Faktura wydana w sposób uzgodniony lub użyta poza KSeF - jak je prawidłowo oznaczać i wydawać?

Oznaczanie faktur użytych poza KSeF – omówione zagadnienia:

Pokaż więcej ↓

Zasada ogólna: faktury B2B powinny być wystawiane w KSeF.

Wyjątki to m.in. faktury B2C, usługi finansowe, faktury bez NIP sprzedawcy oraz (czasowo) faktury z kas fiskalnych i mała sprzedaż (do 10 tys. zł).

Kiedy oznaczać fakturę QR? Obowiązek pojawia się w momencie, gdy faktura „wychodzi” poza system – czyli przekazujesz ją nabywcy zagranicznemu lub krajowemu w formie wizualizacji (PDF, wydruk).

Kody QR to podstawa:

Tryb Online: 1 kod QR + numer KSeF pod spodem.
Tryb Offline: 2 kody QR (z napisem „OFFLINE” oraz „CERTYFIKAT”).

Zgodność danych: Wizualizacja faktury (np. PDF) może mieć logo czy dodatkowe dane kontaktowe, ale jej treść merytoryczna musi być w 100% zgodna z plikiem XML wysłanym do KSeF.

Czy można wystawiać faktury poza KSeF?

Ogólną regułą jest, że faktury w relacji B2B powinny być wystawiane w KSeF, niezależnie od tego, czy odbiorcą jest podmiot krajowy, czy zagraniczny.

Istnieje jednak parę wyjątków – nie wszystkie dokumenty sprzedażowe będą mogły być wystawiane za pośrednictwem tego systemu – część z nich jest z KSeF wyłączona (wykluczona z KSeF), a niektóre są objęte zwolnieniem.

KSeF – WYŁĄCZENIA I ZWOLNIENIA

Wykluczone z KSeF:

usługi finansowe (art. 43 ust.1 pkt 7, 37–41 VAT)
faktury bez NIP sprzedawcy

Zwolnione z KSeF:

faktury konsumenckie (B2C)
fakturowanie przez podmioty zagraniczne

Tymczasowe zwolnienie (do końca 2026):

faktury z kas fiskalnych
faktury do 10 000 zł miesięcznej sprzedaży

Więcej informacji znajdziesz w artykule: Jakich faktur nie wystawisz w KseF – wykluczenia i zwolnienia.

Księgowość i fakturowanie w KSeF

Wszystko w jednym miejscu – w aplikacji IFIRMA!

Czym się różni faktura udostępniona poza KSeF a faktura użyta poza KSeF

Zgodnie z art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT jeśli faktura ustrukturyzowana „wychodzi” poza system KSeF, musi zostać oznaczona specjalnym kodem (np. QR), który pozwala na jej weryfikację. Mówimy tutaj o dwóch sytuacjach:

Udostępnienie faktury poza KSeF: To sytuacja, w której podatnik ma obowiązek przekazać fakturę nabywcy w formie innej niż systemowa (np. jako PDF lub wydruk). Dotyczy to głównie faktur dla kontrahentów zagranicznych, którzy nie mają dostępu do polskiego KSeF.
Użycie faktury poza KSeF: To pojęcie szersze. Obejmuje każdy przypadek posługiwania się wizualizacją faktury, nawet jeśli nie ma formalnego przymusu jej przesyłania poza KSeF. Przykładem jest przekazanie wydruku polskiemu kontrahentowi z NIP „do rąk własnych” lub na jego prośbę, mimo że ma on do niej dostęp w systemie.

W skrócie: udostępnienie to niezbędny krok, by nabywca w ogóle otrzymał dokument. Użycie to każda inna forma korzystania z obrazu faktury poza samym systemem.

Niezależnie od tego, czy fakturę przekazuje się z obowiązku (udostępnienie), czy dobrowolnie (użycie) – jeśli tylko dokument opuszcza system KSeF w formie wizualizacji, musi zostać opatrzony kodem/kodami QR. Jeśli faktura pozostaje wyłącznie w systemie, żadne dodatkowe oznaczenia nie są wymagane.

Sprawdź nasz materiał wideo o KSeF:

Więcej instrukcji oraz inne materiały na temat KSeF, znajdziesz: tutaj.

Zawartość faktury przekazywanej odbiorcom poza KSeF

Podatnicy mają dowolność w zakresie formy przekazania faktury tym odbiorcom oraz wizualizacji takiej faktury. Ważne, aby zawartość merytoryczna była spójna z fakturą ustrukturyzowaną (plikiem xml) w KSeF. Układ na wizualizacji faktury (sposób prezentacji danych) zależy od wystawcy faktury/integratora systemu.

Nie może być sprzeczności pomiędzy zawartością pliku XML przesłanego do KSeF, przyjętego przez system a treścią udostępnianej faktury.

Ministerstwo Finansów w podręczniku KSeF 2.0 informuje także, że “Nie jest zalecane postępowanie polegające na przesyłaniu do KSeF pliku xml zawierającego tylko podstawowe dane wymagane przepisami, przy jednoczesnym wskazywaniu wszystkich danych dodatkowych tylko na wizualizacji, tj. na fakturze użytej poza KSeF (np. terminów czy formy płatności, numeru rachunku bankowego czy dodatkowych informacji o przedmiocie transakcji”. Przy czym jest to rekomendacja Ministerstwa, a nie wymóg ustawowy.

Wizualizacja faktury używanej poza KSeF, poza danymi znajdującymi się w pliku XML może zawierać dodatkowe dane typu logo firmy czy np. kontakt do biura obsługi klienta, które z punktu widzenia systemowego nie mają znaczenia.

Dodatkowe adnotacje

W e-Fakturze (XML) w KSeF zawsze trzeba zaznaczyć, czy dana adnotacja występuje (np. „metoda kasowa”), wpisując odpowiednią wartość („1” – tak, „2” – nie). Natomiast na fakturze przekazywanej poza KSeF wpisuje się adnotację tylko wtedy, gdy faktycznie obowiązuje. Przykładowo, jeśli w polu P_16 wpisano „1”, faktura musi zawierać zapis „metoda kasowa”. Jeśli wpisano „2”, na fakturze nie trzeba umieszczać żadnej informacji typu ‘faktura nie zawiera adnotacji metoda kasowa’.

Udostępnienie faktury w sposób uzgodniony lub użycie poza KSeF

W przypadku udostępnienia lub użycia faktury poza KSeF należy oznaczyć ją kodem weryfikującym (np. QR), który umożliwia dostęp do faktury i weryfikację jej danych.

Jeśli faktura jest wystawiona dobrowolnie w KSeF dla nabywcy bez NIP (np. konsumenta) i odbierana przez KSeF, sprzedawca musi zapewnić dostęp do niej poprzez kod weryfikujący oraz dane identyfikujące fakturę.

W praktyce oznacza to, że konsument może otrzymać sam kod QR z danymi dostępowymi i na tej podstawie pobrać fakturę z KSeF bez konieczności logowania.

Kod QR (Quick Response) to graficzna forma linku prowadzącego do faktury w KSeF. Umożliwia sprawdzenie, czy faktura znajduje się w systemie, jej pobranie bez logowania oraz – w przypadku faktur wystawionych w trybie offline – potwierdzenie tożsamości wystawcy.

Oznaczenie faktury kodem weryfikującym polega na wygenerowaniu bezpośredniego linku do faktury lub kodu QR i umieszczeniu go na fakturze przed przekazaniem jej odbiorcy (wraz z odpowiednim numerem lub opisem).

Kod weryfikujący należy stosować za każdym razem, gdy faktura jest używana lub udostępniana poza KSeF. Można go wygenerować przy użyciu komercyjnych programów do e-fakturowania lub bezpłatnych aplikacji udostępnianych przez Ministerstwo Finansów.

Oznaczanie faktur udostępnianych/używanych poza KSeF – kody QR

Jak już wiemy, posługiwanie się fakturą ustrukturyzowaną poza KSeF wymaga opatrzenia jej kodem (z oznaczeniem numeru KSeF faktury), a w przypadku faktur wystawianych w trybie OFFLINE i nieprzesłanych jeszcze do KSeF, dwoma kodami QR (z napisami „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”).

Faktura wystawiona w trybie online (z numerem KSeF):

należy umieścić jeden kod QR. Umożliwia on dostęp do faktury oraz weryfikację danych.
pod kodem musi znaleźć się numer KSeF.

Faktura wystawiona w trybie offline (bez numeru KSeF):
- należy umieścić dwa kody QR; KOD I z napisem „OFFLINE” oraz KOD II z napisem „CERTYFIKAT”, który potwierdza tożsamość wystawcy. Kod ten wymaga certyfikatu KSeF.

Tryby offline i online opisaliśmy w artykule: Co zrobić w razie awarii systemu KSeF lub braku Internetu?

KOD I (dla faktury ONLINE LUB OFFLINE)

zapewnia dostęp do tej faktury w KSeF;
umożliwia weryfikację danych zawartych na tej fakturze, w przypadku posługiwania się fakturą poza KSeF;
jest zamieszczany na fakturze wystawionej w trybie ONLINE udostępnianej nabywcy, o której mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy (czyli dla podmiotów nie podlegających pod KSeF) lub używanej poza KSeF,
służy do oznaczenia faktury wystawionej:
- w trybie offline24, offline-niedostępność KSeF i udostępnianej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy w sposób inny niż przy użyciu KSeF,
- w trybie awaryjnym udostępnianej nabywcy poza KSeF,
- jeśli dotyczy faktury, której nadany jest numer KSeF, numer ten umieszczany jest pod kodem QR, a jeśli dotyczy faktury wystawionej w trybie offline-24, offline-niedostępność KSeF lub w trybie awaryjnym (jeszcze nieprzesłanej do KSeF) to zawiera napis pod tym kodem – „OFFLINE”.

Kod weryfikujący (KOD I) zapewnia dostęp do faktury oraz umożliwia weryfikację danych zawartych w fakturze. Niezależnie czy dotyczy faktury wystawionej w trybie ONLINE czy OFFLINE, składa się z tych samych elementów.

Kod QR do weryfikacji tożsamości wystawcy faktury OFFLINE (KOD II) (wyłącznie dla faktur OFFLINE)

umożliwia zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury,
pozwala na sprawdzenie czy certyfikat jest aktywny oraz czy właściciel certyfikatu posiada uprawnienia do wystawienia faktury;
służy do oznaczania faktur wystawionych:
- w trybie offline24, offline-niedostępność KSeF i udostępnianych nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy w sposób inny niż przy użyciu KSeF (przed przesłaniem faktury do KSeF),
- w trybie awaryjnym, udostępnianych nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF (przed przesłaniem faktury do KSeF),
- zawiera napis „CERTYFIKAT”.

Do wygenerowania tego kodu niezbędne jest posiadanie certyfikatu KSeF (typu 2).

Warunki, jakie powinny spełniać faktury udostępnione/używane poza KSeF rozpisało Ministerstwo Finansów w tabeli Tryby wystawiania faktur w KSeF.

Brak możliwości zamieszczenia kodu QR na wizualizacji faktury

Jeśli faktura jest przesyłana w formacie, który nie pozwala umieścić na niej bezpośrednio kodu QR lub linku (np. w EDI/XML), podatnik może dołączyć je osobno — jako link lub znak graficzny — wraz z odpowiednimi oznaczeniami (np. numer KSeF, „OFFLINE”, „CERTYFIKAT”).

Rozwiązanie to wynika z trudności zgłaszanych przez przedsiębiorców, szczególnie korzystających z EDI (Elektronicznej Wymiany Danych), czyli automatycznej wymiany dokumentów między systemami w ustandaryzowanych formatach (np. XML), które często nie mają formy wizualnej. Mimo to nadal istnieje obowiązek przekazania kodu QR lub linku razem z fakturą wysyłaną poza KSeF — nie musi on jednak być na niej fizycznie umieszczony.

Faktury w KSeF z IFIRMA i kody QR – przykłady

Faktury wysłane do KSeF rozpoznamy po zielonym znaczniku “KSeF zaakceptowano” i nadanym jej numerem KSeF.

Faktura w trybie online wysłana do KSeF

Wchodząc w szczegóły faktury mamy informacje, czy faktura została wystawiona w trybie online, czy offline.

Na powyższym przykładzie widzimy, że data wystawienia faktury jest tożsama z datą wysyłki do KSeF/przyjęcia KSeF – co oznacza, że faktura jest wystawiona w trybie online.

Wobec powyższego udostępnie jej lub użycie poza KSeF wymaga oznaczenia jednym kodem QR z numerem KSeF pod nim się znajdującym.

Faktura w trybie offline, która ma już nadany numer KSeF

Szczegóły faktury pokazują nam, czy faktura została wystawiona w trybie online, czy offline.

Na powyższym przykładzie, faktura KSeF została wystawiona w trybie offline – stanowi o tym data przyjęcia faktury/wysłania do KSeF inna niż data wystawienia faktury. Szczegółowo tę tematykę opisaliśmy w artykule: Data wystawienia faktury w KSeF – jak ją ustalić i dlaczego jest ważna?

Ponieważ faktura ma już nadany numer KSeF, to jej pdf/wydruk, który będzie udostępniany/używamy poza KSeF należy opatrzyć jednym kodem QR z numerem KSeF pod nim widniejącym.

Uwaga! Faktura wystawiona w trybie offline, która nie wynika z niedostępności ani awarii KSeF, powinna zostać przesłana do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego. Od stycznia 2027 roku mogą już być nakładane kary za opóźnione przesyłanie faktur do KSeF.