Anulowanie faktury – kiedy można anulować fakturę sprzedaży?

W trakcie prowadzenia działalności gospodarczej mogą zdarzyć się sytuacje, że podczas wystawiania faktury są popełniane różne błędy. Przedsiębiorcy mają często wątpliwości, czy możliwe jest anulowanie faktury błędnie wystawionej czy konieczna jest od razu korekta. Sprawdźmy to na konkretnych przykładach.

Anulowanie faktury a przepisy podatkowe

Przepisy podatku VAT nie przewidują pojęcia anulowania faktury. Definiują tylko, w jakiej sytuacji wystawia się fakturę korygującą. Zgodnie z art, 106j ustawy o VAT:

W przypadku gdy po wystawieniu faktury:

1. udzielono obniżki ceny w formie rabatu, o której mowa w art. 29a ust. 7 pkt 1,
2. udzielono opustów i obniżek cen, o których mowa w art. 29a ust. 10 pkt 1,
3. dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
4. dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
5. podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury

podatnik wystawia fakturę korygującą.

Biuro Rachunkowe – dedykowana księgowa

Czy można anulować fakturę sprzedaży?

Pomimo że ustawodawca określił zasady korygowania faktur, to w praktyce dopuszcza się także stosowanie „anulowanie faktury„. Jest to pojęcie umowne, które wykształciło się w praktyce i jest powszechnie akceptowane przez organy podatkowe. Ukształtowało się również poprzez wyroki sądu i interpretacje stanowisko w tym zakresie. Przykładowa indywidualna interpretacja z 6 czerwca 2016 r., sygn. 1061-IPTPP1.4512.171.2016.2.ŻR – Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi:

„Wnioskodawca wystawił faktury za swoje usługi, które zostały wysłane listem poleconym do kontrahenta. Podatek należny z ww. faktur został ujęty w deklaracji VAT-7 za luty 2013. Kontrahent nigdy nie zaakceptował faktur, tzn. nie potwierdził odbioru i nie ujął w księgach. Zgodnie z wyrokiem sądu faktury nigdy nie powinny zostać wystawione. Czy Spółka może anulować ww. faktury i dokonać korekty deklaracji VAT-7 za miesiąc luty 2013 r.?”

Zgodnie z wyjaśnieniem Izby Skarbowej postępowanie jest prawidłowe.

Księgowość Internetowa – 30 dni za darmo

Anulowanie  faktury dotyczy zatem tylko tych przypadków, gdy dokumentuje ona czynność niedokonaną i nie została przekazana kontrahentowi. W celu oznaczenia faktury jako anulowanej, należy trwale przekreślić oba egzemplarze dokumentu oraz nanieść adnotację ’anulowano’. Jest to koniecznie w celu uniemożliwienia ponownego wykorzystania takiego dokumentu. Warto umieścić również opis sytuacji (np. z tyłu faktury), z którego będzie wynikał powód anulowania. Anulowane w ten sposób faktury nie podlegają ewidencji. Konieczne jest natomiast ich przechowywanie w firmowej dokumentacji, w celu zachowania ciągłości numeracji. Fakturę można anulować np. gdy wystawiono ją na podstawie złożonego zamówienia, do realizacji którego nigdy nie doszło-czyli towar nie został wydany oraz sprzedający nie otrzymał zapłaty.

Przykład 1:

Podatnik otrzymał zamówienie od firmy ABC w dniu 20. sierpnia 2016. Na dane zamówienia została wystawiona faktura VAT. Faktura nie została przekazana firmie ABC, ponieważ przed tym faktem dokonała ona rezygnacji z zakupu, nie dokonała również zapłaty-podatnik anulował zatem fakturę.

Innym przykładem jest sytuacja, gdy została wystawiona faktura sprzedaży, po czym sprzedający zorientował się, że na fakturze zostały umieszczone błędne dane nabywcy, który w ogóle nie był stroną tej transakcji. Z uwagi na to, że sprzedający był w posiadaniu obu egzemplarzy, zostały one anulowane.

Program do faktur – Darmowe konto

Przykład 2:

Podatnik powinien wystawić fakturę sprzedaży na firmę Alfa Sp. z o.o. W wyniku pomyłki, faktura została wystawiona na dane zupełnie innego podmiotu Beta Sp. z o.o. Zanim faktura została przekazana kontrahentowi, aby ten dokonał zapłaty, podatnik zorientował się o nieprawidłowych danych nabywcy. Z uwagi na fakt, że zarówno firma Alfa Sp. z o.o. jak i Beta Sp. z o.o. nie otrzymały faktury a podatnik nie otrzymał zapłaty, miał prawo anulować fakturę.

Sytuacje związane z anulowaniem faktury mają często miejsce przy sprzedaży wysyłkowej za pobraniem. Sprzedawca wysyła fakturę wraz z towarem, ale odbiorca nie odbiera przesyłki, co jest równoznaczne z brakiem zapłaty. Spełnione są zatem oba warunki konieczne do anulowania, czyli nabywca nie otrzymał towaru i nie dokonał zapłaty a także nie otrzymał faktury.

Przykład 3:

Podatnik korzysta ze zwolnienia z kasy fiskalnej ze względu na sprzedaż wysyłkową. Jan Kowalski, który nie prowadzi działalności gospodarczej dokonał zamówienia przez internet na zakup towaru, jako formę płatności i dostawy wybrał pobranie. Podatnik dokonał wysyłki towaru zgodnie z zamówieniem, jednak klient nie odebrał towaru i w związku z tym nie dokonał zapłaty. Podatnik w tej sytuacji może anulować fakturę.