Czynny żal ZUS – brak deklaracji ZUS w terminie – co robić?

×

Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą przesyła co miesiąc deklaracje do ZUS. Deklaracje nie są już klonowane z uwagi na obowiązek rozliczania składki zdrowotnej od kwoty przychodów/dochodów. Jeśli przedsiębiorca z jakiś powodów nie złoży deklaracji lub złoży ją po terminie, to powinien wiedzieć jak postąpić w takiej sytuacji. W dzisiejszej publikacji odpowiemy na pytanie co zrobić, gdy deklaracja ZUS nie została złożona terminowo.

Kto i po co składa deklaracje ZUS?

W deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA/RCA przedsiębiorcy wykazują rozliczenie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Z dokumentu przesłanego do ZUS będzie wynikało z jakiego planu rozliczania składek korzysta przedsiębiorca – ulga na start, ZUS preferencyjny, mały ZUS plus czy duży ZUS. Ważne jest żeby nie było rozbieżności pomiędzy dokumentami rozliczeniowymi i złożonymi wcześniej dokumentami zgłoszeniowymi. Na tej podstawie organ ZUS dokonuje stosownych zapisów na koncie płatnika składek.

Należności z tytułu składek na:

• ubezpieczenia społeczne,
• ubezpieczenia zdrowotne,
• Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych

Po zakończeniu roku kalendarzowego ZUS przygotowuje dla wszystkich przedsiębiorców roczne rozliczenie wpłaconych składek do ZUS. Jest to zestawienie podsumowujące rozliczenie konta w ZUS. Przedsiębiorca co roku jest informowany jakie jest jego saldo wpłat.

1. Jeśli na koncie ZUS jest nadpłata, to można wnioskować o jej zwrot.
2. Jeśli na koncie ZUS figuruje zaległość, to przedsiębiorca powinien ją uregulować jak najszybciej lub wystąpić z wnioskiem o ustalenie planu ratalnego.

Terminy przekazywania dokumentów rozliczeniowych do ZUS

W ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych wskazane zostały terminy składania deklaracji rozliczeniowych do ZUS:

• do 5 dnia następnego miesiąca – jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe,
• do 15 dnia następnego miesiąca – płatnicy posiadający osobowość prawną.
  Do tej kategorii zalicza się m.in.: spółki kapitałowe (spółki akcyjne i spółki z o.o.), spółdzielnie, stowarzyszenia, fundacje,
• do 20 dnia następnego miesiąca – pozostali płatnicy składek.
  W tej kategorii znajdują się przykładowo przedsiębiorcy, którzy opłacają składki wyłącznie za siebie, ale również ci co zatrudniają pracowników. Będą to także wspólnicy spółek osobowych: cywilnych, jawnych, partnerskich, komandytowych i komandytowo-akcyjnych.

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej

Przedsiębiorcy, którzy mają zarejestrowaną działalność w CEIDG i opłacają składkę zdrowotną od kwoty przychodu/dochodu mają obowiązek dokonywać rocznego rozliczenia składki zdrowotnej.

Błędy w deklaracjach rozliczeniowych ZUS

Jeśli przedsiębiorca zauważy, że do przesłanych deklaracji rozliczeniowych wkradły się błędy, to przysługuje mu prawo do złożenia korekty dokumentów. Powinno się to zrobić niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie.

Komplet dokumentów korygujących powinien się składać z:

1. Imiennych raportów miesięcznych ubezpieczonych, których korekta dotyczy, jeśli płatnik zatrudnia pracowników (ZUS RCA).
2. Deklaracji korygującej z rozliczeniem wszystkich ubezpieczonych (ZUS DRA).

Przykład 1

Pan Michał prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i zatrudnia 3 pracowników, z nim jest łącznie 4 ubezpieczeniowych . W deklaracji rozliczeniowej ZUS RCA za miesiąc marzec 2026 roku zauważył nieprawidłowo rozliczone składki społeczne za jednego z pracowników. W takim przypadku komplet dokumentów korygujących z numerem identyfikatora 02 będzie się składał z:

• deklaracji rozliczeniowej, w której znajdą się składki za 4 ubezpieczonych (ZUS DRA),
• korygujący imienny raport miesięczny za 1 ubezpieczonego (ZUS RCA).

Przykład 2

Komplet dokumentów rozliczeniowych za miesiąc maj 2026 r. powinien zostać złożony w terminie do 20 czerwca 2026 r. Przedsiębiorca ma prawo do złożenia korekty dokumentów rozliczeniowych w terminie do 20 maja 2031 roku.

Korekta z urzędu dokonywana przez ZUS

Może nie wszyscy przedsiębiorcy wiedzą, że organ ZUS ma prawo do sporządzenia korekty dokumentów rozliczeniowych, które zostały przekazane do ZUS. Może to zrobić w okresie 5 lat od upływu terminu złożenia i opłacenia składek. Ma również prawo zawnioskować do płatnika składek o podanie niezbędnych danych do sporządzenia korekty rozliczeń jeśli uzna, że jest to niezbędne.

Z przepisów ustawy o SUS (art.48b) wynika, że ZUS może sporządzić z urzędu:

• zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i wyrejestrowanie z tych ubezpieczeń,
• imienny raport miesięczny ubezpieczonego,
• zgłoszenie i wyrejestrowanie płatnika składek,
• deklaracje rozliczeniowe oraz dokumenty korygujące te dokumenty.

ZUS DRA po terminie

Konsekwencje przekazania deklaracji ZUS po terminie mogą być dla przedsiębiorcy bardzo dotkliwe.

Z art. 98 ustawy SUS wynika, że jeżeli płatnik lub osoba działająca w imieniu płatnika nie dopełnia obowiązku przesyłania deklaracji rozliczeniowych oraz imiennych raportów miesięcznych w przewidzianym terminie ponosi odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy.

W przypadku niezłożenia deklaracji ZUS organ ma ustawowe uprawnienia wynikające z art. 48 ustawy o SUS do wymiaru składek z urzędu w wysokości wynikającej z ostatnio złożonej deklaracji rozliczeniowej, bez uwzględnienia wypłaconych zasiłków oraz zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych, zawiadamiając o tym płatnika.

Jeśli płatnik uzna, że dane w korekcie sporządzonej przez ZUS nie są zgodne ze stanem faktycznym może złożyć we własnym imieniu deklarację rozliczeniową. Organ dokona korekty wymiaru składek do wysokości wynikającej ze złożonej deklaracji rozliczeniowej, z uwzględnieniem wykazanych w deklaracji zasiłków oraz zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych.

Nie złożyłem deklaracji ZUS DRA co robić?

Przedsiębiorca, który nie złożył deklaracji ZUS powinien dopełnić tej czynności niezwłocznie. Co to znaczy? W pierwszym możliwym terminie powinien wysłać komplet rozliczeniowy. Warto też wcześniej sprawdzić na koncie eZUS czy przypadkiem nie zostały już sporządzone z urzędu dokumenty rozliczeniowe.

Jeśli ZUS przygotował komplet dokumentów rozliczeniowych z urzędu mogą wystąpić dwie sytuacje:

1. Deklaracje ZUS są zgodne ze stanem rzeczywistym.

Płatnik powinien skontaktować się z ZUS i ustalić czy są wymagane jakieś działania po jego stronie.

2. Deklaracje ZUS nie są zgodne ze stanem rzeczywistym.

Płatnik powinien przygotować i przesłać własny komplet dokumentów rozliczeniowy.

Czy ZUS nałoży karę grzywny w takim przypadku? Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi, podejście ZUS w takich przypadkach jest bardzo indywidualne. Notoryczne nieskładanie deklaracji lub składanie ich po terminie może sprowokować do wymierzenia kary grzywny w celu zdyscyplinowania przedsiębiorcy.

Zawiadomienie o braku deklaracji miesięcznej ZUS

W przypadku braku deklaracji rozliczeniowej ZUS najczęściej zamieszcza taką informację na koncie płatnika składek na platformie eZUS w zakładce Wiadomości → Komunikaty. ZUS przekazuje powiadomienie na adres e mail podany do kontaktu, że na koncie płatnika została zamieszczona informacja. Przedsiębiorca nie powinien ignorować tego typu komunikatów i je sprawdzać.

Na infolinii ZUS uzyskano jeszcze informację, że w przypadku gdy przedsiębiorca nie zareaguje na przesłany komunikat organ ZUS może wysłać dodatkowo wezwanie do złożenia brakujących dokumentów rozliczeniowych.

Czynny żal ZUS

Przedsiębiorcy są przyzwyczajeni, że jeśli popełnią czyn zagrożony, to mogą złożyć czynny żal i uchronić się od konsekwencji finansowych. Jednak instytucja czynnego żalu obejmuje przede wszystkim nieprawidłowości, jakie powstały wskutek rozliczeń podatkowych i nie ma zastosowania do deklaracji ZUS.

Skuteczność czynnego żalu jest warunkowego wypełnieniem obowiązków w postaci przekazania zaległych deklaracji podatkowych i uregulowania w całości należności podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę.

Brak deklaracji ZUS w terminie a ubezpieczenie chorobowe

W przypadku przedsiębiorców, którzy prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą ubezpieczenie chorobowe jest opłacane dobrowolnie. Jeśli zostanie dokonane zgłoszenie, to przedsiębiorca ma prawo do różnego rodzaju świadczeń z tego tytułu jak np.: chorobowe, rehabilitacyjne, macierzyńskie, opiekuńcze.

Jeśli deklaracja ZUS zostanie złożona po terminie to tak samo zostanie rozliczona wpłata. W takim razie powstaje pytanie czy przedsiębiorca zostanie pozbawiony prawa do świadczeń?

Podsumowanie

W dzisiejszej publikacji omówiony został termin złożenia deklaracji ZUS po terminie.

Wnioski dla przedsiębiorców:

1. W przypadku przesłania deklaracji ZUS po terminie przedsiębiorca powinien dopełnić tej formalności niezwłocznie.
2. Ważne jest, żeby nie ignorować korespondencji z ZUS, czy to elektronicznej, czy papierowej, w której organ może wzywać do złożenia zaległych kompletów rozliczeniowych.
3. Składanie deklaracji ZUS po terminie naraża przedsiębiorcę na kary w postaci odsetek za zwłokę i grzywny w wymiarze do 46.000 zł.
4. Instytucja czynnego żalu nie ma zastosowania do rozliczeń z ZUS.
5. Korekty dokumentów rozliczeniowych w ZUS może dokonywać sam przedsiębiorca, ale i organ ZUS z urzędu. Jest to możliwe do upływu terminu do przedawnienia składek.