Wirtualna siedziba spółki a dane w KRS – czy siedziba spółki może być w wirtualnym biurze?

W tym artykule wyjaśniamy, czym jest wirtualna siedziba spółki, jakie znaczenie mają przepisy Kodeksu spółek handlowych oraz na co zwrócić uwagę przy wyborze wirtualnego adresu.

Czym jest siedziba spółki?

Siedziba spółki jest jednym z podstawowych elementów jej konstrukcji prawnej. W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością obowiązek określenia siedziby wynika wprost z przepisów ustawy z dnia 15 sierpnia 2000 r. – Kodeks spółek handlowych.

Zgodnie z przepisem art. 157 § 1 pkt 1 Kodeksu spółek handlowych, umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinna określać między innymi firmę i siedzibę spółki. Jednakże przepisy KSH nie zawierają szczegółowej definicji pojęcia siedziba. Dlatego trzeba odnieść się do przepisu art. 41 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, zgodnie z którym Jeżeli ustawa lub oparty na niej statut nie stanowi inaczej, siedzibą osoby prawnej jest miejscowość, w której ma siedzibę jej organ zarządzający.

W praktyce siedziba spółki oznacza zatem miejscowość, w której znajduje się jej siedziba. Przykładowo siedzibą spółki może być Warszawa, Kraków, Poznań czy Gdańsk. Co ważniejsze, siedziba spółki nie jest więc tym samym co jej dokładny adres.

Czym jest adres spółki?

Adres spółki wskazuje konkretną lokalizację, w której znajduje się jej siedziba. Obejmuje przede wszystkim miejscowość, ulicę oraz numer budynku i jeżeli występuje numer lokalu.

Jak wskazuje się w literaturze przedmiotu Należy w tym miejscu odróżnić siedzibę od jej adresu, który mieścić się powinien w miejscowości, w której osoba prawna ma siedzibę. Osoba prawna dla skutecznego posługiwania się adresem siedziby powinna mieć do niego tytuł prawny (własność, najem, dzierżawa, użytkowanie, użyczenie). [tak F. Czuchwicki [w:] Kodeks cywilny. Komentarz aktualizowany, red. M. Balwicka-Szczyrba, A. Sylwestrzak, Gdańsk 2026, art. 41].

Przykład:

• Siedziba spółki: Warszawa
• Adres spółki: ul. Poziomkowa 8 lok. 5, Warszawa

Siedziba spółki a adres – dlaczego to rozróżnienie jest ważne?

Siedziba spółki i jej adres to dwie odrębne informacje. Siedziba oznacza miejscowość, w której znajduje się siedziba spółki, natomiast adres wskazuje jej konkretną lokalizację.

Zgodnie z art. 157 § 1 pkt 1 KSH umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinna określać jej firmę i siedzibę. Oznacza to, że w umowie spółki wskazuje się miejscowość, np. Warszawę, bez konieczności wskazywania konkretnej ulicy czy numeru lokalu.

Adres spółki jest natomiast wskazywany w zgłoszeniu do KRS. Zgodnie z art. 166 § 1 pkt 1 KSH zgłoszenie spółki powinno obejmować firmę, siedzibę i adres spółki.

Rozróżnienie to ma znaczenie również w przypadku korzystania z wirtualnego biura. Jeżeli operator udostępnia adres, który może być wykorzystywany jako adres spółki, może on zostać zgłoszony do KRS, podczas gdy siedzibą spółki pozostaje miejscowość określona w jej umowie. Dzięki temu zmiana samego adresu w obrębie tej samej miejscowości nie wymaga zmiany postanowienia umowy spółki dotyczącego jej siedziby.

Więcej na temat: Zmiana umowy spółki z o.o. – kiedy jest możliwa?

Wirtualna siedziba spółki – co to oznacza?

Wirtualna siedziba spółki oznacza korzystanie przez przedsiębiorcę z adresu udostępnionego przez operatora wirtualnego biura. W zależności od wybranego pakietu operator wirtualnego biura może oferować:

• adres siedziby firmy,
• adres do korespondencji,
• odbiór i obsługę przychodzącej korespondencji,
• informowanie o otrzymanej korespondencji lub przekazywanie jej w formie skanów,
• przechowywanie korespondencji przez określony czas,
• przekazywanie zgromadzonej korespondencji na wskazany adres,
• możliwość posługiwania się adresem w materiałach firmowych i na stronie internetowej,
• dostęp do panelu klienta,
• możliwość korzystania z sali konferencyjnej lub przestrzeni biurowej.

Zakres usług zależy od wybranego pakietu i powinien być określony w umowie z operatorem wirtualnego biura. Wirtualne biuro nie oznacza przy tym, że spółka musi posiadać tradycyjne biuro, w którym codziennie pracują pracownicy. Rozwiązanie to może być wykorzystywane przez przedsiębiorców prowadzących działalność zdalnie, internetowo lub świadczących usługi bezpośrednio u klientów.

Więcej na temat: Czy wirtualne biuro może być siedzibą firmy? Co z rejestracją do VAT?

Czy siedziba spółki może być w wirtualnym biurze?

Ściśle rzecz ujmując, siedziba spółki nie znajduje się w wirtualnym biurze, ponieważ siedziba oznacza określoną miejscowość. Wirtualne biuro może natomiast udostępniać konkretny adres, który spółka może wskazać jako swój adres i ujawnić w KRS.

Spółka nie musi prowadzić bieżącej działalności pod adresem siedziby ani posiadać tam tradycyjnego biura. Istotne jest natomiast, aby miała odpowiednią podstawę do korzystania z adresu wskazanego w KRS, a dane ujawnione w rejestrze odpowiadały rzeczywistemu stanowi prawnemu. Dlatego określenie „wirtualna siedziba spółki” jest przede wszystkim określeniem praktycznym. W sensie prawnym chodzi o siedzibę spółki w określonej miejscowości oraz konkretny adres udostępniony przez operatora wirtualnego biura.

Wirtualna siedziba spółki a KRS

Czy adres wirtualnego biura można wpisać do Krajowego Rejestru Sądowego? Co do zasady tak. Sam fakt, że adres jest udostępniany w ramach usługi wirtualnego biura, nie oznacza, że nie może być adresem spółki ujawnionym w KRS. Kluczowe znaczenie ma to, czy spółka posiada odpowiednią podstawę prawną do korzystania z danego adresu. W praktyce podstawą taką może być umowa zawarta z operatorem wirtualnego biura.

Przedsiębiorca powinien również zapewnić prawidłowy odbiór korespondencji kierowanej na adres spółki.

Dlatego przed zawarciem umowy z operatorem warto jednak sprawdzić, czy jej zakres obejmuje możliwość wykorzystania adresu:

• jako adresu siedziby spółki,
• do rejestracji spółki,
• do ujawnienia w KRS,
• do odbioru korespondencji sądowej i urzędowej.

Wirtualny adres siedziby spółki a korespondencja

Jedną z najważniejszych kwestii związanych z korzystaniem z wirtualnego biura jest prawidłowa obsługa korespondencji. Adres ujawniony w KRS jest oficjalnym adresem spółki, zatem na ten adres mogą być kierowane pisma od kontrahentów, sądów i organów administracji.

Dlatego przed zawarciem umowy warto dokładnie ustalić zasady odbioru i przekazywania przesyłek oraz sposób informowania przedsiębiorcy o otrzymanej korespondencji.

Czy spółka z wirtualnym biurem musi mieć e-Doręczenia?

Korzystanie z wirtualnego biura nie zwalnia spółki z obowiązków związanych z e-Doręczeniami. Adres wirtualnego biura i adres do e-Doręczeń to dwa różne rozwiązania, które pełnią różne funkcje. Adres wirtualnego biura może być adresem spółki ujawnionym w KRS i służyć m.in. do odbierania tradycyjnej korespondencji. Natomiast adres do e-Doręczeń służy do elektronicznej komunikacji z podmiotami korzystającymi z tego systemu.

W przypadku podmiotów wpisanych do KRS obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń został wprowadzony etapami. Spółki zarejestrowane w KRS od 1 stycznia 2025 r. zakładają adres do e-Doręczeń w ramach procesu rejestracji, natomiast podmioty wpisane do KRS przed tą datą objęte są obowiązkiem od 1 kwietnia 2025 r.

Wirtualna siedziba spółki – na co zwrócić uwagę?

Przed zawarciem umowy z operatorem wirtualnego biura warto dokładnie sprawdzić warunki korzystania z adresu oraz zakres świadczonych usług. Wiele firm oferujących wirtualne biuro umożliwia wykorzystanie udostępnionego adresu jako adresu spółki i jego wskazanie w KRS, jednak każda oferta może określać inne zasady współpracy.

I. UMOWA Z OPERATOREM WIRTUALNEGO BIURA

W pierwszej kolejności należy zapoznać się z treścią umowy i sprawdzić, na jakiej podstawie spółka uzyskuje prawo do korzystania z danego adresu oraz w jakim zakresie może go wykorzystywać. Istotne jest również ustalenie, czy umowa obejmuje możliwość wskazania adresu jako adresu spółki w KRS oraz jakie obowiązki stron powstają w związku z zakończeniem współpracy.

II. ZAKRES ŚWIADCZONYCH USŁUG

Warto sprawdzić, jakie usługi obejmuje oferta danego operatora. W zależności od wybranego pakietu może to być samo udostępnienie adresu albo również odbiór i obsługa korespondencji, jej skanowanie, przekazywanie dokumentów czy informowanie o przesyłkach.

III. ADRES SPÓŁKI W KRS

Jeżeli adres wirtualnego biura ma być adresem spółki, powinno to wynikać z warunków oferowanej usługi oraz zawartej umowy. Wiele firm oferujących wirtualne biura przewiduje możliwość wskazania udostępnionego adresu w KRS, dlatego przed zawarciem umowy warto zweryfikować, czy dana oferta obejmuje taką możliwość.

IV. ZMIANA ADRESU SPÓŁKI

Należy również pamiętać, że dane ujawnione w KRS powinny odpowiadać aktualnemu stanowi. Zmiana adresu spółki wiąże się z koniecznością dokonania odpowiedniej zmiany danych w KRS. Dlatego przed wyborem wirtualnego biura warto zwrócić uwagę nie tylko na cenę usługi, ale również na okres obowiązywania umowy, zasady jej rozwiązania oraz obowiązki związane ze zmianą adresu po zakończeniu współpracy.

Więcej na temat:

• Czym jest przestrzeń coworkingowa i kto może z niej skorzystać?
• Umowa najmu w coworkingu – czym się charakteryzuje i co powinna zawierać?

Podsumowanie

Wirtualna siedziba spółki pozwala na wskazanie konkretnego adresu jako adresu spółki, bez konieczności prowadzenia pod nim tradycyjnego biura. Należy jednak pamiętać, że siedziba spółki oznacza miejscowość, natomiast adres wskazuje jej konkretną lokalizację. Przed wyborem wirtualnego biura warto sprawdzić przede wszystkim zasady korzystania z adresu, zakres usług operatora, obsługę korespondencji oraz możliwość wskazania adresu w KRS. Istotne są również warunki zakończenia współpracy i związanej z tym zmiany danych spółki. Wirtualne biuro może być rozwiązaniem dla spółek, które nie potrzebują stałej przestrzeni biurowej, ale chcą korzystać z profesjonalnego adresu oraz dodatkowych usług związanych z obsługą korespondencji.