Kontrola UODO jak się przygotować? Sprawdź jakich błędów RODO unikać! Checklista do pobrania

Kontrola UODO – kiedy i dlaczego może zostać przeprowadzona?

Kontrola Urząd Ochrony Danych Osobowych przeprowadzana jest w celu weryfikacji zgodności przetwarzania danych osobowych z prawem. Ma to na celu sprawdzenie, czy wdrożone procedury i dokumentacja odzwierciedlają rzeczywiste praktyki organizacji, a nie jedynie formalne działania. Kontrola nie ocenia efektywności biznesowej ani celowości procesów – sprawdza wyłącznie legalność przetwarzania danych (rozdział 9 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych).

W jakich sytuacjach grozi Ci kontrola UODO w 2026 roku?

Kontrola UODO może mieć charakter:

• planowy – realizowana zgodnie z zatwierdzonym przez Prezesa UODO planem kontroli UODO 2026, obejmującym wybrane sektory i podmioty,
• doraźny – podjęty na podstawie skarg, doniesień lub informacji ze źródeł publicznych,
• w ramach monitorowania stosowania RODO – stały nadzór nad przestrzeganiem przepisów.

Najczęstsze sytuacje, w których kontrola jest przeprowadzana, to:

• skarga osoby, której dane dotyczą,
• stwierdzenie naruszenia ochrony danych osobowych,
• kontrole sektorowe, np. w branży e-commerce, HR lub medycznej,
• realizacja planu kontroli UODO na dany rok.

W piśmiennictwie wskazuje się, że Kontrola doraźna może zostać podjęta pomimo tego, że nie była przewidziana uprzednio w planie kontroli, ale organ nadzorczy uzyskał informacje stanowiące podstawę do wszczęcia kontroli. Tego rodzaju informacje pochodzić mogą ze źródeł powszechnie dostępnych (np. z prasy) lub od osób zainteresowanych (podmiotów danych i innych osób, które poinformują organ nadzorczy o nieprawidłowościach związanych z przetwarzaniem danych). Najbardziej typowym impulsem do przeprowadzenia kontroli jest skarga osoby, której dane dotyczą, na administratora, który przetwarza jej dane, naruszając – w ocenie tej osoby – jej prawa wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych¹.

Z powyższego fragmentu wynika, że kontrola doraźna UODO nie wymaga wcześniejszego wpisania do planu kontroli i może być wszczęta w odpowiedzi na konkretne sygnały o możliwych naruszeniach. Informacje te mogą pochodzić zarówno ze źródeł publicznych, jak i od osób zainteresowanych, w tym samych podmiotów danych. W praktyce oznacza to, że organ nadzorczy działa prewencyjnie i reaguje na sygnały ryzyka, a najczęstszym impulsem do kontroli jest skarga osoby, której dane są przetwarzane w sposób naruszający jej prawa. Komentarz podkreśla, że mechanizm ten pozwala UODO monitorować przestrzeganie RODO w czasie rzeczywistym, niezależnie od planów kontrolnych, i zapewnia ochronę praw osób fizycznych.

Jak krok po kroku wygląda przebieg kontroli UODO?

Kontrolę przeprowadza upoważniony przez Prezesa UODO pracownik Urzędu lub w określonych przypadkach członek lub pracownik organu nadzorczego państwa członkowskiego UE, zwany kontrolującym. Standardowy przebieg kontroli obejmuje:

1. okazanie upoważnienia przez kontrolerów,
2. żądanie przedstawienia dokumentacji,
3. analizę procedur i rejestrów,
4. rozmowy z pracownikami,
5. weryfikację systemów i zabezpieczeń,
6. sporządzenie protokołu.

Kontrola obejmuje zarówno dokumenty, jak i faktyczne procesy przetwarzania danych. Największe znaczenie ma zgodność między tym, co jest zapisane w procedurach, a tym, jak dane są rzeczywiście przetwarzane.

Plan kontroli UODO 2026 – najważniejsze sektory i obszary ryzyka

W 2026 roku kontrola UODO obejmie wybrane sektory, w których zidentyfikowano największe ryzyko naruszenia ochrony danych osobowych. Plan kontroli uwzględnia m.in. bezpieczeństwo danych osobowych przy stosowaniu monitoringu wizyjnego w podmiotach leczniczych oraz bezpieczeństwo danych na internetowych platformach dostaw.

Sektory objęte planem kontroli UODO 2026

• Wielkoskalowe Systemy Unii Europejskiej (SIS/VIS) – kontynuacja kontroli z 2025 r. w organach przetwarzających dane w ramach systemów unijnych, zgodnie z ustawą o udziale Polski w SIS i VIS.
• Podmioty lecznicze i monitoring wizyjny – weryfikacja przetwarzania danych osobowych przy wykorzystaniu monitoringu, ze szczególnym uwzględnieniem danych dzieci w szpitalach, przychodniach i poradniach dziecięcych.
• Biuletyny Informacji Publicznej (BIP) – kontrola sposobu przetwarzania danych w związku z prowadzeniem BIP, w tym anonimizacji danych i udostępniania sesji rad gminy.
• Podmioty marketingowe – wprowadzenie podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych w celach marketingowych.
• Internetowe platformy dostaw – weryfikacja przetwarzania danych w związku ze świadczeniem usług pośrednictwa w sprzedaży towarów i usług online.

Dlaczego te sektory są kontrolowane?

W planie kontroli uwzględniono obszary, w których w ostatnim roku odnotowano incydenty związane z ochroną danych osobowych, a także te, które z uwagi na napływające skargi i zgłaszane naruszenia Prezes UODO uznał za szczególnie problematyczne.

Jak przygotować się do kontroli UODO?

Przygotowanie się do kontroli UODO to ważny element zapewnienia zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych. Właściwie przygotowani pracownicy oraz uporządkowana dokumentacja pozwalają nie tylko sprawnie przejść kontrolę, ale również zidentyfikować potencjalne ryzyka i usprawnić procesy przetwarzania danych w organizacji.

Co po kontroli UODO?

Wyniki kontroli UODO dokumentowane są w protokole kontroli, który pełni funkcję oficjalnego zapisu przebiegu czynności kontrolnych. Może obejmować:

• brak zastrzeżeń,
• zalecenia pokontrolne,
• środki naprawcze,
• administracyjne kary pieniężne.

Elementy protokołu kontroli zostały uregulowane w przepisie art. 88 ustawy o ochronie danych osobowych. Protokół kontroli UODO zawiera m.in.:

• dane kontrolowanego i osoby reprezentującej kontrolowanego,
• dane kontrolującego wraz z jego upoważnieniem,
• daty rozpoczęcia i zakończenia kontroli,
• zakres i przedmiot kontroli,
• opis stanu faktycznego i istotne informacje do oceny zgodności przetwarzania danych,
• pouczenie o prawie zgłaszania zastrzeżeń i odmowy podpisania protokołu,
• miejsce i datę podpisania przez kontrolującego i kontrolowanego.

Protokół kontroli pełni w organizacji rolę nie tylko dokumentacyjną, lecz także praktyczną. Umożliwia identyfikację ryzyk oraz obszarów wymagających usprawnienia, dokumentuje stan zgodności procesów przetwarzania danych, a także daje możliwość wniesienia zastrzeżeń w ciągu 7 dni kontrolujący analizuje je i, w razie potrzeby, uwzględnia w aneksie do protokołu. Nawet brak podpisu lub zastrzeżeń zostaje odnotowany i traktowany jako formalna odmowa podpisania protokołu.

W praktyce kontrola i protokół nie są celem samym w sobie. Stanowią narzędzie pozwalające podnieść poziom zgodności z przepisami, uporządkować procesy przetwarzania danych, ograniczyć ryzyko naruszeń oraz wzmocnić wiarygodność organizacji.

Najczęstsze błędy RODO – czego unikać?

W praktyce kontrole UODO bardzo szybko pokazują, czy firma działa zgodnie z przepisami, czy dokumentacja i procedury są tylko „na papierze”. Najczęściej problemem jest brak operacyjnego podejścia do ochrony danych, czyli takich rozwiązań, które faktycznie stosowane są w codziennej pracy.

Poniżej przedstawiamy najczęściej identyfikowane obszary ryzyka:

• dokumentacja nieodzwierciedlająca rzeczywistości

  przykład: polityka ochrony danych i procedury nie są aktualizowane po zmianach w procesach biznesowych lub nowe procedury nie są wdrażane w praktyce

• nieprawidłowe podstawy przetwarzania danych

  przykład: administrator stosuje zgodę jako podstawę prawną przetwarzania danych przy realizacji obowiązków wynikających z umowy, zamiast opierać się na art. 6 ust. 1 lit. b RODO

• niekompletny rejestr czynności przetwarzania

  przykład: pominięcie rejestracji procesów marketingowych lub przetwarzania danych klientów na platformach online, brak aktualizacji przy wprowadzaniu nowych procesów

• brak analizy ryzyka

  przykład: brak przeprowadzonej oceny ryzyka dla przetwarzania danych w systemach monitoringu wizyjnego lub w chmurze, brak wdrożonych środków minimalizujących ryzyko wycieku danych

• niedostateczne przygotowanie pracowników

  przykład: pracownicy nie wiedzą, jak zgłaszać naruszenia danych osobowych ani jakie dokumenty udostępnić podczas kontroli UODO

Więcej na temat: Ochrona danych w KSeF – co z tajemnica przedsiębiorstwa i RODO po wprowadzeniu KSeF?

Podsumowanie

Kontrola UODO pozwala sprawdzić zgodność przetwarzania danych z RODO, zidentyfikować ryzyka i usprawnić procesy. Najczęstsze problemy to: nieaktualna dokumentacja, błędne podstawy przetwarzania, niekompletny rejestr czynności, brak analizy ryzyka i niedostateczne przygotowanie pracowników. Dobre przygotowanie obejmuje: aktualne procedury, przeszkolony personel, wyznaczoną osobę kontaktową i wdrożone środki bezpieczeństwa. Wykorzystanie wyników kontroli zwiększa zgodność, ogranicza ryzyko naruszeń i wzmacnia wiarygodność organizacji.

Zarządzanie danymi osobowymi w firmie ułatwia nowoczesne oprogramowanie. Sprawdź, jak system IFIRMA wspiera bezpieczeństwo Twojej dokumentacji księgowej.

¹ P. Fajgielski [w:] Komentarz do ustawy o ochronie danych osobowych [w:] Ogólne rozporządzenie o ochronie danych. Ustawa o ochronie danych osobowych. Komentarz, wyd. III, Warszawa 2025, art. 78.