Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy przez pracodawcę

---

Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy przez pracodawcę budzi w praktyce wiele pytań, zwłaszcza w zakresie granic uprawnień kontrolnych oraz obowiązków pracownika przebywającego na L4. Sam fakt posiadania zwolnienia lekarskiego nie oznacza jeszcze pełnej swobody w zakresie podejmowanych aktywności, ponieważ okres niezdolności do pracy powinien być wykorzystywany zgodnie z jego celem, czyli w procesie leczenia i rekonwalescencji.

Jednocześnie pracodawca, jako podmiot wypłacający wynagrodzenie chorobowe lub zasiłki, posiada określone uprawnienia weryfikacyjne, jednak kontrola L4 musi być prowadzona z poszanowaniem przepisów prawa pracy oraz zasad ochrony danych osobowych. W praktyce oznacza to konieczność zachowania równowagi pomiędzy interesem pracodawcy a ochroną praw pracownika.

Kto może przeprowadzić kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy?

Zgodnie z przepisem art. 68 ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa Zakład Ubezpieczeń Społecznych oraz płatnicy składek, o których mowa w art. 61 ust. 1 pkt 1 tej ustawy, są uprawnieni do kontroli ubezpieczonych w zakresie prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich zgodnie z ich celem, a także do przeprowadzania formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich.

Uprawnionymi do kontroli zwolnień lekarskich są w szczególności:

1. płatnicy składek w odniesieniu do swoich ubezpieczonych – w czasie trwania ubezpieczenia.
2. terenowe jednostki organizacyjne Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (oddziały ZUS), w odniesieniu do:
• ubezpieczonym, których płatnicy składek zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych;
• ubezpieczonym prowadzącym pozarolniczą działalność i osobom z nimi współpracującym;
• ubezpieczonym będącym duchownymi;
• osobom uprawnionym do zasiłków za okres po ustaniu ubezpieczenia;
• ubezpieczonym podlegającym ubezpieczeniu chorobowemu w Polsce z tytułu zatrudnienia u pracodawcy zagranicznego.

Wobec powyższego kontrolę zwolnień lekarskich może przeprowadzić pracodawca albo ZUS. Więcej na temat zwolnień lekarskich przeczytasz tutaj.

Jak pracodawca może kontrolować zwolnienie lekarskie pracownika?

Kontrola przeprowadzana przez pracodawcę jest ściśle związana z jego uprawnieniami w zakresie weryfikacji prawidłowości wykorzystywania przez pracowników okresu niezdolności do pracy. Co do zasady pracodawca może kontrolować sposób korzystania ze zwolnienia lekarskiego, zwłaszcza gdy wypłaca wynagrodzenie chorobowe ze środków własnych na podstawie art. 92 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

Jednakże pozostając w temacie niniejszego artykułu, należy zwrócić uwagę na kontrolę przeprowadzaną przez pracodawcę i jego uprawnieniami w tymże zakresie.

Ponadto, jak się wskazuje na oficjalnej stronie ZUS, pracodawca jest także uprawniony do następujących czynności, tj.:

• w przypadku zgłoszenia do ubezpieczenia powyżej 20 ubezpieczony – przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy, za które wypłaca swoim pracownikom (również innym ubezpieczonym, np. zleceniobiorcom) zasiłki chorobowe i opiekuńcze oraz świadczenie rehabilitacyjne;
• w przypadku zgłoszenia do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych – wystąpienie o przeprowadzenie kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy, za które pracownikom przysługują zasiłki chorobowe i opiekuńcze albo świadczenie rehabilitacyjne, do oddziału ZUS, który wypłaca te zasiłki jego pracownikom;
• samodzielnego przeprowadzenia kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy bądź zlecenia przeprowadzenie kontroli innej osobie, np. innemu pracownikowi.

Zatem jak rozumieć kontrolę L4 przez pracodawcę? Kontrola zwolnienia lekarskiego polega na sprawdzeniu, czy pracownik przebywający na zwolnieniu lekarskim wykorzystuje je zgodnie z przeznaczeniem, czyli w celu powrotu do zdrowia. W praktyce oznacza to możliwość weryfikacji, czy pracownik nie wykonuje pracy zarobkowej ani innych czynności mogących utrudniać proces leczenia. Osoba kontrolująca może przeprowadzić wizytę w miejscu zamieszkania, pobytu lub innym miejscu wskazanym w dokumentacji, jednak nie ma prawa żądać informacji o stanie zdrowia ani przyczynie choroby pracownika. Kontrola dotyczy wyłącznie sposobu wykorzystywania zwolnienia lekarskiego.

Kogo pracodawca może skontrolować?

Pracodawca może skontrolować swojego ubezpieczonego, któremu wypłaca:

• wynagrodzenie za okres niezdolności do pracy z powodu choroby;
• zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego;
• zasiłek opiekuńczy;
• zaświadczenie rehabilitacyjne z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego.

Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego może obejmować zarówno pracowników, jak i inne osoby podlegające ubezpieczeniu chorobowemu, w tym osoby wykonujące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, np. umowy zlecenia. Przeprowadzenie kontroli nie jest uzależnione od wskazań lekarskich zawartych w zaświadczeniu o niezdolności do pracy. Oznacza to, że kontrola może zostać wykonana zarówno w przypadku zwolnienia opatrzonego adnotacją „chory powinien leżeć”, jak i „chory może chodzić”. W praktyce kontrola polega na ustaleniu, czy osoba korzystająca ze zwolnienia lekarskiego nie podejmuje czynności sprzecznych z celem zwolnienia, czyli nie wykonuje pracy zarobkowej ani nie zachowuje się w sposób mogący utrudniać proces leczenia.

Terminy przeprowadzania kontroli

Kontrola winna być przeprowadzania w miarę potrzeby, bez konieczności ustalania z góry stałych jej terminów.

Miejsce przeprowadzania kontroli

Kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy pracodawca może przeprowadzać w:

• miejscu pracy lub w miejscu prowadzenia działalności pozarolniczej (w przypadku, gdy pracodawca posiada informacje, że pracownik jest również zatrudniony u innego pracodawcy, wykonuje pracę na podstawie umowy zlecenia na rzecz innego podmiotu albo równocześnie prowadzi działalność pozarolniczą);
• miejscu zamieszkania;
• miejscu czasowego pobytu (adres pobytu w okresie orzeczonej niezdolności do pracy podawany jest w zaświadczeniu lekarskim);
• innym miejscu, jeśli z posiadanych informacji wynika, że jest to celowe.

Na czym polega kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy?

Warto zwrócić uwagę, że ZUS w poradniku dla płatników wskazał, że kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy z powodu choroby polega na ustaleniu, czy w okresie zwolnienia lekarskiego pracownik nie wykonuje pracy zarobkowej lub czy nie wykorzystuje zwolnienia lekarskiego od pracy w sposób niezgodny z jego celem.

Z kolei jeżeli zwolnienie lekarskie zostało wystawione z powodu konieczności sprawowania opieki nad chorym dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny, dodatkowo należy ustalić, czy:

• poza pracownikiem nie ma innych domowników, którzy mogą zapewnić opiekę dziecku lub choremu członkowi rodziny (nie dotyczy to opieki nad dzieckiem w wieku do 2 lat);
• jak należy postąpić gdy osoba kontrolująca nie zastanie pracownika w domu.

Dodatkowo w poradniku widnieje informacja, zgodnie z którą jeśli pracodawca przeprowadza kontrolę w miejscu zamieszkania lub pobytu i kontrolujący nie zastanie pracownika w domu, kontrolę należy w miarę możliwości ponowić oraz wyjaśnić przyczyny tej nieobecności. Jeżeli pracownik poda uzasadniony powód swojej nieobecności, np. wizyta u lekarza itp., nie można uznać, że zwolnienie lekarskie od pracy było nieprawidłowo wykorzystywane.

WAŻNE – w przypadku wątpliwości pracodawcy, czy pracownik wykorzystywał zwolnienie lekarskie zgodnie z jego celem i czy w związku z tym ma prawo do zasiłku, rozstrzyga ZUS na wniosek pracodawcy. Jeżeli jest taka potrzeba, ZUS zasięga opinii lekarza orzecznika ZUS.

W przypadku stwierdzenia, że pracownik, który korzysta ze zwolnienia lekarskiego od pracy wykonywał pracę zarobkową lub wykorzystywał to zwolnienie niezgodnie z jego celem, sporządza protokół według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do Rozporządzenia. Protokół zawiera ustalenia dokonane podczas kontroli, w tym opis, na czym polegało nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego od pracy.

Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego powinna być prowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z zachowaniem zasad ochrony danych osobowych pracownika. Osoba przeprowadzająca kontrolę nie ma prawa żądać od pracownika informacji dotyczących jego stanu zdrowia ani ujawnienia przyczyny niezdolności do pracy. Zakres kontroli ogranicza się wyłącznie do ustalenia, czy zwolnienie lekarskie jest wykorzystywane zgodnie z jego celem.

Nieprawidłowe wykorzystanie zwolnienia lekarskiego a zwolnienie dyscyplinarne

Jeżeli w wyniku kontroli zostanie ustalone, że pracownik wykorzystywał zwolnienie lekarskie w sposób niezgodny z jego celem, pracodawca może podjąć decyzję o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, czyli zastosować tzw. zwolnienie dyscyplinarne.

Takie działanie jest możliwe przede wszystkim w sytuacji, gdy pracownik w trakcie zwolnienia lekarskiego wykonuje pracę zarobkową, prowadzi działalność gospodarczą lub podejmuje inne czynności pozostające w sprzeczności z procesem leczenia albo z zaleceniami lekarskimi dotyczącymi rekonwalescencji.

Podstawę prawną stanowi art. 52 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, który dopuszcza rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika w przypadku ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych, popełnienia przestępstwa uniemożliwiającego dalsze zatrudnienie na danym stanowisku (jeżeli jest oczywiste lub potwierdzone prawomocnym wyrokiem) albo zawinionej utraty uprawnień niezbędnych do wykonywania pracy.

Pracodawca powinien pamiętać, że oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę w tym trybie musi zostać złożone w terminie jednego miesiąca od dnia uzyskania informacji o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie stosunku pracy. Każdy przypadek powinien być oceniany indywidualnie, z uwzględnieniem charakteru naruszenia oraz okoliczności faktycznych.

Przykład:

Jeżeli pracownik w trakcie zwolnienia lekarskiego przeznaczonego na leczenie schorzenia wymagającego ograniczenia aktywności fizycznej podejmuje intensywną pracę fizyczną, wykonuje dodatkową pracę zarobkową lub prowadzi działalność gospodarczą wymagającą wysiłku sprzecznego z zaleceniami lekarskimi, może to zostać uznane za nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego. W takiej sytuacji, po ustaleniu okoliczności w toku kontroli, to pracodawca może rozważyć rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Więcej na temat: L4 a wypowiedzenie umowy o pracę.

Nowe zasady L4 w 2026 roku

Prezydent w dniu 7 stycznia 2026 r. podpisał ustawę z dnia 18 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw, która wprowadza zmiany w zasadach dotyczących korzystania ze zwolnień lekarskich i ustalania prawa do zasiłku chorobowego.

Nowelizacja została ogłoszona w styczniu 2026 r., a zasadnicza część jej przepisów zacznie obowiązywać od dnia 13 kwietnia 2026 r. Ustawodawca przewidział jednak wyjątki, część rozwiązań dotyczących równoległych tytułów ubezpieczenia czy nowych procedur informacyjnych została odroczona w czasie i będzie stosowana dopiero w kolejnych etapach wdrażania reformy.

Celem wprowadzonych zmian jest doprecyzowanie zasad korzystania ze zwolnień lekarskich, w szczególności poprzez uporządkowanie definicji pracy zarobkowej w okresie L4 oraz określenie granic aktywności, które mogą zostać uznane za niezgodne z celem zwolnienia lekarskiego.

Najważniejsze zmiany w przepisach od 13 kwietnia 2026 r.:

• doprecyzowanie pojęcia pracy zarobkowej – za pracę zarobkową mogącą skutkować utratą zasiłku chorobowego uznaje się wszelkie czynności o charakterze zarobkowym, niezależnie od podstawy ich wykonywania, z wyjątkiem czynności incydentalnych podejmowanych w szczególnych i uzasadnionych okolicznościach;
• ograniczenie możliwości wywierania presji na wykonywanie pracy podczas zwolnienia lekarskiego – polecenie pracodawcy nie może samo w sobie stanowić podstawy do usprawiedliwienia podejmowania pracy zarobkowej w okresie zwolnienia lekarskiego;
• ochrona przed utratą świadczeń z powodu drobnych czynności życia codziennego – zwykłe aktywności, takie jak wizyta w aptece, kontrola lekarska, rehabilitacja czy podstawowe zakupy, co do zasady nie będą traktowane jako działania sprzeczne z celem zwolnienia;
• dopuszczenie incydentalnego kontaktu organizacyjnego – jednorazowe przekazanie pilnej informacji pracodawcy może nie powodować utraty prawa do zasiłku, o ile nie wiąże się z faktycznym wykonywaniem obowiązków zawodowych;
• rozszerzenie uprawnień kontrolnych ZUS – Zakład Ubezpieczeń Społecznych będzie mógł kontrolować również osoby, które zakończyły podleganie ubezpieczeniu, ale nadal pobierają świadczenia chorobowe;
• nowe zasady dotyczące równoległych tytułów ubezpieczenia – od 2027 r. możliwe będzie pobieranie zasiłku z jednego tytułu ubezpieczenia przy jednoczesnym wykonywaniu pracy z innego tytułu, jeżeli pozwala na to stan zdrowia i potwierdzi to lekarz orzecznik;
• aktualizacja zasad dotyczących miejsca pobytu w okresie zwolnienia – utrzymano możliwość przebywania poza miejscem zamieszkania, jednak ubezpieczony powinien poinformować ZUS i płatnika zasiłku o zmianie miejsca pobytu w celu umożliwienia ewentualnej kontroli.

Podsumowanie

Pracodawca jako kontrolujący, w przypadku przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy powinien ją prowadzać z poszanowaniem przepisów prawa, w tym dotyczących ochrony danych osobowych pracownika. Nie zawsze nieobecność pracownika w miejscu zamieszkania lub pobytu w trakcie kontroli musi być powodem odmowy prawa do zasiłku, jeśli była uzasadniona. Tym samym, jeśli pracownik zamierza wykorzystać zwolnienie lekarskie w innym miejscu, niż miejsce zamieszkania musi powiadomić o tym odpowiedni oddział ZUS i pracodawcę. Jednakże należy pamiętać, że nieprawidłowe wykorzystanie zwolnienia lekarskiego przez pracownika, daje podstawę pracodawcy do rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia.

Warto również pamiętać, że od 13 kwietnia 2026 r. zaczną obowiązywać przepisy nowelizujące zasady ustalania prawa do zasiłku chorobowego oraz doprecyzowujące pojęcia pracy zarobkowej i aktywności niezgodnej z celem zwolnienia lekarskiego. W praktyce zmiany te mają ograniczyć niejasności interpretacyjne, ale nie wprowadzają całkowicie nowych ograniczeń, a raczej porządkują obowiązujące zasady.