Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana - omówione zagadnienia:

Pokaż więcej ↓

Wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur w postaci ustrukturyzowanej zapowiadane było już od wielu lat i ten obowiązek za chwilę obejmie wszystkich przedsiębiorców. Część firm zdecydowała się na dobrowolne dokumentowanie sprzedaży w KSeF, jednak zdecydowana większość czeka z tą decyzją do momentu wprowadzenia takiego obowiązku. Wystawianie faktur w KSeF wymaga znajomości wielu zasad i formalności. Na samym początku warto zapoznać się z podstawowymi informacjami na temat faktury ustrukturyzowanej.

Faktura ustrukturyzowana co to?

Prace związane z wprowadzeniem obowiązkowego wystawiania faktur w postaci ustrukturyzowanej nabrały tempa. Ministerstwo Finansów na stronie podatki.gov.pl zamieszcza coraz więcej aktualnych informacji na ten temat. Wśród materiałów znajduje się broszura informacyjna dotycząca faktury ustrukturyzowanej, co posłuży nam jako materiał bazowy.

Jesteś gotowy na KSeF?!

Kogo będzie dotyczył KSeF? Zalety nowego rozwiązania oraz ryzyka i zagrożenia związane z KSeF! Sprawdź nasze wideo o zmianach w fakturowaniu:

W ustawie o podatku VAT w słowniku pojęć pojawia się definicja faktury ustrukturyzowanej. Rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

KSeF jest to platforma służąca do:

wystawiania,
przesyłania,
otrzymywania,
przechowywania faktur ustrukturyzowanych.

KSeF jest systemem teleinformatycznym prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS), który jest jednocześnie administratorem danych.

W KSeF możliwe jest wystawienie faktury:

podstawowej,
zaliczkowej,
rozliczającej,
uproszczonej,
korygującej,
korygującej fakturę zaliczkową,
korygującej fakturę rozliczającą.

W KSeF nie jest możliwe wystawienie:

faktury pro forma,
dowodu wewnętrznego,
noty uznaniowej,
noty obciążeniowej,
noty korygującej,
rachunku w rozumieniu ustawy Ordynacja podatkowa,
duplikatu faktury.

Jeżeli przedsiębiorca tworzy takie dokumenty, ich wystawienie i przekazanie odbiorcy odbywać się będzie poza KSeF.

Struktura logiczna KSeF

Dla faktury ustrukturyzowanej opracowana została odpowiednia struktura logiczna FA, od 1 lutego 2026 r. będzie to FA(3).

Formaty pól faktury ustrukturyzowanej:

Formatem pliku faktury ustrukturyzowanej jest XML.

Pola w pliku XML mogą mieć charakter:

obowiązkowy – muszą być zamieszczone wymagane dane wynikające z przepisów ustawy.

Znajdują się tutaj następujące elementy: Naglowek, Podmiot1, Podmiot2 oraz Fa.

opcjonalny – zapisów dokonuje się obowiązkowo, jeśli jest spełniony warunek ustawowy.

Znajdują się tutaj następujące elementy: PodmiotUpowazniony.

fakultatywny – wypełnienie pola nie jest wymagane dla poprawności semantycznej pliku, ani nie jest wymagane na gruncie przepisów ustawy.

Znajdują się tutaj następujące elementy: Podmiot3, Stopka i Zalacznik.

W oparciu o informacje zawarte w broszurze informacyjnej wyjaśniamy pojęcia związane z polami faktury ustrukturyzowanej:

Podmiot1 – kryją się dane sprzedawcy,
Podmiot2 – kryją się dane nabywcy,
Podmiot3 – kryją się dane podmiotu trzeciego, inne niż sprzedawca i nabywca, może to być przykładowo:
- płatnik lub odbiorca towaru,
- faktor,
- podmiot pierwotny w przypadku przejęcia spółki,
- członek grupy VAT,
PodmiotUpoważniony – przykładowo:
- przedstawiciel podatkowy,
- komornik,
- organ egzekucyjny,
Fa – Zawiera szczegółowe informacje dotyczące przeprowadzonej transakcji, w szczególności są to elementy faktury wynikające z obowiązujących przepisów, jak również informacje dotyczące m.in. rozliczenia, płatności oraz warunków transakcji,
Stopka – pozostałe informacje takie jak przykładowo: numer KRS, REGON,
Zalacznik – jest to załącznik do faktury dokumentującej czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary i ilości dostarczanych towarów lub wykonywanych usług, cen jednostkowych towarów lub usług bez kwot podatku.

Jak wystawić fakturę KSeF?

Ministerstwo Finansów udostępniło narzędzia, które pozwalają na wystawianie faktur ustrukturyzowanych:

Aplikacja Podatnika KSeF.
Aplikacja Mobilna KSeF.
Aplikacja e-mikrofima.

Tylko ta ostatnia aplikacja pozwala na odbieranie faktur ustrukturyzowanych z KSeF oraz przenoszenie ich do ewidencji VAT, przedsiębiorca nie musi ręcznie przepisywać danych. Aplikacja dostępna jest w e-Urzędzie Skarbowym.

Komercyjne programy finansowo-księgowe, które zostały zintegrowane z API KSeF również umożliwiają wystawienie faktury w KSeF.

Wprowadzenie do KSeF

Przed wejściem w KSeF przedsiębiorcy wystawiają faktury, których wygląd jest niejednolity. Na rynku komercyjnym dostępnych jest wiele programów do wystawiania faktur, jak również programów finansowo-księgowych, które również to umożliwiają. Faktura może być wysyłana do kontrahenta w dowolnej formie: papierowej lub elektronicznej. Wprowadzenie jednolitego wystawiania faktur w KSeF spowoduje, że wszystkie faktury będą miały jednakową szatę graficzną.

W pierwszej części podręcznika KSeF 2.0 opracowane zostały materiały wprowadzające do KSeF. Zamieszczone informacje są aktualne i sporządzone według stanu na wrzesień 2025 r. W podręczniku zostało wyjaśnione, jaki jest cel wdrożenia jednolitego systemu fakturowania dla wszystkich przedsiębiorców. Chodziło przede wszystkim o wprowadzenie zharmonizowanego wzoru faktury, każda pozycja faktury ma swoje określone miejsce.

Plik XML przesłany do KSeF przez sprzedawcę, po jego przetworzeniu w systemie i nadaniu numeru KSeF stanie się pełnoprawną fakturą, którą w systemie otrzyma nabywca. Wystawionych w ten sposób dokumentów nie trzeba będzie drukować ani ręcznie wprowadzać do systemów finansowo-księgowych. Ministerstwo Finansów zakłada, że to rozwiązanie przyczyni się do ograniczenia liczby pomyłek. Natomiast odejście od przenoszenia danych z faktur do systemów na pewno usprawni proces księgowania i przyczyni się do oszczędności czasu w związku z prowadzeniem ewidencji podatkowych.

Ponadto podkreśla się, że dzięki KSeF faktura będzie dostępna dla odbiorcy prawie w czasie rzeczywistym. Nie ma możliwości, żeby wystawiona faktura zaginęła, dlatego odchodzi się od wystawiania duplikatów faktur.

Faktura ustrukturyzowana – przywileje dla przedsiębiorcy

Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF zostaną zmienione niektóre przepisy, które mogą usprawnić prowadzenie działalności gospodarczej. W podręczniku, o którym była mowa w poprzednim akapicie, zwrócono uwagę na następujące kwestie:

Skrócenie podstawowego termin zwrotu podatku VAT z 60 do 40 dni.
Dostęp do faktur w wielu przypadkach usprawni i przyspieszy proces weryfikacji zasadności zwrotu z podatku VAT.
Brak dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie z nabywcą obniżenia podstawy opodatkowania przy fakturach korygujących.
Brak obowiązku składania JPK_FA na żądanie.
Przechowywanie faktur w KSeF przez okres 10 lat.
Dostęp do faktur w każdym miejscu i czasie.
Obowiązek uwierzytelniania w systemie poprawi pewność obrotu gospodarczego. Nie powinno dochodzić do sytuacji wystawiania faktur przez podmiot nieuprawniony.

Jak przygotować się do KSeF?

Przedsiębiorcy, jak również podmioty zajmujące się obsługą faktur powinny stosownie wcześniej zdobyć niezbędną wiedzę merytoryczną, ale również zadbać o przygotowanie do zmian od strony technicznej. Kluczowe będzie posiadanie odpowiedniego programu finansowo-podatkowego, który zapewnia obsługę faktur w KSeF.

Przygotowanie do obowiązkowego KSeF:

Zapoznanie się ze zmienionymi przepisami.
Ocena dotychczas stosowanych programów do wystawiania faktur. Sprawdzenie, czy spełniają wymogi wystawiania faktur w KSeF.
Wyznaczenie osób w firmie do wystawiania faktur, nadanie im uprawnień i upoważnień do wystawiania i odbioru faktur.
Poznanie zasad wystawiania faktur w KSeF w przypadku awarii systemu i innych nieprzewidzianych okoliczności, w szczególnie w trybie offline.
Bieżące monitorowanie informacji zamieszczanych na stronach MF i KSeF.

W pierwszej części podręcznika na temat KSeF znajdują się materiały, które pokazują przedsiębiorcom krok po kroku obszary, które należy zweryfikować i ocenić pod kątem przygotowania do KSeF.

Podsumowanie

W dzisiejszej publikacji zostało wyjaśnione, czym jest faktura ustrukturyzowana.

Od 1 kwietnia 2026 r. bez względu na rozmiar prowadzonej działalności gospodarczej przedsiębiorcy, czynni podatnicy VAT, będą obowiązkowo wystawiać faktury w KSeF. Tylko niewielka część firm, u których łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku VAT w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10.000 zł, będzie mogła wystawiać faktury poza KSeF, ale tylko do 31 grudnia 2026 r. Docelowo wszyscy przedsiębiorcy, zarówno czynni jak i zwolnieni podatnicy VAT będą wystawiali faktury ustrukturyzowane.

Ustawodawca wprowadził katalog wyłączeń z obowiązkowego KSeF z uwagi na rodzaj przeprowadzanej transakcji lub statu sprzedawcy czy nabywcy. Niektóre faktury będą mogły być wystawiane w KSeF dobrowolnie, przykładowo na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.

Przedsiębiorcy mają dostęp do strony internetowej ksef.podatki.gov.pl, która zamieszcza wszystkie niezbędne informacje na temat KSeF, wraz z podręcznikami i broszurą informacyjną. Zbierane są pytania i udzielane odpowiedzi na najbardziej nurtujące przedsiębiorców pytania. Ministerstwo Finansów uruchomiło również infolinię, gdzie można zadawać pytania z zakresu merytorycznego i technicznego. Można to zrobić przez formularz kontaktowy i chat. Ministerstwo Finansów przeprowadza cykl bezpłatnych szkoleń na temat KSeF, które odbywają się w środy. Szkolenia rozpoczęły się od 24 września 2025 r. i potrwają do połowy grudnia 2025 r. Można w nich uczestniczyć online lub w formule stacjonarnej w urzędzie skarbowym.

Ministerstwo Finansów zachęca do testowania KSeF 2.0. Środowisko testowe zgodnie z harmonogramem prac zostało udostępnione 30 września 2025 r.

Stan prawny na dzień: 09.10.2025 r.