Działalność gospodarcza w wynajmowanym mieszkaniu – wszystko co musisz wiedzieć!

×

Wiele osób mieszkających w wynajmowanych mieszkaniach może się zastanawiać, czy mogą w nich też prowadzić działalność gospodarczą? Jeśli przedmiot prowadzonej działalności gospodarczej na to pozwala, to najczęściej nie ma przeszkód do założenia i prowadzenia działalności gospodarczej w wynajmowanym lokalu mieszkalnym. Jednak zanim zapadnie taka decyzja należałoby poznać pewne zasady, którymi warto się kierować. W dzisiejszej publikacji opiszemy najważniejsze informacje na temat działalności gospodarczej w wynajmowanym mieszkaniu.

Działalność w wynajmowanym mieszkaniu

Umowa wynajmu jest umową cywilnoprawną, zawartą pomiędzy wynajmującym a najemcą. Wynajmujący zobowiązuje się do oddania rzeczy na czas oznaczony lub nieoznaczony a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. Umowa najmu nieruchomości na okres dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. W razie niezachowania tej formy uznaje się umowę za zawartą na czas nieoznaczony.

W przepisach nie znajdziemy zapisów, które zabraniałby prowadzenia działalności gospodarczej w wynajmowanym mieszkaniu. Umowa najmu nieruchomości stanowi tytuł prawny do wynajmowanego mieszkaniu, który będzie honorowany na takich samych zasadach, jak akt notarialny. Jednak najemca powinien pamiętać o spełnieniu pewnych warunków.

Prawa i obowiązki najemcy i wynajmującego uregulowane zostały między innymi w ustawie o ochronie praw lokatorskich. Zdefiniowano w niej m.in. pojęcie lokatora, pod którym kryje się najemca lokalu lub osoba używająca lokalu na podstawie innego tytułu prawnego niż prawo własności. W rozdziale 2 tej ustawy, opisane zostały prawa i obowiązki lokatorów i właścicieli. Z tych przepisów wynika m.in., że jeżeli lokator wykracza w sposób rażący lub uporczywy przeciwko porządkowi domowemu, czyniąc uciążliwym korzystanie z innych lokali w budynku, może być wytoczone przeciwko niemu powództwo do sądu, nie tylko przez wynajmującego, ale również przez właścicieli innych lokali. Podobne zapisy pojawiają się w ustawie Kodeks cywilny, w której wprost zostało napisane, że najemca lokalu powinien stosować się do porządku domowego, o ile ten nie jest sprzeczny z uprawnieniami wynikającymi z umowy. Najemca powinien również liczyć się z potrzebami innych mieszkańców i sąsiadów.

Z innych przepisów Kodeksu cywilnego wynika, że najemca powinien przez czas trwania najmu używać rzeczy najętej w sposób w umowie określony, a gdy umowa nie określa sposobu używania w sposób odpowiadający właściwościom i przeznaczeniu rzeczy. Bez zgody wynajmującego najemca nie może czynić w rzeczy najętej zmian sprzecznych z umową lub z przeznaczeniem rzeczy. Wydaje się, że ten zapis można odnieść do obowiązku uzyskania zgody wynajmujący na prowadzenie działalności gospodarczej w wynajmowanym mieszkaniu.

Zasady zawierania umowy najmu zostały uregulowane w ustawie Kodeks cywilny. Wszelkie zapisy umowne, jak również późniejsze ich zmiany powinny być skrupulatnie ocenione przez pryzmat tych przepisów. Do wynajmującego, jako właściciela nieruchomości, należy ostatnie zdanie czy wyrazi zgodę, czy też nie na prowadzenie działalności w wynajmowanym mieszkaniu.

Koszty w wynajmowanym mieszkaniu

Zasada rozliczania kosztów uzyskania przychodów będzie taka sama bez względu na to, czy będą one rozliczane w mieszkaniu wynajmowanym, czy takim, którego jesteśmy prawnym właścicielem. Oznacza to, że do kosztów będzie można zaliczyć te wydatki, które:

• mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą,
• są celowe, a ich poniesienie jest racjonalnie i gospodarczo uzasadnione,
• służą zabezpieczeniu lub zachowaniu źródła przychodów,
• nie zostały wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Koszty w prowadzonej działalności gospodarczej mogą rozliczać przedsiębiorcy, którzy prowadzą PKPiR. Oznacza to, że są podmioty, które wybrały opodatkowanie według skali podatkowej i podatkiem liniowym. Warunkiem zaksięgowania kosztu, jako wydatku w PKPiR jest jego właściwe udokumentowanie. W jaki sposób prawidłowo dokumentować koszty uzyskania przychodów zostało wyjaśnione w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej książki przychodów i rozchodów.

Proporcja kosztów w wynajmowanym mieszkaniu

Nadrzędną zasadą rozliczania kosztów w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej w mieszkaniu jest ustalenie proporcji. Mówiąc o proporcji, mamy na myśli wskazanie części mieszkania lub o ile to możliwe wyodrębnionego pokoju przeznaczonego tylko na działalność gospodarczą.

W interpretacji 0115-KIT3.4011.431.2025.3.AWO z dnia 24 lipca 2025 r. Dyrektor KIS podkreślił, że wydatki ponoszone na media, czynsz najmu w wynajmowanym mieszkaniu mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej. W uzasadnieniu napisał również, że w sytuacji wykorzystywania na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej jedynie części nieruchomości, wydatki ponoszone na potrzeby prowadzenia tej działalności, co do zasady można rozliczać, stosując proporcję wielkości powierzchni wykorzystywanej w działalności gospodarczej do całej powierzchni nieruchomości. W praktyce życia gospodarczego mogą wystąpić jednak szczególne sytuacje, w których – przykładowo – z uwagi na przedmiot prowadzonej działalności gospodarczej i rodzaj wykorzystywanych w niej urządzeń, może dojść do zużywania dużej (wyższej niż przeciętnie), np. ilości energii elektrycznej, wobec czego niemożliwe staje się ustalenie w wyżej wskazany sposób, jaka część poniesionych wydatków stanowi koszt uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, a jaka (wysokość wydatków) nie jest związana z tą działalnością. W opisanej sprawie przedsiębiorca zakupił watomierz do gniazdka, który pozwoli ustalić faktyczne zużycie energii na cele działalności gospodarczej.

Organy podatkowe poszły nawet o krok dalej, o czym czytamy w interpretacji nr 0115-KDIT3.4011.777.2023.3.KP z dnia 24 stycznia 2024 r. Przedsiębiorca zaproponował, że do rozliczania kosztów uzyskania przychodów przyjmie proporcję na poziomie 30% z uwagi na brak możliwości wydzielenia tylko tej części nieruchomości ściśle związanej z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z takim podejściem zgodził się Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS). Przychylił się do wniosku, że skoro pomieszczenia, w których będzie prowadzona działalność gospodarcza, nie będą przeznaczone wyłącznie na wykorzystanie na cele działalności gospodarczej i niemożliwe jest ustalenie dokładnej proporcji wykorzystania mieszkania na cele działalności gospodarczej w stosunku do powierzchni mieszkania, można przyjąć szacunkową proporcję w wysokości 30%. Poniesione przez przedsiębiorcę koszty na utrzymanie i korzystanie z lokalu mieszkalnego (m.in. czynsz, energia, woda, inne media), proporcjonalnie do zajmowanej na działalność gospodarczą powierzchni tego lokalu, będą stanowić koszty uzyskania przychodów w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Przykład 1

Pan Michał wynajął mieszkanie o powierzchni 50 m2, w którym zamierza prowadzić działalność informatyczno-szkoleniową. Z uwagi na trudności z ustaleniem miarodajnego wskaźnika proporcji przyjął, że koszty będzie rozliczał wskaźnikiem 30%.

Przykładowe rozliczenie kosztów:

W przypadku rozliczania wydatków z tytułu użytkowania Internetu, który jest wykorzystywany zarówno prywatnie, jak i w działalności gospodarczej warto przywołać interpretację z dnia 4 kwietnia 2025 r. nr 0113-KDIPT2-1.4011.125.2025.1.MGR, w której Dyrektor KIS zgodził się z przedsiębiorcą, że może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów 66% poniesionych opłat za użytkowanie Internetu w ramach umowy zawartej na firmę. W opisanym stanie faktycznym przedsiębiorca korzysta z dostępu do Internetu zarówno prywatnie, jak i w firmie i jest w stanie na podstawie elektronicznej ewidencji czasu pracy wyliczyć proporcje wykorzystania Internetu w działalności. Dyrektor KIS zgodził, że rozliczenie kosztów Internetu wskazaną metodą jest prawidłowe.

Podatek od nieruchomości w wynajmowanym mieszkaniu

Zgodnie z ustawą Kodeks cywilny posiadaczem rzeczy jest zarówno ten, kto nią faktycznie włada, jak i właściciel. W przypadku wynajmu to użytkownik/najemca faktycznie włada nieruchomością, określany jest mianem posiadacza zależnego. Natomiast wynajmujący określany jest jako posiadacz samoistny.

Podatnikiem podatku od nieruchomości zgodnie z ustawą o podatku od nieruchomości co do zasady są posiadacze samoistni, a więc wynajmujący. Nie ma więc podstaw, żeby podatkiem od nieruchomości obciążać bezpośrednio najemcę. W wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA) sygn. akt II FSK 925/12 z dnia 13 marca 2014 r. czytamy, że zajęcie nieruchomości na prowadzenie działalności gospodarczej przez najemców – posiadaczy zależnych, ma wpływ na określenie przez Radę Gminy wysokość stawek podatku od nieruchomości. Podkreślono również, że podatnikiem podatku od nieruchomości jest jej właściciel. ,/p>

Nie oznacza to, że właściciel nieruchomości nie może przenieść ciężaru opłaty podatku od nieruchomości na najemcę. W takim przypadku nie będzie również przeszkód, żeby taki podatek był rozliczany w kosztach uzyskania przychodów najemcy. Podstawą do zaksięgowania może być przykładowo nota księgowa wystawiona na podstawie potwierdzenia zapłaty przedłożonego przez właściciela.

Koszt remontu wynajmowanego mieszkania

Jeśli najemca zdecyduje się na przeprowadzenie remontu w wynajmowanym mieszkaniu, to powinien precyzyjnie ustalić, czy wykonywane czynności mają charakter prac remontowych, czy jest to już ulepszenie, które może stanowić inwestycję w obcym środku trwałym.

Definicja remontu pojawia się w ustawie Prawo budowlane, gdzie czytamy, że pod pojęciem remontu kryje się wykonywanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji, przy czym dopuszcza się stosowanie wyrobów budowlanych, innych niż użyto w stanie pierwotnym. Zadaniem remontu jest przywrócenie pierwotnej wartości użytkowej, najczęściej wiąże się z wymianą zużytych elementów nieruchomości.

Organy podatkowe nie sprzeciwiają się zaliczaniu wydatków przeznaczonych na remont wynajmowanych lokali do kosztów uzyskania przychodów. Mowa jest o tym, chociażby w interpretacji podatkowej nr 0114-KDIP3-1.4011.562.2022.1.EC z dnia 30 sierpnia 2022 r. W uzasadnieniu tej interpretacji czytamy m.in., że remont następuje w toku eksploatacji środka trwałego przez podatnika i jest wynikiem tej eksploatacji (zużycia). Wymiana zużytych elementów środka trwałego na nowe ma charakter odtworzeniowy, przywracający jedynie jego pierwotną wartość użytkową i niezmieniający jego charakteru. Różnica między nakładami ponoszonymi na remont a nakładami ponoszonymi na ulepszenie środków trwałych polega na tym, że remont zmierza do podtrzymania, odtworzenia wartości użytkowej środka trwałego i jest rodzajem naprawy, wymiany zużytych elementów, natomiast w wyniku ulepszenia środek trwały zostaje unowocześniony lub przystosowany do spełniania innych, nowych funkcji, zyskuje istotną zmianę cech użytkowych. Przy czym punktem odniesienia jest stan środka trwałego z dnia przyjęcia go do używania. Tym samym wydatki o charakterze remontowym polegające na odtworzeniu stanu pierwotnego środka trwałego mogą zostać zaliczone bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów.

W ustawie Kodeks cywilny (art. 676) mowa jest o ulepszeniu wynajmowanego mieszkania. Jeżeli najemca ulepszył rzecz najętą wynajmujący, w braku odmiennej umowy, może według swego wyboru albo zatrzymać ulepszenia za zapłatą sumy odpowiadającej ich wartości w chwili zwrotu, albo żądać przywrócenia stanu poprzedniego. Z punktu widzenia ustawy PIT mamy do czynienia z inwestycją w obcym środku trwałym. Jednak jeśli jest to inwestycja w budynku mieszkalnym, to nie może być amortyzowana.

Wyposażenie wynajmowanego mieszkania w kosztach

Miejsce prowadzenia działalności gospodarczej powinno być wyposażenie w sposób umożliwiający komfortowe funkcjonowanie. Nie oznacza to, że nadmiernego przepychu, jednak nikt chyba nie ma wątpliwości, że zakup biurka, krzesła, regału, szafy, komputera, drukarki, niszczarki, oświetlenia to jest niezbędne minimum, potrzebne w każdej firmie.

W ostatnich latach organy podatkowe zmieniły swoje podejście do pewnej kategorii wydatków firmowych związanych z przystosowaniem pomieszczeń firmowych. W interpretacji nr 0111-KB2-1.4010.13.2021.1.AH z dnia 11 marca 2021 r. Przedsiębiorca zadał pytanie, czy może zakupić do firmy akwarium, które będzie stanowiło element wyposażenia holu firmy, który poza funkcją komunikacyjną pełni również rolę poczekalni dla klientów i kontrahentów. Dyrektor KIS zgodził się z przedsiębiorcą, że nie jest to wydatek o charakterze reprezentacyjnym, ale stanowi wystrój wnętrza biurowego, co m.in. poprawia atmosferę w pracy, co pośrednio przyczynia się do wzrostu przychodów pracodawcy.

Poza typowymi wydatkami na wyposażenie normą stają się wydatki na elementy dekoracyjne w firmie typu: kwiaty, wazony, lustra, dywany, ozdoby świąteczne. Podyktowane to jest chęcią wytworzenia pozytywnej atmosfery, która niewątpliwie przekłada się na grunt spotkań biznesowych, tym samym ma pośredni związek z osiąganymi przychodami i rozwojem firmy.

Zaliczenie wydatków na wyposażenie firmy do kosztów uzyskania przychodów nie będzie zależało od tego, czy działalność jest prowadzona we własnym mieszkaniu, czy w wynajmowanym.

Odliczanie podatku VAT

Prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od zakupów przysługuje przedsiębiorcom, którzy są zarejestrowanymi czynnymi podatnikami VAT. Dodatkowo z okoliczności towarzyszących nabyciu towarów lub usług, przy uwzględnieniu rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej powinno wynikać, że zakupy te dokonane są w celu ich wykorzystania w ramach działalności gospodarczej, która jest opodatkowana. Z prawa do odliczenia podatku naliczonego przedsiębiorca może, ale nie musi skorzystać, to jest jego autonomiczna decyzja. Jednak jeśli już zapadnie decyzja o odliczeniu, to warto przypomnieć, że odliczyć można podatek naliczony w tej części, w której związany jest z czynnościami opodatkowanymi. Podstawą do odliczenia podatku VAT naliczonego będzie faktura VAT lub dokument celny, na którym widnieją dane podatnika VAT.

Mając, na uwadze powyższe ustalenia sprawdźmy, czy przedsiębiorcy przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT od wydatków ponoszonych w związku z wynajmem mieszkania? Tym tematem zajął się Dyrektor KIS w interpretacji z dnia 30 stycznia 2025 r. nr 0114-KDIP1-1.4012.879.2024.2.KOM. Pytanie dotyczyło prawa do odliczenia podatku naliczonego od wydatków za czynsz, prąd i internet. W przypadku prawa do odliczenia podatku naliczonego od czynszu i prądu organ podatkowy uznał, że przedsiębiorca nie ma takiego prawa, ponieważ faktury są wystawiane na wynajmującego lokal, a nie na przedsiębiorcę. Faktura stanowi dla nabywcy towaru i usługi podstawę do odliczenia podatku naliczonego, zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy, ponieważ podatkiem naliczonym jest kwota podatku wynikająca z tej faktury. W przypadku Internetu faktura będzie wystawiona na firmę, w związku z powyższym nie ma przeszkód, żeby odliczać od niej podatek VAT naliczony.

Podsumowanie

W dzisiejszej publikacji omówiony został temat prowadzenia działalności gospodarczej w wynajmowanym mieszkaniu.

Zasady rozliczania kosztów uzyskania przychodów w związku z wynajmem mieszkania i prowadzenia w nim działalności gospodarczej zbytnio się nie różnią w stosunku do zasad, jakie obowiązują przy prowadzeniu firmy we własnym mieszkaniu. W jednym, jak i drugim przypadku przedsiębiorca powinien ustalić transparentny klucz podziałowy, który pozwoli na rozliczenie kosztów czynszu, mediów. Przywołano rozstrzygnięcie organu podatkowego, w którym przedsiębiorca przyjął szacunkowy klucz podziałowy z uwagi na trudność w ustaleniu powierzchni związanej tylko z działalnością gospodarczą. To stanowisko może posłużyć jako pewnego rodzaju wskazówka, z której w pewnych okolicznościach można skorzystać.

Kosztem uzyskania przychodów w wynajmowanym mieszkaniu mogą być również wydatki na remont czy wyposażenie miejsca pracy. Organy podatkowe coraz częściej przychylają się do wydatków o charakterze dekoracyjnym, a nie tylko praktycznym. Stworzenie dobrej atmosfery w pracy staje się normą, a nie luksusem.

Co do prawa do odliczenia podatku naliczonego, to będzie przysługiwało na zasadach ogólnych. Jednym z podstawowych warunków będzie posiadanie faktury z danymi przedsiębiorcy. Ten ostatni warunek nie jest spełniony w przypadku wynajmu, jeżeli faktury są wystawiane na wynajmującego, a nie na najemcę.

Końcowo przypominamy, że nie można przenieść obowiązku rozliczania podatku od nieruchomości na najemcę. Jednak pośrednio tym podatkiem można obciążyć najemcę. W takim przypadku będą to dla niego koszty uzyskania przychodów.

Stan prawny na dzień: 15.12.2025 r.