Wskaźnik proporcji VAT - jak go obliczyć? Wskaźnik VAT w 2025 - kluczowe informacje

Spis treści:

Pokaż więcej ↓

Przedsiębiorca. który jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem VAT, ma nie tylko obowiązki, ale również prawa. Jednym z kluczowych praw jest prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zawartego w cenie nabywanych towarów i usług. W dzisiejszej publikacji przybliżymy temat wskaźnika proporcji w VAT, odpowiemy na pytanie jak go obliczyć i podany inne kluczowe informacje na temat wskaźnika VAT w 2025 roku.

Odliczanie podatku VAT naliczonego

Prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynika z zasady neutralności podatku VAT. Przedsiębiorca ma prawo do pomniejszenia podatku VAT należnego od sprzedaży o podatek VAT naliczony z faktur zakupowych.

Odliczenia podatku VAT naliczonego można dokonać pod warunkiem, że:

przedsiębiorca jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT,
nabywane towary i usługi mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i są wykorzystywane do czynności opodatkowanych w VAT,
wydatek musi być właściwie udokumentowany, np. faktura VAT, dokument celny.

Przepisy zabraniają odliczenia podatku VAT, np. od usług noclegowych, gastronomicznych, samochodów osobowych wykorzystywanych w sposób mieszany – w działalności i prywatnie

Przedsiębiorca nie odliczy podatku VAT naliczonego od faktur:

wystawionych przez podatników VAT zwolnionych,
wystawionych w procedurze marży,
pustych, dokumentujących transakcje, które nie doszły do skutku.

Przedsiębiorca odliczy podatek VAT naliczony najwcześniej za okres, w którym w stosunku do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy a nabywca otrzymał dokument będący podstawą odliczenia

Proporcja VAT

W przypadku jeśli przedsiębiorca prowadzi tylko sprzedaż opodatkowaną, nie ma problemu z odliczaniem podatku VAT naliczonego. Sprawy się nieco komplikują kiedy rozpoczyna się sprzedaż mieszana – opodatkowana i zwolniona. W takim przypadku przedsiębiorca może nie mieć prawa do pełnego odliczenia podatku VAT naliczonego od wszystkich nabyć. Wówczas mówi się o zastosowaniu wskaźnika proporcji w VAT.

Jeśli przedsiębiorca prowadzi sprzedaż mieszaną, powinien dokonać podziału na zakupy:

związane tylko ze sprzedażą opodatkowaną,
związane tylko ze sprzedażą zwolnioną,
które służą sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej.

Najczęściej trudno jest ustalić miarodajny klucz podziałowy, dlatego wówczas zgodnie z przepisami należy ustalić współczynnik proporcji sprzedaży.

Proporcja sprzedaży
Jest to udział rocznego obrotu z tytułu czynności, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, w całkowitym obrocie uzyskanym z tytułu czynności opodatkowanych i zwolnionych. Do wyliczeń przyjmuje się kwoty bez podatku VAT.

Do obrotu nie wlicza się obrotu uzyskanego z dostawy towarów i usług:

zaliczanych przez przedsiębiorcę do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji,
gruntów i praw wieczystego użytkowania gruntów, jeżeli są zaliczane do środków trwałych – używanych na potrzeby jego działalności.

Przy działalności mieszanej jeśli proporcja:

przekracza 98% oraz kwota podatku naliczonego niepodlegająca odliczeniu, wynikająca z zastosowania tej proporcji, w skali roku była mniejsza niż 10 000 zł – możesz uznać, że proporcja wynosi 100%, przedsiębiorca ma prawo do odliczenia całej kwoty podatku VAT naliczonego
nie przekroczy 2% – przedsiębiorca może uznać, że proporcja wynosi 0% – brak prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego.

Przykład 1

Pani Halina jest czynnym podatnikiem VAT i wykonuje zarówno czynności opodatkowane, jak i zwolnione od podatku. Za cały 2024 rok sprzedaż opodatkowana i zwolniona kształtowała się na następującym poziomie:

300.000 zł sprzedaż opodatkowana stawką podstawową 23%.
100.000 zł sprzedaż zwolniona,
400.000 zł – sprzedaż opodatkowana i zwolniona.

W przypadku pani Haliny wskaźnik proporcji wstępnej na 2025 rok wynosi 75%, a to oznacza, że od wydatków, które służą zarówno czynnościom opodatkowanym, jak i zwolnionym pani Halina odliczy 75% kwoty podatku VAT naliczonego.

Szacunkowy wskaźnik proporcji

Będzie taki moment, w którym przedsiębiorca rozpoczyna dopiero sprzedaż mieszaną i nie będzie znany obrót, który należy uwzględnić przy obliczaniu wskaźnika proporcji. Tak samo będzie jeśli przedsiębiorca zaczyna dopiero prowadzić działalność gospodarczą. W takim przypadku przedsiębiorca ma obowiązek zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego o przyjętym wskaźniku proporcji na dany rok.

Obowiązek zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego dotyczy następujących sytuacji:

w poprzednim roku podatkowym nie była prowadzona działalność gospodarcza,
w poprzednim roku nie była prowadzona działalność opodatkowana i zwolniona,
obroty w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyły 30.000 zł,
proporcja obowiązująca w poprzednim roku byłaby nieadekwatna z uwagi np. na zmianę profilu prowadzonej działalności gospodarczej.

Zawiadomienie należy złożyć:

Przed rozpoczęciem sprzedaży mieszanej.
Do 25-tego dnia miesiąca po miesiącu, w którym proporcja była zastosowana po raz pierwszy, jednak nie później niż w terminie przesłania ewidencji VAT.

Zawiadomienie o szacunkowej proporcji dla celów podatku VAT można złożyć:

osobiście w urzędzie skarbowym,
listownie,
online przez Profil Zaufany.

Proporcja w VAT jak wyliczyć?
Wzór na wyliczenie proporcji w VAT już znamy, ale zobaczmy, w jaki sposób w praktyce powinny być rozliczane faktury zakupowe, do których stosuje się proporcję.

Przykład 2

Pan Jakub zajmuje się nauczaniem języka angielskiego, które korzysta ze zwolnienia przedmiotowego w VAT (art. 43 ust. 1 pkt 28 ustawy VAT) i prowadzi działalność handlową, która jest opodatkowana 23% stawką VAT. Za 2024 rok sprzedaż opodatkowana była na kwotę 1.000.000 zł a sprzedaż zwolniona na kwotę 100.000 zł a więc sprzedaż całkowita stanowi kwotę 1.100.000 zł (1.000.000 zł + 100.000 zł).

Wyliczenie proporcji wstępnej w VAT na 2025 rok:

Wskaźnik proporcji na 2025 rok wynosi 91%.

W styczniu 2025 roku wśród wydatków związanych zarówno ze sprzedażą opodatkowaną, jak i zwolnioną znalazły się faktury:

za telefon na kwotę brutto 123 zł (23 zł VAT),
za najem powierzchni biurowych na kwotę brutto 9.840 zł (1.840 zł VAT,
paliwo na kwotę brutto 1.230 zł (230 zł VAT).

Rozliczenie faktur zakupowych wskaźnikiem proporcji:

100% podatku VAT naliczonego	91% podatku VAT naliczonego
23 zł	20,93 zł
1.840 zł	1.674,40 zł
230 zł	209,30 zł
2.093 zł – suma	1.904,63 zł – suma

Pan Jakub pomniejszy podatek VAT należny o 1.904,63 zł podatku VAT naliczonego.

Przykład 3

Pan Michał prowadzi działalność handlową i sporadycznie usługi transportu sanitarnego zwolnione od podatku VAT (art. 43 ust. 1 pkt 20). W 2024 roku osiągnął obrót z tytułu sprzedaży opodatkowanej w wysokości 2.000.000 zł, a sprzedaż zwolniona opiewa na kwotę 30.000 zł, sprzedaż całkowita jest na kwotę 2.030.000 zł (2.000.000 zł + 30.000 zł).

Wyliczenie proporcji wstępnej na 2025 rok:

Wskaźnik proporcji wynosi 99% i kwota podatku naliczonego z zastosowania tej proporcji, w skali roku była mniejsza niż 10 000 zł, to oznacza, że w 2025 roku pan Michał będzie odliczał 100% podatku VAT naliczonego.

Przykład 4

Pan Mikołaj jest technikiem dentystycznym i świadczy usługi w ramach działalności gospodarczej. Tego typu usługi korzystają ze zwolnienia przedmiotowego w VAT (art. 43 ust. 1 pkt 14). Za 2024 rok osiągnął obrót z tytułu sprzedaży opodatkowanej w wysokości 5.000 zł, a sprzedaż zwolniona jest na kwotę 500.000 zł, sprzedaż całkowita wynosi 505.000 zł (500.000 zł + 5.000 zł).

Wyliczenie proporcji wstępnej na 2025 rok:

Wskaźnik proporcji wynosi 1%, to oznacza, że pan Mikołaj nie będzie mógł w 2025 roku odliczać podatku VAT naliczonego.

Roczna korekta VAT

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą sprzedaż mieszaną i obliczają podatek VAT naliczony wskaźnikiem proporcji, mają obowiązek po zakończonym roku podatkowym dokonać rocznej korekty podatku VAT. Polega to na tym, że przedsiębiorca oblicza wskaźnik proporcji jeszcze raz po zakończonym roku na podstawie faktycznego obrotu opodatkowanego i zwolnionego.

Rozliczanie podatku VAT naliczonego przy sprzedaży mieszanej wiąże się z obowiązkiem ustalenia proporcji w VAT:

Na początek roku podatkowego.
Po zakończeniu roku podatkowego.

Po zakończonym roku podatkowym proporcja jest ustalana w oparciu o rzeczywiste kwoty obrotu opodatkowanego i zwolnionego

Jeżeli różnica między proporcją wstępną a proporcją ustaloną dla zakończonego roku podatkowego nie przekracza dwóch punktów procentowych przedsiębiorca nie musi dokonywać rocznej korekty VAT

Roczna korekta podatku VAT jest księgowana w JPK_V7 za miesiąc styczeń lub I kwartał w kolejnym roku podatkowym

Przykład 5

Pani Halina wyliczyła proporcję wstępną na 2024 rok w wysokości 80%, co oznacza, że w trakcie roku odliczyła 80% podatku VAT naliczonego od zakupów związanych z czynnościami opodatkowanymi i zwolnionymi. Po zakończonym roku okazało się, że wskaźnik wynosi 90%. VAT naliczony od zakupów opodatkowanych i zwolnionych w 2024 roku stanowił kwotę 100.000 zł.

Roczna korekta VAT:

100% podatku VAT naliczonego	80% podatku VAT naliczonego	90% podatku VAT naliczonego	Roczna korekta VAT
100.000 zł	80.000 zł	90.000 zł	10.000 zł na plus

W tym przypadku korekta roczna dotyczy pozostałych nabyć więc powinna być wykazana w JPK_V7 w polu P_44 na plus:

Roczna korekta VAT w podatku dochodowym

Kwota podatku VAT naliczonego, która nie podlega odliczeniu, jest zaliczana do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym. Dotyczy to opodatkowania na skali podatkowej i podatkiem liniowym. Jeśli po zakończonym roku podatkowym wskaźnik proporcji się zmieni, to będzie to również miało wpływ na rozliczenie w PIT.

Przykład 6

Pan Kamil jest czynnym podatnikiem VAT i prowadzi sprzedaż mieszaną – częściowo opodatkowaną i częściowo zwolnioną. W 2024 roku wskaźnik proporcji w VAT na początek roku wynosił 60%. Pełna kwota podatku VAT (100%) naliczonego z dokumentów zakupowych wyniosła 207.000 zł. Zobaczmy, jak będzie wyglądało rozliczenie kosztów według proporcji wstępnej i końcowej według:

wariantu I – proporcja po zakończonym roku wynosi 80%,
wariant II – proporcja po zakończonym roku wynosi 50%.

	VAT naliczony podlegający odliczeniu	Koszty w podatku dochodowym	Przychody w podatku dochodowym
Proporcja wstępna 60%	124.200 zł (207.000 zł x 60%)	82.800 zł (207.000 zł – 124.200 zł)
Wariant I 80%	165.600 zł (207.000 zł x 80%)		41.400 zł (165.600 zł – 124.200 zł)
Wariant II 50%	103.500 zł (207.000 zł x 50%)	20.700 zł (124.200 zł – 103.500 zł)

W wariancie I po zakończonym roku doszło do podwyższenia wskaźnika proporcji, pan Kamil może odliczyć większą kwotę podatku naliczonego. Wykaże w JPK_V7 41.400 zł na plus po stronie podatku VAT naliczonego, w podatku PIT ta sama kwota znajdzie się w przychodach do opodatkowania.

W wariancie II wskaźnik proporcji w VAT się obniżył, a więc doszło do zmniejszenia kwoty podatku VAT naliczonego podlegającego odliczeniu. Pan Kamil w JPK_V7 wykaże na minus podatek VAT naliczony w kwocie 20.700 zł i ta sama kwota znajdzie się w kosztach uzyskania przychodów w PIT.

Kiedy VAT od najmu prywatnego?

Najem prywatny na gruncie ustawy o podatku VAT jest traktowany na takich samych zasadach jak dostawa towarów i usług pozostałych. W praktyce oznacza to, że jeśli prowadzona jest również działalność gospodarcza, to niekiedy przychody z najmu będą opodatkowane w VAT, w innych przypadkach mogą korzystać ze zwolnienia od podatku VAT. Jest kilka zmiennych, które należy wziąć pod uwagę przy kwalifikowaniu najmu do opodatkowania w VAT.

Najem prywatny i działalność gospodarcza
Czynny podatnik VAT	Najem będzie wykazywany w JPK_V7 bez względu na to: czy jest to najem nieruchomości mieszkalnych, który korzysta ze zwolnienia przedmiotowego w VAT, czy jest najem nieruchomości niemieszkalnych, który jest opodatkowany w VAT. Ważne! Najem, który korzysta ze zwolnienia przedmiotowego będzie brany pod uwagę przy wyliczaniu proporcji w VAT
Podatnik zwolniony podmiotowo	Nieruchomości o charakterze niemieszkalnym: Jeśli najem nieruchomości ma charakter transakcji pomocniczej, to przychód nie jest wliczany do limitu 200.000 zł. Jeśli najem nieruchomości nie ma charakteru transakcji pomocniczej, to przychód jest wliczany do limitu 200.000 zł. Nieruchomości o charakterze mieszkalnym. Nieruchomość o charakterze mieszkalnym korzysta ze zwolnienia od podatku VAT (art. 43 ust. 1 pkt 36 VAT), nie wlicza się do limitu zwolnienia podmiotowego. Przedsiębiorca zwolniony podmiotowo nie wykazuje najmu w ewidencjach VAT.
Podatnik zwolniony przedmiotowo	Jeśli jest to najem mieszkalny również korzysta ze zwolnienia przedmiotowego. Jeśli jest to najem niemieszkalny, to przedsiębiorca musi pilnować limitu zwolnienia podmiotowego do 200.000 zł. Najmu nie wykazuje się w ewidencjach VAT, chyba że limit zwolnienia podmiotowego 200.000 zł z najmu zostanie przekroczony, to przedsiębiorca musi się zarejestrować do podatku VAT i składać JPK_V7

Wskaźnik proporcji VAT – podsumowanie

W dzisiejszej publikacji omówiony został wskaźnik proporcji VAT, w jaki sposób należy go obliczać.

Wskaźnik proporcji będzie musiał być liczony w sytuacji, kiedy przedsiębiorca wykonuje zarówno czynności opodatkowane, jak i zwolnione od podatku, czyli prowadzi tzw. działalność mieszaną i nie ma możliwości przyporządkowania faktur zakupowych w całości do czynności opodatkowanych lub zwolnionych. W oparciu o wyliczony wskaźnik proporcji przedsiębiorca będzie odliczał podatek VAT naliczony od wydatków ponoszonych zarówno na działalności opodatkowanej, jak i zwolnionej.

Do obliczenia wskaźnika proporcji potrzebne są informacje na temat wysokości obrotu za poprzedni rok podatkowy zarówno opodatkowanych, jak i zwolnionych. Jeśli przedsiębiorca nie prowadził działalności gospodarczej w poprzednim roku lub dopiero rozpoczyna sprzedaż zwolnioną, zawiadamia naczelnika urzędu skarbowego o przyjętym szacunkowym wskaźniku proporcji.

Po zakończonym roku podatkowym wyliczana jest proporcja roczna w oparciu o faktyczny obrót. Wyliczenia mogą być podstawą do korekty podatku VAT naliczonego na plus lub na minus. Roczna korekta VAT jest rozliczana w pierwszej deklaracji JPK_V7 składanej za styczeń lub pierwszy kwartał.

Problemy z rozliczanie podatku VAT mogą mieć przedsiębiorcy, którzy wynajmują nieruchomość prywatnie, a jednocześnie prowadzą działalność gospodarczą. Na gruncie VAT najem jest traktowany jak działalność gospodarcza i nie można o tym zapominać.

Stan prawny na dzień: 20.02.2025 r.