Jak przygotować swój sklep internetowy na KSeF?

×

Jednakże, pozostając w temacie e-commerce, w poniższym artykule przypomnimy najważniejsze kwestie dotyczące tegoż systemu oraz wyjaśnimy, jak przygotować sklep internetowy na KSeF, aby uniknąć błędów.

KSeF w sprzedaży online – najważniejsze rzeczy do zapamiętania

I. NAJWAŻNIEJSZE TERMINY WEJŚCIA KSeF

Do 31 stycznia 2026 r.:system dobrowolny, faktura ustrukturyzowana wysyłana do nabywcy za jego zgodą

Od 1 lutego 2026 r.:obowiązek faktur B2B dla polskich podatników VAT

Od 1 stycznia 2027 r.: pełny obowiązek dla wszystkich firm

• Kary: do 100% VAT lub 18,7% wartości faktury
• Obowiązek podawania numeru KSeF w przelewie MPP (split payment)

II. KOGO DOTYCZY KSeF?

• Podatnik (właściciel firmy):
  • każdy przedsiębiorca (JDG, spółki, grupy VAT, JST)
  • odpowiada za faktury i nadaną autoryzację dostępu
• Podmioty działające w imieniu podatnika:
  • biuro rachunkowe, księgowi, pracownicy
  • dostępy nadaje się przez ZAW-FA (upoważnienia)
  • role zgłasza się przez ZAW-FA, a uprawnienia nadaje formularz ZAW-FA / ZAW-FA (potocznie łączony z procesem nadawania)
• Komornicy i organy egzekucyjne:
  • tylko gdy wystawiają faktury w imieniu dłużnika przez KSeF
• Osoby fizyczne wskazane przez firmę lub organ:
  • mogą wystawiać/odbierać w imieniu firmy (np. współpracownicy, rodzina), jeśli mają dostęp

III. DOSTĘP I UPRAWNIENIA DO KSeF

• Podatnik (właściciel sklepu/firmy): odpowiada za fakturowanie i nadaje dostępy
• Uprawnienia dla księgowych, pracowników i biur rachunkowych: nadaje się przez formularz ZAW-FA
• Użytkownicy: muszą być uwierzytelnieni (np. podpis kwalifikowany, Profil Zaufany, e-dowód, certyfikat KSeF)

IV. NAJWAŻNIEJSZE OBOWIĄZKI FIRM

• Wystawianie faktur wyłącznie w XML przez KSeF
• 200 mln zł obrotu – od 1 lutego 2026 r.
• Pozostali podatnicy VAT (JDG, MŚP) – od 1 kwietnia 2026 r.
• Mikro z fakturami do 10 tys. zł/mies. – od 1 stycznia 2027 r.
• Zarządzanie dostępami i rolami (ZAW-FA / ZAW-FA)
• Tryb awaryjny offline z kodem QR (zalecany w 2026 roku, formalny obowiązek od 1 stycznia 2027 r.)
• Uwierzytelnienie użytkowników (Profil Zaufany, e-dowód, podpis kwalifikowany, certyfikat KSeF)
• Podawanie numeru KSeF w przelewie MPP od 1 stycznia 2027 r.
• Brak faktury w KSeF u odbiorcy, tj. ryzyko braku odliczenia VAT i braku zaliczenia do KUP

KSeF a faktury w e-commerce

Więcej na temat KSeF w e-commerce przeczytasz tutaj.

Jak przygotować sklep internetowy na KSeF?

Sklep online musi obsługiwać wysyłanie faktur do KSeF, odbieranie ich statusów i przechowywanie w ustrukturyzowanym formacie KSeF. W pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy Twój system sprzedażowy lub platforma e-commerce mają gotową integrację z KSeF przez API. Jeśli tak, to wówczas należy przejść do następujących działań, tj.:

I. CZĘŚĆ TECHNICZNA

• integracja systemu sprzedaży z KSeF – najlepiej przez API, aby faktury były automatycznie wysyłane i odbierane z potwierdzeniem statusu
• testy procesu fakturowania – sprawdzenie całego obiegu
• ustalanie reguł generowania faktur – które faktury będą automatyczne, a które ręczne
• obsługa wyjątków – przygotowanie procedur dla zaliczek, zwrotów, korekt i błędnych danych nabywcy
• tryb awaryjny – przygotowanie pracy offline z fakturami i kodem QR (formalnie obowiązkowe od 2027 r., zalecane już w 2026 roku)

II. CZĘŚĆ SZKOLENIOWA / PERSONALNA

• nadawanie uprawnień w KSeF – właściciel sklepu online przyznaje dostęp pracownikom i księgowym odpowiedzialnym za fakturowanie
• szkolenie zespołu – przeszkolenie pracowników obsługujących KSeF, księgowość i obsługę klienta w zakresie nowych procedur
• instrukcje postępowania przy błędach i wyjątkach – procedury reagowania na błędy w fakturach, zwroty i korekty

III. CZĘŚĆ PRAWNA

• aktualizacja Polityki prywatności:
  • podstawa prawna przetwarzania danych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
  • informacja o przekazywaniu danych do Ministerstwa Finansów/KSeF
  • wskazanie zakresu danych (imię, nazwisko, NIP, adres, e-mail)
  • wskazanie MF jako odbiorcy danych
• aktualizacja regulaminu sklepu:
  • informacja, że faktury B2B są wystawiane w KSeF
  • sposób udostępniania faktur klientom (PDF, e-mail, panel lub KSeF)
  • procedury obsługi korekt i błędnych danych (bez not korygujących)

KSeF w e-commerce a zmiany w prawie

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w e-commerce wiąże się przede wszystkim ze zmianami w ustawie o VAT. To właśnie przepisy tej ustawy regulują obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych, zasady rozliczeń podatku, obowiązki dokumentacyjne oraz terminy przesyłania dokumentów do systemu.

Dla przedsiębiorców oznacza to, że zmiany w prawie są głównie wynikiem dostosowania ustawy o VAT do KSeF, dlatego należy monitorować nowelizacje i bieżące przepisy związane z fakturowaniem elektronicznym.

W praktyce wprowadzenie KSeF wymusza dostosowanie różnych elementów działalności, które wymagają zgodności z obowiązującym prawem, w tym:

• aktualizacja regulaminu sklepu internetowego, aby uwzględniał fakturowanie przez KSeF i procedury korekt;
• aktualizacja Polityki prywatności, wskazująca zakres danych przekazywanych do systemu oraz podstawę prawną (RODO);
• dostosowanie procesów sprzedaży, księgowości i obsługi klienta do nowych wymogów prawnych i technicznych;
• przeszkolenie zespołu w zakresie nowych obowiązków wynikających z ustawy VAT i korzystania z KSeF.

Zatem zmiany w prawie wynikające z wprowadzenia KSeF są głównie powiązane z ustawą VAT, ale ich skutki obejmują szeroki zakres obowiązków sklepu internetowego – od procedur technicznych po dokumenty regulujące działalność.

Chcesz wiedzieć, czym jest Moduł Certyfikatów i Uprawnień w KSeF? Jeśli tak, to przeczytaj ten artykuł.

Checklista prawna przygotowania sklepu online do KSeF

I. REGULAMIN SKLEPU

• zaktualizuj zapis o fakturowaniu B2B przez KSeF.
• określ sposób udostępniania faktur klientom (PDF, e-mail, panel klienta, opcjonalnie view KSeF).
• ustal procedury obsługi korekt i błędnych danych nabywców (bez not korygujących, wymagana faktura korygująca).

II. POLITYKA PRYWATNOŚCI

• dodaj podstawę prawną przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny.
• poinformuj o przekazywaniu danych do Ministerstwa Finansów/KSeF.
• wskaż zakres przetwarzanych danych (imię, nazwisko, NIP, e-mail, adres).
• określ odbiorcę danych – Ministerstwo Finansów.

III. PROCESY WEWNĘTRZNE I ZGODNOŚĆ Z PRAWEM

• sprawdź, czy system sprzedaży i księgowość są zgodne z wymogami ustawy VAT w zakresie faktur ustrukturyzowanych.
• przygotuj procedury na wyjątki i błędy w fakturach (zaliczki, zwroty, korekty).
• zdefiniuj tryb awaryjny offline z kodem QR (formalnie obowiązkowy od 2027 r., zalecany wcześniej).

IV. SZKOLENIE I NADAWANIE UPRAWNIEŃ

• nadaj odpowiednie dostępy w KSeF pracownikom i księgowym przez formularz ZAW-FA.
• przeszkol personel w zakresie nowych obowiązków prawnych, procedur i korzystania z systemu KSeF.

Monitorowanie zmian w prawie

• regularnie śledź nowelizacje ustawy VAT oraz przepisy dotyczące KSeF.
• weryfikuj, czy regulaminy i polityka prywatności nadal są zgodne z obowiązującym prawem.

Podsumowanie

Co KSeF zmieni w sprzedaży online?Przede wszystkim w prowadzenie KSeF w sprzedaży online spowoduje, że wszystkie faktury B2B będą wystawiane obowiązkowo w systemie, natomiast faktury B2C pozostaną fakultatywne. Sklepy zyskają możliwość automatyzacji procesów fakturowania, ale będą musiały dostosować regulaminy, politykę prywatności i procedury wewnętrzne do nowych wymogów prawnych. Warto już teraz rozpocząć przygotowania, testować system i wdrażać procedury, aby od 2026 r. płynnie korzystać z KSeF i uniknąć problemów w sprzedaży online.