Przedsiębiorcy, którzy prowadzą podatkową książkę przychodów i rozchodów (PKPiR) mają prawo do ujmowania w niej kosztów ponoszonych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Katalog takich kosztów jest otwarty i nie sposób wymienić ich wszystkich. W dzisiejszej publikacji opiszemy, jakie bilety za przejazdy można ujmować w PKPiR.

Jakie bilety za przejazdy można zaksięgować w PKPiR?

Przedsiębiorca najczęściej przemieszcza się własnym środkiem lokomocji, jednak nie można wykluczyć, że będąc na przykład w podróży służbowej skorzysta z usług transportu publicznego w postaci m.in.:

• przejazdu pociągiem (PKP),
• autobusem/autokarem (PKS),
• pojazdu komunikacji miejskiej (MPK),
• paragon za przejazd autostradą.

Rodzi się pytanie, czy bilet za taki przejazd można zaliczyć do kosztów podatkowych, a jeśli tak, to na jakiej podstawie. Otóż jak zajrzymy sobie do Rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur dowiemy się, kiedy bilet może zostać uznany za fakturę z punktu widzenia przepisów podatkowych. W zakresie, o którym piszemy w dzisiejszym artykule przejazd na dowolną odległość pociągiem, taborem samochodowym, środkami transportu wodnego, przelot samolotem, można udokumentować biletem jednorazowym o ile znajdą się na nim następujące dane:

• numer i data wystawienia,
• imię i nazwisko lub nazwę podatnika wystawcy biletu,
• numer, za pomocą którego sprzedawca usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku VAT, czyli numer NIP,
• informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
• kwotę podatku VAT,
• kwotę należności ogółem.

Jeżeli bilet zawiera wszystkie wymienione elementy traktowany jest, jak faktura uproszczona a to oznacza, że od takiego biletu czynny podatnik VAT może również odliczyć podatek VAT naliczony.

Paragon za przejazd autostradą

Paragon za przejazd autostradą, jeżeli ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą również najczęściej może się znaleźć w kosztach w PKPiR. Wszystko zależy od tego, w jakiej formie zostanie wystawiony paragon i jakie elementy będzie zawierał. Jeżeli znajdą się na nim wszystkie dane, o jakich jest mowa w Rozporządzeniu w sprawie wystawiania faktur traktowany jest, tak jak faktura VAT, można odliczyć podatek VAT naliczony. Natomiast jeżeli nie spełnia takiego wymogu, to należy jeszcze sprawdzić, czy w takim razie może być zaksięgowany tylko w podatku dochodowym na podstawie Rozporządzenia w sprawie prowadzenia PKPiR.

Bilety za przejazdy komunikacją miejską w KPiR

Nieco inaczej wygląda sytuacja z biletami za przejazdy komunikacją miejską. Taki bilet najczęściej nie znajdzie się w kosztach uzyskania przychodów, ponieważ nie zawiera wszystkich niezbędnych elementów, żeby go uznać za fakturę uproszczoną. Nie ma również podstaw do ujęcia wydatku w PKPiR na podstawie dowodu wewnętrznego. Ustawodawca precyzyjnie wymienił w Rozporządzeniu w sprawie prowadzenia PKPiR, jakie wydatki mogą się znaleźć na dowodzie wewnętrznym i nie ma tam wymienionych biletów komunikacji miejskiej. Jedynym wyjątkiem będzie tutaj rozliczenie takich biletów w związku z podróżą służbową przedsiębiorcy. Temat został opisany nieco szerzej w podlinkowanej publikacji.

Podsumowanie

Przedsiębiorcy najczęściej mają prawo do odliczenia poniesionych wydatków w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. W tej kategorii znajdują się również bilety za przejazdy różnego rodzaju środkami transportu m.in.: pociągiem, samolotem, autokarem, statkiem. W takich przypadkach, bez względu na pokonywane odległości, bilet można zaksięgować w kosztach uzyskania przychodów, o ile zawiera niezbędne dane. Co do biletów komunikacji miejskiej, to w tym przypadku, poza delegacją przedsiębiorcy, nie będzie można ich ująć w PKPiR.