Import towarów do Polski – jak sprowadzić towar z zagranicy i poprawnie go zaksięgować?

×

Bez względu na to, czy planujesz sprowadzić pojedynczą partię towaru, czy regularnie zaopatrywać się u zagranicznych dostawców, musisz pamiętać o kilku kluczowych kwestiach. Import z Unii Europejskiej lub spoza UE (np. z Chin) wiąże się z określonymi obowiązkami, zarówno prawnymi, jak i księgowymi.

Import towarów do Polski

Import towarów został uregulowany w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w szczególności w przepisie art. 2 pkt 7, zgodnie z którym przez import towarów rozumie się przywóz towarów z terytorium państwa trzeciego na terytorium Unii Europejskiej.

Zgodnie z tym przepisem import to każda sytuacja, gdy sprowadzanie są towary z kraju spoza Unii Europejskiej, np. z Chin, USA, Wielkiej Brytanii, Turcji czy Szwajcarii – i wprowadzasz je na obszar celny Unii.

Import zawsze wiąże się z określonymi formalnościami:

• odprawa celna (czyli zgłoszenie towaru do urzędu celnego),
• ewentualna zapłata cła,
• rozliczenie podatku VAT od importu (w momencie odprawy lub później w deklaracji importowej).

Import towarów z Unii Europejskiej

Towary sprowadzane z innego kraju znajdującego się na terenie Unii Europejskiej, np. z Niemiec, Włoch, nie wymagają zgłoszenia celnego ani odprawy celnej, ponieważ na terenie całej UE obowiązuje swobodny przepływ towarów, co oznacza brak opłat celnych i kontroli granicznych między państwami członkowskimi. Wystarczy posiadać numer VAT-UE, a transakcję rozlicza się jako nabycie wewnątrzwspólnotowe (WNT) w deklaracji VAT. Nie jest wymagana zapłata VAT ani cła przy transakcji – podatek wykazywany jest w deklaracji.

Jednakże niektóre towary wymagają specjalnych zezwoleń, nawet w obrębie UE, np.:

• broń i amunicja,
• paliwa i chemikalia,
• środki ochrony roślin,
• towary podlegające ochronie praw autorskich lub znaków towarowych (np. produkty podrabiane).

W takich przypadkach konieczne jest uzyskanie odpowiedniego zezwolenia w ministerstwie (Rozwoju, Rolnictwa, Transportu lub Ochrony Środowiska), co wydłuża proces sprowadzenia towaru.

Import towarów spoza Unii Europejskiej

Sprowadzenie towarów z krajów spoza UE, takich jak Chiny, USA czy Turcja, wymaga dopełnienia większej liczby formalności. Każda przesyłka podlega odprawie celnej, może podlegać opłacie cła oraz wymaga rozliczenia VAT od importu.

Co to oznacza w praktyce? Przede wszystkim:

• zgłoszenie celne – formalne wprowadzenie towaru na obszar celny UE
• opłaty celne – zależne od rodzaju towaru (kod CN, system TARIC)
• podatek vat od importu – płatny przy odprawie lub rozliczany w deklaracji VAT
• pozwolenia specjalne – w przypadku towarów podwójnego zastosowania, chemikaliów, paliw itp.

Wielu przedsiębiorców korzysta w tym wypadku z firm pośredniczących lub spedytorów, które zajmują się odprawą celną i dokumentami, a także z firm kurierskich realizujących transport.

Import towarów z Chin jest obecnie bardzo popularny w Polsce, zwłaszcza wśród małych firm, sklepów internetowych i startupów. Sprowadzanie produktów z zagranicy pozwala wyróżnić się na rynku i uzyskać przewagę cenową. Od gadżetów elektronicznych, przez ubrania, po akcesoria lifestyle’owe – niemal każdy może znaleźć coś, co podbije serca klientów.

Warto jednak pamiętać, że import z Chin wiąże się z szeregiem formalności i ułatwień:

• NUMER EORI – identyfikator przedsiębiorcy w systemie celnym UE;
• TARYFY CELNE I KLASYFIKACJA TOWARÓW – decydują o wysokości opłat przy odprawie;
• KONTROLE I OGRANICZENIA PRZYWOZOWE – niektóre produkty wymagają certyfikatów, badań lub zezwoleń;
• PROCEDURY UPROSZCZONE I SPECJALNE – ułatwiają logistykę, tranzyt czy magazynowanie.

Import towarów do UE kluczowe procedury i ułatwienia dla firm – tabela

Import towarów z Chin – jak zaksięgować?

Sposób ujęcia import towarów z Chin zależy od tego, w jakim kraju towar został zaimportowany, czyli kraj, w którym towar znajdował się w momencie dopuszczenia do obrotu na terytorium Unii Europejskiej. Miejscem tym może być Polska lub inny dowolny kraju Unii Europejskiej.

W obu przypadkach w pierwszej kolejności konieczne jest zaksięgowanie samego dokumentu zakupu wystawionego przez podmiot z Chin. W serwisie ifirma.pl księgowanie odbywa się za pomocą dwóch formularzy: Import towarów handlowych oraz Import – koszty prowadzenia działalności. Oba dostępne są w zakładce Wydatki ➡ Lista wydatków ➡ Dodaj wydatek.

Podstawową procedurą rozliczenia należności celnych jest rozliczenie w oparciu o otrzymany przez przedsiębiorcę dokument celny. Będzie nim dokument poświadczonego zgłoszenia celnego (PZC) a jeśli zgłoszenie było dokonywane papierowo – dokument SAD. Przedsiębiorca uzyskuje prawo odliczenia VAT w okresie otrzymania dokumentów celnych. W celu zaksięgowania danych z dokumentu celnego należy otworzyć wcześniej zaksięgowany dokument zakupu towarów. Na formularzu dostępna będzie opcja dodania dokumentu SAD (+ Dodaj sad). W kolejnym kroku należy wskazać sposób rozliczenia podatku VAT.

W przypadku rozliczenia na podstawie dokumentu SAD lub PZC należy wybrać opcję Odliczam VAT na podstawie otrzymanego dokumentu odprawy celnej i zatwierdzić. W kolejnym kroku pojawi się formularz, w którym należy wskazać dane dokumentu celnego, w tym wartość netto i kwotę VAT wskazaną na dokumencie. Jeśli import towarów wiązał się z zapłatą cła – w formularzu będzie można wpisać także jego wartość. Po zatwierdzeniu podatek VAT zostanie ujęty w ewidencji zakupów VAT (jeśli zakup dotyczył działalności opodatkowanej przedsiębiorcy). Cło zostanie ujęte jako koszt.

Rozliczenie należności celnych może odbywać się również w ramach procedury uproszczonej wskazanej w art. 33a ustawy o VAT. W przypadku takiego rozliczenia po wybraniu opcji dodania dokumentu SAD, należy wybrać Mam zgodę naczelnika US na stosowanie procedury uproszczonej w trybie art.33a. Po uzupełnieniu danych dokumentu celnego w tym wartości netto towarów, kwoty VAT i ewentualnego cła serwis ujmie kwotę podatku VAT – w ewidencji zakupów VAT (pod warunkiem związku wydatku z działalnością opodatkowaną) oraz w ewidencji sprzedaży VAT. Kwota cła zostanie ujęta jako koszt.

Przykład

Przedsiębiorca – czynny podatnik podatku VAT, rozliczający podatek dochodowy wg skali podatkowej dokonał zakupu towarów handlowych z Chin. Kontrahent wystawił fakturę w dniu 09.09.2025 r. Na fakturze ujęta była wartość towarów 1000 USD i koszty transportu 150 USD. Towar dotarł do Polski w dniu 28.09.2025 r. Został odprawiony w Urzędzie celnym w Gdańsku. W dniu 30.09.2025 r. przedsiębiorca otrzymał dokumenty celne (PZC) oraz opłacił wynikające z nich należności. Kwota wpłaconego VAT 920 zł i cła: 100 zł.

Księgowanie importu towarów obejmuje dwa elementu: ujęcie faktury zakupu oraz ujęcie dokumentów celnych. W celu dokonania obu księgowań na koncie należy ustawić miesiąc księgowy wrzesień. Księgowanie faktury zakupu odbywa się w zakładce Wydatki ➡ Lista wydatków ➡ Dodaj wydatek za pomocą formularza Import towarów handlowych. W formularzu Użytkownik wskazuje dane z faktury zakupu takie jak: data wystawienia, data otrzymania, termin płatności, numer dokumentu, dane kontrahenta. Odrębnie wprowadza wartość towarów (1000 USD) oraz koszty transportu (150 USD), wybiera walutę oraz pobiera kurs waluty. W tym wypadku kursem waluty będzie średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego datę wystawienia dokumentu (kurs 3,6214 zł/ USD z dnia 08.09.2025 r.). Po zatwierdzeniu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów zostaną ujęte koszty zakupionego towaru – 3 621, 40 zł w kol. zakup towarów handlowych i materiałów oraz koszty transportu – 53,21 zł w kol. koszty uboczne zakupu.

Księgowane kwot zapłaconego podatku VAT oraz cła odbywa się na podstawie otrzymanego dokumentu PZC. W celu jego ujęcia w zakładce Wydatki ➡ Lista wydatków w części Dowody obce należy otworzyć dane zaksięgowanej faktury od kontrahenta z Chin i na dole formularza wybrać opcję + Dodaj sad. W kolejnym kroku należy zaznaczyć rozliczenie VAT na podstawie dokumentu SAD i zatwierdzić. Wprowadzane dane dokumentu SAD obejmują: numer dokumentu, wskazanie urzędu celnego dokonującego odprawy, datę wystawienia dokumentu oraz jego otrzymania. Najważniejszymi jednak danymi są wartości netto towarów i VAT – obie kwoty (netto: 4 000 zł i VAT: 920 zł) należy wprowadzić ręcznie na podstawie dokumentu SAD. Nie są to kwoty wynikające z faktury zakupu. W odrębnym polu przedsiębiorca wskazuje kwotę cła (100 zł). Po zatwierdzeniu w księdze przychodów i rozchodów zostanie ujęty koszt cła (100 zł w kolumnie zakup towarów handlowych i materiałów). Podatek VAT zostanie ujęty w ewidencji zakupów VAT miesiąca września (wartość netto: 4 000 zł i VAT: 920 zł).

Podsumowanie

Import towarów z UE jest prosty, ponieważ nie wymaga odprawy celnej i cła, a VAT rozliczany jako WNT. Z kolei import spoza UE wymaga zgłoszenia celnego, opłat celnych, rozliczenia VAT od importu i czasem dodatkowych zezwoleń. Przed importem warto sprawdzić, czy dany towar nie wymaga specjalnych pozwoleń lub nie podlega ograniczeniom.

Współautor: Katarzyna Kisiel