Urzędowe zaświadczenia przydatne przy prowadzeniu działalności gospodarczej i nie tylko

×

Zaświadczenie o prowadzonej działalności gospodarczej

Zaświadczenie o prowadzeniu działalności gospodarczej może być przydatnym dokumentem w relacjach biznesowych. Może posłużyć do potwierdzenia statusu jako przedsiębiorcy, co czasem jest wymagane przez niektórych kontrahentów, zwłaszcza tych zagranicznych.

Przedsiębiorca (podatnik podatku dochodowego) może uzyskać z urzędu skarbowego zaświadczenie o prowadzonej działalności gospodarczej, zawierające informacje o:

• dacie rozpoczęcia działalności gospodarczej,
• dacie zawieszenia,
• dacie likwidacji,
• formie opodatkowania.

Jak uzyskać zaświadczenie o prowadzeniu działalności gospodarczej?

Aby otrzymać taki dokument, należy złożyć odpowiedni wniosek do urzędu skarbowego — osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika.

Interaktywny wniosek o wydanie zaświadczenia dotyczącego prowadzonej działalności gospodarczej znajdziemy na stronie rządowej.

Wniosek można złożyć w formie:

• papierowej: pocztą lub osobiście w urzędzie, pamiętając o ręcznym podpisie;
• elektronicznie: jako załącznik do pisma ogólnego w e-Urzędzie Skarbowym, lub aplikacji mobilnej e-US, załącznik musi być podpisany podpisem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym;
• poprzez e-PUAP.

W przypadku składania wniosku papierowo lub przez epuap należy uiścić opłatę skarbową w wysokości 17 zł, którą można uregulować:

• online: w e-Urzędzie Skarbowym lub przez aplikację mobilną e-US, korzystając ze ścieżki: Płatności online → Zapłać online → Opłata skarbowa;
• tradycyjnie: w urzędzie miasta lub gminy – na rachunek bankowy właściwy dla siedziby firmy urzędu skarbowego, na poczcie lub w banku.

Dowód zapłaty opłaty skarbowej należy dołączyć do składanego wniosku o wydanie zaświadczenia o prowadzonej działalności gospodarczej.

Zaświadczenie o wpisie w CEIDG

Zaświadczenie o wpisie firmy do CEIDG może być przydatne dla banków, gdy np. przedsiębiorca stara się o kredyt firmowy lub zakłada konto firmowe.

Takim zaświadczeniem potwierdzającym wpis w CEIDG jest dokument wygenerowany z następujących źródeł:

• wyszukiwarka firm,
• aplikacji mObywatel,
• Konto Przedsiębiorcy.

Dokument można wygenerować w polskiej lub angielskiej wersji językowej. Tymi zaświadczeniami można posługiwać się w kontaktach z innymi przedsiębiorcami – nie wymagają one podpisu.

Uwaga! Urzędy nie mogą żądać od przedsiębiorcy zaświadczenia o wpisie do CEIDG (okazywania, przekazywania czy załączania do wniosków), ponieważ mają do nich dostęp.

Zaświadczenie o wpisie w CEIDG w obrocie zagranicznym

Jeśli zagraniczny kontrahent potrzebuje oficjalnego potwierdzenia, że druga strona prowadzi zarejestrowaną działalność gospodarczą w Polsce, wystarczy poprosić o to Ministra Rozwoju i Technologii. W tym celu należy wysłać e-mail na adres sekretariatDGC@mrit.gov.pl, podając swoje imię i nazwisko oraz NIP oraz poprosić w treści wiadomości o poświadczenie wydruku wpisu ze strony internetowej CEIDG.

W odpowiedzi, polski przedsiębiorca powinien otrzymać uwierzytelniony wydruk z CEIDG, który będzie honorowany za granicą.

Jeśli dokument ma być używany w jednym z państw, które podpisały konwencję haską z 1961 r., może wymagać tzw. klauzuli apostille. Jest to dodatkowe poświadczenie, które nadaje dokumentowi pełną moc prawną (potwierdza autentyczność) i staje się oficjalnym dokumentem za granicą. Klauzulę apostille wydaje Ministerstwo Spraw Zagranicznych, Wydział Legalizacji. Tutaj sprawdzimy listę państw, które podpisały konwencję haską.

Koszt nadania apostille to 60 zł za każdy dokument.

Szczegóły, jak uzyskać klauzulę apostillę lub legalizację dokumentów, odnajdziemy na stronie Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

Zaświadczenie potwierdzające status podatnika VAT

Swój lub kontrahenta status w podatku VAT sprawdzimy na tzw. białej liście podatników VAT. Jest to rządowy wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT.

Zagadnienie to szeroko opisaliśmy w artykule: Biała lista podatników VAT – kompendium.

Powyższy wykaz (biała lista VAT) umożliwia sprawdzenie statusu podatnika VAT, zarówno na datę bieżącą, jak i wsteczną. Wyszukiwanie można przeprowadzić po numerze konta, NIP, REGON lub nazwie firmy. Po odnalezieniu danych własnych lub kontrahenta istnieje możliwość wydruku bądź pobrania potwierdzenia za pomocą opcji „drukuj potwierdzenie” dostępnej na końcu tabeli.

Przeczytaj także, jak sprawdzić status kontrahenta w VAT-UE.

Zaświadczenie o dochodach i składkach

Wniosek o zaświadczenie o dochodach za poprzedni rok można złożyć dopiero po 15 lutego oraz po złożeniu zeznania.

Zaświadczenie o dochodach ZAS-DF lub ZAS-DFU otrzymamy bezpłatnie w e-Urzędzie Skarbowym lub w aplikacji e-US. W e-Urzędzie Skarbowym wniosek o wydanie zaświadczenia o dochodach i składkach można złożyć:

• na przygotowanym i wstępnie wypełnionym formularzu wniosku, który dotyczy zaświadczeń:
  • o wysokości dochodu podatnika w PIT (ZAS-DF);
  • o wysokości przychodu, dochodu, podatku należnego oraz składek na ubezpieczenia wykazane w PIT (ZAS-DFU);
  • o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości (ZAS-W);
• na formularzu „Pismo ogólne” – w treści pisma wpisując jakiego zaświadczenia potrzebujemy.

Interaktywny wniosek o wydanie zaświadczenia o wysokości przychodu, dochodu, podatku należnego oraz składek na ubezpieczenia wykazanych w podatku dochodowym od osób fizycznych znajdziemy tutaj.

Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach lub o stanie zaległości

Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach może być wymagane np. przez banki przy ubieganiu się o pożyczkę lub kredyt, sklepy – przy zakupach ratalnych, czy przy przetargach. Także niektóre firmy leasingowe proszą o taki dokument od przedsiębiorcy.

Z wnioskiem o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach PIT, CIT, VAT, akcyzie lub stanie zaległości można wystąpić:

• gdy przepisy prawa wymagają urzędowego potwierdzenia braku zaległości lub stanu zaległości podatkowych;
• aby potwierdzić brak zaległości lub stan zaległości podatkowych z uwagi na swój interes prawny.

Wniosek można złożyć:

• w formie papierowej, wysyłając go pocztą lub składając osobiście w urzędzie.
• Elektronicznie: poprzez e-Urząd Skarbowy (lub aplikację mobilną e-US) albo ePUAP. Wymagany jest podpis zaufany lub podpis kwalifikowany.

Instrukcje, jak złożyć w urzędzie skarbowym wniosek przedstawiliśmy w artykule: Zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach (ZAS-W) automatycznie w e-US.

Wniosek złożony przez e-Urząd Skarbowy lub aplikację mobilną e-US nie podlega opłacie skarbowej – zostanie on wydany bezpłatnie. Wniosek złożony papierowo lub przez epuap wymaga wniesienia opłaty w wysokości 21 zł.

Urząd skarbowy wydaje zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami lub o stanie zaległości na podstawie dokumentacji, którą już posiada lub którą może uzyskać z innych urzędów. W związku z tym nie może wymagać od podatnika dodatkowych dokumentów, które potwierdzałyby informacje już mu znane/dostępne lub możliwe do samodzielnego ustalenia przez urząd.

Urząd ma prawo zażądać dodatkowych dokumentów tylko wtedy, gdy wskaże konkretną podstawę prawną, która uprawnia go do tego.

Wniosek o zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach, które są regulowane w urzędach innych niż skarbowy należy składać w tych odpowiednich urzędach, czyli przykładowo:

• dla podatku od nieruchomości – w urzędzie miasta/gminy właściwym dla lokalizacji nieruchomości,
• dla opłaty za korzystanie ze środowiska – w urzędzie marszałkowskim odpowiednim dla miejsca zamieszkania lub siedziby.

Zaświadczenie o niezaleganiu w ZUS

Każdy przedsiębiorca zgłoszony do ZUS jako płatnik składek na ubezpieczenia społeczne figuruje w Kompleksowym Systemie Informatycznym ZUS – KSI ZUS. Może on otrzymać zaświadczenie o braku zaległości w opłacaniu składek na:

• ubezpieczenia społeczne,
• ubezpieczenie zdrowotne,
• Fundusz Pracy,
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
• Fundusz Emerytur Pomostowych.

Zaświadczenie o niezaleganiu w ZUS, można bezpłatnie otrzymać:

• w oddziale ZUS,
• przez portal PUE ZUS (eZUS),
• elektronicznie, na portalu Biznes.gov.pl – podpisując Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.

Zaświadczenie o numerze NIP

Zaświadczenie o numerze NIP może być potrzebne gdy firma bierze udział w przetargu, stara się o kredyt czy też jest wymagane przez niektórych kontrahentów.

Wniosek o wydanie zaświadczenia o numerze NIP można złożyć:

• w urzędzie skarbowym właściwym dla swojego miejsca zamieszkania lub siedziby firmy,
• w dowolnym centrum obsługi podatnika działającym w każdym urzędzie skarbowym (poza urzędami wyspecjalizowanymi).

Wniosek można złożyć osobiście, pocztą lub elektronicznie poprzez serwis E-Urząd Skarbowy.

Na portalu e-Urzędu nie ma interaktywnego formularza NIP-5/W, dlatego wniosek o potwierdzenie NIP należy złożyć jako załącznik do pisma ogólnego (ścieżka: Dokumenty → Złóż dokument → Pismo ogólne → dodaj załącznik, którym będzie wypełniony wniosek NIP-5W → wyślij pismo).

W przypadku skorzystania z usługi za pośrednictwem serwisu e-Urząd Skarbowy, otrzymamy zaświadczenie elektroniczne. Zostanie ono dostarczone na konto w tym serwisie, ważne żeby była wyrażona zgoda na elektroniczne doręczenie.

Po otrzymaniu zaświadczenia elektronicznie (które jest opatrzone pieczęcią Szefa KAS lub podpisem elektronicznym upoważnionego pracownika urzędu skarbowego), należy posługiwać się wyłącznie jego elektroniczną formą i w takiej formie przekazywać drugiej stronie (np. bankom), np. korzystając z poczty elektronicznej, nośników danych czy dostępnych aplikacji działających w podmiotach, którym przedstawiane jest zaświadczenie.

Za wniosek o wydanie zaświadczenia o nadaniu NIP w formie papierowej należy uiścić opłatę w wysokości 21 zł, wniosek złożony elektroniczne jest bezpłatny.

Przedsiębiorcy z obrotem powyżej 3 mln zł (netto) zaświadczenie o numerze NIP uzyskają w jednym z wyspecjalizowanych urzędów skarbowych, a w przypadku przychodów powyżej 50 mln euro (od 1.01.2026: 100 mln euro) – w I Mazowieckim Urzędzie Skarbowym w Warszawie.

Certyfikat rezydencji podatkowej

Certyfikat rezydencji podatkowej to zaświadczenie o miejscu zamieszkania dla celów podatkowych. Może on stanowić pomocny środek dowodowy posiadania rezydencji podatkowej w określonym kraju, aby uniknąć podwójnego opodatkowania, gdy uzyskujemy przychody w kilku państwach.

W przypadku polskich podatników (osób, które posiadają polską rezydencję podatkową), którzy osiągają także dochody poza Polską, certyfikat rezydencji CFR-1 może być przydatny w rozliczeniu z zagranicznym fiskusem.

Wniosek o wydanie polskiego certyfikatu rezydencji podatkowej można złożyć w urzędzie skarbowym w dowolnie wybranym momencie (samodzielnie lub przez pełnomocnika):

• w formie papierowej: osobiście lub drogą pocztową;
• elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy lub aplikację mobilną e-US: dołączając do pisma ogólnego wypełniony wniosek CFR-1 (wniosek interaktywny) o wydanie zaświadczenia o miejscu zamieszkania lub siedziby dla celów podatkowych;
• przez ePUAP.

Wniosek złożony elektronicznie nie podlega opłacie; za wniosek wysłany papierowo lub przez ePUAP należy wnieść opłatę w wysokości 17 złotych.

Urząd skarbowy na wydanie zaświadczenia potwierdzającego polską rezydencję podatkową (CFR-1) ma 7 dni od dnia złożenia wniosku.

Zaświadczenie o sytuacji podatkowej innego przedsiębiorcy

Urząd skarbowy wydaje zaświadczenie o sytuacji podatkowej danego przedsiębiorcy na żądanie:

• instytucji, które udzielają kredytów i działają na podstawie ustaw (na przykład banki);
• kontrahentów firmy, a także dzierżawców i użytkowników nieruchomości;
• wspólnika spółki: cywilnej, jawnej, partnerskiej, komandytowej lub komandytowo-akcyjnej;
• małżonka (także rozwiedzionego), gdy nie ma wspólności majątkowej oraz członków rodziny (między innymi dzieci, w tym tych adoptowanych, wnuków, rodziców, dziadków, rodzeństwa). Dotyczy to także osób, których łączy z podatnikiem bliska więź uczuciowa, fizyczna lub gospodarcza (czyli tak zwane faktyczne pożycie).

Kontrahent może złożyć taki wniosek osobiście, pocztą (za opłatą 17 zł) lub przez e-Urząd Skarbowy (bezpłatnie).

Szczegóły dotyczące takiego zaświadczenie przedstawiliśmy w poniższych artykułach:

• jak sprawdzić, czy kontrahent zobowiązuje się z obowiązków podatkowych,
• jak sprawdzić wysokość zaległości podatkowych kontrahenta.

Zaświadczenie do zagranicznego organu podatkowego UE/EOG, UE/WE

Zagraniczny organ podatkowy może potrzebować zaświadczenia UE/EOG, UE/WE o dochodach uzyskanych w Polsce, gdy polski podatnik zarabia za granicą, rozlicza się z tamtejszym fiskusem i np. chce uzyskać zwrot podatku, czy skorzystać z lokalnych ulg i zwolnień podatkowych.

Interaktywny wniosek o wydanie zaświadczenia do zagranicznego organu podatkowego dotyczącego podatku dochodowego znajdziemy na stronie podatki.gov.pl.

Wypełniony wniosek należy złożyć w swoim, polskim urzędzie skarbowym. Można tego dokonać samodzielnie lub przez pełnomocnika.

Wniosek można złożyć w formie papierowej (pocztą, osobiście), przez ePUAP lub przez e-Urząd Skarbowy, korzystając z zakładki Pismo ogólne i dodając wniosek jako załącznik, co jest najwygodniejszym rozwiązaniem. Dodatkowo złożenie wniosku przez e-US jest bezpłatne, w pozostałych przypadkach należy wnieść opłatę skarbową w wysokości 17 zł.

Zaświadczenie o nabyciu rzeczy lub praw majątkowych

Zaświadczenie potwierdzające stan zobowiązań podatkowych związanych z nabyciem rzeczy lub praw majątkowych w drodze dziedziczenia, darowizny, zasiedzenia lub innych nieodpłatnych form można uzyskać w urzędzie skarbowym. Zaświadczenie dotyczy nabywających własność rzeczy lub praw majątkowych tytułem:

• dziedziczenia, zapisu, dalszego zapisu, polecenia testamentowego,
• dziedziczenia, zapisu zwykłego, dalszego zapisu, zapisu windykacyjnego, polecenia testamentowego,
• darowizny, polecenia darczyńcy,
• zasiedzenia,
• nieodpłatnego zniesienia współwłasności,
• zachowku, jeżeli uprawniony nie uzyskał go w postaci uczynionej przez spadkodawcę darowizny lub w drodze dziedziczenia albo w postaci zapisu,
• nieodpłatnej: renty, użytkowania oraz służebności,
• nabycia praw do wkładu oszczędnościowego na podstawie dyspozycji wkładem na wypadek śmierci,
• nabycia jednostek uczestnictwa na podstawie dyspozycji uczestnika funduszu inwestycyjnego otwartego albo specjalistycznego funduszu inwestycyjnego otwartego na wypadek śmierci.

Aby uzyskać wniosek o wydanie zaświadczenia o zapłacie /zwolnieniu/ przedawnieniu podatku od spadków i darowizn, wystarczy wypełnić ten interaktywny wniosek i złożyć go w urzędzie skarbowym (samodzielnie lub przez pełnomocnika).

Wniosek można złożyć w formie papierowej, przez ePUAP lub przez e-urząd skarbowy (także przez aplikację mobilną e-us). Wniosek złożony przez e-Urząd Skarbowy jest bezpłatny, pozostałą drogą – 17 zł.

Uwaga! Na podstawie zmian w ustawie o podatku od spadków i darowizn od 20 sierpnia 2025 roku, w przypadku obrotu majątkiem nabytym na podstawie aktu notarialnego lub od najbliższej rodziny, nie jest wymagane zaświadczenie o nabyciu rzeczy lub zwolnieniu z podatku.

Podsumowanie – zaświadczenie dla przedsiębiorcy

Wiele zaświadczeń możemy uzyskać z urzędu skarbowego. Przy większości z nich należy wysłać odpowiedni wniosek (można to zrobić samodzielnie albo przez pełnomocnika):

• osobiście lub pocztą,
• przez ePUAP,
• przez e-Urząd Skarbowy lub jego aplikację mobilną (e-US).

Jedynie za wnioski złożone przez e-Urząd Skarbowy lub aplikację nie jest wymagana opłata, w pozostałych przypadkach opłata skarbowa to 17 lub 21 zł.

Aby złożyć wniosek przez e-Urząd Skarbowy, należy, po zalogowaniu się, wybrać dedykowaną zaświadczeniu zakładkę lub wypełniony wniosek wysłać jako pismo ogólne korzystając ze ścieżki: Dokumenty→ Złóż dokument→ Pismo ogólne.

Urząd skarbowy na wydanie zaświadczenia ma 7 dni od daty złożenia wniosku, jednak elektronicznie jest ono zazwyczaj dostępne w ciągu kilkunastu minut.

Wystawione przez urząd zaświadczenie będzie dostępne w formie elektronicznej na e-Urząd Skarbowy (Konto podatnika) w zakładce Dokumenty→ Dokumenty otrzymane. O umieszczeniu dokumentu, składający wniosek zostanie poinformowany SMS lub e-mailem w zależności od wybranego kanału powiadomień.

Otrzymując zaświadczenie elektronicznie (które jest opatrzone pieczęcią Szefa KAS lub podpisem elektronicznym upoważnionego pracownika urzędu skarbowego), należy posługiwać się wyłącznie jego elektroniczną formą, i w takiej formie przekazywać drugiej stronie (np. bankom), np. korzystając z poczty elektronicznej, nośników danych, czy dostępnych aplikacji działających w podmiotach, którym przedstawiane jest zaświadczenie. Prawidłowość podpisu elektronicznego można zweryfikować na stronach:

• Podpisz dokument elektronicznie – wykorzystaj podpis zaufany, lub
• Weryfikacja podpisu (puesc.gov.pl).

Jeśli ktoś potrzebuje papierowej wersji takiego dokumentu, dostanie ją w urzędzie skarbowym.

Także niektóre wydruki dokumentów online, takie jak te z CEIDG, KRS oraz zaświadczenia o niezaleganiu w ZUS, są traktowane jako dokumenty urzędowe i nie wymagają dodatkowego poświadczenia.

Warto jednak upewnić się, czy instytucja, do której składamy dokumenty, zaakceptuje takie wydruki.