Co zrobić, by spełnić oczekiwania wobec projektu?

Oczekiwania – czemu często prowadzą do rozczarowań

Zapewne zdarzyło Ci się, że klient nie był zadowolony z efektu Twoich prac. Nie wiadomo czemu wasze wizje nie spotkały się w jednym punkcie, co rozmyło cały plan działania. Dowiadujesz się tego późno, dużo za późno, czasami co gorsza – po oddaniu całości projektu. Zastanawiasz się – co poszło nie tak?

Bardzo często odpowiedzią jest komunikacja i odpowiednie przedstawienie oczekiwań dwóch stron. Na szczęście takim katastrofom da się zapobiec.

Oczekiwania są niczym innym jak silną wiarą w to, że coś, co mamy na myśli, się wydarzy. Często ciężko je dobrze sprecyzować, co może sprawiać kłopot zwłaszcza w pracy. Może to powodować niejasność zarówno w kwestii celów projektu, jak i mierników jego sukcesu.

Ponadto problemem może być brak określonych priorytetów oraz ram czasowych danego zadania, skupianie się na niewłaściwych etapach, co skutkuje stratą czasu oraz zmniejszeniem efektywności pracy. Taki chaos organizacyjny jest drogą do braku zaangażowania zespołu i przede wszystkim do utraty zaufania pomiędzy klientem a zespołem ludzi pracujących nad danym projektem i Tobą.

Zarządzanie oczekiwaniami wobec projektu – 5 elementów

Jak widać, odpowiednie zarządzanie oczekiwaniami może pomóc uniknąć wielu zbędnych sytuacji i przeprowadzić projekt od początku do końca tak, jak zakładał klient. Wyróżnia się 5 podstawowych elementów zarządzania oczekiwaniami:

1. Planowanie projektu.
2. Realizacja projektu.
3. Komunikacja.
4. Under-promise i Over-deliver.
5. Osobiste oczekiwania.

W dalszej części omówimy każdy z czynników, które składają się na sukces każdego projektu.

Planowanie projektu

Często dzieje się tak, że strony zainteresowane projektem mają pewną gotową wizję nawet przed stworzeniem planu danego przedsięwzięcia. Z tego względu warto jest zaangażować klienta już w początkowej fazie, czyli planowaniu.

Ustalcie wspólnie z klientem oraz współpracownikami zakres działania, priorytety i cele, zidentyfikujcie zależności pomiędzy zadaniami. Jeśli coś jest niejasne – nie wahajcie się pytać. Nie należy także zapominać o planie dotyczącym radzenia sobie z ryzykiem.

Oczekiwania nie zawsze mogą się pokrywać – ta metoda wyklaruje wszystkie założenia dla danego projektu oraz zaangażuje bardziej cały zespół.

Realizacja projektu

Samo planowanie jest istotne, ale nie bardziej niż samo wykonywanie przedsięwzięcia. Aby to zrobić należy zorganizować spotkania z klientem oraz zespołem w celu ustalenia sposobu realizacji i monitorowania danego projektu.

W trakcie spotkania ze swoim zespołem upewnij się, że każdy rozumie swoją rolę i wie co ma robić. Wyznacz role, zadania, czas, który należy na nie poświęcić, plan komunikacji, sposób rozliczania się z danych etapów. Najlepiej będzie, jeśli uwzględnisz również od razu KPI oraz następne, zaplanowane spotkania, na których będziecie wspólnie robić update.

Na tym etapie kluczowa jest komunikacja – zadbaj o nią, na przykład wprowadzając odpowiednią platformę do porozumiewania się. Jednym z takich narzędzi jest Firmbee , które oprócz możliwości komunikacji ze współpracownikami posiada też wiele innych funkcji przydatnych przy zarządzaniu projektami oraz pracy nad nimi. Jest to jedno z nielicznych urządzeń, dzięki któremu nie ma potrzeby integracji kilku różnych programów, co zmniejsza tak zwane techniczne znużenie.

Komunikacja

Jak da się zauważyć, lwia część efektywnego flow w pracy, a co za tym idzie, spełniania oczekiwań, jest wynikiem umiejętności klarownego komunikowania się. Powinno się o tym pamiętać przez cały proces tworzenia projektu, żeby uniknąć niepotrzebnych nieporozumień i co za tym idzie – strat czasowych oraz motywacji do działania.

Przede wszystkim należy używać prostego języka, takiego, który wszyscy na pewno zrozumieją. Nie może być niejasności i wątpliwości, a spotkania najlepiej kończyć szybkim podsumowaniem. Można stworzyć również plan komunikacji, który zawiera:

• sposób komunikacji (maile, wiadomości, narzędzia do komunikowania się),
• częstotliwość komunikacji,
• określona osoba odpowiadająca za dane zadanie,
• ryzyko oraz potencjalne problemy w komunikacji.

Dzięki niemu osoby współdziałające będą wiedzieć, czego się spodziewać, a nawet najgorsze scenariusze będą przemyślanym działaniem, a nie przykrą niespodzianką. Ukrywanie złych nowin w niczym nie pomoże, a może poskutkować utratą zaufania zespołu i spadkiem zaangażowania.

Under-promise i over-deliver

Ciężko zgrabnie przetłumaczyć to na język polski. W wolnym tłumaczeniu under-promise to nic innego jak umniejszenie swojej obietnicy, a over-deliver to z kolei efekt pierwszego działania – przewyższanie oczekiwań po oddaniu projektu.

Nie jest trudno dać się ponieść emocjom i zaoferować na początku planowania coś, co z biegiem czasu i po ostudzeniu entuzjazmu może okazać się ciężkie do wykonania. A słowo się rzekło – i co wtedy? Właśnie po to, żeby uniknąć takich sytuacji, oferujemy nieco mniej niż jesteśmy w stanie zrobić, po to, aby klient przy oddawaniu projektu poczuł, że przeszliśmy jego oczekiwania. Ale też po to, żeby bez stresu pracować, wiedząc, że cele, które sobie założyliśmy są dla nas osiągalne.

Osobiste oczekiwania

Ludzie nie potrafią czytać w myślach. Nie domyślą się, o co nam chodzi, czego oczekujemy, kiedy jasno i klarownie tego nie wyartykułujemy. Dlatego dochodzimy do ostatniego, ale wcale nie najmniej istotnego – wyrażania własnych oczekiwań. Musimy być przejrzyści w swoich zamiarach i działaniach, ale również oczekiwaniach, żeby nasi współpracownicy oraz potencjalny klient wiedział, czego się w ogóle spodziewać i czego się wymaga.

Na przyszłość

Oczekiwania są nierozłączną częścią naszego życia, również jeśli chodzi o pole zawodowe. Aktywne zarządzanie nimi może jednak usprawnić pracę i prowadzić do większego zaangażowania zespołu, zadowolenia klientów, a w efekcie do sukcesów! Pamiętaj o tym, pracując nad swoimi projektami i spróbuj wcielić w życie te kilka zasad – zobaczysz różnicę bardzo szybko.