Odliczenie VAT z faktury wystawionej poza KSeF – kiedy jest możliwe po 2026 roku? Zasady, wyjątki i ryzyka dla przedsiębiorców

×

W praktyce przedsiębiorcy muszą uwzględnić okresy przejściowe, przewidziane wyjątki w ustawie oraz procedury awaryjne, w których faktura poza KSeF wciąż daje prawo do odliczenia VAT.

Z poniższego artykułu dowiesz się, czy VAT z faktury wystawionej poza KSeF można odliczyć.

Odliczenie VAT z faktury wystawionej poza KSeF – zasady po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF

Ogólna zasada po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF

Od 1 lutego 2026 r. w Polsce obowiązuje Krajowy System e-Faktur (KSeF), co oznacza, że faktury ustrukturyzowane w KSeF stają się podstawową i pełnoprawną formą dokumentowania transakcji. W praktyce oznacza to, że VAT z faktury wystawionej poza KSeF nie będzie mógł być odliczony, jeśli sprzedawca miał obowiązek korzystania z systemu, dopóki faktura nie zostanie wprowadzona do KSeF.

Jednocześnie ustawodawca przewidział wyjątki, procedury awaryjne i szczególne sytuacje, w których faktura poza KSeF nadal uprawnia do odliczenia VAT, pod warunkiem spełnienia wymogów formalnych. Aby poprawnie ustalić prawo do odliczenia, należy uwzględnić zarówno ogólne przepisy ustawy o VAT, jak i szczególne regulacje dotyczące KSeF.

Ogólne przesłanki prawa do odliczenia VAT (przepisy ustawy o VAT)

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 tej ustawy, przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego w zakresie, w jakim nabywane przez niego towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Ponadto, na podstawie art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik ma prawo do odliczenia podatku naliczonego również wtedy, gdy nabyte towary lub usługi dotyczą czynności wykonywanych poza terytorium kraju, o ile kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności były wykonywane w Polsce, a podatnik dysponuje dokumentami potwierdzającymi związek odliczonego podatku z tymi czynnościami.

Z kolei art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT stanowi, że kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikająca z faktur otrzymanych przez podatnika m.in. z tytułu:

• Nabycia towarów i usług;
• Dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Z powyższych regulacji wynikają trzy warunki, które dają praw do odliczenia VAT:

• Odliczenia dokonuje podatnik w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT;
• Towary lub usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych;
• Podatek wynika z faktury otrzymanej przez podatnika.

Jednakże, co istotne warunki te muszą być spełnione łącznie.

Co więcej:

• Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT – prawo do odliczenia powstaje w okresie powstania obowiązku podatkowego po stronie sprzedawcy.
• Zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT – nie wcześniej niż w okresie otrzymania faktury.

Jednocześnie art. 88 ustawy o VAT określa zamknięty katalog warunków, które uniemożliwiają odliczenie podatku (w analizowanych przypadkach przesłanki te nie mają zastosowania).

Jeśli chcesz wiedzieć, jak wygląda odpowiedzialność przedsiębiorcy za błędy i nieprzestrzeganie KSeF, to przejdź tutaj.

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF i sytuacje, w których faktura poza KSeF nadal daje prawo do odliczenia

Od 1 lutego 2026 r., na mocy art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Przepis art. 106ga ust. 2 wprowadza jednak istotne wyjątki – a dodatkowo ustawa przewiduje specjalne zasady na wypadek awarii.

Poniżej przedstawiamy sytuacje, w których faktura wystawiona poza KSeF nadal pozwala nabywcy odliczyć VAT:

AWARIA PO STRONIE MINISTERSTWA FINANSÓW (AWARIA KSEF)

• Ministerstwo Finansów ogłasza oficjalnie niedostępność systemu.
• W tym czasie sprzedawcy mogą wystawiać faktury poza KSeF.
• Takie faktury:
  • są pełnoprawne,
  • uprawniają nabywcę do odliczenia VAT,
  • muszą zostać przesłane do KSeF po ustaniu awarii (obowiązek spoczywa na sprzedawcy).

AWARIA LUB PROBLEM TECHNICZNY PO STRONIE PODATNIKA

• Jeśli sprzedawca nie może wystawić faktury w KSeF z powodu:
  • awarii systemu finansowo-księgowego,
  • braku łączności,
  • utraty dostępu do infrastruktury IT,
• Wystawia wtedy fakturę w tzw. trybie awaryjnym – poza KSeF, zgodnie ze wzorem logicznym FA(2).
• Taka faktura daje nabywcy prawo do odliczenia VAT.
• Ważne: po przywróceniu działania systemu, sprzedawca ma obowiązek przesłać fakturę do KSeF.

FAKTURY OD PODMIOTÓW ZAGRANICZNYCH (SPOZA SYSTEMU KSEF)

• KSeF dotyczy wyłącznie polskich podatników, dlatego faktury od:
  • podmiotów z UE,
  • podmiotów spoza UE,
  • firm niezarejestrowanych w Polsce,
  zawsze będą wystawiane poza KSeF.
• Podatek VAT z takich faktur:
  • podlega normalnemu odliczeniu,
  • rozliczany jest jak dotychczas (np. import usług, WNT).

FAKTURY KONSUMENCKIE (B2C), GDY NABYWCA NIE PODAŁ NIP

• gdy nabywca nie poda NIP – transakcja jest traktowana jako B2C, więc:
  • sprzedawca nie wystawia takiej faktury w KSeF,
  • może wystawić ją poza systemem,
  • a VAT, jeśli następnie nabywca ujawni NIP i chce odliczyć, może zostać odliczony, pod warunkiem późniejszego przesłania faktury do KSeF przez sprzedawcę.

WAŻNE –

• FAKTURY POZA KSEF DO 31 STYCZNIA 2026 R.
  • faktury tradycyjne (PDF, papier) uprawniają do odliczenia VAT, jeśli spełniają wymogi art. 106i ustawy o VAT (NIP nabywcy, data, kwota VAT, stawki)
• FAKTURY SPOZA KSEF OD 1 LUTEGO 2026 R.
  • zasadniczo VAT z faktury spoza KSeF nie podlega odliczeniu.
  • wyjątki:
    • faktury zagraniczne (np. import usług z UE),
    • czynności wyłączone z obowiązku KSeF (rzadkie przypadki),
    • faktury wystawione w trybie awaryjnym w wyniku awarii systemu MF lub problemów technicznych u sprzedawcy,
    • faktury B2C, gdy nabywca później ujawnia NIP i sprzedawca przesyła dokument do KSeF.

Kiedy faktura wystawiona poza KSeF nie daje prawa do odliczenia VAT?

W pewnych sytuacjach VAT z faktury poza KSeF nie może zostać odliczony dopóki dokument nie zostanie prawidłowo wprowadzony do systemu, tj.:

• GDY SPRZEDAWCA POWINIEN KORZYSTAĆ Z KSEF ALE TEGO NIE ZROBIŁ
  • ma to miejsce gdy:
    • nie wystąpiła awaria systemu
    • sprzedawca jest polskim podatnikiem
    • transakcja B2B podlega obowiązkowi KSeF
  • wówczas faktura wystawiona poza KSeF nie jest uznawana za pełnoprawną w rozumieniu ustawy o VAT nabywca nie ma prawa do odliczenia podatku odliczenie VAT będzie możliwe dopiero po wprowadzeniu faktury do KSeF
• GDY FAKTURA NIE SPEŁNIA WYMOGÓW WZORU FA2
  • brak któregokolwiek z obowiązkowych elementów faktury uniemożliwia jej uznanie za pełnoprawny dokument nabywca nie może odliczyć VAT

Stanowisko organu podatkowego w zakresie odliczenia VAT z faktur wystawionych poza KSeF

W interpretacji indywidualnej z dnia 12 sierpnia 2025 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy, przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego w zakresie, w jakim nabywane przez niego towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Prawo do odliczenia przysługuje również w przypadku importu lub nabycia towarów i usług związanych z czynnościami wykonywanymi poza terytorium kraju, o ile podatnik posiada dokumenty potwierdzające związek odliczonego podatku z tymi czynnościami (art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT).

Z przepisu art. 86 ust. 2 pkt 1 wynika, że kwotę podatku naliczonego stanowią faktury otrzymane przez podatnika z tytułu nabycia towarów lub usług oraz dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi. Zatem odliczenie VAT wymaga łącznie:

• statusu podatnika w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT,
• wykorzystania nabywanych towarów/usług do czynności opodatkowanych,
• udokumentowania podatku na fakturze wystawionej na podatnika.

Do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez KSeF. Art. 106ga ust. 2 przewiduje jednak wyjątki, m.in. dla podatników zagranicznych nieposiadających stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, oraz procedury awaryjne w przypadku awarii KSeF lub problemów technicznych u sprzedawcy.

Dyrektor KIS podkreślił, że nabywca nie jest zobowiązany do weryfikowania, czy sprzedawca miał prawo wystawić fakturę poza KSeF (np. z powodu awarii, braku stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce lub innych wyjątków).

W konsekwencji, nabywca zachowuje prawo do odliczenia VAT naliczonegoz faktur zakupowych wystawionych poza KSeF, pod warunkiem spełnienia ogólnych warunków odliczenia (faktyczne dokonanie transakcji, powiązanie z czynnościami opodatkowanymi, posiadanie statusu czynnego podatnika VAT).

Podobne stanowisko zostało przedstawione w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 4 marca 2025 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA, zgodnie z którą nabywca zachowuje prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF, pod warunkiem spełnienia ogólnych przesłanek wynikających z art. 86 ustawy o VAT, tj. faktycznego dokonania transakcji, powiązania nabywanych towarów lub usług z czynnościami opodatkowanymi oraz posiadania statusu czynnego podatnika VAT.

Podsumowanie – odliczenie VAT z faktur poza KSeF

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF od 1 lutego 2026 r. zmienia zasady odliczania VAT. Do końca stycznia 2026 r. faktury tradycyjne (papierowe lub PDF) wciąż uprawniają do odliczenia. Od lutego VAT można odliczyć wyłącznie z faktur wystawionych w KSeF, z nielicznymi wyjątkami – np. awarie systemu, faktury zagraniczne czy transakcje B2C z późniejszym uzupełnieniem NIP. Jeśli kontrahent nie wystawi faktury przez KSeF po 1 lutego 2026 r., VAT nie będzie odliczony, nawet jeśli faktura jest formalnie poprawna.

Chcesz wiedzieć więcej na temat KSeF dla podatników zwolnionych z VAT? Jeśli tak, to przeczytaj ten artykuł.