Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w KSeF

×

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

W pierwszej kolejności należy przypomnieć, czym jest KSeF. Zgodnie z przepisem art. 106nd ust. 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Ustawa o VAT) Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym służącym do:

• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF;
• powiadamiania podmiotów, o których mowa w art. 106nb, o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSeF lub ich odebraniu;
• uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z KSeF, posiadanych przez podmioty, o których mowa w art. 106nb;
• wystawiania faktur ustrukturyzowanych;
• dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
• otrzymywania faktur ustrukturyzowanych;
• przechowywania faktur ustrukturyzowanych;
• oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF;
• analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych;
• powiadamiania podmiotów, o których mowa w art. 106nb, o:
  • dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w KSeF oraz dacie i czasie jego przydzielenia,
  • dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem, o którym mowa w art. 106nc ust. 3,
  • braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności KSeF;
• powiadamiania podmiotów innych niż określone w art. 106nb o braku uprawnień do korzystania z KSeF.

Faktura ustrukturyzowana to dokument:

• wystawiany w KSeF (Krajowym Systemie e-Faktur),
• posiadający unikalny numer identyfikujący w systemie,
• przyjmujący format XML zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2),
• uznawany za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF.

Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF wymaga akceptacji odbiorcy faktury, a faktura jest uznana za otrzymaną w dniu przydzielenia w systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Dzięki temu KSeF centralnie rejestruje wszystkie faktury i ułatwia ich ewidencję oraz kontrolę.

Korzyści z korzystania z KSeF – pełna kontrola, automatyzacja i bezpieczeństwo faktur

System KSeF zapewnia podatnikom dostęp do wszystkich faktur ustrukturyzowanych, w których występują jako:

• sprzedawca – faktury wystawione przez podatnika;
• nabywca – faktury wystawione na podatnika przez kontrahentów.

Korzystanie z KSeF przynosi przedsiębiorcom szereg praktycznych korzyści, takich jak:

• pełny wgląd w obieg dokumentów – podatnik lub upoważniony pracownik może sprawdzić wszystkie faktury w jednym miejscu, co znacząco ułatwia rozliczenia VAT, księgowanie i kontrolę poprawności danych;
• automatyczny dostęp do faktur zakupowych – brak konieczności ręcznego gromadzenia dokumentów od kontrahentów. Faktury wystawione przez innych podatników trafiają bezpośrednio do KSeF, jeśli są przesyłane w formie ustrukturyzowanej;
• ujednolicona struktura dokumentów – wszystkie faktury są w tym samym formacie XML, co ułatwia integrację z systemami księgowymi i automatyzację przetwarzania dokumentów;
• bezpieczeństwo danych i archiwizacja – KSeF zapewnia trwałe przechowywanie dokumentów przez ustawowy okres, eliminując ryzyko ich zgubienia lub uszkodzenia;

KSeF upraszcza zarządzanie fakturami, minimalizuje ryzyko błędów i pozwala przedsiębiorcom skupić się na prowadzeniu biznesu, a nie na manualnym gromadzeniu i kontroli dokumentów.

Okres przechowywania faktur w KSeF

Zgodnie z przepisem art. 112aa Ustawy o VAT faktury ustrukturyzowane przesłane do KSeF są przechowywane przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.

Przykład:

Faktura wystawiona w styczniu 2025 r. będzie przechowywana w KSeF do końca 2035 r. Ten okres dotyczy zarówno faktur sprzedażowych, jak i zakupowych, co daje podatnikowi pewność, że wszystkie jego dokumenty będą dostępne dla potrzeb rozliczeń i kontroli przez długi czas.

Obowiązek dalszego przechowywania po KSeF

Po upływie 10-letniego okresu przechowywania w KSeF podatnik nadal musi archiwizować faktury. Dokumenty można przechowywać w formie elektronicznej lub papierowej, w zależności od preferencji i możliwości systemowych.

Co to oznacza w praktyce? Podatnik nie może po prostu usunąć dokumentów po 10 latach, gdyż mogą one stanowić dowód w razie kontroli podatkowej lub postępowania sądowego. Obowiązek trwa aż do przedawnienia zobowiązania podatkowego, które w praktyce może wynosić kilka dodatkowych lat.

Faktury ustrukturyzowane a obowiązki podatnika korzystającego z KSeF

Podatnik powinien pamiętać o kilku kluczowych kwestiach związanych z fakturami ustrukturyzowanymi:

• PRZESYŁANIE FAKTUR SPRZEDAŻOWYCH DO KSEF – tylko faktury przesłane do systemu są uznawane za faktury ustrukturyzowane;
• DOSTĘP DO FAKTUR ZAKUPOWYCH – regularne weryfikowanie w KSeF faktur wystawionych na rzecz podatnika przez kontrahentów;
• PRZECHOWYWANIE FAKTUR PO UPŁYWIE 10 LAT – archiwizacja dokumentów poza KSeF do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych;
• ZAPEWNIENIE BEZPIECZEŃSTWA DANYCH – stosowanie odpowiednich procedur przy eksporcie lub przechowywaniu faktur poza systemem KSeF;
• INTEGRACJA Z SYSTEMEM KSIĘGOWYM – korzystanie z oprogramowania, które współpracuje z KSeF, pozwala automatycznie pobierać i księgować faktury;
• REGULARNE SPRAWDZANIE FAKTUR – weryfikacja dokumentów zakupowych pozwala uniknąć braków w ewidencji VAT;
• EKSPORT I ARCHIWIZACJA – warto ustalić procedury archiwizacji faktur po upływie 10 lat, zapewnić ich bezpieczeństwo i zgodność z przepisami prawa.

Więcej o obowiązkach przedsiębiorcy w związku z KSeF, przeczytasz w tym artykule.

Podsumowanie

KSeF pełni funkcję centralnego repozytorium wszystkich faktur podatnika – sprzedażowych i zakupowych. Dokumenty przechowywane są w systemie przez 10 lat, a następnie archiwizowane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Korzystanie z KSeF zapewnia pełną kontrolę nad fakturami, automatyzację rozliczeń, bezpieczne przechowywanie danych oraz ułatwia audyty i kontrole podatkowe, co przekłada się na mniej pracy manualnej i większą przejrzystość obiegu dokumentów.