona w Dzienniku Ustaw, czekając już tylko na właściwe daty w kalendarzu, aby móc zacząć obowiązywać. Z czego wynika, że przesunięcie terminu wejścia w życie obowiązkowego KseF na daty inne niż wskazane powyżej, w znacznym stopniu prawdopodobieństwa się nie odbędzie.

Choć przy przewidywaniu przyszłości, a zwłaszcza tej, która od nas nie zależy, warto pamiętać, o czymś takim jak zjawisko “czarnego łabędzia”…