Metody uwierzytelnienia podmiotów korzystających z KSEF

Uprawnienia i autoryzacja KSEF – FAQ

1. Jak osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą uzyska dostęp do KSeF?

   Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą będące podatnikami VAT otrzymują automatycznie uprawnienia właścicielskie w systemie KSeF. Nie muszą nic zgłaszać ani wnioskować; mają dostęp do KSeF na podstawie swojego NIP.

   Uprawnienie właścicielskie to uprawnienie, które jest przypisane domyślnie, systemowo dla identyfikatora NIP podatnika. Obejmują w szczególności uprawnienie do wystawiania faktur, dostępu do faktur, zarządzania uprawnieniami, zarządzania jednostkami podrzędnymi oraz uprawnienia techniczne do przeglądania historii sesji oraz przeglądania uprawnień. Uprawnień właściciela nie można odebrać.

2. W jaki sposób osoba fizyczna (która posiada uprawnienia właścicielskie) może zalogować się do KSeF?

   Taka osoba może zalogować się do KSeF za pomocą Podpisu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

   Jeśli podpis nie zawiera NIP-u ani numeru PESEL, należy go zgłosić, wypełniając formularz ZAW-FA. Umożliwi to systemowi powiązanie podpisu z podatnikiem.

3. Czy wspólnik spółki jawnej może się uwierzytelnić przez Profil Zaufany czy ZAW-FA?

   Spółka jawna może się uwierzytelnić pieczęcią kwalifikowaną. Jeśli jej nie ma, składa ZAW-FA. Wspólnik wskazany w ZAW-FA będzie mógł działać w imieniu spółki, uwierzytelniając się np. Profilem Zaufanym.

4. Generujemy token i wgrywamy go do programu komercyjnego. Czy możemy wysyłać/pobierać faktury bez dodatkowych podpisów (np. Profil Zaufany)?

   Tak — do końca 2026 r. będzie to możliwe, o ile token został wygenerowany przez osobę mającą stosowne uprawnienia (np. do wystawiania i dostępu do faktur). W ramach tych uprawnień program może działać bez konieczności użycia innych form uwierzytelnienia.

5. Czy ktoś może się podszyć pod mój PESEL i zalogować do KSeF w moim imieniu?

   Nie. Sam PESEL nie wystarczy. Żeby się zalogować, potrzebny jest Podpis Zaufany, podpis kwalifikowany, pieczęć kwalifikowana, token albo certyfikat KSeF. Bez tego nikt nie będzie w stanie uwierzytelnić się w systemie w Twoim imieniu.

6. Czy autoryzacja w KSeF jest przypisana do osoby czy do firmy?

   Korzystać mogą zarówno osoby fizyczne, jak i firmy.

   • Firma (np. spółka) może logować się pieczęcią kwalifikowaną, a jeśli jej nie ma — musi złożyć ZAW-FA, wyznaczając osobę do obsługi KSeF.
   • Osoby fizyczne logują się np. podpisem kwalifikowanym, Podpisem Zaufanym, tokenem (do 2026) albo certyfikatem KSeF (od lutego 2026).

7. Jeśli spółka ma własny program księgowy zintegrowany z KSeF, to czy trzeba się dodatkowo logować?

   Autoryzacja odbywa się w ramach wykorzystywanego programu zintegrowanego z KSeF. Nieważne, z jakiego oprogramowania korzystamy, zawsze musi być spełniony wymóg autoryzacji.

   Jeśli spółka nie ma pieczęci kwalifikowanej, to do pierwszej autoryzacji musi złożyć ZAW-FA w urzędzie skarbowym.

8. Czy do logowania w KSeF będzie można użyć aplikacji mObywatel?

   Tak. Od 1 kwietnia 2026 r. planowane jest umożliwienie logowania do KSeF przez węzeł krajowy, czyli także przez aplikację mObywatel.

9. Kto będzie mógł pobrać certyfikat KSeF – tylko osoba fizyczna czy także spółka?

   Certyfikat może być wydany:

   • osobie fizycznej – identyfikowanej po NIP (np. JDG) lub po PESEL (jeśli ma jakiekolwiek uprawnienia w KSeF),
   • spółce lub innej firmie z NIP niebędacej osobą fizyczną – po uwierzytelnieniu się pieczęcią kwalifikowaną.

   W przypadku osoby/podmiotu uwierzytelniającego się za pomocą kwalifikowanego podpisu/kwalifikowanej pieczęci elektronicznej bez identyfikatora NIP i PESEL certyfikat może być wydany na tzw. dane unikalne powiązane z certyfikatem (tzw. odcisk palca podpisu) użytym do uwierzytelnienia.

10. Od kiedy będzie można pobrać certyfikat KSeF?

    Od listopada 2025 roku.

11. Od kiedy będzie można używać certyfikatu KSeF do uwierzytelniania w systemie?

    Od 1 lutego 2026 roku.

12. Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą. Pobrałam certyfikat KSeF. Czy mogę go udostępnić swojej księgowej, aby miała wgląd w moje faktury?

    Nie. Certyfikat KSeF jest osobistym elektronicznym poświadczeniem tożsamości – zawiera dane osoby lub podmiotu, który o niego wnioskował. Jeśli pobraliśmy certyfikat na siebie (JDG), możemy korzystać z niego tylko my. Księgowej trzeba nadać uprawnienia w inny sposób.

13. Spółka z o.o. pobrała kilka certyfikatów. Czy może udostępnić je pracownikom?

    Tak. Certyfikat wydany na spółkę nie jest powiązany z konkretną osobą. Spółka może go przekazać wybranym pracownikom, ale to ona odpowiada za rejestrację, kontrolę, udostępnianie i unieważnianie certyfikatów.

14. Jestem księgową, mam certyfikat KSeF i uprawnienia nadane przez kilka firm. Co jeśli jedna firma odbierze mi uprawnienia – czy certyfikat straci ważność?

    Nie. Certyfikat nadal będzie ważny. Może być używany w różnych kontekstach (dla różnych podmiotów), a zmiany w uprawnieniach nie mają wpływu na ważność samego certyfikatu.