Audyt w firmie – czym jest, kiedy się go przeprowadza i na czym polega?

Właśnie dlatego audyt w firmie może być ważnym elementem świadomego i bezpiecznego zarządzania przedsiębiorstwem. Pozwala przyjrzeć się działalności firmy z szerszej perspektywy, zidentyfikować potencjalne nieprawidłowości oraz wskazać obszary, które wymagają uporządkowania lub dodatkowego zabezpieczenia. Audyt może dotyczyć różnych aspektów działalności przedsiębiorstwa – od finansów i podatków, przez kwestie prawne i pracownicze, aż po organizację wewnętrzną czy bezpieczeństwo informacji. Co ważne, audyt nie zawsze jest obowiązkiem, bowiem e wielu przypadkach to przedsiębiorca decyduje o jego przeprowadzeniu, traktując go jako sposób na ograniczenie ryzyka i lepsze przygotowanie firmy na przyszłe wyzwania.

O tym, na czym polega audyt w firmie i kiedy firma musi przeprowadzić audyt przeczytasz z poniższego artykułu!

Czym jest audyt?

Słownikowa definicja określa audyt jako „kontrolę przedsiębiorstwa pod względem finansowym i organizacyjnym, wycenę jego majątku oraz analizę perspektyw jego rozwoju, przeprowadzaną przez ekspertów”.

Zatem audyt jest systematycznym procesem badania określonego obszaru działalności przedsiębiorstwa, który nie ogranicza się przy tym wyłącznie do poszukiwania błędów. Jego celem może być również ocena, czy stosowane w firmie rozwiązania są skuteczne, prawidłowo funkcjonują i pozwalają odpowiednio zarządzać ryzykiem.

W zależności od zakresu audytu analizowane mogą być m.in.:

• dokumenty i umowy,
• księgi i dokumentacja finansowa,
• rozliczenia podatkowe,
• procedury wewnętrzne,
• sposób organizacji pracy,
• dokumentacja pracownicza,
• procesy decyzyjne,
• systemy kontroli wewnętrznej,
• sposób zarządzania ryzykiem,
• zgodność działalności z obowiązującymi przepisami.

Audyt może więc odpowiedzieć na pytanie nie tylko „czy firma popełnia błędy?”, ale również „czy firma ma odpowiednie mechanizmy, aby tym błędom zapobiegać?”.

WAŻNE – Audyt w firmie może mieć charakter kompleksowy i obejmować całokształt działalności przedsiębiorstwa, w tym wszystkie istotne z punktu widzenia prawnego, organizacyjnego i biznesowego obszary jego funkcjonowania. Zakres audytu jest każdorazowo dostosowywany do specyfiki przedsiębiorstwa oraz potrzeb klienta i może obejmować w szczególności analizę dokumentacji, zawieranych umów, procesów i procedur wewnętrznych, stosowanych praktyk, obowiązków regulacyjnych oraz potencjalnych ryzyk prawnych i organizacyjnych.

Jakie są rodzaje audytu w firmie?

Zakres audytu powinien być dostosowany do potrzeb przedsiębiorstwa, przykładowo można w praktyce spotkać się z następującymi audytami:

Audyt finansowy

• audyt finansowy koncentruje się na sytuacji finansowej przedsiębiorstwa oraz prawidłowości prowadzonej rachunkowości i sporządzanej sprawozdawczości
• warto jednak odróżnić dobrowolny audyt finansowy od obowiązkowego badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta, co jest szczegółowo uregulowane w ustawie o rachunkowości

Audyt podatkowy

• audyt podatkowy służy weryfikacji prawidłowości rozliczeń podatkowych przedsiębiorstwa i może obejmować m.in. analizę rozliczeń VAT, CIT, PIT, podatku od nieruchomości czy innych obowiązków podatkowych
• audyt ten występuje w dwóch zasadniczych formach:
  • audytu wstępnego – przed zawarciem umowy o współdziałanie
  • audytu monitorującego – w trakcie obowiązywania umowy o współdziałanie
• celem audytu podatkowego jest w szczególności sprawdzenie prawidłowości wypełniania obowiązków podatkowych i skuteczności i adekwatności ram wewnętrznego nadzoru podatkowego
• w literaturze przedmiotu wskazano, że Audyt wewnętrzny lub zewnętrzny pozwala na systematyczną ocenę zgodności działań firmy z obowiązującymi przepisami podatkowymi, praktyką organów, sądów oraz wewnętrznymi procedurami, co w efekcie minimalizuje ryzyko podatkowe i zwiększa skuteczność procedur należytej staranności podatkowej[por. Ł. Kempa, 11. Zasady audytu materialnego [w:] Wdrażanie procedur podatkowych w firmie, Warszawa 2025]

Audyt prawny

• audyt prawny, nazywany również audytem legalności lub compliance w zależności od jego zakresu, polega na analizie działalności przedsiębiorstwa pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami
• może obejmować weryfikację zawieranych umów, toczących się postępowań administracyjnych/sądowych wobec przedsiębiorcy, dokumentacji korporacyjnej, kwestii dot. prawa pracy, itp.

Audyt organizacyjny

• jego przedmiotem jest sposób funkcjonowania przedsiębiorstwa. sprawdzeniu mogą podlegać m.in. struktura organizacyjna, podział kompetencji, procesy decyzyjne, obieg dokumentów czy wewnętrzne procedury
• celem jest ustalenie, czy organizacja pracy jest efektywna oraz czy poszczególne procesy nie generują niepotrzebnego ryzyka

Audyt wewnętrzny

• audyt wewnętrzny jest szczególną formą audytu uregulowaną w ustawie o finansach publicznych. jego celem jest niezależna i obiektywna ocena funkcjonowania jednostki, w szczególności jej kontroli zarządczej, oraz wspieranie kierownika jednostki w realizacji jej zadań
• obowiązek prowadzenia audytu wewnętrznego dotyczy określonych jednostek sektora finansów publicznych, wskazanych w ustawie, m.in. w zależności od rodzaju jednostki oraz wysokości jej dochodów, przychodów, wydatków lub kosztów
• w wyroku WSA w Olsztynie z dnia 4 grudnia 2012 r., sygn. akt II SAB/Ol 162/12 wskazano, że Audyt ma bowiem prowadzić do bieżącego, wnikliwego i niezależnego zdiagnozowania status quo w zakresie kontroli zarządczej danej jednostki, na potrzeby usprawniania działalności tej jednostki.

Więcej na temat: Audyt sklepu internetowego – jak go wykonać i na co zwrócić uwagę?

Kto decyduje o przeprowadzeniu audytu w firmie?

Jeżeli audyt jest dobrowolny, decyzję o jego przeprowadzeniu podejmuje co do zasady podmiot lub organ uprawniony do zarządzania przedsiębiorstwem, np. zarząd albo właściciel, w zależności od formy prawnej i zasad reprezentacji. To przedsiębiorca określa również, jaki ma być zakres audytu. Może zdecydować się na kompleksową analizę przedsiębiorstwa albo zbadać tylko jeden konkretny obszar, np. podatki, umowy handlowe czy dokumentację pracowniczą.

Jeżeli natomiast określony rodzaj badania jest obowiązkowy na podstawie przepisów prawa, przedsiębiorstwo nie może zrezygnować z jego przeprowadzenia tylko dlatego, że nie widzi takiej potrzeby. Przykładem jest obowiązkowe badanie sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta, jeżeli jednostka spełnia warunki określone w ustawie o rachunkowości.

Na czym polega audyt w firmie?

Przebieg audytu zależy od jego rodzaju, ale zazwyczaj można wyróżnić kilka podstawowych etapów.

Kiedy warto przeprowadzić audyt w firmie?

Choć nie każdy audyt jest obowiązkowy, przedsiębiorca może zdecydować się na jego przeprowadzenie z powodów praktycznych.

Audyt warto rozważyć w szczególności:

• przed planowaną transakcją lub inwestycją,
• przed sprzedażą przedsiębiorstwa,
• przed reorganizacją firmy,
• po wykryciu nieprawidłowości,
• przed potencjalną kontrolą organów,
• przy zmianie modelu biznesowego,
• przy wdrażaniu nowych procedur,
• gdy przedsiębiorca chce ograniczyć ryzyko prawne lub podatkowe.

Audyt może być również przeprowadzany okresowo, np. raz w roku. W takim przypadku pełni funkcję narzędzia bieżącego zarządzania ryzykiem, a nie tylko reakcji na już wykryty problem.

Podsumowanie

Audyt w firmie jest narzędziem pozwalającym kompleksowo ocenić określony obszar działalności przedsiębiorstwa. Może dotyczyć m.in. finansów, podatków, prawa, organizacji, kadr czy bezpieczeństwa informacji. Nie każda firma musi przeprowadzać audyt. Obowiązek może jednak wynikać z konkretnych przepisów. Najbardziej typowym przykładem jest obowiązkowe badanie sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta w przypadkach wskazanych w ustawie o rachunkowości. W pozostałych przypadkach audyt może być decyzją przedsiębiorcy. Dobrze zaplanowany audyt pozwala wykryć nieprawidłowości, ocenić ryzyko, uporządkować procesy i wprowadzić rozwiązania, które ograniczą możliwość wystąpienia problemów w przyszłości.