Jakimi podpisami elektronicznymi można posługiwać się w firmie?

Załatwiając sprawy przez internet, czy to urzędowe, czy prywatne (np podpisanie umowy) niezbędny jest podpis elektroniczny. Wyróżniamy kilka rodzajów e-podpisów. Sprawdź czym się różnią.

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Kwalifikowany (bezpieczny) podpis elektroniczny jest też zwany podpisem kwalifikowanym. Możesz nim podpisać dowolny dokument – załatwiać zarówno sprawy urzędowe, jak i prywatne/firmowe, np.:

• złożyć deklaracje podatkowe, np. PIT roczny, JPK, ZUS DRA
• podpisać sprawozdania finansowe,
• podpisać faktury,
• podpisać umowy: handlowe, pracownicze, pełnomocnictwa,
• potwierdzać tożsamość w kontaktach z urzędami,
• podpisywać dokumenty urzędowe (wnioski, formularze, oświadczenia itd).

Zestaw składający się na podpis kwalifikowany to najczęściej:

• specjalna karta kryptograficzna, na której jest zapisany twój certyfikat kwalifikowany,
• czytnik kart, który podłączasz do swojego komputera,
• oprogramowanie, które musisz zainstalować.

Zakup kwalifikowanego podpisu elektronicznego można wliczyć w koszty uzyskania przychodu.

Niekwalifikowany podpis elektroniczny

Obok kwalifikowanego e-podpisu, który został omówiony powyżej, jest jeszcze niekwalifikowany podpis elektroniczny.

Podpis niekwalifikowany (powszechny) ma węższe zastosowanie niż kwalifikowany – można go używać w prywatnych lub firmowych relacjach i to pod warunkiem, że dwie strony zawrą umowę, że taki podpis będzie akceptowany.

Podpis niekwalifikowany nie znajdzie zastosowania w kontaktach z urzędami.

Podpis zaufany i profil zaufany

Profil zaufany jest bezpłatnym narzędziem publicznym, powiązany z ePUAP-em. Służy on do załatwiania spraw online, ale już tylko z urzędami.

Za pośrednictwem profilu zaufanego możesz logować się do serwisu elektronicznego konkretnego urzędu, czy do ePUAP-u.

Integralną częścią profilu zaufanego jest podpis zaufany. Za pomocą Profilu logujesz się na konkretną stronę (poświadczasz swoją tożsamość), natomiast podpis zaufany służy do podpisywania dokumentów. Podpis zaufany jest tworzony razem z profilem zaufanym.

Profil zaufany można więc przyrównać do dowodu tożsamości potwierdzającego wiarygodność danej osoby, a podpis osobisty do podpisu własnoręcznego. Porównując do osobistej wizyty w urzędzie: na początku pokazujesz dowód osobisty (Profil Zaufany), a potem podpisujesz długopisem jakiś dokument (Podpis zaufany).

Profil zaufany ma zastosowanie do m.in:

• spraw firmowych na CEIDG: rejestracja, zawieszenie, likwidacja działalności gospodarczej,
• spraw ZUS-u: sprawy związane z ubezpieczeniem swoim lub pracownika na PUE ZUS,
• spraw urzędowych: sprawdzisz swoje rozliczenia podatkowe, czy załatwisz inne sprawy w e-urzędzie skarbowym.

Profil Zaufany możesz założyć wybierając jedną z opcji na stronie: Jak chcesz uzyskać profil zaufany lub rejestrując się na ePUAP – wtedy automatycznie jest tworzony Profil Zaufany. Jeżeli wybierzesz opcję zakładania podpisu elektronicznego przez bank (dostawcę tożsamości), e-dowód, czy z podpisem kwalifikowanym – to profil zaufany utworzysz bez wychodzenia z domu. W pozostałych przypadkach będziesz musiał w ciągu 14 dni udać się z dowodem osobistym do tzw. punktu potwierdzającego (są to zasadniczo urzędy), aby podpisać wniosek.

E-dowód

E-dowód co prawda nie jest rodzajem podpisu elektronicznego, ale ten z certyfikatem podpisu osobistego zawiera taką funkcjonalność. Jeśli masz zwyczajny dowód osobisty lub e-dowód, ale bez certyfikatu, wystarczy, że złożysz wniosek o wydanie dowodu z certyfikatem.

E-dowód z certyfikatem podpisu osobistego/do logowania pozwala na m.in.

• podpisywanie dokumentów wysyłanych online do urzędu,
• logowanie do portali administracji publicznej (biznes.gov.pl, epuap, pue, praca.gov),
• korzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego – możesz w e-dowodzie umieścić kwalifikowany podpis, co sprawi, że będziesz mieć jedną (uniwersalną) kartę. W tym celu musisz jednak skontaktować się z firmą, od której kupiłeś podpis kwalifikowany

Dane autoryzujące jako e-podpis

Podpisem elektronicznym są także tzw. dane autoryzujące czyli zestaw danych składający się z:

• imienia i nazwiska,
• daty urodzenia,
• PESEL-u lub NIP-u
• kwoty ubiegłorocznego przychodu (brana z PIT rocznego).

Danymi autoryzującymi można podpisać deklaracje podatkowe; PIT lub VAT.

Pieczęć elektroniczna

Na koniec warto jeszcze napomknąć o pieczęci elektronicznej. Nie jest ona podpisem elektronicznym, lecz pełni funkcję pieczątki. E-pieczęć nie zawiera danych osobowych, ale dane firmy (np. nazwę, NIP, REGON). Mogą ją stosować tylko osoby prawne. Pieczęć elektroniczna to poświadczenie od jakiego podmiotu pochodzi dokument, nie zaś kto go podpisuje.

Czym można podpisać wybrane formularze?