Metody uwierzytelnienia podmiotów korzystających z KSEF

Autoryzacja użytkownika w KSeF wymagana jest niezależnie czy wykorzystuje się narzędzia komercyjne, czy aplikację udostępnioną przez Ministerstwo Finansów.

Jakie są sposoby uwierzytelnienia w KSeF?

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwe za pomocą uwierzytelnienia:

1. kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
2. kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (odpowiednik pieczątki firmowej),
3. podpisem zaufanym,
4. wygenerowanym przez System, po uwierzytelnieniu się w jeden z powyższych sposobów – tokenem (ciągiem znaków alfanumerycznych, z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych) przypisanym do danej osoby.

– oraz weryfikacji posiadanych uprawnień.

Po poświadczeniu w systemie, można używać KSeF m.in. w zakresie przeglądania, wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Poza danym przedsiębiorcą, w Systemie może działać podmiot przez niego uprawniony, np. biuro rachunkowe.

Poświadczenia osób fizycznych

W przypadku osób fizycznych, np. jednoosobowej działalności gospodarczej, autoryzacja może być dokonana za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego (Profilu Zaufanego) lub za pośrednictwem API i wygenerowano wcześniej tokenu.

Jeśli podpis elektroniczny nie zawiera NIP oraz PESEL, uwierzytelnienie (oraz weryfikacja posiadanych uprawnień) jest możliwe po zgłoszeniu danych unikalnych identyfikujących ten podpis (tzw. odcisk palca) w zawiadomieniu ZAW-FA , które należy wysłać do urzędu skarbowego.

Uwierzytelnienie podmiotów niebędących osobami fizycznymi

Podmiot niebędący osobą fizyczną może uwierzytelnić się w systemie za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub składając w urzędzie zawiadomienie ZAW-FA, w którym powinien wyznaczyć określoną osobę fizyczną (w ramach swojej struktury) do korzystania z KSeF, np. do nadawania i odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu, dostępu do faktur.

Ministerstwo Finansów wydało instrukcję uwierzytelnienia w Aplikacji Podatnika KSeF.

Anonimowy dostęp do faktury – bez uwierzytelniania

Krajowy System e-Faktur przewiduje również opcję anonimowego dostępu do pojedynczej e-faktury (bez uprzedniego uwierzytelniania się w systemie). W tym celu na dedykowanej stronie należy podać następujące dane:

1. numer identyfikujący daną fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur,
2. numer faktury,
3. numer NIP lub innego identyfikatora nabywcy albo informacji o jego braku
4. imię i nazwisko lub nazwę nabywcy albo informacji o braku tych danych;
5. kwotę należności ogółem.