Zmiana wspólników w spółce cywilnej a zaliczka na podatek dochodowy

Obliczanie zaliczki na podatek dochodowy przez wspólników spółki cywilnej:

Jeżeli decydujemy się na prowadzenie działalności gospodarczej w formie spółki cywilnej, to należy pamiętać o pewnych zasadach, które będą nas dotyczyły. Do podpisania umowy spółki może dojść pod warunkiem, że będzie co najmniej dwóch wspólników, a dość często jest ich więcej. Jeśli dojdzie do zmiany wspólników lub ich udziałów w trakcie roku, to zmienią się również zasady rozliczania zaliczki na podatek dochodowy i właśnie tym tematem zajmiemy się w dzisiejszej publikacji.

Zapłata zaliczek w podatku dochodowym

Każda osoba ma obowiązek odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy. W przypadku osób, które prowadzą indywidualnie pozarolniczą działalność gospodarczą jest możliwość wybrania następujących form opodatkowania dochodów:

skala podatkowa,
podatek liniowy,
zryczałtowany podatek dochodowy.

Również takie trzy formy opodatkowania przychodów/dochodów są dostępne dla wspólników spółek cywilnych, przy zachowaniu warunków ustawowych, o czym piszemy poniżej.

Jak wygląda opodatkowanie wspólników spółki cywilnej?

Przed podpisaniem umowy spółki cywilnej należy ustalić wiele kwestii, a jedną z nich jest wybór formy opodatkowania uzyskiwanych przychodów/dochodów. W spółce cywilnej mówimy o udziałach, które ustala się na podstawie wniesionych wkładów przez wspólników. Jeżeli wspólnicy ustalą, że chcą po równo dzielić się dochodami, to wnoszą do spółki kapitał w takiej samej wysokości. Zgodnie z przepisami obowiązuje zasada, że wspólnicy spółki cywilnej mogą wybrać opodatkowanie według tej samej ustawy. W jaki sposób należy to rozumieć?

Pod pojęciem ustawy kryje się:
–ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych,
–ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym.

Wspólnicy spółki cywilnej mogą wybrać opodatkowanie w formie:

skali podatkowej,
podatku liniowego,
ryczałtu.

Ważne!
Wybór zryczałtowanego podatku dochodowego jest możliwy pod warunkiem, że wszyscy wspólnicy wybiorą tę formę opodatkowania

Ważne!
Jeśli którykolwiek ze wspólników świadczy usługi na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy, to nie może od razu wybrać opodatkowania podatkiem liniowym lub ryczałtem. W tym ostatnim przypadku rodzi to również konsekwencje dla pozostałych wspólników.
Ostatnio wydana została dość korzystna dla przedsiębiorców interpretacja podatkowa z dnia 27.03.2023 r. nr 0113-KDIPT2-1.4011.59.2023.2.HJ, z której wynika, że nie ma przeszkód do wybrania ryczałtu lub liniówki przy nawiązaniu współpracy z byłym pracodawcą, o ile zakres wykonywanych obowiązków na umowę o pracę będzie się różnił od czynności wykonywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej

W jaki sposób wygląda zmiana formy opodatkowania w spółce cywilnej można przeczytać w podlinkowanej publikacji.

Obliczanie zaliczki na podatek dochodowy przez wspólników spółki cywilnej

W zależności od tego jaką formę opodatkowania wybiorą wspólnicy dla całej spółki będzie prowadzona jedna podatkowa książka przychodów i rozchodów (PKPiR) lub ewidencja przychodów (EP) w przypadku ryczałtu. Na podstawie zapisów w księgach podatkowych ustala się przychód/dochód, który każdy ze wspólników indywidualnie uwzględnia do wyliczenia zaliczki na podatek dochodowy.

Uwaga!
Zgodnie z ustawą o podatku PIT przychody z udziału w spółce cywilnej dla każdego wspólnika określa się proporcjonalnie do jego prawa w wypracowanym zysku
Zasadę proporcji stosuje się również do kosztów uzyskania przychodów i strat

Zmiana wspólników lub ich udziałów w trakcie roku w spółce cywilnej a zaliczka na podatek dochodowy

Do zmiany udziałów w spółce cywilnej może dojść w trakcie roku podatkowego lub po jego zakończeniu. Przyczyn takiego stanu rzeczy może być kilka, a mianowicie:

wspólnicy mogą podjąć decyzję o zmianie dotychczasowej proporcji w udziałach,
jeden ze wspólników wystąpił ze spółki,
nowy udziałowiec przystąpił do spółki.

W takich przypadkach nie ma potrzeby, żeby zmieniać zaliczki wpłacane wcześniej według innej proporcji. Zgodnie z przepisami ostateczne rozliczenie przychodu/dochodu do opodatkowania odbywa się na podstawie zeznania rocznego, w którym przedsiębiorca wylicza zobowiązanie podatkowe za dany rok. Jeżeli prowadzona jest PKPiR, to na wysokość dochodu ma również wpływ różnica remanentowa. Spis z natury sporządza się na 31 grudnia każdego roku, stanowi on również remanent początkowy na 1 stycznia kolejnego roku.

Do zmiany udziałów w spółce cywilnej może dojść w trakcie roku podatkowego lub po jego zakończeniu

Zaliczki na podatek dochodowy mogą więc być regulowane w trakcie roku podatkowego według różnych proporcji, o ile wynika to z umowy spółki

Ostateczne rozliczenie przychodu/dochodu następuje po zakończeniu roku podatkowego a udziały wspólników wylicza się na podstawie proporcji obowiązujących w poszczególnych okresach danego roku podatkowego

Przykład 1

Spółka osobowa ABC składa się z 2 wspólników, którzy ustalili, że będą rozliczali się według następującej proporcji:

wspólnik 1 posiada 40% udziałów,
wspólnik 2 posiada 60% udziałów.

Począwszy od miesiąca sierpnia doszło do zmiany umowy spółki i proporcja wynosi 50/50. Oznacza to, że po zakończeniu roku wspólnik 1 wykaże przychody i koszty za okres od stycznia do lipca wyliczone od udziałów w wysokości 40% oraz za okres od sierpnia do grudnia wyliczone od udziałów w wysokości 50%, natomiast wspólnik 2 wykaże przychody i koszty za okres od stycznia do lipca wyliczone od udziałów w wysokości 60% oraz za okres od sierpnia do grudnia wyliczone od udziałów w wysokości 50%.

Przykład 2

Spółka cywilna XYZ składa się z 3 wspólników a udziały wyglądają następująco:

wspólnik 1 posiada 30% udziałów,
wspólnik 2 posiada 30% udziałów,
wspólnik 3 posiada 40% udziałów.

Od września do spółki przystąpił jeszcze jeden udziałowiec i teraz każdy ze wspólników posiada taki sam procent udziałów a więc po 25%. W trakcie roku do końca sierpnia 3 wspólników rozlicza zaliczki według założonych proporcji, a od września 4 wspólników rozlicza podatek dochodowy od 25% udziałów w zysku. Ostateczne rozliczenie dochodu nastąpi po zakończeniu roku podatkowego według proporcji obowiązujących za dany okres, czyli:

wspólnicy 1 i 2 wykażą dochód za okres od stycznia do sierpnia wyliczony od udziałów w wysokości 60% oraz za okres od września do grudnia wyliczony od udziałów w wysokości 25%;
wspólnik 3 wykaże dochód za okres od stycznia do sierpnia wyliczony od udziałów w wysokości 40% oraz za okres od września do grudnia wyliczony od udziałów w wysokości 25%;
wspólnik 4 wykaże dochód za okres od września do grudnia wyliczony od udziałów w wysokości 25%.

Zaliczki nie muszą być przeliczane wstecznie, nawet jeśli były wyliczone wg tymczasowych udziałów, a udziały ostateczne, obowiązujące na okres całego roku, zostaną określone dopiero po zakończeniu tego roku. Potwierdzają to również sądy. W jednym z wyroków NSA z dnia 24.06.2016 r. sygn. akt II FSK 1552/14 podkreślono m.in., że w sytuacji, gdy udział w zysku spółki za cały rok podatkowy według ostatecznej proporcji będzie wyższy niż zakładany w ciągu tego roku, nie może być mowy o powstaniu zaległości podatkowej. Przedsiębiorca wpłaca zaliczki według obowiązującej w danym momencie proporcji.

Podsumowanie

W spółce cywilnej osób fizycznych w umowie spółki wspólnicy określają zasady podziału wypracowanego zysku lub poniesionej straty. Proporcje mogą być w jednakowej wysokości lub różne, w zależności od wniesionego kapitału do spółki. Jeżeli zmieni się stan liczebny wspólników lub zostanie podjęta decyzja o zmianie udziałów, to ma to swoje przełożenie na zaliczki na podatek dochodowy. Każda zmiana proporcji, czy to w trakcie roku podatkowego, czy po jego zakończeniu wymaga pisemnej zmiany umowy spółki. Zaliczki na podatek dochodowy są wpłacane w takich proporcjach, jakie obowiązują w danym okresie rozliczeniowym. Ostateczne wyliczenie przychodu/dochodu następuje po zakończeniu roku podatkowego i wówczas każdy wspólnik obliczy we własnym imieniu podatek należny za cały rok, według proporcji obowiązujących w poszczególnych okresach danego roku podatkowego. Poszczególne okresy oraz obowiązujące w nich udziały wspólnicy wykazują na załączniku PIT-B w części C (w przypadku większej ilości spółek lub kilku zmian udziałów w ramach jednej spółki należy dołączyć dodatkowe formularze PIT-B).

Stan prawny na dzień: 01.07.2025 r.