Przekształcenie umowy B2B w etat – kluczowe informacje 2026

Nowe uprawnienia PIP od 2026 roku – co zmieni się w kontrolach firm?

Nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy i innych ustaw to jedna z najistotniejszych reform polskiego rynku pracy w ostatnich latach. Zmiany mają na celu nie tylko wzmocnienie pozycji samych inspektorów, ale przede wszystkim skuteczniejsze egzekwowanie praw osób zatrudnionych. Reforma stanowi odpowiedź na wyzwania nowoczesnej gospodarki i realizuje założenia dotyczące ograniczenia segmentacji rynku pracy.

Co dokładnie zmieni się w uprawnieniach PIP od 1 stycznia 2026 roku?

I. ADMINISTRACYJNE USTALENIE STOSUNKU PRACY – KONIEC WYŁĄCZNIE SĄDOWEJ WERYFIKACJI UMÓW B2B

To jedna z najistotniejszych zmian w funkcjonowaniu Państwowej Inspekcji Pracy. Do tej pory, jeżeli inspektor uznał, że dana osoba wykonuje pracę w warunkach właściwych dla stosunku pracy, mimo zawarcia umowy cywilnoprawnej (w tym kontraktu B2B), jedyną drogą było skierowanie sprawy do sądu pracy. Postępowanie sądowe było czasochłonne, kosztowne i nie zawsze kończyło się potwierdzeniem stanowiska PIP.

Od 2026 r. PIP zyskuje kompetencję do wydawania decyzji administracyjnych stwierdzających istnienie stosunku pracy. W praktyce oznacza to, że inspektor – po przeprowadzeniu kontroli – będzie mógł urzędowo zakwalifikować daną współpracę jako zatrudnienie pracownicze, bez konieczności inicjowania postępowania przed sądem pracy.

Nowe uprawnienia są bezpośrednio ukierunkowane na zwalczanie tzw. fikcyjnego samozatrudnienia. Inspektorzy będą badać faktyczne warunki wykonywania pracy, w szczególności:

• podporządkowanie organizacyjne i służbowe,
• wykonywanie pracy w miejscu i czasie wyznaczonym przez zleceniodawcę,
• osobisty charakter świadczenia pracy,
• brak realnego ryzyka gospodarczego po stronie „przedsiębiorcy”.

Jeżeli PIP uzna, że kontrakt B2B w rzeczywistości spełnia przesłanki stosunku pracy, wyda decyzję administracyjną stwierdzającą jego istnienie. Konsekwencją będzie konieczność traktowania danej osoby jak pracownika, a po stronie pracodawcy powstanie ryzyko obowiązku zapłaty zaległych składek ZUS oraz należności podatkowych.

II. CYFROWE KONTROLE I OGLĘDZINY ONLINE

Państwowa Inspekcja Pracy wchodzi w etap pełnej cyfryzacji czynności kontrolnych. Nowe przepisy umożliwiają prowadzenie kontroli w formie zdalnej, co ma szczególne znaczenie w realiach pracy hybrydowej, zdalnej oraz działalności prowadzonej całkowicie online.

W praktyce oznacza to m.in.:

• oględziny przez kamerę – możliwość żądania prezentacji stanowiska pracy lub sprzętu w czasie rzeczywistym;
• przesłuchania zdalne – prowadzone za pomocą wideokonferencji;
• elektroniczny obieg dokumentów – w tym podpisywanie protokołów podpisem zaufanym lub kwalifikowanym.

Dzięki temu kontrola może zostać przeprowadzona szybciej i bez fizycznej obecności inspektora w siedzibie firmy.

III. KONTROLA TAKŻE PO ZAKOŃCZENIU DZIAŁALNOŚCI

Nowelizacja przepisów eliminuje praktykę unikania odpowiedzialności poprzez szybkie zamykanie działalności gospodarczej lub rozwiązywanie umów tuż przed planowaną kontrolą. PIP zyskuje możliwość prowadzenia kontroli także wobec podmiotów, które zaprzestały zatrudniania lub współpracy, nawet do 12 miesięcy wstecz.

Oznacza to, że zakończenie działalności lub rozwiązanie umów nie wyłącza już ryzyka kontroli ani odpowiedzialności za wcześniejsze naruszenia.

IV. WYMIANA DANYCH MIĘDZY PIP, ZUS I SKARBÓWKĄ

Nowe regulacje wprowadzają rozszerzoną współpracę informacyjną pomiędzy Państwową Inspekcją Pracy, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz Krajową Administracją Skarbową. Organy te będą wymieniać dane i wspólnie analizować ryzyka naruszeń.

W efekcie powstanie system pozwalający typować do kontroli podmioty, w których występują określone schematy, np. masowe B2B przy cechach etatu lub zaniżanie podstaw składkowych.

V. ZAOSTRZENIE ODPOWIEDZIALNOŚCI FINANSOWEJ

Reforma przewiduje istotne podniesienie sankcji finansowych. Maksymalne wysokości mandatów nakładanych przez inspektorów mają zostać co najmniej podwojone. Jednocześnie zmienia się podejście do odpowiedzialności osobistej i łatwiejsze stanie się przypisanie wykroczeń konkretnym osobom zarządzającym, a nie wyłącznie samemu podmiotowi.

Przekształcenie B2B w etat

Nowe zasady i konsekwencje

Skoro już wiemy, że jednym z głównych efektów nowelizacji jest możliwość formalnego przekształcenia B2B w etat, warto przyjrzeć się szczegółowo, co dokładnie wprowadza projekt ustawy w kontekście B2B i relacji pracownik-pracodawca.

I. STWIERDZENIE ISTNIENIA STOSUNKU PRACY

Co się zmienia:

• PIP może wydać decyzję administracyjną stwierdzającą istnienie stosunku pracy zamiast wytaczania powództwa w sądzie.
• Inspektor formalnie „przekształca” B2B w etat, jeśli spełnione są kryteria z art. 22 § 1 Kodeksu pracy.

Dla pracodawcy:

• Natychmiastowa konieczność naliczenia składek ZUS, podatków i spełnienia obowiązków pracowniczych (urlopy, wynagrodzenie, BHP).
• Ryzyko finansowe w postaci zaległych składek i kar za nieprawidłową formę zatrudnienia.

Dla pracownika:

• Może zyskać prawa pracownicze wynikające z umowy o pracę (płaca minimalna, urlopy, składki ZUS).
• Możliwość formalnego uregulowania statusu i zabezpieczenia praw wstecz.

II. WYRAŹNE WSKAZANIE OSÓB ODPOWIEDZIALNYCH

Co się zmienia:

• Termin „osoby winne” zostaje zastąpiony przez „osoby odpowiedzialne”.
• Inspektor wskazuje osoby odpowiedzialne za naruszenia prawa pracy, bez konieczności stwierdzania winy w sensie karnym.

Dla pracodawcy:

• Wyraźna identyfikacja osób zarządzających odpowiedzialnych za decyzje kadrowe.
• Możliwość wdrożenia własnych procedur porządkowych wobec odpowiedzialnych osób.

Dla pracownika:

• Jasność w zakresie odpowiedzialności w przypadku naruszeń; brak ryzyka „obciążenia winą” pracownika, jeśli nie odpowiada za decyzje firmy.

III. KONTROLA RÓWNIEŻ BYŁYCH PRACODAWCÓW I PRZEDSIĘBIORCÓW

Co się zmienia:

• PIP może kontrolować podmioty, które zakończyły działalność lub zatrudnienie w ciągu 12 miesięcy przed kontrolą.

Dla pracodawcy:

• Zamykanie firmy lub kończenie umów B2B tuż przed kontrolą nie chroni przed odpowiedzialnością.
• Możliwość nałożenia obowiązków i zaległych składek nawet po zakończeniu działalności.

Dla pracownika:

• Osoby, które były zatrudnione na B2B, mogą otrzymać wsteczne świadczenia i naliczenia na etat.
• Wzrost bezpieczeństwa prawnego w przypadku nieprawidłowości ze strony byłego pracodawcy.

IV. PEŁNY DOSTĘP PIP DO DANYCH ZUS I INTEGRACJA Z KAS

Co się zmienia:

• PIP otrzymuje dostęp do pełnych danych o ubezpieczonych i płatnikach składek.
• Możliwość współpracy z ZUS i KAS w celu analizy ryzyka i zaległości.

Dla pracodawcy:

• Większe ryzyko wykrycia „fikcyjnego samozatrudnienia”.
• Obowiązek rzetelnej dokumentacji i prawidłowego zgłaszania pracowników/kontraktorów.

Dla pracownika:

• Szybsza weryfikacja prawa do świadczeń i przekształcenia B2B w etat.
• Lepsza ochrona praw pracowniczych i składek ZUS.

V. ANALIZA RYZYKA I PLANOWANIE KONTROLI

Co się zmienia:

• PIP będzie tworzyć roczne i wieloletnie plany kontroli oparte na analizie ryzyka.
• Kontrole będą bardziej celowe, np. w branżach z wysokim ryzykiem „fikcyjnego samozatrudnienia”.

Dla pracodawcy:

• Konieczność przygotowania się na kontrole w branżach o podwyższonym ryzyku.
• Zwiększona przewidywalność działań inspekcji dzięki planom ryzyka.

Dla pracownika:

• Większa pewność, że nieprawidłowości w zatrudnieniu zostaną wykryte.
• Zwiększona ochrona w miejscach pracy, gdzie powszechne jest B2B zamiast etatu.

VI. KOMPETENCJE OKRĘGOWEGO INSPEKTORA PRACY

Co się zmienia:

• Decyzje o przekształceniu B2B w etat wydaje okręgowy inspektor pracy, nie kontrolujący inspektor.

Dla pracodawcy:

• Bardziej wnikliwa i formalna procedura, która wymaga pełnej dokumentacji zatrudnienia.
• Możliwość odwołania się od decyzji w ramach procedury administracyjnej, ale decyzja ma natychmiastowy efekt.

Dla pracownika:

• Większa pewność, że decyzja o przekształceniu B2B w etat jest sprawdzona i ugruntowana formalnie.
• Szybsze uregulowanie statusu prawnego i wsteczne naliczenie świadczeń pracowniczych.

Kiedy B2B może stać się umową o pracę?

Kiedy B2B może stać się umową o pracę?

Nie każda umowa B2B automatycznie stanie się etatem. Kluczowe jest, jak faktycznie wykonywana jest praca. Zatem kiedy przekształcenie jest możliwe? W sytuacji, gdy:

• pracownik wykonuje obowiązki pod kierownictwem pracodawcy, w określonym miejscu i czasie;
• umowa B2B, zlecenia lub o dzieło w praktyce spełnia cechy stosunku pracy (art. 22 Kodeksu pracy).

Jeśli pracownik działa samodzielnie, prowadzi własną działalność i sam decyduje o czasie i miejscu pracy, przekształcenie nie nastąpi. Inspekcja Pracy może przeprowadzić kontrolę i formalnie stwierdzić istnienie stosunku pracy. Jeśli kontrola wykaże, że praca spełnia kryteria etatu, PIP wydaje decyzję administracyjną, przekształcając B2B w umowę o pracę.

B2B obecnie vs po nowelizacji 2026

Porównanie stanu prawnych

Obecnie:

Umowa B2B to forma współpracy, w której osoba prowadząca własną działalność gospodarczą świadczy usługi dla firmy. Formalnie nie jest pracownikiem, więc nie przysługują jej prawa pracownicze wynikające z Kodeksu pracy, np. urlop, minimalne wynagrodzenie, składki ZUS naliczane są w ramach własnej działalności. Pracodawca nie ma obowiązku przekształcania B2B w etat, nawet jeśli warunki współpracy przypominają stosunek pracy. Kontrole PIP ograniczały się do weryfikacji legalności zatrudnienia, a w razie sporu konieczne było wytoczenie powództwa w sądzie.

Po nowelizacji 2026:

PIP zyska prawo do decyzji administracyjnej przekształcającej B2B w umowę o pracę, jeśli faktyczne warunki współpracy odpowiadają stosunkowi pracy (praca pod kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez zleceniodawcę). Oznacza to, że firmy nie będą mogły dowolnie korzystać z B2B tam, gdzie w rzeczywistości powinien być etat. Pracownik uzyskuje prawa pracownicze wstecz, a pracodawca ponosi odpowiedzialność za składki, podatki i inne świadczenia.

Przekształcenie B2B w etat – obowiązki i przywileje

Dla pracodawcy – na co się przygotować?

• Konieczność naliczenia i zapłaty składek ZUS oraz podatków za okres współpracy B2B przekształconej w etat.
• Spełnienie wszystkich obowiązków wynikających z Kodeksu pracy: urlopy, wynagrodzenie minimalne, czas pracy, BHP.
• Przygotowanie pełnej dokumentacji zatrudnienia, ponieważ PIP może ją weryfikować w ramach decyzji administracyjnej.
• Możliwość wprowadzenia procedur porządkowych w firmie dla osób odpowiedzialnych za wcześniejsze nieprawidłowości.

Dla pracownika – przywileje i korzyści:

• Nabycie pełnych praw pracowniczych: urlopy, wynagrodzenie minimalne, dodatki i świadczenia wynikające z Kodeksu pracy.
• Zabezpieczenie składek ZUS i możliwość ich wstecznego rozliczenia.
• Ochrona przed nieprawidłowościami zatrudnienia i formalne uregulowanie statusu zawodowego.
• Stabilność zatrudnienia i większa pewność prawna w kontaktach z pracodawcą.

A jeśli chcesz wiedzieć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi pracującemu na B2B, to przeczytaj ten artykuł.

Podsumowanie

Od 1 stycznia 2026 r. Państwowa Inspekcja Pracy będzie mogła przekształcać umowy B2B, zlecenia i o dzieło w umowy o pracę, jeśli warunki świadczenia pracy odpowiadają stosunkowi pracy. Pracownicy zyskają pełne prawa pracownicze, a pracodawcy będą musieli dostosować umowy, odprowadzać składki i przestrzegać przepisów Kodeksu pracy. Celem zmian jest ograniczenie nadużyć oraz zapewnienie większej ochrony i stabilności zatrudnienia.

A jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o nowych zasadach liczenia stażu pracy w 2026 roku, to przejdź tutaj.