W przypadku podmiotów nieposiadających możliwości uwierzytelnienia się w sposób elektroniczny, nadawanie lub odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur może być dokonane przez złożenie zawiadomienia ZAW-FA, Wskazuje się w nim osobę, której nadajemy lub odbieramy uprawnienie do KSeF. Zawiadomienie służy również zgłoszeniu danych identyfikujących e-podpis (tzw. odcisk palca) w przypadku osób posiadających podpis elektroniczny, który nie zawiera ani NIP ani PESEL.
KSeF w pigułce – kluczowe informacje o KSeF w formie video:
Uprawnienie nadawane za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA będzie wprowadzane do systemu przez odpowiedni urząd skarbowy, który na początku będzie sprawdzał zgłoszenie pod względem formalnym (przede wszystkim, czy zawiadomienie jest podpisane przez odpowiednią liczbę osób uprawnionych do reprezentacji). Następnie urzędnik wprowadzi zawiadomienie do systemu – niezwłocznie po jego otrzymaniu.>
Sekcja A – miejsce i cel składania ZAW-FA
- pole nr 1 – to miejsce na wpisanie swojego NIP (podatnika lub podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawnienie do korzystania z KSeF),
- pole nr 2 i 3 – pola te wypełnia urząd skarbowy,
- pole nr 4 – wypełniamy, jeśli składamy więcej niż jedno ZAW-FA,
- pole nr 5 – wskazujemy właściwego naczelnika urzędu skarbowego,
- pole nr 6 – zaznaczmy cel złożenia zawiadomienia;
- (1) – nadanie uprawnień, czyli wskazanie osoby uprawnionej do korzystania z KSeF,
- (2) – odebranie uprawnień osobie, która już je posiada,
- (3) – zgłoszenie danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny podatnika. Należy zaznaczyć w przypadku zgłaszania kwalifikowanego podpisu elektronicznego niezawierającego NIP ani PESEL, którym będzie się posługiwała osoba wskazywana w części B.
Sekcja B – dane podatnika/podmiotu, który nadaje/odbiera uprawnienia do korzystania z KSeF
- pole 7 – tu należy zaznaczyć kto składa zawiadomienie ZAW-FA;
- (1) – podmiot niebędący osobą fizyczną, np. spółka
- (2) – organ egzekucyjny
- (3) – osoba fizyczna, np. jednoosobowy przedsiębiorca.
- pole nr 8 – w tym miejscu osoby fizyczne podają swoje nazwisko oraz imię, pozostali – pełnę nazwę,
- pole nr 9-17 – to miejsca na wpisanie adresu miejsca zamieszkania – w przypadku osób fizycznych lub siedziby – w przypadku pozostałych podatników,
- pole nr 18 – w tym miejscu można podać telefon,
- pole nr 19 – tu należy podać swój adres e-mail. Jest to pole obowiązkowe. Na wskazany w tym miejscu adres, zostanie wysłana informacja o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF.
Sekcja C – dane osoby uprawnionej do korzystanie z KSEF
- pole 20 – zaznaczamy tu, jaki identyfikator podatkowy dotyczy osoby, której nadajemy lub odbieramy uprawnienia do KSEF:
- (1) – NIP
- (2) – PESEL
- (3) – brak identyfikatora. Zaznacza się tylko w przypadku nierezydenta podatkowego, który nie posiada ani NIP ani PESEL.
- pole 21 – wpisujemy stosowny numer NIP lub PESEL – w zależności od tego, którą opcję zaznaczyliśmy wyżej.
- pole 22 i 23 – to miejsca na wskazanie nazwiska i imienia osoby, której nadajemy lub odbieramy uprawnienia do KSeF.
- pole 24 – tu należy podać datę urodzenia wskazywanej osoby, jeśli w polu 20 zaznaczyliśmy opcję numer 3.
- pole 25, 26 i 27 – wypełniamy tylko, jeśli w komórce numer 20 zakreśliliśmy opcję numer 3. W polach tych podajemy dane dotyczące dokumentu potwierdzającego tożsamość wskazywanej osoby, jak rodzaj, numer, serię i kraj wydania tego dokumentu.
- pola 28-36 – w tych komórkach uzupełniamy adres miejsca zamieszkania osoby uprawnionej do korzystania z KSeF, wskazywanej w zawiadomieniu.
- pole 37 – tu można podać telefon danej osoby,
- pole 38 – tu należy obowiązkowo podać adres e-mail danej osoby. Osoba uprawniona na podany adres e-mail otrzyma informację o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
Sekcji C NIE wypełnia się, jeśli w polu nr 6 zaznaczyliśmy kwadrat nr 3 – zgłoszenie danych identyfikujących podpis elektroniczny. W takiej sytuacji – obszar ten pozostawiamy pusty.
Sekcja D – dane identyfikujące kwalifikowany podpis elektroniczny
- pole 39 – wskazujemy tu dane identyfikujące podpis elektroniczny (SHA-256), który nie zawiera ani NIP ani PESEL.
Sekcję D wypełniamy tylko jeśli w polu nr 6 zaznaczyliśmy:
- kwadrat numer 3 (zgłoszenie danych identyfikujących podpis elektroniczny) lub
- kwadrat nr 1 (nadanie uprawnień) oraz osoba, którą chcemy uprawnić do korzystania z KSeF (wymieniona w sekcji C) nie posiada ani NIP ani PESEL a ma kwalifikowany podpis elektroniczny nie zawierający tych danych.
Sekcja E – podpis podatnika/podmiotu składającego ZAW-FA
W tej sekcji powinna podpisać się osoba składająca zawiadomienie ZAW-FA, podając swoje nazwisko, imię, stanowisko/funkcję. W przypadku reprezentacji wieloosobowej (powyżej 6 osób) pozostałych uprawnionych do reprezentowania i ustanowienia osoby uprawnionej do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur należy wymienić w dodatkowym formularzu ZAW-FA.
Tak wypełnione zawiadomienie ZAW-FA należy przesłać do urzędu skarbowego w postaci papierowej. Za jego pomocą można zgłosić tylko pierwszą osobę. Kolejne osoby o najszerszym zakresie uprawnień zgłaszane mogą być drogą elektroniczną przez osobę uprawnioną do nadawania uprawnień.