Numeracja faktur w KSeF a aktualny system numeracji – co się zmieni?

×

Każda zmiana przepisów podatkowych wzbudza emocje i rodzi dużo pytań. Tak samo sytuacja wygląda w związku z wprowadzeniem przepisów dotyczących obligatoryjnego KSeF. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się tematem numeracji faktur w KSeF, odpowiemy na pytanie co się zmieni w stosunku do aktualnie obowiązującej numeracji.

Numeracja faktur

Faktury dokumentują przebieg operacji gospodarczej. Do ich wystawiania zobligowani są w szczególności czynni podatnicy VAT. Ustawodawca zastrzegł w przepisach, jakie elementy faktury są obowiązkowe, jednym z nich jest numer faktury.

Kluczowe w całej sprawie będzie ustalenie, co oznacza pojęcie: “kolejny numer”? W tym miejscu warto przywołać interpretację Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) z dnia 7 lutego 2023 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.603.2022.1.KP, w której opisany został następujący stan faktyczny. System, z którego korzysta spółka, automatycznie numeruje generowane dowody księgowe. Każdy taki dokument otrzymuje następny numer, który jest numerem unikalnym. Ciągłość numeracji zachowana będzie w obrębie wszystkich wygenerowanych dokumentów związanych z wydaniem towaru, takich jak np. faktura czy nota. To oznacza, że dwie następujące po sobie faktury sprzedaży VAT nie zawsze będą miały zachowaną ciągłość numeracji. Spółka uznała, że taki sposób numeracji jest niezgodny a art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku VAT i Dyrektor KIS zgodził się z tym stanowiskiem. W uzasadnieniu napisał, że przepisy nie określają co należy rozumieć pod pojęciem „kolejny”. Zasadne jest więc sięgnięcie do języka potocznego, gdzie „kolejny” pojmowany jest jako występujący w porządku następczym, jeden po drugim, następny. Oznacza to, że faktury powinny być numerowane w porządku chronologicznym. Każda kolejna faktura powinna posiadać unikalny numer, który nigdy się nie powtórzy.

W ocenie Dyrektora KIS każda faktura powinna zawierać kolejny numer, czyli o jeden większy w stosunku do poprzedniej faktury. Taki sposób numeracji dotyczy wyłącznie faktur, stąd też inne dokumenty nie mogą być uwzględniane w powyższej numeracji. Oznacza to, że sposób numeracji faktur, który nie zapewnia chronologii, jest niezgodny z przepisami ustawy o podatku VAT.

Błąd w numeracji faktur

Przepisy nie odnoszą się do kwestii sprostowania błędnej numeracji na wystawionej fakturze. Może to być zdublowanie numerów lub luka w numeracji. Nie oznacza to, że jest to sytuacja bez wyjścia. Trzeba jednak pamiętać, że takie przypadki powinny mieć charakter incydentalny. Jeśli błędy będą zdarzały się nagminnie, organ podatkowy może uznać, że jest to celowe działanie, które może mieć związek z nieuczciwymi praktykami.

W przypadkach jednostkowych, w których doszło do niecelowego powstania błędu, przedsiębiorca może przykładowo napisać wyjaśnienie i załączyć pod wystawioną fakturę. Jeśli faktura nie trafiła jeszcze do obrotu prawnego, to można ją anulować. Przypominamy, że faktura przesłana do KSeF nie będzie mogła już być anulowana.

Pamiętajmy jednak, że ten sposób postępowania dotyczy sporadycznych sytuacji. W bardziej złożonych sytuacjach, wskazany byłby kontakt z właściwym urzędem skarbowym i wypracowanie właściwej ścieżki postępowania.

Zmiana numeracji w trakcie roku

W prowadzonej działalności gospodarczej może dojść do sytuacji, w której przedsiębiorca będzie zmuszony do zmiany numeracji faktur. Może to mieć miejsce przykładowo w sytuacji, gdy dochodzi do zakupu nowego programu do fakturowania. Może to mieć miejsce również w dopuszczalnym przez przepisy procesie samofakturowania. Czy w takich przypadkach będzie możliwa zmiana numeracji faktur?

Odpowiedź na to pytanie będzie twierdząca, ponieważ przepisy nie zabraniają tego typu postępowania. Ważne jest, żeby wystawiane faktury, przed zmianą i po zmianie, miały nadawane numery w porządku chronologicznym i się nie powtarzały. Faktura wystawiona w trakcie roku podatkowego może mieć tylko jeden numer. W obiegu prawnym nie może być dwóch faktur z nadanym takim samym numerem.

Samofakturowanie a numeracja faktur

Jeśli przedsiębiorca decyduje się na podpisanie umowy o samofakturowaniu z nabywcą towarów czy usług, to dochodzi do zmiany podmiotu wystawiającego fakturę. W takich przypadkach każda z firm będzie wystawiała faktury w oparciu o własne założenia. Faktury wystawione przez nabywcę nie będą zgodne z chronologią numeracji obowiązującą u sprzedawcy. Nie jest to jednak sprzeczne z przepisami.

Potwierdza to organ podatkowy w interpretacji z dnia 27 października 2016 r. nr 1462-IPPP2.4512.647.2016.1.AO. W tym przypadku chodziło o ustalenie, czy faktury wystawiane w imieniu spółki przez nabywcę w ramach samofakturowania, które nie będą zawierały numerów chronologicznych w powiązaniu z fakturami wystawionymi w spółce, będą spełniamy warunki z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy VAT? W ocenie spółki skoro w systemie samofakturowania to nabywca wystawia fakturę w imieniu i na rzecz sprzedawcy, to w stosunku do nabywcy (a nie sprzedawcy) zastosowanie powinien znaleźć wymóg dotyczący kolejności (ciągłości) nadawania numerów wystawianym fakturom w celu umożliwienia jednoznacznego ich identyfikowania. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie zgodził się ze stanowiskiem przedsiębiorcy. Wystawienie faktury w procesie samofakturowania odbywa się u nabywcy, a to oznacza, że w takim przypadku nabywca jest odpowiedzialny za prawidłowość wystawienia faktury. W takim przypadku to wystawiający jest odpowiedzialny za ciągłość numeracji faktur. Posiadanie faktur wystawianych w procesie samofakturowania z ciągłością numeracji nadawanej przez nabywcę wystawiającego faktury w imieniu i na rzecz sprzedawcy jest prawidłowe.

Numeracja faktur wystawianych przez sprzedawcę i tych wystawionych w procesie samofakturowania będą posiadały odrębne zasady nadawania numerów na wystawianej fakturze.

Numeracja faktur a KSeF

Fakturę w KSeF można wystawić, korzystając z komercyjnych programów finansowo-księgowych, jak również przy użyciu bezpłatnych narzędzie udostępnionych przez Ministerstwo Finansów. W terminach wdrożenia obowiązkowego KSeF, tj. od 1 lutego 2026 r. dla dużych firm i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych czynnych podatników VAT, wszystkie faktury VAT będą wysyłane do KSeF. Po pozytywnej weryfikacji wysłanym fakturom zostanie nadany numer KSeF.

^{Źródło: https://ksef.podatki.gov.pl//pliki-do-pobrania-ksef-20/}

Numer KSeF będzie nadawany na fakturze:

• zaliczkowej,
• rozliczającej,
• korygującej.

^{Źródło: Podręcznik KSeF 2.0 część II.}

Numeracja faktur w KSeF co zmienia?

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF nie zmienia zasad numeracji faktur, jakie obowiązują obecnie.

Podsumowanie

W dzisiejszej publikacji omówiony został temat numeracji faktur w KSeF. Wyjaśniono również co KSeF zmienia w aktualnym systemie numeracji faktur.

Bazując na udostępnionych przez Ministerstwo Finansów materiałach, ustaliliśmy, że numer nadany w KSeF i numer nadany w programie do wystawiania faktur to są dwa odrębne numery, każdy z nich spełnia inną rolę.

Numery nadawane w KSeF mają zapewnić identyfikację faktury w Krajowym Systemie e-Faktur. Natomiast numer nadany w programie księgowym identyfikuje fakturę w urządzeniach księgowych. Co do zasad numeracji faktur, to ustawa o podatku VAT nie zmienia przepisów w tym zakresie. Tak jak do tej pory przedsiębiorcy będą zobowiązani do nadawania kolejnych numerów na wystawianych fakturach sprzedażowych w ramach jednej lub więcej serii, które w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę.

W pytaniach i odpowiedziach dedykowanych KSeF wśród zadawanych pytań pojawiły się pytania, które warto w tym miejscu przytoczyć.

Czy wystawca faktury otrzyma zwrotnie numer faktury nadany przez KSeF?

Numer KSeF jest zwracany w urzędowym poświadczeniu odbioru (UPO).

Czy w przypadku prośby nabywcy o przesłanie faktury poza KSeF przedsiębiorca/sprzedawca powinien zawrzeć na niej numer KSeF?

W odpowiedzi Ministerstwo Finansów napisało, że w strukturze logicznej e-Faktury nie jest przewidziane pole zawierające numer KSeF faktury ustrukturyzowanej. Nie ma konieczności umieszczania numeru identyfikującego fakturę w KSeF na wydruku faktury.

Czy systemy księgowe powinny się wstrzymać z wprowadzaniem faktur do momentu nadania numeru KSeF?

Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT faktura jest uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. W systemach księgowych w przypadkach, w których data wystawienia faktury ma wpływ na datę ujęcia zdarzenia w ewidencji, należy to brać pod uwagę.

Czy numery nadawane w KSeF będą musiały być przesyłane do odbiorców?

Odebranie faktury przez nabywcę nie wymaga posiadania przez niego nr KSeF faktury. Wyjątkiem jest tzw. anonimowy dostęp do faktury.

Stan prawny na dzień: 22.10.2025 r.